審計信息管理
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審計信息管理(Audit information management)
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什麼是審計信息管理[1]
審計信息管理是指審計信息管理機構對審計信息工作所進行的計劃、組織、協調和控制活動。
審計信息管理的目的[1]
審計信息管理的目的是通過對審計信息的管理向審計信息使用者及時、真實地提供審計信息。撰寫審計信息是一種公文寫作，寫作作為人們溝通思想，傳遞信息，傳授知識的手段，是每一個人都必須掌握的一門基本技能。政府機關工作人員的一項日常工作就是公文寫作。例如發佈通知、請示工作、制訂計劃、撰寫報告、反映信息等都必須應用公文寫作。因此公文寫作能力是每個國家公務員必須具備的基本素質。
在眾多的公文寫作種類中，政務信息是其中一個特殊種類。它是政府部門一項非常重要的工作。它的重要性體現在，通過信息載體，將本部門本地區的工作情況及時向上級領導機關進行反映，使領導者掌握情況，作出決策。審計信息屬於政務信息範疇。審計信息工作是利用各種審計信息載體，以審計公文的形式，把審計監督發現的重大事項、重大問題、審計成果和重要情況，及時提供給上級領導機關的一項政務性工作。同時還是各個審計機關之間溝通情況的重要渠道。
審計信息管理的作用[1]
審計公文的種類很多，如審計報告、審計調查報告、審計工作報告、審計通知、審計決定等，審計信息是審計公文的一個特殊種類。其作用主要體現在：
(1)可以為領導決策起到參謀服務的作用。審計機關的每項工作都是圍繞各級領導確定的工作重點來開展的，與領導的要求相吻合。而審計信息又是對各項審計工作的開展情況、發現的巨集觀經濟管理中存在問題的反映，向領導及時反饋情況、發出預警，因此可以為領導準確制定決策提供依據。
(2)可以起到推動工作的作用。通過總結工作中有價值、有指導意義的經驗方法，並將這些經驗方法利用信息渠道加以推廣，使其他地區和單位有所借鑒，從而帶動整體工作的開展。如果能夠有效地利用這些信息資源，就可以為本地區本單位開展工作找到一條捷徑。
(3)可以為各地區單位互通情況起到媒介作用。審計信息是在信息提供者和它的使用者之間搭起的一座橋梁。各個單位對一個階段的工作進展情況、取得的成績、遇到的問題、積累的經驗等進行總結提煉，將一項重點活動開展得情況、收到的效果及社會各方面的反映等通過審計信息對外進行反映，在部門之間互相交流，可以起到互通情況、取長補短，共同提高的效果。
(4)可以為提高幹部隊伍素質起到推動作用。審計信息工作是每一個審計人員都應該參與的一項工作。如果每一個審計人員都帶著信息意識開展審計，不僅能帶動審計項目的深入開展，而且對培養一個人的觀察能力、思索能力、概括能力、綜合分析能力、語言運用能力都會起到很好的幫助，提高政策水平和寫作能力，有助於培養複合型的審計人才，提高審計隊伍的整體素質。
審計信息管理的內容[2]
審計信息管理的內容主要有審計信息的收集、加工處理、貯存及傳遞等。
(一)審計信息的收集
(1)審計信息收集的原則包括：全面、完整，原則，及時、經濟、科學原則。
(2)審計信息收集的內容包括：收集審計部門外部的信息和收集審計部門內部的信息。
(3)審計信息的收集方法包括：審計資料積累法、審計調查研究法、建立審計網路開發審計信息資源法。
(二)審計信息的處理
收集到的審計信息，必須加以處理才能被審計機關或審計人員利用。審計信息處理就是指收集到的信息加以分類、整理、篩選、加工，使之形成標準化、數據化、條理化，規範化的信息。審計信息處理的方法通常有(1)審計情報和簡報。(2)文摘和剪輯。(3)電子電腦處理方法。
除以上三種基本方法外，審計信息還可迅速建立信息卡片，圖表、表格、台帳、檔案等方法加以處理，使審計信息處理方法多樣化，系列化、簡便化，便於信息的及時處理。
