企业制度建设

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企业制度建设(enterprises system construction)

　　企业制度建设是指企业围绕管理工作的科学化、规范化、程序化、标准化和系统化等所进行的一系列活动的总称，包括制度的建立、执行、修改、完善、责任追究等。

　　企业制度建设一般分为八个步骤：

　　一是疏理，企业要对现有的制度进行全面的疏理，通过疏理确定本企业制度是否缺失、是否与上级规定相冲突、是否适应实际工作和管理的需要、是否可行等，从而确定需要制定和修改完善的制度；

　　二是调研，对需要制定和修改的制度进行广泛的调研，从而使拟要制定和修改的制度更加适用；

　　三是策划，召开不同人员参加的会议听取意见，汇总大家意见后由主办部门拿出制定或修改制度的具体意见和方案；

　　四是建立，根据策划后的方案职能部门要根据上级的规定、企业的实际及领导的要求，安排专人负责起草或修改制度，及时制定出规范合理具有可操作性的制度；

　　五是审查，对制定或修改完成的各类制度要召开相关会议(如职代会，领导班子会等)对制度的合法性、规范性、有效性和可操作性等等方面进行审查；

　　六是发布，对审查通过的制度以文件形式进行发布；

　　七是执行，确保发布的各项制度及时、准确、全面地执行到位；

　　八是修改完善，针对制度执行过程中出现的新情况、新问题以及上级的新要求及时的进行修改完善，使制度始终保持在适用状态。

　　企业各项规章制度是企业赖以生存的命脉。在知识经济竞争日益激烈的情况下，效率是每一个企业所追求的目标。要使得企业经营有效率，一部完整而又可行的管理规章制度是绝对必要的。建设企业规章制度并不是把别人现成的东西拿来抄袭，而是必须遵循一定的原则和方法，自己来拟订。

　　(一)制度要兼顾公平与效率

　　公平与效率是一对矛盾，要公平就往往影响效率，要效率又往往损害公平。但是，二者是有机联系的，没有公平，就不会有理想的效率，甚至效率为零；没有效率，公平也就失去了意义，甚至难以维持。因此，在制度建设的问题上要正确处理好公平与效率的辩证关系，做到二者兼顾，互相协调。实际工作中，公平与效率绝对协调是不可能的，通常情况下，是效率优先，兼顾公平。

　　(二)制度不要生搬硬套

　　企业管理规章制度要根据需要来制定，不要制定一些空洞没有内容的规章制度，也不要制定一些根本就用不着或不可行的规章制度，更不能生搬硬套，别人的东西再好，只能适应人家的企业，对我们自己就不一定适用。同时，制定规章制度不能违背国家的法律、法令、法规，也不能违背上级主管部门发布的有关制度和规定，违反了就是无效的制度。

　　(三)制度要威信并重

　　威与信的关系实质上是质与量的关系。“信”是积累，是“威”的基础和准备；“威”是结果，是“信”的升华与飞跃，二者可以互相转换，“信”可以成为“威”，“威”可以成为“信”。制度建设必须以信誉为基础，有制度就要执行，不能当做橡皮图章；执行就要全面、严格，既不能打擦边球，也不能打折扣。要维护制度的信誉，就要遵循制度的相对稳定性，维护制度的严肃性，制度不是儿戏，不能朝令夕改，反复无常。这样，制度就会威力无比，神圣不可侵犯，真正成为人们行为的准则。

　　有这样一个故事，《史记》记载了商鞅变法的一则故事，大家可能都知道。“令既出，未布，恐民之不信，己乃立三丈之木于国都市南门，募民有能徒置北门者予十金。民怪之，莫敢徒。复日‘能徒者予五十金’。有一人徒之，辄予五十金”。因为商鞅守信，于是“秦人皆趋令”，“令行之十年，秦民大悦，道不拾遗，山无盗贼，家给人足”。故事寓意。不言自明。

　　(四)制度要纲举目张

　　一个企业需要建立的管理规章制度很多，如果没有清晰的思路和严密的逻辑，必然造成制度杂乱无序，以致失败。各项规章制度要有完整的体系，减少各项规章制度之间发生重复或矛盾，规章制度应该先有一套母法，然后再根据母法制定各种办法、规则、准则、办事细则等。

