離職管理

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　　離職管理是指用於員工離職過程及離職後個人信息的管理。具體的作業包括業務設置、申請辦理、手續交接、離職處理、查詢統計等。

　　1．人員離職流程管理

　　一般較為規範公司都規定了一些員工離職的程式，包括；填寫離職單、離職面談、核准離職申請、業務交接、辦公用品及公司財產的移交、監督移交、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因，離職員工的後續管理。

　　離職管理必須落實到工作的每一個細節中去，並講求技巧與文字、數據紀錄。必須重視每一個程式，並有一整套方法去應對，主要有以下幾點需要註意：

　　(1)離職程式管理是為了通過對員工離職的管理，瞭解組織機能的狀況，並對組織機能的變革提供相關的數據與意見。從中得出結論並指導現行的人力資源工作。

　　(2)每一個程式與環節都必須有相應的表格，並作出嚴格的文字記錄。

　　(3)規範的離職管理來源於以前的基礎的其它管理工作和人事工作，比如辦公用品管理、資產管理、股權管理、業務管理、文件資料管理等工作。

　　(4)規範的操作員工離職是儘量減少人員流失的損失和規避相關人事糾紛和法律風險的一種方法。

　　人員的流失往往是無法輓回的，只有儘量減少損失，如果規範操作，備用金、重要辦公用品、公司重要資產、重要的商業客戶資料、技術資料等重要資料就可以有效地避免流失。

　　同時按照國家的規定，規範地辦理相關的離職流程也是防範風險的一種方法，比如到期離職的提前通知，及時給付補償金等都是有效的規避人事法律風險的方法。

　　2．加強員工離職的商業秘密管理

　　商業秘密和核心技術是企業重要的知識資產，在知識經濟時代的今天，尤為重要，因此，必須註意員工離職時的商業秘密管理和保護。

　　①在企業，要建立嚴格的信息控制制度

　　上司有權定期檢查下屬的業務工作資料和電子檔案等，下屬應定期上報有關業務信息報表及資料，相關的資料應加強管理併入檔。並嚴格規定信息使用的級別制度、設置信息管理中心和專職管理員加強保密工作，同時在辦公場所設置加強保密措施。

　　②對於掌握商業機密和核心技術的人員要實行脫秘期和競業禁止管理

　　對於去意已決的核心人才，首先就是停止其工作，進入脫秘期，同時對其所有資料，包括工作筆記等，全部收繳，並禁止其參加相關的研究。要註意的是脫秘期的操作程式，要讓人可以接受。競業禁止，則須考慮給予補償，比如有些企業的合同說明在離職後不在同行中就業，如沒有給予補償，實際上是不合法的，也不具有操作價值。

　　3．做好人員離職面談

　　當員工一旦確定要離開組織，除了標準化的離職作業程式，包括填寫離職單、離職面談、核准離職申請、業務交接、辦公用品移交、監督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程式之外，離職面談是相當重要的一環。

　　①離職面談的參加人員

　　一般來講，離職面談的參加人員要包含三方面的人員：員工本人、人力資源經理、員工的直接主管。

　　②離職面談的執行原則

　　(1)面談不應該草草結束，因為面談的目的是儘量得知為什麼員工要離職，然後針對這些原因改進，防止流失更多員工。

　　(2)面談地點應該具有隱私性，而且談話不會被打斷。你的目的是向離職員工學習，所以找一個雙方容易溝通的地點，讓離職員工可以無拘無束地談論。

　　(3)安排足夠時間供離職員工暢所欲言，記得適時保持沉默，讓離職員工有時間可以思考。面談時不要只是按照事先列出的問題逐項發問，而是要積極地傾聽，如果有不清楚的地方，要仔細詢問。

　　(4)讓離職員工感受到你的真誠。如果他覺得你只是在做一件例行公事，你不會得到有價值的回饋。另外，不要讓離職員工覺得你要他編造一些關於公司的美好故事；更不要讓面談成為揭人瘡疤的地方。

　　(5)面談應以開放性的問題為主，讓員工能夠依照個人經驗回答，避免問太籠統或具引導性的問題。

　　③離職面談的準備工作

　　(1)準備充裕的時間。

　　(2)準備離職者的個人資料。

　　(3)準備離職者的離職申請。

　　(4)準備離職者以往的考核記錄。

　　④離職原因分析

　　為什麼對於員工離職分析，只提要“進行”而不是“加強”了?坦率地說，這個工作在國內很少有企業真正地作為一項工作任務去做過，我們也只是從翰威特這樣的公司的分析報告中才看到一些數據性東西，才得出人力資源工作原來可以這麼做的感慨。

　　面談結束之後，應將面談紀錄彙整，針對內容分析整理出離職的真正原因，並且提出改善建議以防範類似事件再度發生。

　　(1)一開始要根據自己公司的情況，作好基礎性的數據收集工作，這是這個工作成功和科學性的關鍵之處，否則就可能是一個看來科學卻又極不科學的東西。將離職原因及相關影響因素列出可以收集數據的“員工流失關鍵要素”，這些可以參考翰威特等公司的有關報告，並根據本公司的人力資源工作可達到的情況，找到自己可以分析的“員工流失關鍵要素”。

