企業制度建設

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企業制度建設(enterprises system construction)

　　企業制度建設是指企業圍繞管理工作的科學化、規範化、程式化、標準化和系統化等所進行的一系列活動的總稱，包括制度的建立、執行、修改、完善、責任追究等。

　　企業制度建設一般分為八個步驟：

　　一是疏理，企業要對現有的制度進行全面的疏理，通過疏理確定本企業制度是否缺失、是否與上級規定相衝突、是否適應實際工作和管理的需要、是否可行等，從而確定需要制定和修改完善的制度；

　　二是調研，對需要制定和修改的制度進行廣泛的調研，從而使擬要制定和修改的制度更加適用；

　　三是策劃，召開不同人員參加的會議聽取意見，彙總大家意見後由主辦部門拿出制定或修改製度的具體意見和方案；

　　四是建立，根據策劃後的方案職能部門要根據上級的規定、企業的實際及領導的要求，安排專人負責起草或修改製度，及時制定出規範合理具有可操作性的制度；

　　五是審查，對制定或修改完成的各類制度要召開相關會議(如職代會，領導班子會等)對制度的合法性、規範性、有效性和可操作性等等方面進行審查；

　　六是發佈，對審查通過的制度以文件形式進行發佈；

　　七是執行，確保發佈的各項制度及時、準確、全面地執行到位；

　　八是修改完善，針對制度執行過程中出現的新情況、新問題以及上級的新要求及時的進行修改完善，使制度始終保持在適用狀態。

　　企業各項規章制度是企業賴以生存的命脈。在知識經濟競爭日益激烈的情況下，效率是每一個企業所追求的目標。要使得企業經營有效率，一部完整而又可行的管理規章制度是絕對必要的。建設企業規章制度並不是把別人現成的東西拿來抄襲，而是必須遵循一定的原則和方法，自己來擬訂。

　　(一)制度要兼顧公平與效率

　　公平與效率是一對矛盾，要公平就往往影響效率，要效率又往往損害公平。但是，二者是有機聯繫的，沒有公平，就不會有理想的效率，甚至效率為零；沒有效率，公平也就失去了意義，甚至難以維持。因此，在制度建設的問題上要正確處理好公平與效率的辯證關係，做到二者兼顧，互相協調。實際工作中，公平與效率絕對協調是不可能的，通常情況下，是效率優先，兼顧公平。

　　(二)制度不要生搬硬套

　　企業管理規章制度要根據需要來制定，不要制定一些空洞沒有內容的規章制度，也不要制定一些根本就用不著或不可行的規章制度，更不能生搬硬套，別人的東西再好，只能適應人家的企業，對我們自己就不一定適用。同時，制定規章制度不能違背國家的法律、法令、法規，也不能違背上級主管部門發佈的有關制度和規定，違反了就是無效的制度。

　　(三)制度要威信並重

　　威與信的關係實質上是質與量的關係。“信”是積累，是“威”的基礎和準備；“威”是結果，是“信”的升華與飛躍，二者可以互相轉換，“信”可以成為“威”，“威”可以成為“信”。制度建設必須以信譽為基礎，有制度就要執行，不能當做橡皮圖章；執行就要全面、嚴格，既不能打擦邊球，也不能打折扣。要維護制度的信譽，就要遵循制度的相對穩定性，維護制度的嚴肅性，制度不是兒戲，不能朝令夕改，反覆無常。這樣，制度就會威力無比，神聖不可侵犯，真正成為人們行為的準則。

　　有這樣一個故事，《史記》記載了商鞅變法的一則故事，大家可能都知道。“令既出，未布，恐民之不信，己乃立三丈之木於國都市南門，募民有能徒置北門者予十金。民怪之，莫敢徒。復日‘能徒者予五十金’。有一人徒之，輒予五十金”。因為商鞅守信，於是“秦人皆趨令”，“令行之十年，秦民大悅，道不拾遺，山無盜賊，家給人足”。故事寓意。不言自明。

　　(四)制度要綱舉目張

　　一個企業需要建立的管理規章制度很多，如果沒有清晰的思路和嚴密的邏輯，必然造成制度雜亂無序，以致失敗。各項規章制度要有完整的體系，減少各項規章制度之間發生重覆或矛盾，規章制度應該先有一套母法，然後再根據母法制定各種辦法、規則、準則、辦事細則等。