　　(五)制度要刚柔相济

　　企业管理制度本身就是一个企业的法度。制者，制约也；度者，规范也；法者，不可违也。因此，任何一项管理制度都具有而且必须强调其鲜明的强制性。但是，如果由此而只强调制度的刚性，未免失之偏颇。作为社会主义企业，一个很重要的目的就是提高广大职工的物质和精神生活水平。其制度建设的出发点也应落实到为民谋福利上，其本意就是柔性的。就制度的配套构成而言，既要体现其强制性的一面，又要具备褒扬、激励、教育的一面。就其约束力和操作而言，既要考虑有力，又要考虑有度，既不宽容，也不苛求，二者适度。形象一点说，制度可以是紧箍咒，不犯不痛，但不能削足适履，强人所难。制定规章制度要以发挥激励效果为目的，以事前的防范取代事后的责备，以积极的奖赏取代消极的处罚，达到提高效率的目的。

　　(六)制度要推陈出新

　　任何一项制度都是一定历史时期的产物。制度的生命力在于适应特定的时代、特定环境的要求。法无常法，制度也没有一成不变的。历史证明，统治者审时度势，顺应潮流，革故鼎新，则事业昌盛，民心归顺；因循守旧，故步自封，瞻前顾后，则事衰民穷，民怨沸腾。创新是企业生命力的源泉，是企业发展永恒的主题。企业制度就是企业法度，制度创新乃是企业创新的一个最基本的课题。制度创新需要勇气和智慧，既要敢于创新，又要善于创新。

　　上面这六个要素是制度建设有效性的核心，需要深刻理解和灵活运用。下面对六个要素深入分析如下：

　　第一要素：按哪几步做？

　　我们很多企业的制度要么很简单，无任何价值；要么是杂乱无章，让人摸不着头脑；要么是很空洞，抓不住实质；导致在制度的落实和执行上有章难循，无法操作。最主要的原因是对制度要管理的事务或工作没有深入的理解、掌握和感悟，写出的制度自然难以切合实际，操作性差是不可避免的。作为建立制度人员应该在书写制度前进行深入地了解和分析，把制度所要管理的事务或工作分环节、步骤、方面进行层层细分，细分到不能再细的地步，自然会抓住管理的主线，纲举目张，写起来就会顺理成章，管理的条理性、分工的细致性、制度的逻辑性也在其中得以体现，为建立一个好的制度打下基础。

　　第二要素：每步如何做？

　　如果在建立制度时，第一要素抓住了，第二要素就很容易做到，因为在做第一要素时，建立制度人员已经对制度所要管理的事务或工作有了深入地了解和分析，甚至已与当事人进行了沟通和讨论，对制度要管理的事务或工作的整个过程具有深度的掌握和感悟，只需要我们用朴素、准确的语言和文字对每步如何做，做什么内容进行祥细描述就可以了，关键是要把握好各个环节、步骤、方面之间的逻辑关系和上下之间的衔接与配合。因为一个事务和工作的本身是一个独立的主体，但它内含的各个环节、步骤、方面之间不是孤立的，而是相互交融，有机配合的。

　　第三要素：每步由谁来做？

　　在企业管理中，很多的工作存在一责多岗或一岗多责的情况，工作内容存在交叉和重叠，一个制度也往往会涉及到很多人员和部门，这就需要在制度中做到职责明确、分工到人、权限清晰，具体到每个岗位和人员，才能保证工作落实到位。否则在执行过程中就会出现问题，要不没人做，要不就互相推，责任没人担，管理出现混乱。很多企业的制度里往往以“追究相关人员责任”的字眼进行界定，这是不行的。

　　第四要素：每步做的标准是什么？

　　在企业经营管理过程中，我们应该把握一个原则：“你不能衡量它，你就不能有效管理它”，这也是高效管理的核心。任何一项工作都要有一定标准来规范和约束，否则很难保证或提高员工的工作质量和效率，对员工的考核也会使去较客观的依据，往往是管不住、理不清，管理的有效性无法充分体现出来，这是大部分企业在制度化管理中的软肋所在。因此要从以下方面下功夫：

　　1、给工作一个明确的时间期限。

　　2、工作任务尽可能予以量化。

　　3、工作过程尽可能书面格式化。

　　一个管理制度如果在以上三个方面都做到了，管理的规范性、管理的效率、管理的质量才能实在的地展现出来，对员工的考核也有了客观的依据。

　　第五要素：做不到怎么办？

　　如果一个制度内没有与工作标准和要求相配套的奖罚措施，解决不了“做不到怎么办？”的问题，在推行的过程中完全凭员工的自我约束和管理能力来按制度办事是很难的，很多员工的自我执行力是非常薄弱的，从人的潜意识来讲也是不愿受约束的，几次违反制度而没有受到及时处罚后，便会产生“制度无所谓，反正违反了也没有什么了不起”的想法，慢慢对制度的严肃性持否定或无视的态度，导致企业的制度化管理最终都会流于形式，成为一纸空文，即使是说服教育，大家也会无动于衷，管理也只有无可耐何了。在制度推行落实的过程中，一定要高悬“奖惩”这个尚方宝剑，警钟常鸣，如果有人违反了马上进行处罚，突出管理的刚性和力度，才会体现出管理严肃性，是管理力产生的前提。