(三)審計信息的分析、整理、篩選、編輯
審計信息的分析，整理、篩選。指對收集到的信息進行檢查、剔除。評定和補充，選擇出及時、準確、完整、有效的審計信息。
審計信息的編輯。審計信息編輯就是將審計信息進行加工處理，按分類進行編審，編目、編碼，使審計信息條理化、文件化，便於利用。
(四)審計信息的貯存
審計信息並不是每個都得貯存，而是符合一定要求的才得以貯存。信息必須符合有價值，滿足檢索要求，能在一定時期內起作用，而且便於利用現代化手段貯存的要求。
審計信息的貯存一般採用兩種方法，一是手工貯存方法，二是電子電腦貯存方法。
(五)審計信息的傳遞
審計信息傳遞是審計信息管理的基本要求。審計信息傳遞的目的在於為審計組織的各項工作和管理服務。
審計信息傳遞總的要求是多、快、好、省。就是說，審計信息在傳遞中，信息的數量要儘可能大，傳遞速度快，講究時效性，審計信息的質量要高，真實可靠，傳遞的費用要省，講求經濟效益。要達到這些要求，必須選擇適當的傳遞方式。
審計信息管理的機構[1]
由於審計信息工作是審計工作的一個重要組成部分，同時它所具有的準確、及時、簡潔、有用的特性又決定著這項工作不能在任何環節出現問題。因此建立一個專門的管理機構，保證這項工作的順利開展十分必要。管理機構應在本單位“一把手”的領導下開展工作。具體負責全系統的審計信息工作。在管理方面具體包括：制訂下達審計信息工作計劃，督促檢查各單位審計信息開展情況，通報全市各單位審計信息的進展，對各單位審計信息開展情況進行評比，組織研討交流及學習培訓等；在日常工作中，要負責撰寫、採集、加工、修改、編輯信息，重要信息向上級機關報送，與上級機關溝通聯繫，反饋報送信息的利用結果，研究解決工作中出現的問題。
審計信息管理機構的工作人員要熱愛審計信息工作，有較強的事業心和責任感；熟悉審計業務，有較強的文字表達、綜合分析能力及組織能力，能夠迅速發現有報道價值的審計信息。只有建立這樣一個專門研究、從事審計信息的部門，這項工作才能納入本單位工作的議事日程，才能做到年初有部署、日常有管理、年終有考核，才能為信息工作的蓬勃開展提供組織保障。
審計信息管理的制度[1]
健全的管理制度是保障審計信息工作正常運行的有效手段。管理制度一般包括信息的組織領導制度、信息報送制度、信息審簽制度、定期通報制度、考核獎懲制度等。
(一)組織領導制度
主要內容包括：明確信息管理機構在單位“一把手”的領導下，負責全市審計信息工作的組織和管理，促進審計成果轉化；對信息工作與審計工作的銜接進行安排協調，實現審計項目與審計信息同步協調進行。信息管理機構負責審計信息的收集、加工、編髮、傳遞工作，以及擬定信息採編計劃，對信息工作開展考核和通報，對信息人員進行培訓等。
(二)信息報送制度
主要內容包括此項制度對各單位報送信息的時間、內容、質量、應履行的簽批程式、報送方式等予以明確。
報送信息時間和簽批程式是：審計信息上報之前，應嚴格履行審批手續，逐級審核，局長簽發；簽發後的信息及時上報上級機關，凡屬緊急情況，應在發現後立即報送，並隨時續報有關變化情況。
報送信息的內容包括：重要審計工作成果，包括審計查出的重大事項，帶有苗頭性、傾向性、普遍性的問題，被審計單位違反政策法規的主要手法和傾向，領導關心和社會關註的熱點問題等；審計署、本級政府決定的重要事項的貫徹落實情況；各級領導關於審計工作的重要講話及落實情況；機關精神文明建設、廉政建設、制度建設等；審計機關指導內部審計和檢查社會審計工作方面的信息。
對報送信息的質量要求信息主題要鮮明，言簡意賅，文理通順；信息內容要真實可靠、實事求是、準確規範；反映的情況要有深度、有新意、有分析、有建議。
信息報送的報送方式必須通過專門的電腦網路傳遞，或派專人送達，不得通過網際網路或郵寄傳遞，以確保信息在傳遞過程中的安全。
(三)信息審簽制度
審計信息作為審計工作成果的一部分，有些內容在一定時間內需要控制其傳播範圍。一篇信息完成後，其反映的內容、程度是否得當，能否立即報出等，這些問題都需要單位領導決定，這就是信息審簽環節。
