跨組織信息系統

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跨組織信息系統(Inter-organizational Information Systems，IOS)

　　跨組織信息系統是實現電子商務、供應鏈管理等商業運作模式的基礎。也是虛擬組織概念產生的基礎。 跨組織信息系統是跨越組織範疇，並使所有參與者受益的共用性信息系統。IOS是企業與外界環境的其它組織，如上下游廠商、相關企業、甚至是競爭者，一起合作，為獲取競爭優勢所共同發展的信息系統。

　　這種合作系統突破了組織既有的實體運作範圍，因此勢必和傳統的企業信息系統有所不同，並存在如下風險：

　　（1）技術風險：開發IOS應用程式軟體的技術風險是很大的。

　　（2）競爭風險：IOS的實施不僅僅是對某個企業產生影響，其引起的運作模式和組織間關係的改變，也會引起某個行業或區域內競爭力量或競爭方式的變化。

　　（3）法規風險：IOS實施的主體均面臨著通過IOS交換數據的完整性和安全性有關的法律風險。

　　（4）組織風險：組織中的一個元素(結構、控制系統、人員、信息資源)的變化都將會引起其他元素的變化，因此IOS理所當然會對結構、系統和人員產生影響。

　　正因為存在諸多風險，IOS的實施無論是從前期的選擇與準備還是從實施過程本身而言，都更具有挑戰性。關鍵成功因數(Critical Success Factors，CSFs)分析方法目的在於尋找那些導向成功的關鍵行為，本文從管理驅動的角度，自上而下從戰略決策層、管理層、實施層、技術層四個層次對IOS實施的CSFs進行分析。

　　一、戰略決策層面的CSFs

　　CSF1：來自內部與外部的強烈刺激

　　戰略改變的動力通常來自四個方面的動力：來自合伙人的壓力、競爭、發展的技術、內部對效率提升的需求。

　　在這裡，對於作為驅動IOS項目的公司而言，其動機主要出於長期的戰略規劃，通常來自於強烈的外界競爭環境的刺激。公司為了確保在競爭中保持優勢而產生了變革組織結構，提升組織效率的需求，進而產生實施IOS的意願。

　　一般來說，實施IOS對每一家公司都具有價值，因此對每一個參與者而言，推進IOS的實施都是必要的。但是利益的分配並不是均等的，如果某一個參與者拒絕或者猶豫是否加入，獲益最大的公司就會促使這些公司的加入。這是來自合作者的外部動機。

　　可見，公司參與實施IOS的動機主要來自於內部與外部，而不同的動機使得各個公司在參與的過程中扮演著不同的角色。即將獲得最大利益的公司將扮演驅動者的角色，承擔起組織實施和督促的責任，而其它公司則扮演響應者的角色。這種明確的分工能有效減小合作者之間的衝突，避免造成合作力度不夠或者由於利益分配不均而導致合作關係破裂。

　　CSF2：清晰一致的商業目標

　　許多研究已經證明，協調一致的目標是決定IOS成功與否的重要一環。IOS項目涉及多個組織，規模很大，因此在IOS項目開始之前，合作者之間必須要經過充分的溝通，在整個IOS實施的框架和目標上達成一致，才能使整個實施過程始終圍繞在中心周圍而不偏離設定的願境。如果沒有在目標上達成共識，在實施過程中就可能引起過多的分歧，進而推遲整個進程，增大失敗的風險，所以在IOS的實施中，這也是一個強有力的影響因素。

　　二、組織管理層面的CSFs

　　CSF3：合作者的選擇以及相互間有效溝通、充分瞭解與互相信任

　　由於IOS建立在組織間的合作關係上，企業必須考慮合作伙伴的配合度以及組織間的合作型態，作為實施系統的決策依據。前面曾述及IOS中利益不均等的問題，響應者多半是應驅動者要求而實施IOS，在實施意願和程度上若有太大的差距，將致使系統效益無法發揮。此外，交易伙伴的內部自動化程度也應列入考慮，如果已有成熟的自動化環境，實施IOS的配合意願相對較高；反之，不僅實施意願低，甚至可能產生抗拒。與交易伙伴有關的另一個考慮是組織間的合作型態。企業在實施IOS之前，應先瞭解和交易伙伴間是長期合作或項目合作。長期合作因為有持續交易，可利用IOS提升彼此的經營管理效率；而項目合作由於只在特定時期合作，無意建立長期關係，並不適用於流程標準化的IOS。因此，為了使IOS的效益能完全發揮，企業應就其交易伙伴配合度及組織間合作形態進行深入瞭解，作為系統實施的決策參考。

