商業物流信息系統

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　　商業物流信息系統，就是為有關部門提供商業物流信息，謀求商業物流各項職能的相互銜接和高效率，並正確而迅速地傳遞和處理這些信息的系統。以前的物流信息是由人工作業完成傳遞的，現在這項工作則由讓電腦網路來完成。

　　具體來說，商業物流信息系統具有以下特性：

　　1、商業物流信息系統是以商業流通為自己的環境。這就決定了物流信息的輸入來自商業流通部門，輸出也是為商業流通部門服務的。

　　2、商業物流信息系統是由商業物流信息的收集、加工、傳遞、提供、存貯等一系列相互的不同階段組成的。商業物流信息系統總是處在物流信息不斷傳遞的動態之中。

　　物流活動對物流信息系統提出了及時、準確、適用、經濟的要求，在進行物流信息系統設計時，必須遵循下列基本原則：

　　1、系統的原則。建立商業物流信息系統要從系統的原則出發，使商業物流信息系統與物流的職能和物流組織機構相互聯繫。物流組織及手段的變化，物流方法的變化，會在一定程度上引起信息需要的變化，而物流機構的變化，也會改變物流信息流的方向和密度。

　　2、經濟的原則。建立商業物流信息系統需要花費一定的財力、物力、人力。應努力做到耗費少，而又能提供數量多、價值高的信息，這就是經濟的原則。

　　3、逐步發展的原則。商業物流信息系統不可能一開始就十分完善。總要有一個逐步的發展過程。根據物流業的發展要求，物流對信息變化處理手段，在現有的基礎上，去積極完善和改進。

　　4、統一的原則。在流通信息系統中，商業物流信息系統只是一個分系統。同時，物流信息系統又可分解為若幹子系統。

　　因此，物流信息系統要遵循統一的原則，便於進行物流信息的收集、加工、傳遞，也便於該系統與流通信息系統相聯繫，以便於物流信息系統中的其它各子系統相互協調地工作，提高整個系統的工作效率。

　　為了使信息系統充分發揮其作用，使社會物流水平得到廣泛提高，因此，必須建立整個社會的商業物流信息網。

　　(一)中央商業物流信息系統

　　這是由國內貿易部等部門建立的物流管理信息系統。是物流的決策、計劃、組織、控制和提供各種物流信息的場所。

　　1、收集和加工國民經濟有關的物流信息，建立信息庫，預測物流的未來。

　　2、向國民經濟信息中心提供物流信息資料，以便國家進行巨集觀經濟的調控。同時，傳遞國民經濟信息中心的信息，以便物流部門制定科學的決策。

　　3、為下級信息機構和行業預測、咨詢中心提供物流資料，並指導物流信息工作。

　　(二)中心城市商業物流信息系統

　　以中心城市為依托建立的若幹個商業物流信息系統是中央與基層物流信息系統的橋梁。其主要任務是：1、收集和加工中心城市的有關物流信息，並建立信息庫存進行存貯。

　　2、接受中央物流信息系統提供的物流信息，並定期或不定期向中央提供物流信息，形成信息的縱向傳送。

　　3、與其它中心城市物流信息系統進行各種形式的信息交換，組成橫向的信息傳遞。

　　(三)商業物流企業物流信息系統

　　商業物流企業信息系統是整個國家物流信息系統的基本單位。它一方面收集企業內部有關物流的各種信息，為企業物流活動提供服務。另一方面要向有關方面如中心城市物流信息系統提供信息，並接受中心城市傳來的信息。

　　(一)商業物流企業信息系統的構成

　　一般來說，商業物流企業的信息系統由兩部分構成：

　　1、外部信息系統

　　(1)經理決策需要信息

　　經理需要同倉庫、運輸公司、客戶直接發生聯繫，以瞭解服務全過程的信息。

　　(2)客戶需要瞭解信息

　　為瞭解決信息處理問題，還需要建立數字處理中心(DEl)。因為客戶的信息處理系統要和數字處理中心聯機聯網，實現數據轉換。物流中心需要得到客戶的信息，瞭解客戶的要求，知道為他們做什麼，再通過信息系統的網路及時告訴客戶他們所需要的信息，例如任務已經完成，或需轉運的貨物已經運出，等等。作為物流企業有責任讓客戶及時收到他們所需要的商品，所以，物流中心t或配送中心)還需要與汽車運輸公司、鐵路運輸公司、船舶運輸公司，甚至司機交換信息，有什麼貨，什麼時間要運到什麼地點。運輸公司也要物流中心交換信息，何時能派車提供服務，到達目的地後，也要反饋給物流中心信息，告之何時送到，面交何人收貨。數字處理中心，可以便經理、倉儲、運輸、客戶同時知道物流信息。有了一個DEl系統，把信息儲存在一起，倉儲、運輸和客戶都可以在其中尋找自己所需要的信息，例如"貨物現在何處".於是所有人員都可得到信息，使整個物流系統少出差錯。如果沒有這個系統，就必須由許多人來處理信息；有了這樣的系統，95%的訂單可利用該系統來處理。信息處理系統的建立，需要花很多資金，但其作用非常之大，且投資回收很快。

