共用服務
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共用服務(Shared Services)
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共用服務(Shared Services)是在具有多個運營單元的公司中組織管理功能的一種方式,它指企業將原來分散在不同業務單元進行的財務、人力資源管理、IT技術等事務性或者需要充分發揮專業技能的活動,從原來的業務單元中分離出來,由專門成立的獨立實體提供統一的服務。
共用服務的作用,在於通過企業內部不同部門或業務單元間的組織和資源整合,實現服務共用,從而強化企業核心競爭力,優化資源配置,降低企業成本,提高管理效率。
共用服務實際上是一種內部外購活動,共用服務可以導致外購或完全被由第三方供貨者提供的外購服務代替。共用的服務包括各部門各流程的集中化。併入共用服務中心的職能通常是依賴於處理流程的職能,例如,應付帳款、總賬和工資。非財務職能也可以進行有效處理,例如,人力資源和採購職能。它的優勢包括降低成本等,但更重要的是它為財務人員節省出時間用於其他具有價值附加值的工作。在降低成本和增加更多價值的壓力下,共用服務代表了一個使財務職能從"記分員"轉變成"商業合伙人"的關鍵模塊。將一些商業活動外包給其他公司的做法由來已久。
共用服務的指導原則[1]
以往的共用服務的成功案例為我們提供了這樣幾條指導原則:
(1)確定利用共用服務的範圍。
決定共用服務中心應該包括哪個過程,應該排除哪個過程是困難的。一般來說,增加價值較多和代表核心競爭力的戰略過程可以仍然維持其區域性;增加價值較少並可以通過交易獲得的一般過程可以由共用服務中心提供或進行外購。可以採用矩陣式的結構進行經營,併在財務、會計、稅務、貨幣資金和人力資源方面採用共用服務。
(2)通過團隊運作提高效率。
組織共用中心的最好方法是在較低的管理控制範圍內實行工作團隊。被新的責任和職權所鼓舞,這些自我激勵的團隊通常會形成較強的忠誠感和自豪感,這些都轉變為它們的生產率。
(3)選擇共用'服務中心的地點。
在眾多影響共用服務中心地理位置選擇的因素中,成本僅僅是其中應考慮的一項。在某些區域,更應該關註電信和技術設施的質量。 CFO 都必須努力工作使其員工能夠有效理解共用服務的概念,並有效團結利害關係人。
(4)考慮不同國家和地區的稅務問題。
在每一區域中的不同國家都具有不同的稅務問題。這意味著既要瞭解最新的規章制度,又要瞭解它們的應用。
共用服務的方式[1]
跨國公司採用以下三種不同的方式進行重構,以實現財務和其他服務的共用。
(1)對所有的運營單位建立單一的中心。
包括在整個公司內實現服務的全球共用。這一結構允許在最大範圍內建立規模經濟,並簡化和標準化過程。但是過程設計必須滿足不同的業務單位的需要。中心必須與全球稅負、政府管理問題以及完全整合的系統相一致。在這一過程中,如何定義中心員工的技術標準被證明是非常複雜的。
(2)在每一地理區域申建立一個中心。
單個的中心只為它自身範圍內的業務單位服務。每一個中心都應根據地區的需求設計處理流程,致力於解決地區稅務問題和政府管理問題,並能輕易地容納文化和語言的差異。
(3)為每一過程或相關過程建立一個中心。
為了執行所有營運單位的特定活動,專業中心鼓勵發展職能型專業人才。過程的設計能夠集中於單個的職能領域,當然可能會在一定程度上影響公司的整體性。由於它們的全球化,這一中心至少可以在稅務和政府管理問題上獲得規模經濟。本中心並不要求完全整合的系統。
不存在最好的實踐模型，依賴於公司壞境、公司業務、市場戰略以及任何公司範圍內的活動的本質。許多公司綜合了各種機構觀點,例如,它們可採用基於全球藍圖的區域中心,這一中心具有通用的過程、系統、設置和其他特征。當大的消費品公司在面對全球市場進行重組時,為了在每一區域共用財務服務,運用這種方法。基於同樣的目的,其他公司開始把跨國業務按照三個區域共用服務中心分成單獨的項目,但是意識到可能獲得的增強效果,公司從全球各地區挑選代表,組成統一的全球設計團隊。
