离职管理

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目录

什么是离职管理[1]

  离职管理是指用于员工离职过程的管理。具体的作业包括业务设置、申请办理、手续交接、离职处理、查询统计等。

离职管理的内容[2]

  1.人员离职流程管理

  一般较为规范公司都规定了一些员工离职的程序,包括;填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品及公司财产的移交、监督移交、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因,离职员工的后续管理。

  离职管理必须落实到工作的每一个细节中去,并讲求技巧与文字、数据纪录。必须重视每一个程序,并有一整套方法去应对,主要有以下几点需要注意:

  (1)离职程序管理是为了通过对员工离职的管理,了解组织机能的状况,并对组织机能的变革提供相关的数据与意见。从中得出结论并指导现行的人力资源工作。

  (2)每一个程序与环节都必须有相应的表格,并作出严格的文字记录。

  (3)规范的离职管理来源于以前的基础的其它管理工作和人事工作,比如办公用品管理、资产管理、股权管理、业务管理、文件资料管理等工作。

  (4)规范的操作员工离职是尽量减少人员流失的损失和规避相关人事纠纷和法律风险的一种方法。

  人员的流失往往是无法挽回的,只有尽量减少损失,如果规范操作,备用金、重要办公用品、公司重要资产、重要的商业客户资料、技术资料等重要资料就可以有效地避免流失。

  同时按照国家的规定,规范地办理相关的离职流程也是防范风险的一种方法,比如到期离职的提前通知,及时给付补偿金等都是有效的规避人事法律风险的方法。

  2.加强员工离职的商业秘密管理

  商业秘密核心技术是企业重要的知识资产,在知识经济时代的今天,尤为重要,因此,必须注意员工离职时的商业秘密管理和保护。

  ①在企业,要建立严格的信息控制制度

  上司有权定期检查下属的业务工作资料和电子档案等,下属应定期上报有关业务信息报表及资料,相关的资料应加强管理并入档。并严格规定信息使用的级别制度、设置信息管理中心和专职管理员加强保密工作,同时在办公场所设置加强保密措施。

  ②对于掌握商业机密和核心技术的人员要实行脱秘期和竞业禁止管理

  对于去意已决的核心人才,首先就是停止其工作,进入脱秘期,同时对其所有资料,包括工作笔记等,全部收缴,并禁止其参加相关的研究。要注意的是脱秘期的操作程序,要让人可以接受。竞业禁止,则须考虑给予补偿,比如有些企业的合同说明在离职后不在同行中就业,如没有给予补偿,实际上是不合法的,也不具有操作价值。

  3.做好人员离职面谈

  当员工一旦确定要离开组织,除了标准化的离职作业程序,包括填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品移交、监督交接、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因的一系列程序之外,离职面谈是相当重要的一环。

  ①离职面谈的参加人员

  一般来讲,离职面谈的参加人员要包含三方面的人员:员工本人、人力资源经理、员工的直接主管。

  ②离职面谈的执行原则

  (1)面谈不应该草草结束,因为面谈的目的是尽量得知为什么员工要离职,然后针对这些原因改进,防止流失更多员工。

  (2)面谈地点应该具有隐私性,而且谈话不会被打断。你的目的是向离职员工学习,所以找一个双方容易沟通的地点,让离职员工可以无拘无束地谈论。

  (3)安排足够时间供离职员工畅所欲言,记得适时保持沉默,让离职员工有时间可以思考。面谈时不要只是按照事先列出的问题逐项发问,而是要积极地倾听,如果有不清楚的地方,要仔细询问。

  (4)让离职员工感受到你的真诚。如果他觉得你只是在做一件例行公事,你不会得到有价值的回馈。另外,不要让离职员工觉得你要他编造一些关于公司的美好故事;更不要让面谈成为揭人疮疤的地方。

  (5)面谈应以开放性的问题为主,让员工能够依照个人经验回答,避免问太笼统或具引导性的问题。

  ③离职面谈的准备工作

  (1)准备充裕的时间。

  (2)准备离职者的个人资料。

  (3)准备离职者的离职申请。

  (4)准备离职者以往的考核记录。

  ④离职原因分析

  为什么对于员工离职分析,只提要“进行”而不是“加强”了?坦率地说,这个工作在国内很少有企业真正地作为一项工作任务去做过,我们也只是从翰威特这样的公司的分析报告中才看到一些数据性东西,才得出人力资源工作原来可以这么做的感慨。

  面谈结束之后,应将面谈纪录汇整,针对内容分析整理出离职的真正原因,并且提出改善建议以防范类似事件再度发生。

  (1)一开始要根据自己公司的情况,作好基础性的数据收集工作,这是这个工作成功和科学性的关键之处,否则就可能是一个看来科学却又极不科学的东西。将离职原因及相关影响因素列出可以收集数据的“员工流失关键要素”,这些可以参考翰威特等公司的有关报告,并根据本公司的人力资源工作可达到的情况,找到自己可以分析的“员工流失关键要素”。

  (2)在根据数据作离职分析时,要学一点数理分析知识,保证其科学性,这说明了深入研究人力资源管理,就必须多学科的结合。

  (3)员工离职分析要与公司其他管理工作和人力资源的其他方面工作结合起来分析,比如绩效管理、职类管理、部门职责、工作任务、职业发展渠道、薪酬等。

  员工离职对组织会造成很多影响,一旦离职的事实发生双方也都应以开阔的胸襟坦然面对,共同找出问题症结。即使公司与员工双方无法再继续共事下去,也不应有伤害对方的情形发生。由于离职者的心态多半是对公司产生不满,一旦离开后可能会有诋毁公司的情形发生,对于企业形象会有很大的影响,因此做好离职管理可以预防很多不利于公司的行为发生。