　　(2)在根據數據作離職分析時，要學一點數理分析知識，保證其科學性，這說明瞭深入研究人力資源管理，就必須多學科的結合。

　　(3)員工離職分析要與公司其他管理工作和人力資源的其他方面工作結合起來分析，比如績效管理、職類管理、部門職責、工作任務、職業發展渠道、薪酬等。

　　員工離職對組織會造成很多影響，一旦離職的事實發生雙方也都應以開闊的胸襟坦然面對，共同找出問題癥結。即使公司與員工雙方無法再繼續共事下去，也不應有傷害對方的情形發生。由於離職者的心態多半是對公司產生不滿，一旦離開後可能會有詆毀公司的情形發生，對於企業形象會有很大的影響，因此做好離職管理可以預防很多不利於公司的行為發生。

　　4．善待離職者

　　在麥肯錫公司有個舊雇員關係管理，把舊雇員當作畢業生，並建立舊雇員資料庫。這是一個人性化的管理。因為它是基於把離職員工當作自己的朋友看待，對於朋友，我們不是要經常聯繫一下，瞭解一下他的現狀嗎。當然在商品社會，沒有利益的事情，大多數人不會幹，人力資源部門提出這樣的方案，老闆也不會接受。實際上這也是一個潛在合作伙伴、客戶、人才的管理問題。起碼，在職的員工會看到自己的“下場”。

　　第一，用人單位事先須建立涵括離職管理在內的規章制度。用人單位須防患於未然，事先在規章制度中設計好離職管理制度，應重點關註以下3點：①必須合法，包括內容合法和程式合法。②不得違反勞動合同或集體合同的約定。③須向員工公示。根據現行勞動法，未經公示的規章制度無效，因此，在員工離職時才交予員工閱知的規章制度，對員工不具有約束力。

　　第二，嚴格遵守員工：離職時的程式性事項。對於經濟性裁員，用人單位必須履行以下法定程式：①提前30日向工會或全體職工說明情況，並提供有關生產經營狀況的資料；②提出裁減人員方案，征求工會或全體職工的意見，並對方案進行修改和完善；③向當地勞動行政部門報告裁減人員方案以及工會或全體職工的意見，並聽取勞動行政部門的意見；④正式公佈裁減人員方案，與被裁減人員辦理解除勞動合同手續等工作。對於其他情形下解除與員工勞動合同的情形，用人單位應根據《工會法》(2001)第21條的規定，在單方面解除職工勞動合同時，應當事先將理由通知工會，若工會認為企業有違法違約而要求重新研究處理時，企業應當研究工會的意見，並將處理結果書面通知工會。此外，企業還需要註意解除勞動合同的提前通知期問題、書面的通知形式問題，以及工會的預先告知問題等，以此做到防患於未然。

　　第三，完善離職工作交接事務的處理。員工離職時，員工所在的工作部門及人力資源部門應認真處理處理好以下問題：①用人單位在辦理員工人職手續時即應要求提供並核實清楚該員工的相關證件材料，以備追查線索；②在日常管理中應建立起相關工作制度與物品管理制度，對於辦公物品的管理、領用、使用實行登記備案制度；③用人單位應分析員工的離職心理，查找到員工離職的動機；④員工擅自帶走企業財物且數額較大的，用人單位應及時向公安機關報案以維護企業利益。⑤工作內容的交接。用人單位應針對其工作內容採取一定的措施包括簽署法律文件等，特別是高層員工的離職。比如，企業可以根據《會計法》第41條規定，在離職會計人員不予配合辦理工作交接手續時，有權暫緩給其辦理離職手續。

　　第四，離職中的薪資處理。離職也常常是勞動糾紛的多發階段，通常是員工離職時雙方沒有就工資、補償金數額等問題達成一致意見而引起的。建議企業重點關註以下措施防範法律風險：①一次性結清工資。企業在依法解除勞動關係或終止勞動合同時，應一次付清工資。儘力避免要求離職員工在企業下月正常發薪日來領取工資的做法。②支付經濟補償金和賠償金。在員工離職時，企業應依法或依約向員工支付經濟補償金、賠償金的義務。③妥善處理其他薪酬福利事項。員工在企業工作期間，企業為員工繳納各項社會保險及住房公積金等，在員工辦理離職時，企業應與員工協商確定轉移手續的辦理時間及雙方如何配合辦理等。

　　第五，進行人事檔案轉移。員工離職時，企業有義務為員工辦理必要的相關手續，包括向員工出具離職證明、轉移員工個人人事檔案等。實踐中諸如以員工在離職時不向企業交付培訓費用等理由扣留員工的個人檔案，也不給員工辦理有關離職手續等做法，應該儘力避免。如果員工拒絕承擔違約責任或賠償責任不辭而別，企業應該通過提起勞動爭議仲裁申訴等合法途徑來維護自己的合法權益。

　　第六，離職手續文件的簽署。在員工離職時，企業應要求離職員工簽署離職文件，履行必要的內部手續。企業應妥善保管這些離職文件，在內容及形式上均完整準確記錄下離職環節。若員工離職後針對企業某項行為提起勞動爭議仲裁申訴，企業在文件材料這項應對措施上有所準備，防備因勞動爭議仲裁或訴訟準備好證據。

　　第七，應對擅自離職員工的法律措施。員工不辭而別，實質是雇員單方面擅自解除與企業的勞動合同關係，違反了勞動法規定的勞動者解除勞動合同，應當嚴格按照規定，提前30日以書面形式向用人單位提出的規定。對於此種情形，企業可以採取以下措施應對：①書面通知該員工限期上班，並提出對逾期不上班的處理措施；②對逾期未上班者，做違紀辭退解除合同，並書面通知其前來辦理離職手續，其中包括索賠數額等內容；③若員工不辦理手續，則依規定辦理解除勞動關係手續，同時可依法申請仲裁，保護自己的合法權益；④企業可以在平衡利弊的基礎上決定是否採取訴訟。