　　(五)制度要剛柔相濟

　　企業管理制度本身就是一個企業的法度。制者，制約也；度者，規範也；法者，不可違也。因此，任何一項管理制度都具有而且必須強調其鮮明的強制性。但是，如果由此而只強調製度的剛性，未免失之偏頗。作為社會主義企業，一個很重要的目的就是提高廣大職工的物質和精神生活水平。其制度建設的出發點也應落實到為民謀福利上，其本意就是柔性的。就制度的配套構成而言，既要體現其強制性的一面，又要具備褒揚、激勵、教育的一面。就其約束力和操作而言，既要考慮有力，又要考慮有度，既不寬容，也不苛求，二者適度。形象一點說，制度可以是緊箍咒，不犯不痛，但不能削足適履，強人所難。制定規章制度要以發揮激勵效果為目的，以事前的防範取代事後的責備，以積極的獎賞取代消極的處罰，達到提高效率的目的。

　　(六)制度要推陳出新

　　任何一項制度都是一定歷史時期的產物。制度的生命力在於適應特定的時代、特定環境的要求。法無常法，制度也沒有一成不變的。歷史證明，統治者審時度勢，順應潮流，革故鼎新，則事業昌盛，民心歸順；因循守舊，故步自封，瞻前顧後，則事衰民窮，民怨沸騰。創新是企業生命力的源泉，是企業發展永恆的主題。企業制度就是企業法度，制度創新乃是企業創新的一個最基本的課題。制度創新需要勇氣和智慧，既要敢於創新，又要善於創新。

　　上面這六個要素是制度建設有效性的核心，需要深刻理解和靈活運用。下麵對六個要素深入分析如下：

　　第一要素：按哪幾步做？

　　我們很多企業的制度要麼很簡單，無任何價值；要麼是雜亂無章，讓人摸不著頭腦；要麼是很空洞，抓不住實質；導致在制度的落實和執行上有章難循，無法操作。最主要的原因是對制度要管理的事務或工作沒有深入的理解、掌握和感悟，寫出的制度自然難以切合實際，操作性差是不可避免的。作為建立制度人員應該在書寫制度前進行深入地瞭解和分析，把制度所要管理的事務或工作分環節、步驟、方面進行層層細分，細分到不能再細的地步，自然會抓住管理的主線，綱舉目張，寫起來就會順理成章，管理的條理性、分工的細緻性、制度的邏輯性也在其中得以體現，為建立一個好的制度打下基礎。

　　第二要素：每步如何做？

　　如果在建立制度時，第一要素抓住了，第二要素就很容易做到，因為在做第一要素時，建立制度人員已經對制度所要管理的事務或工作有了深入地瞭解和分析，甚至已與當事人進行了溝通和討論，對制度要管理的事務或工作的整個過程具有深度的掌握和感悟，只需要我們用朴素、準確的語言和文字對每步如何做，做什麼內容進行祥細描述就可以了，關鍵是要把握好各個環節、步驟、方面之間的邏輯關係和上下之間的銜接與配合。因為一個事務和工作的本身是一個獨立的主體，但它內含的各個環節、步驟、方面之間不是孤立的，而是相互交融，有機配合的。

　　第三要素：每步由誰來做？

　　在企業管理中，很多的工作存在一責多崗或一崗多責的情況，工作內容存在交叉和重疊，一個制度也往往會涉及到很多人員和部門，這就需要在制度中做到職責明確、分工到人、許可權清晰，具體到每個崗位和人員，才能保證工作落實到位。否則在執行過程中就會出現問題，要不沒人做，要不就互相推，責任沒人擔，管理出現混亂。很多企業的制度里往往以“追究相關人員責任”的字眼進行界定，這是不行的。

　　第四要素：每步做的標準是什麼？

　　在企業經營管理過程中，我們應該把握一個原則：“你不能衡量它，你就不能有效管理它”，這也是高效管理的核心。任何一項工作都要有一定標準來規範和約束，否則很難保證或提高員工的工作質量和效率，對員工的考核也會使去較客觀的依據，往往是管不住、理不清，管理的有效性無法充分體現出來，這是大部分企業在制度化管理中的軟肋所在。因此要從以下方面下功夫：

　　1、給工作一個明確的時間期限。

　　2、工作任務儘可能予以量化。

　　3、工作過程儘可能書面格式化。

　　一個管理制度如果在以上三個方面都做到了，管理的規範性、管理的效率、管理的質量才能實在的地展現出來，對員工的考核也有了客觀的依據。

　　第五要素：做不到怎麼辦？

　　如果一個制度內沒有與工作標準和要求相配套的獎罰措施，解決不了“做不到怎麼辦？”的問題，在推行的過程中完全憑員工的自我約束和管理能力來按制度辦事是很難的，很多員工的自我執行力是非常薄弱的，從人的潛意識來講也是不願受約束的，幾次違反制度而沒有受到及時處罰後，便會產生“制度無所謂，反正違反了也沒有什麼了不起”的想法，慢慢對制度的嚴肅性持否定或無視的態度，導致企業的制度化管理最終都會流於形式，成為一紙空文，即使是說服教育，大家也會無動於衷，管理也只有無可耐何了。在制度推行落實的過程中，一定要高懸“獎懲”這個尚方寶劍，警鐘常鳴，如果有人違反了馬上進行處罰，突出管理的剛性和力度，才會體現出管理嚴肅性，是管理力產生的前提。