  4.善待离职者

  在麦肯锡公司有个旧雇员关系管理,把旧雇员当作毕业生,并建立旧雇员数据库。这是一个人性化的管理。因为它是基于把离职员工当作自己的朋友看待,对于朋友,我们不是要经常联系一下,了解一下他的现状吗。当然在商品社会,没有利益的事情,大多数人不会干,人力资源部门提出这样的方案,老板也不会接受。实际上这也是一个潜在合作伙伴、客户、人才的管理问题。起码,在职的员工会看到自己的“下场”。

离职管理的防险技巧[3]

  第一,用人单位事先须建立涵括离职管理在内的规章制度用人单位须防患于未然,事先在规章制度中设计好离职管理制度,应重点关注以下3点:①必须合法,包括内容合法和程序合法。②不得违反劳动合同或集体合同的约定。③须向员工公示。根据现行劳动法,未经公示的规章制度无效,因此,在员工离职时才交予员工阅知的规章制度,对员工不具有约束力。

  第二,严格遵守员工:离职时的程序性事项。对于经济性裁员,用人单位必须履行以下法定程序:①提前30日向工会或全体职工说明情况,并提供有关生产经营状况的资料;②提出裁减人员方案,征求工会或全体职工的意见,并对方案进行修改和完善;③向当地劳动行政部门报告裁减人员方案以及工会或全体职工的意见,并听取劳动行政部门的意见;④正式公布裁减人员方案,与被裁减人员办理解除劳动合同手续等工作。对于其他情形下解除与员工劳动合同的情形,用人单位应根据《工会法》(2001)第21条的规定,在单方面解除职工劳动合同时,应当事先将理由通知工会,若工会认为企业有违法违约而要求重新研究处理时,企业应当研究工会的意见,并将处理结果书面通知工会。此外,企业还需要注意解除劳动合同的提前通知期问题、书面的通知形式问题,以及工会的预先告知问题等,以此做到防患于未然。

  第三,完善离职工作交接事务的处理。员工离职时,员工所在的工作部门及人力资源部门应认真处理处理好以下问题:①用人单位在办理员工人职手续时即应要求提供并核实清楚该员工的相关证件材料,以备追查线索;②在日常管理中应建立起相关工作制度与物品管理制度,对于办公物品的管理、领用、使用实行登记备案制度;③用人单位应分析员工的离职心理,查找到员工离职的动机;④员工擅自带走企业财物且数额较大的,用人单位应及时向公安机关报案以维护企业利益。⑤工作内容的交接。用人单位应针对其工作内容采取一定的措施包括签署法律文件等,特别是高层员工的离职。比如,企业可以根据《会计法》第41条规定,在离职会计人员不予配合办理工作交接手续时,有权暂缓给其办理离职手续。

  第四,离职中的薪资处理。离职也常常是劳动纠纷的多发阶段,通常是员工离职时双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见而引起的。建议企业重点关注以下措施防范法律风险:①一次性结清工资。企业在依法解除劳动关系或终止劳动合同时,应一次付清工资。尽力避免要求离职员工在企业下月正常发薪日来领取工资的做法。②支付经济补偿金和赔偿金。在员工离职时,企业应依法或依约向员工支付经济补偿金、赔偿金的义务。③妥善处理其他薪酬福利事项。员工在企业工作期间,企业为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等,在员工办理离职时,企业应与员工协商确定转移手续的办理时间及双方如何配合办理等。

  第五,进行人事档案转移。员工离职时,企业有义务为员工办理必要的相关手续,包括向员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。实践中诸如以员工在离职时不向企业交付培训费用等理由扣留员工的个人档案,也不给员工办理有关离职手续等做法,应该尽力避免。如果员工拒绝承担违约责任或赔偿责任不辞而别,企业应该通过提起劳动争议仲裁申诉等合法途径来维护自己的合法权益。

  第六,离职手续文件的签署。在员工离职时,企业应要求离职员工签署离职文件,履行必要的内部手续。企业应妥善保管这些离职文件,在内容及形式上均完整准确记录下离职环节。若员工离职后针对企业某项行为提起劳动争议仲裁申诉,企业在文件材料这项应对措施上有所准备,防备因劳动争议仲裁或诉讼准备好证据。

  第七,应对擅自离职员工的法律措施。员工不辞而别,实质是雇员单方面擅自解除与企业的劳动合同关系,违反了劳动法规定的劳动者解除劳动合同,应当严格按照规定,提前30日以书面形式向用人单位提出的规定。对于此种情形,企业可以采取以下措施应对:①书面通知该员工限期上班,并提出对逾期不上班的处理措施;②对逾期未上班者,做违纪辞退解除合同,并书面通知其前来办理离职手续,其中包括索赔数额等内容;③若员工不办理手续,则依规定办理解除劳动关系手续,同时可依法申请仲裁,保护自己的合法权益;④企业可以在平衡利弊的基础上决定是否采取诉讼。

参考文献

  1. 余琛编著.人力资源选聘与测评.哈尔滨地图出版社,2006.6.
  2. 邱仕鸿编著.怎样选人、用人、留人、辞人.民主与建设出版社,2009.08.
  3. 刘新民编著.员工关系管理实务.机械工业出版社,2011.07.
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