機關管理

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什麼是機關管理[1]

  機關管理是指對機關各項工作,採取種種措施加以管束和調理。它屬於機關自身管理的具體工作,是完成行政機關各項工作的重要保證。行政機關一般均設有機關事務管理的專門機構,如辦公廳、辦公室等。它們是行政機關管理的主體部門。

  從廣義上說,機關管理是“—切行政技術的活動,是利用科學的方法,有計劃的,有效率的,有技術的規劃、管制、聯繫、協調和運用機關的組織、人員、設備、物財和經費,作適時、適地、適人、適事的處理,以提高行政效率,發展機關業務,達成機關的使命”。可見,廣義的機關管理,實質上是行政機關的—切管理活動。狹義的機關管理,是指行政機關內部辦公室事務的管理活動。

機關管理的內容

  1、對辦公環境的管理。公務人員辦公提供一個良好的工作環境,包括辦公用房的規劃、設計、分配;室內傢具、機具和用品的佈置,室內光線及牆壁顏色的調配;聲音及雜訊管制;室內空氣清潔度、溫度的控制,對周圍環境的美化與整理等。

  2、後勤管理通過對後勤機構和工作的一系列管理,為行政機關的行政活動提供服務

  3、財務管理通過合理使用行政經費,把有限的財力用在最需要的地方。包括經費的領撥、使用、管理、監督等。區分經費的使用範圍,限制經費的使用數額,從而達到既辦事又節約的目的。

  4、會議管理通過確定、審批、準備、舉行會議等過程,控制會議數量,提高會議質量

  5、文書、檔案管理對公務文書及其檔案進行管理,達到推行業務、服務工作的目的。

  6、工作制度與工作秩序的管理。對機關各項業務活動進行系統分析,設置科學的辦事程式制度,達到提高行政效率的目的。

  7、對機關成員的管理。通過提高成員的責任心和積極性,協調和處理好人際關係,使成員忠於職守,積極完成所承擔的工作。

機關管理的原則

  1、效率原則。行政機關合理利用本部門的人才、物力、財力,以達到較好的行政效率。

  2、制度化原則。在行政機關管理的各個方面,制定出合理的制度,使管理工作有章可循,便於監督檢查。

  3、精簡原則。行政機關根據實際需要設置辦事機構和人員,簡化辦事程式,提高工作效率,杜絕官僚主義。

  4、廉潔原則。行政機關公務人員應廉潔奉公,不得濫用職權、以權謀私、貪污腐化,否則要繩之以法。

機關管理作用

  1、機關管理提供基礎性工作條件,保障行政管理各項職能活動的順利進行。行政管理各項活動的開展均離不開基礎性工作條件,包括信息的收集、整理、加工、傳遞,辦公用品的購置、管理、發放,行政人員衣、食、住、行的合理安排等。離開了相應的秘書、財務物資等項管理工作,行政領導人員的決策計劃組織指揮協調控制等項活動也無法進行,更談不上具體活動的開展。

  2、機關管理使行政領導者和一般行政人員能夠充分利用和節約時間資源,提高工作效率。有效的機關管理為行政管理人員提供優質服務,創造良好工作條件和工作環境,把行政領導人員從瑣碎的事務中解脫出來,使他們能夠合理安排和使用有限的時間資源,合理確定工作程式,集中精力有條不紊地開展工作。

  3、機關管理促進行政決策的科學化。機關管理並不承擔行政決策任務,但行政決策的整個過程都和機關管理密切相關,有效的機關管理促進行政決策的科學化。這是因為,在行政決策制訂階段,機關管理肩負著提供及時、全面、準確的行政信息,向行政領導人員提供建議和方案的職責;在行政決策實施階段,機關管理肩負著及時反饋信息,協助行政領導人員對決策進行調整或追蹤決策職責。機關管理提供和反饋信息的質量,提供建議和方案的有效性,直接影響著行政決策的科學化水平。

  4、機關管理是加強行政組織自身管理,切實搞好廉政勤政建設,樹立政府良好形象的重要途徑。各級政府機關對行政權力的行使產生直接影響,而且在行政組織內部擁有相應的物財分配與處理權。有效的機關管理對行政權力的行使發揮積極作用,促進行政權力在既定軌道上高效運行,促進行政目標的實現,能夠合理分配和運用物財資源,發揮它們應有的作用。同時,由於機關處於特殊的樞紐地位,機關管理工作具有較強的群眾性,直接影響政風和社會風氣,關係到政府社會形象的塑造。

參考文獻

  1. 鄭國平.行政管理學簡明教程[M].浙江大學出版社,2002年09月第3版.
  
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