　　2、內部信息處理系統

　　這裡最主要的是庫存信息處理系統，但它和客戶、運輸公司都有聯繫。它的主要處理內容有：

　　(1)庫內有什麼貨物；

　　(2)哪些貨物已損壞、哪些貨物已被訂購，尚有哪些貨物可以發運；

　　(3)根據訂單，尚缺哪些貨物，哪些貨物又即將送到倉庫；(4)庫存貨物存放的具體位置，具有認址功能，以便能迅

　　速找到貨物並能將貨卸下來；

　　(5)貨物運輸的距離(一般在庫內搬運距離不超過75米)

　　(二)商業物流企業信息系統的功能

　　1、即時或定時掌握物流狀態

　　通過電腦網路或其它信息傳遞方式即時或定時掌握物

　　流系統內各子系統及分店的庫存量、庫存能力、配送能力等。

　　2、接受訂貨、發貨業務

　　把物流中心和倉庫等的庫存量、訂貨點、配送能力和往來客戶的住址、結算帳號等，記在電子電腦里。

　　通過來自顧客的電話和傳真等接受訂貸後，將訂貨信息從批發中心或零售店的末端機輸入，傳送給信息中心。信息中心的電子電腦處理各種訂貨信息，查詢庫存量是否充足，制訂供貨計劃；如果能滿足供貨要求，那麼就選擇附近發貨網點，向設置在網點的末端機傳送發貨指示書；如果庫存不足，那麼向網點下達採購命令。發貨網點根據發貨指令，先計算裝載效率，選定配送路線和配送車輛，制定最優配送計劃併發出配送命令。發貨時輸入發貨信息(變更部分等)，配送一旦完成，就輸入送達信息，以加強配送管理。'依據訂貨信息和發貨信息計算訂貨餘額，進行訂貨管理和銷售管理。根據訂貨信息，進行預測庫存管理，根據發貨信息，進行實際庫存管理。根據物流企業的採購計劃和零售店的前期訂貨情況，發出補充庫存的指令。回答對訂貨信息和庫存信息等的查詢，支持營業活動。

　　3、日常管理

　　計算訂貨、發貨餘額、庫存水平等，以進行庫存管理，訂貨、發貨管理。

　　(三)商業物流企業信息系統化的效果

　　1、可以隨時回答顧客對庫存的詢問。

　　2、由於不用手工記錄庫存台帳，誤差減少，精度提高(特別是訂貨、發貨業務)。

　　3、提高作業的準確性，具備控制錯發貨、錯配貨、漏配送的系統。

　　4、因為提高了情報處理速度，也就提高了物流服務質量。

　　5、能夠進行庫存管理，可以大幅度降低庫存和節約流轉資金。

　　6、調節需求和供給，把訂貨信息和庫存信息反饋給生產和營銷部門，使生產、物流、銷售形成一系列的連貫活動，從而提高效率。

　　7、縮短從訂貨到發貨的時間。

　　8、提高運輸效率。

　　9、提高裝卸作業效率。

　　10、省力化(特別是訂貸、發貨業務)

　　ll、降低物流總成本。

　　〔一)商業物流活動的調查與分橋

　　回--出--回這個階段的任務是通過分析、研究，瞭解商業物流活動的現狀，按照物流活動的進程，設定電腦所要完成信息加工與處理的任務和方法。調查分析階段要求：1、明確系統的目的。目的不明確，不僅成本高，系統失去了實效性，對其評價也困難，不易找出改進方向。

　　2、掌握商業物流信息的內容、格式、傳遞方式、途徑、方向、路線等。這個階段通常包括：各種物流台帳的內容、用途、流通路線以及各台帳之間的關係。

　　3、對企業的物流功能進行分析，作出物流功能和物流信息之間的關係圖。不同的物流功能之間存在著不同的關係，在作關係圖時應充分調查、分析物流的功能。如庫存控制功能與物流信息的關係，可建立如下的信息圖。該圖說明庫存台帳是表示流通信息的；提供貨源、實際供貨是由供貨單位來完成的；供貨單位與需貨單位問的關係，要由物流管理部門進行控制。

　　4、充分調查商業物流信息系統與企業內其它部門信息系統的關係，如銷售、財務等系統的聯繫，必須對輸出入方法、信息內容中的重要因素進行修改、篩選，組成一個效率好的系統。

　　5、對相關企業之間的信息系統進行調查研究。不僅在本企業信息系統之間要建立相互聯繫，還要從相關企業之間的整體物流合理化的觀點出發，取得企業的協作，從而研究建立由有關企業組成的物流系統。

　　6、選定由電腦處理的信息。根據物流部門的實際需要和電腦的功能，判斷哪些信息將由電腦處理。電腦處理信息的效果可分為直接效果和間接效果。直接效果表現為電腦處理的信息，推動物流活動開展的情況；間接效果也稱之為計量效果，指由於使用電腦後減少了人員、設備、節約了資金、提高工作效率等效果。

