流程E化

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什麼是流程E化

  流程E化,指的是應用現有的IT技術,實現企業各項管理流程和業務流運用流程E化的手段,能藉助電腦的監控確保流程的落實執行:關鍵流程執行到哪個部門、下一步將流轉到哪個部門、各部門的職責和許可權是什麼、在哪個部門執行順利、在哪個部門耽擱了、該提交的標準文件是否提交、該傳遞給下道崗位的中間成果是否傳遞……都一目瞭然地呈現在電腦屏幕上,看得清清楚楚,問責也問得明白,讓所有的問題都無處藏身。

流程E化的功能

  流程E化利用高端的IT技術,將信息與流程在系統平臺上顯示,產生傳統手工流程所不能比擬的作用,詳細來講,流程E化主要有以下功能:

  1、幫助業務規範、實現流程固化、減少執行偏差

  在流程的輸入環節,數據和信息予以統一規範、明確數據和信息統一規則和唯一來源,避免分部門、分崗位在數據統計和信息輸入上不規範、不一致的問題,保證了信息和數據的準確性;在流程的流轉環節實現了固化,減少了不同人員在執行上的偏差,同時杜絕了新員工上崗或是老員工換崗等人員變動等導致的流程流轉執行上的問題。

  2、實現了業務全過程的實時監控和透明化,集成流程信息並具有可追溯性

  不僅能夠及時提供原始數據及信息,並對運轉的過程實行了透明化,方便對歷史數據和信息的審計和追溯。無論是在公司內部或出差在外,企業領導或員工都能夠及時掌握流程處理進度和運轉過程,不僅能夠有助於流程中各環節的及時處理與跟進,亦能為企業領導對流程結果的判斷提供更好的參考依據,從而保障執行結果的可靠性和可信性。

  3、提升了流程的處理效率,能夠實現並行處理

  流程內多並行處理,在E化系統中能夠實現信息同步,既減少了崗位間的紙單傳遞,也避免了傳遞延誤現象。同時,E化系統能基於規則和過程數據實行流程執行檢查,大幅度降低了手工管理階段的檢查難度,並節約了檢查時間;將流程內容可視化和固化之後,有利於人員的理解和接受,節省了人員培訓周期,且避免了經驗傳承中的脫節。

  實現流程間信息數據實時共用,並能夠提供良好的數據和信息分析功能實時記錄和快速運算是流程E化的又一優點,這不僅為流程的後期優化奠定基礎,也能為企業領導的決策提供基於事實的參考依據,為實現企業增值和提升競爭優勢做好鋪墊。

流程E化的原則

  隨著企業內信息化建設的不斷深入,很多業務領域、管理支持領域的流程被固化到信息系統中,比如ERPCRMSCMOA等應用,極大地提高了企業的運營效率。這個過程,伴隨著企業業務及管理流程的E化。

  流程E化帶來的價值是顯而易見的,但企業內的大量流程,不可能同時開展E化,不經濟也不現實,企業很難承受。所以一般都是逐步地進行,這就需要有一個策略或篩選原則,指導企業選擇需要先行E化的流程。這裡列舉了一些常見的原則:

  1、根據流程的重要程度,考慮流程對公司的影響是否重大。如財務付款流程、高層人員招聘流程等對公司發展影響較大的流程,考慮E化以實現透明管理。在一些生產製造型企業,非常關註整個生產計劃的執行,可能會先通過ERP等系統的建設,進行業務領域的流程E化;有些服務型企業,業務領域的流程E化需求不是很迫切,可能會先通過OA等協同辦公類系統建設,將管理類流程進行E化。

  2、根據流程的涉及範圍,考慮流程涉及的範圍是單個部門內、多個部門間還是涉及企業所有部門,一般涉及範圍廣的流程先考慮E化以提高企業的整體協調能力,提高跨部門流轉的效率。同時,因為受眾也比較廣,產生的影響比較大,整體價值比較大。

  3、根據流程E化的難易程度進行選擇。包括考慮流程的複雜程度,如流程節點數量,流轉條件的複雜性等;考慮系統的技術支持水平,是否能夠有效的支撐流動的E化。對於一些非常重要又很難實現的流程,在E化過程中,可根據流程特點對流程進行拆/合後再E化。

流程E化的作用

  流程E化對公司的發展能起到許多輔助作用:

  首先,流程E化可以顯著提升員工企業管理的信心。信息化帶來了規範化,哪怕一個簡單的OA系統,也能很好地增強員工對公司的信心。

  其次,流程E化可以為公司後續增長提供管理保障。企業的管理可以分為三個方面:人的管理、的管理、流程的管理,雖然管理軟體並不能替代領導者的職責和作用,但可以起到輔助管理的作用,就如同架設了一道火車軌道,把業務行為控制在軌道之內。從而降低了管理難度。

  再次,信息化的手段有助於公司的數據收集與分析,從而幫助公司及時發現問題,做出正確的決策

  最後,運用信息化系統,能最大程度的避免業務操作過程中的人為錯誤,也能降低人員的工作量,提高企業活動的效率。

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