　　在制定處罰措施時，應以制度中明確指出的或提出的時間要求、工作量化要求、工作過程標準要求為依據逐點逐條提出，這樣的話，就相對比較客觀，有針對性和說服力，受罰方也比較容易接受，無話可說。在進行獎勵時，要以一定時期內（一般以月、季為標準）的總體工作表現為依據，定期評估來作出判斷。要求你做到而沒有做到必須要承擔責任，必須要罰；要求你做到的你做到了而且做的更好，應得到認可，可獎也可不獎，但獎比不獎好；這二者在實際運用中把握的原則是有區別的。

　　第六要素：由誰來負責落實和監督

　　在建立制度時，通過上面五個要素的落實，我們的制度已經很系統、全面、到位，對於制度本身而言不存在多大的問題，但在制度的實施過程中，如果不能確定由誰來負責這個制度的落實和監督，會導致制度難以按照預想的目的得到落實和執行，正如中國的交通管理一樣，有了交通法規而沒有交通警察肯定是不行的，制度也需要有人管理。管理也是要動態化的，所有的管理制度在執行過程中都會因環境條件的變化而出現不適應性，執行者也會在實施過程中發現很多問題，這也需要有專人負責對制度進行動態管理，以專業的角度及時去發現、把握和解決制度在落實過程中存在的問題，對制度的合理性、時效性進行長期維護和改進，延長制度的生命。

　　第一、企業實現其發展戰略目標是一個艱巨和漫長的過程。這個過程伴隨著企業管理水平和運營狀況的不斷優化革新，是一個逐漸上升的迴圈。在迴圈優化過程中，制度建設工作固化企業已有的成功經驗模式和優秀管理方法，為企業鋪墊好上升“軌道”，確保企業各項管理工作依據即定的“軌跡”運行，最大限度避免偏離目標和規避風險。

　　第二、企業做強做大後體現出來的，是業務量日趨繁忙，管理流程逐漸複雜，對團隊協作要求則越來越高的矛盾現狀。任何組成部分的無序行動都可能導致整體運行效率的下降。在這種情況下，企業成員共同遵守管理規則和操作流程成為不可或缺的高效管理前提。制度建設工作正是通過對管理規則和操作流程的梳理與確定，在整個企業範圍內傳播統一的規則信息，並將其固化在企業成員的思想意識和工作行為中，從而為龐大的企業有機體的協調動作提供了保障。

　　第三、一些管理者受傳統文化的影響，在管理中顯現出來的自我意識和隨意性特點相當明顯，喜歡以個人為出發點的“潛規則”左右管理工作。突出的問題是：“潛規則”雖然靈活但也易多變，雖然簡單但總失於莊重、穩健，在這種“人治”情況下，規範管理談何容易？制度建設的目的之一，在於消除不利於企業發展的“潛規則”，把有利於企業發展的“潛規則”轉換為企業成員都清晰瞭解、一致認同和共同遵守的明示規則，從而為實現真正意義上的規範管理掃清障礙，創造條件。

　　第四、企業文化是吸引人才的重要元素，是企業可持續發展的強勁動力。制度建設工作的過程，也是提煉、凝聚和固化企業優秀文化的過程，它使企業在急速的發展和多變的競爭中，保持著高度協調的發展動力和應變能力。作為塑造有形管理規則的制度建設工作，其實現成果總是有意無意地體現出企業文化的特征：企業的管理制度，總是體現著企業所有者對企業基本政策的取向，企業管理者對企業管理工作的自發詮釋；通過制度執行和反饋，企業員工也會對企業文化具有相當的認知。文化通過制度反映出來，制度是文化的載體之一。

　　制度建設工作對於企業的重要性，還可以從上述四點以外的很多管理層面繼續發掘。深刻的理解和認知，恐怕只有善於思考的管理者心裡最能夠把握。當向即將走上管理崗位的人問一個問題：到任後需要馬上展開的工作是什麼時，我們往往聽到相同的回答——完善管理制度，加強制度建設——從這個意義上說，制度建設的重要性不言而喻。