企業知識門戶

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企業知識門戶(Enterprise Knowledge Portal,EKP)

目錄

企業知識門戶概述

  企業知識門戶是企業員工日常工作所涉及相關主題內容的統一入口。通過它瞭解當天的最新消息,工作內容及所需的知識等。實時地與其他成員取得聯繫、找到能提供幫助的專家或知識。知識門戶是企業實現高效管理的重要工具和手段。

  在國外,在產品解決方案方面,IBMSunMicrosoftHPOracleSybase等大公司都開發出了各具特色的門戶產品。惠普西門子可口可樂荷蘭銀行加拿大帝國商業銀行(CIBC)、杜邦等很多大公司都已實施了企業門戶的項目。國內的研究主要集中在門戶的特性研究、體繫結構和應用技術等幾方面。國內的軟體商正在努力尋求適合於中國國情的企業信息門戶與知識門戶戰略,並推進其實施進程。

  在國內,計劃、建立、研究知識門戶的企業或部門微乎其微。已開發出來的門戶產品的功能也相對薄弱,知識化、智能化水平較低。嚴格意義上講都不是完備的知識門戶解決方案。企業應該根據自己實際需求,基於知名門戶產品或自主研發,開發出性能更優越,功能更全面,知識化、智能化水平更高的知識門戶系統。

企業建立知識門戶的必要性

  1.企業需要知識管理

  隨著知識經濟時代的到來,企業在競爭中對機會的把握,越來越取決於組織的智力和知識。特別的,在知識型企業和組織中,知識資產的價值遠超過物質資產,是企業的核心競爭力

  如何有效的管理組織的智力和知識資產,為企業創造價值,正逐步為各企業所重視。知識管理正是在這樣的商業背景驅動下產生的。知識管理的內容,包括對知識的清理、評估、監督、規劃、學習、整合、存儲、創新、保護、獲取、共用、傳播等各個環節。

  通過知識管理,企業通常希望實現如下商業目標:

  • 鼓勵共用和交流,培育創新精神,進而構建構建學習型組織
  • 通過減少反應時間,提升客戶服務質量;
  • 快速向市場提供產品和服務來提高收入
  • 識別雇員的知識價值,給以相應報酬,從而提高雇員留職率;
  • 減少多餘或不必要環節,讓流程自動化,精簡操作,降低成本

  2.企業知識管理的困境

  企業知識管理過程中,通常存在如下問題:

  (1)知識分散難獲取

  企業的大量知識,分散保存在各個伺服器、各個系統,個人電腦,甚至個人的頭腦中。知識難以獲取,導致工作效率低下,工作出現重覆勞動。知識缺乏全局的、系統的視圖,缺少關聯,新員工上手難。

  (2)地域分佈難協同

  組織中的各個部門、辦事處子公司在地理上分散,導致溝通知識共用和協同工作困難,流程運轉不暢,工作效率低下。

  (3)知識易流失

  一些重要的知識,還處於隱形知識形態,僅僅位於少數員工的頭腦中,沒有顯性化沉澱下來。員工的流失,會直接導致企業知識的流失。

  (4)知識資產難保護

  知識的共用和保密是一個衝突。如何讓知識被正確的人獲取,同時減少管理的複雜性,是企業知識管理的一個難題。

  (5)知識質量難評估

  知識不是靜態的,知識可能快速老化需要不斷更新。企業往往缺乏對知識質量評估和有效性識別機制,過時的知識需要更新,錯誤的知識需要剔除,同時能夠挖掘出優質的知識。

  (6)員工排斥知識管理

  額外的知識管理工作增加了員工的工作量,員工知識貢獻的積極性不高。這和公司的文化、制度也有關係。知識管理,必須讓知識工作者工作更容易才更容易推行。

  (7)領導難管理

  企業需要相關信息系統來簡化知識管理工作;同時,通過知識管理的一些統計數據,對員工進行評估考核,激勵員工貢獻,構建鼓勵知識貢獻的文化氛圍。

企業知識門戶的需求分析

  1.業務需求分析

  企業業務需求分析要明確企業知識門戶的用戶及他們在組織里的角色,確定門戶用戶工作所需的業務內容的種類。研究企業業務和服務內容時候,是以調查問卷設計與填寫開始的。用戶分為企業內部用戶和外部用戶。分析內部用戶要研究組織結構,繪製組織結構圖,對組織結構中各個層次進行分析,分析有哪些部門,部門與部門之間有怎樣的關係。其次瞭解組織運作的流程,各個部門、各級員工有哪些具體業務處理。最後根據按照具體處理的業務,在不同的部門,不同的員工,不同的級別之間制定企業知識門戶內部用戶的角色的分類。對於企業外部管理,研究其供應鏈上下游的具體情況和運作流程。外部用戶可簡單的分為供應商、合作伙伴、大客戶、代理經銷商等等用戶角色

  2.功能需求分析

  知識門戶系統功能分為信息管理功能、通信管理功能、系統安全功能及高級功能四部分,下分各個具體功能。系統功能結構如圖1所示:

  Image:企业知识门户系统功能结构.jpg

  3.技術需求分析

  技術需求分析中,從知識資源管理過程角度分析構建知識門戶的關鍵技術,包括:存儲技術——數據倉庫數據集市知識倉庫;分佈技術——OLAP技術、數據挖掘、知識挖掘;發佈技術——可視化技術;處理與協作技術——Agent技術、知識推送、群件;決策技術——決策支持技術。這些關鍵技術為企業知識門戶的構建提供了強大的技術支持。

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