　　CSF4：具有洞察力與遠見的高端管理層

　　高階管理者在IOS的實施上，亦扮演著重要的角色。管理者是否能感受到信息科技對企業帶來的衝擊，以及是否能認可信息科技對組織績效的重要性，將左右實施IOS的決策。管理者若能洞見未來趨勢與市場走向，並認清信息科技將改變組織間合伙關係，勢必在組織內外信息科技的運用和IOS實施上，給予完全的支持。

　　CSF5：組織內部充分的調研與協調

　　IOS因涉及組織內多個部門的業務，部門間應卸除隔合，加強溝通協調，使信息能順暢流通於組織內部。因此，企業在實施IOS時，必須先衡量其內部是否具備整合、標準化的環境，並促進部門間的協調整合能力。

　　除此之外，組織對新事物的接受度以及對IOS的認知，也會影響系統的實施。一般來說，IOS的實施和推動障礙，在於企業不能察覺外界的新事物，對創新的接受程度不高，並且對IOS缺乏足夠的認知。因此，企業在實施IOS之前，必須衡量組織對創新的接受度，並組織培訓，設法讓組織內部瞭解IOS的運作，以及可能產生的效益和影響。

　　CSF6：商業流程重組

　　任何一個信息系統項目的實施都將是一場革命，從多個方面改變這個公司，特別是商業過程。跨組織的商業過程重組是IOS項目一個不可或缺的部分，它要求將內部的商業流程公開並且標準化以實現兩個公司商業流程的對接。IOS中的跨組織商業過程重組通常需要兩家公司共同設計和合作。

　　三、實施過程層面的CSFs

　　CSF7：跨組織，跨功能的管理與實施團隊

　　根據IOS的特性，實施IOS需要一個跨組織的實施小組來保證實施平穩地進行。這個團隊應具有相當的技術，並且由來自不同組織不同部門的人員組成，通常可分為以下部分：1、管理層支持(Executive Support)，領導整個項目按照既定的方向進行，直接管理其它部分；2、項目經理(Program Manager)在整個過程中負責協調，使各種衝突最小化，保證項目有序順利進行；3、商業團隊，由商業部門人員組成，負責項目中與商業活動有關的部分，如定義優化的流程，從以前的系統中補充總結經驗等；4、系統開發者(System Developers)在以前的實施中累積了豐富的經驗，具有編程、整合和測試系統的能力，通常由經驗豐富的技術解決方案提供商的工作人員以及咨詢顧問組成。

　　CSF8：與內部信息系統的高度整合

　　實施兩個公司之間的IOS並不是任何一個IOS項目的最終目的。IOS的根本目的是在兩個公司間實現數據和信息的流暢傳遞，不可避免的，IOS的成功取決於至少兩個系統，一個用於輸入信息，一個用於利用信息。IOS僅僅能夠實現數據的交換，而交換數據的目的是為了更好的利用數據，只有內部信息系統才能實現數據的商業價值。因此，只有當IOS同內部信息系統高度整合之後，IOS的潛在價值才能得以實現。畢竟，IOS所創的價值，比如更快的響應時間，更好的數據整合度，都是公司內部運營成果的直接反映而不是IOS的結果。

　　四、基礎設施與技術層面的CSFs

　　CSF09：先進的遺留信息系統和基礎設施

　　遺留系統與基礎設施的性能對IOS實施難度以及結果有關鍵性的影響。擁有必要的IT能力可以減少風險，從IOS項目中獲益更多 (Premkumar and Ramamurthy, 1995)。IOS作為一種戰略應用，需要一定的運行環境比如基礎資料庫、內部信息系統、網路、伺服器等等。而IOS的複雜程度決定了需要一個有經驗的項目經理和項目組。

　　對驅動著來說，擁有業內強大的競爭力，它們通常具備成熟的基礎和足夠的技術力量來實施IOS。相對而言，響應者或跟隨者的情況則各有不同。這是驅動著在挑選合適的目標合伙人時面對的重要問題。

　　CSF10：共用的工業標準

　　對於同屬一個供應鏈的公司而言，在實施IOS時選擇同樣的標準顯得尤為重要。目前已經有一些能夠滿足要求的工業標準，如早期的EDI，現在的 WBI標準，ebXML標準、RosettaNet等，這些標準隨著信息技術應用的發展也在不斷完善。驅動者可以選擇一種被廣為接受的標準，或者繼續沿用已經成功與其它合伙人實行的標準。響應者通常接受驅動者提出的標準。

• 陳琦，《跨組織信息系統的十大關鍵成功因素》