審簽程式包括信息撰稿人將信息編寫好以後，交給本部門領導審閱；部門領導同意後，在本部門編號、登記，報送信息管理機構；信息管理機構經修改、整理，報送局領導審簽；局領導簽發後，由信息管理機構清稿，並按照領導指示報送上級機關或下發到相關單位。信息審簽的內容主要有：信息內容是否真實、完整、準確；是否經得起政策、規章制度的推敲；信息寫作角度、分析深度、覆蓋的廣度是否符合基本要求；報送對象是否準確；是否適應領導和有關部門需求；報送時機是否最佳。
(四)統計分析制度
信息統計工作是通過運用科學的方法，收集、整理信息工作開展過程中形成的相關數字，從而真實反映一定時期信息工作開展的成果和發展變化情況。信息統計工作是信息工作的一個重要環節，它是信息工作開展狀況的真實記錄，這項工作應設專人負責。信息統計不僅反映數量，更應體現質量。即將信息發揮的效果通過不同分值反映出來，用數字來區分各種信息的質量，為信息通報工作和年終考核評比提供依據，也是制訂下一年度信息工作計劃的基礎。
信息統計的方法：對不同信息載體設定不同分值，以部門或個人為單位，逐篇統計累加；對上級機關採用和領導批示的信息要給予加分，以鼓勵多出高質量的信息。
對統計數字進行分析，是直觀反映一定階段信息工作開展狀況和效果，直接說明各種問題存在原因的一項工作。此項工作能否真正發揮作用，關鍵在於分析數據的及時陛和全面性。因此，要利用統計數字定期分析本階段信息工作的開展情況。在分析方法上，可以用實際完成與計劃數量進行對比，也可以與其他單位同期數字作比較，還可以與本單位歷史同期數字或其他階段數字作對比，對本階段信息工作的優劣作出判斷。如本期信息統計數字出現萎縮，再進一步查找出現問題的根源，分析形成原因和發展趨勢，進而制定措施，扭轉局面。
(五)定期通報制度
將一定時期各單位報送信息數量、被採用信息數量、被上級機關採用數量反饋給信息報送單位。能夠讓各單位不僅瞭解其他單位的信息工作，更可以清楚本單位在全系統中的位置，有利於開展好這項工作。通報的時間可以按月或季度，也可以半年通報一次；通報的內容，如果各單位報送的信息數量較多，也可以只通報採用數量。具體可根據工作需要而定。
(六)考核獎懲制度
考核獎懲制度是為提高審計信息質量，推動信息工作不斷提高水平而制定的激勵機制。它的形式有兩種：一是在年終通過評選優秀信息工作單位、優秀信息工作者及優秀審計信息將全年在信息工作中成績突出的單位、表現優秀信息工作人員、質量較高的審計信息評選出來，為其他單位樹立榜樣。二是將信息完成情況與年終考核、評優掛鉤。考核對象為全體人員，未完成信息工作指標的人員將失去評優資格。
(七)跟蹤反饋制度
對領導在信息上批示，需要解決落實的問題，有關部門能否在領導要求的時間內、按照領導的意圖儘快組織落實，是審計信息工作的職責所在，也是不斷推進各項工作深入開展的有效方式之一。
跟蹤反饋制度的內容是：明確進行信息跟蹤反饋的人員，做到責任到人；責任人要及時掌握領導批示的內容，並儘快通知承辦部門組織實施；責任人要對領導批示內容的落實情況連續跟蹤，掌握落實進度，並從中不斷發現新的問題，將這些新動向繼續以信息的形式連續上報，使上級領導不斷瞭解新情況，做出新的決策，持續往複地推進問題的全面解決。
(八)學習交流制度
學習交流是進一步提高信息工作水平，開闊思路的有效方式，通過不斷學習交流，達到取長補短，共同提高的目的。學習交流的方式有很多種，包括舉辦學習班、召開座談會、到其他單位學習考察等，這些方式已被實踐證明是行之有效的。除此以外，還有以下兩種形式：
(1)網上交流。把可以公開的審計信息通過網路傳遞給每個人，相互學習借鑒其他同志的信息寫作方法。此外，還可以利用區域網建立交流論壇，就信息方面的寫作體會、感想，發表個人見解，起到互幫互學的效果。
(2)參與信息管理工作。各單位根據實際情況，可以委派信息骨幹到信息管理部門參與工作。通過與信息管理者一起接收、篩選、編輯信息，瞭解信息管理部門的工作重點、內容和要求，在實踐中得到鍛煉。