　　7、對輸入方法、時間和輸入內容要進行充分的研究。

　　8、選定電腦處理的方式。電腦用於信息處理的方式有兩種：

　　(1)成批處理方式i這種信息處理方式是將通信線路傳來不需要立即處理的信息積存在磁碟上，選定一定的時間後再進行處理。成批處理的優點在於處理費用較低，但不適用數據產生之後需要立即處理的場合。

　　(2)實時處理方式。這種處理方式就是每當物流信息出現以後，馬上將數據輸入電腦，立即進行處理。這種方式顯然適用於有實時性要求的場合；由於物流管理方式存在著多方向性和多功能性，上述兩種信息處理方式通常在不同的場合選用。一般地說，對於物流現場的管理多採用實時處理，在物流決策部門多採用成批處理方式。

　　9、要重視軟體的靈活性，因為商業物流周圍環境經常發生變化，要組織一個能夠適應環境變化併在與其它系統連接時，能保持一定主動性的系統。為此，要研究按功能建立獨立軟體，並使其互相連接的系統。

　　(二)建立信息處理模型

　　物流信息處理模型的建立，要根據物流管理的對象和物流信息處理的方法來確定。物流信息處理模型可以不斷進行修改，它不一定是最終方案。建立物流信息處理模型可分為五個階段：

　　l、設定輸出條件

　　首先按物流活動調查與分析所得到的物流功能和信息之間的關係圖再進一步進行分析比較，以判斷某種物流功能的模型是否有需要改進之處，然後再進一步討論物流信息的形式和內容，最後設定輸出的條件。

　　2、設定輸入條件

　　輸出條件設定後，為得到這些輸出信息，就要考慮應採用哪種輸入方式的路徑，以及輸入信息的數量、形式和內容。

　　3、設定文件

　　將物流數據彙總之後所得到的數據集合，通常稱之為物流文件。所謂設定文件，是指選擇好文件的種類、形式和內容。

　　4、設定代碼

　　電腦處理的信息必須代碼化。設定代碼要求系統化，以便於使用、添加、訂正、刪除。

　　5、設定處理模型

　　待輸出、輸入、代碼等均已設定後，再進一步研究、確定實際的電腦處理系統。內容包括確定電子電腦機種、外部設備及時間的調度方式等，作出流程圖以及進而設定處理模型。

　　(三)詳細設計

　　物流信息處理系統的詳細設計直接與程式設計相關，其

　　主要內容如下：

　　1、輸入、輸出代碼的設計

　　按照所設計的信息處理模型，確定電腦輸入數據的形式；確定所用的設備；物流台帳設計；制定檢驗數據錯誤的方法等。進行輸出信息的設計'選定輸出設備；制定報表文件格式。文件設計的內容包括確定：是選擇採用順序查找文件還是選擇隨機查找文件。設定處理過程時，要畫出處理過程的流程圖，以作為程式設計的依據。

　　2、寫出程式說明書併進行程式設計

　　根據系統軟體的條件，對程式編製進行說明和進行程式框圖的設計，進而採用高級電腦語言進行程式設計，編製出具有各種功能的程式，併進行調試。

　　(四)信息處理的實施

　　信息處理的實施，是運用電腦對信息處理的程式進行運行，以便得到人們所要得到的各種物流信息，達到物流信息處理的目的。

　　1、程式設計處理

　　就是對物流信息處理程式進行標準化，以使程式可以通用。同時，對已經完成的各種信息處理程式進行登記和保管，以便隨時調取使用。

　　2、電腦的操作管理

　　操作管理，要求寫出電腦運行說明書，制定運行的操作，輸入、輸出設備操作，各種信息的選擇處理、顯示等。

　　3、電腦的運行管理

　　在電腦用於信息處理的具體運行時，對輸入數據、輸出信息、以及整個運行情況進行的管理，稱之為運行管理。

　　商業物流信息是否科學，評價標準主要有以下幾點：

　　(一)物流信息收集的制度化

　　在商品的流通過程中，要求對各種物流活動信息收集的時間、空間、收集的頻率以及對收集人員等要統一規定，明確要求，使之制度化。

　　(二)物流信息表達形式的標準化

　　物流活動信息的表達形式，特別是大量表格形式，要有統一的標準，如需變更，也要按統一的標準變更。

　　(三)物流信息傳遞的規範化

　　物流中的信息數以萬計，而且瞬息萬變。這些信息的形式不同，內容不同，而且不同的信息有不同的使用部門，如果不對信息的傳遞方式、途徑、方向、路線等作出明確的規定，井加以制度化、那就容易造成信息在傳遞中出現擁擠、排隊、混亂，失真，甚至出錯，進而造成通道阻隔、反饋不靈等。

　　(四)物流信息內容的系統化

　　商業物流信息系統不僅能在時間上連續地提供信息，而且提供的信息在空間上也具有系統性，即信息內容能夠全面地反映物流的各個方面、各個時期的變化。

　　(五)物流信息存儲的檔案化

　　在物流信息的使用過程中，有的信息使用後仍然有價值，為再次使用需要存儲，要求不斷增加物流信息的儲存量。為了把它儲存好，又便於檢索，這就要求物流信息系統做到信息儲存檔案化。