　　在制定处罚措施时，应以制度中明确指出的或提出的时间要求、工作量化要求、工作过程标准要求为依据逐点逐条提出，这样的话，就相对比较客观，有针对性和说服力，受罚方也比较容易接受，无话可说。在进行奖励时，要以一定时期内（一般以月、季为标准）的总体工作表现为依据，定期评估来作出判断。要求你做到而没有做到必须要承担责任，必须要罚；要求你做到的你做到了而且做的更好，应得到认可，可奖也可不奖，但奖比不奖好；这二者在实际运用中把握的原则是有区别的。

　　第六要素：由谁来负责落实和监督

　　在建立制度时，通过上面五个要素的落实，我们的制度已经很系统、全面、到位，对于制度本身而言不存在多大的问题，但在制度的实施过程中，如果不能确定由谁来负责这个制度的落实和监督，会导致制度难以按照预想的目的得到落实和执行，正如中国的交通管理一样，有了交通法规而没有交通警察肯定是不行的，制度也需要有人管理。管理也是要动态化的，所有的管理制度在执行过程中都会因环境条件的变化而出现不适应性，执行者也会在实施过程中发现很多问题，这也需要有专人负责对制度进行动态管理，以专业的角度及时去发现、把握和解决制度在落实过程中存在的问题，对制度的合理性、时效性进行长期维护和改进，延长制度的生命。

　　第一、企业实现其发展战略目标是一个艰巨和漫长的过程。这个过程伴随着企业管理水平和运营状况的不断优化革新，是一个逐渐上升的循环。在循环优化过程中，制度建设工作固化企业已有的成功经验模式和优秀管理方法，为企业铺垫好上升“轨道”，确保企业各项管理工作依据即定的“轨迹”运行，最大限度避免偏离目标和规避风险。

　　第二、企业做强做大后体现出来的，是业务量日趋繁忙，管理流程逐渐复杂，对团队协作要求则越来越高的矛盾现状。任何组成部分的无序行动都可能导致整体运行效率的下降。在这种情况下，企业成员共同遵守管理规则和操作流程成为不可或缺的高效管理前提。制度建设工作正是通过对管理规则和操作流程的梳理与确定，在整个企业范围内传播统一的规则信息，并将其固化在企业成员的思想意识和工作行为中，从而为庞大的企业有机体的协调动作提供了保障。

　　第三、一些管理者受传统文化的影响，在管理中显现出来的自我意识和随意性特点相当明显，喜欢以个人为出发点的“潜规则”左右管理工作。突出的问题是：“潜规则”虽然灵活但也易多变，虽然简单但总失于庄重、稳健，在这种“人治”情况下，规范管理谈何容易？制度建设的目的之一，在于消除不利于企业发展的“潜规则”，把有利于企业发展的“潜规则”转换为企业成员都清晰了解、一致认同和共同遵守的明示规则，从而为实现真正意义上的规范管理扫清障碍，创造条件。

　　第四、企业文化是吸引人才的重要元素，是企业可持续发展的强劲动力。制度建设工作的过程，也是提炼、凝聚和固化企业优秀文化的过程，它使企业在急速的发展和多变的竞争中，保持着高度协调的发展动力和应变能力。作为塑造有形管理规则的制度建设工作，其实现成果总是有意无意地体现出企业文化的特征：企业的管理制度，总是体现着企业所有者对企业基本政策的取向，企业管理者对企业管理工作的自发诠释；通过制度执行和反馈，企业员工也会对企业文化具有相当的认知。文化通过制度反映出来，制度是文化的载体之一。

　　制度建设工作对于企业的重要性，还可以从上述四点以外的很多管理层面继续发掘。深刻的理解和认知，恐怕只有善于思考的管理者心里最能够把握。当向即将走上管理岗位的人问一个问题：到任后需要马上展开的工作是什么时，我们往往听到相同的回答——完善管理制度，加强制度建设——从这个意义上说，制度建设的重要性不言而喻。