政府採購檔案

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　　政府採購檔案是指與政府採購活動有關的一切紙質與數字音像材料等，必須長期保存的、具有十分重要的參考價值的原始資料的總稱，主要包括採購文件、會計檔案、供應商管理檔案。

　　1．政府採購檔案分類。一是按政府採購的項目範圍分類，可分為貨物、工程、服務類。二是按政府採購的方式分類。可分為公開招標類、邀請招標類、競爭性談判類、單一來源採購類、詢價採購類。

　　2．政府採購檔案內容。

　　(1)採購文件。主要指採購計劃與方式、招標文件、開標文件、投標(報價)文件、評分辦法、前期準備、評委評標、評審文件中標資料、合同履約、驗收、質疑答覆、投訴處理決定及其他有關文件、評估報告、定標文件等一系列採購活動過程及各項決策的記錄，它既記載著在政府採購工作執行落實《政府採購法》各項條款的情況，又記載著地方各級政府機關為推行政府採購制度制定的各項規定、細則、方法、政策等，同時它還記載著在政府採購活動過程中，政府採購人員遵循政府採購有關原則的情況。

　　(2)採購活動記錄。包括採購項目類別、名稱；採購項目預算、資金構成和合同價格；採購方式，採用公開招標以外的採購方式的，應當載明原因；邀請和選擇供應商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因、採購方式的相應記載。採購當事人對政府採購項目活動記錄應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。

　　(3)會計檔案。是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料。

　　(4)供應商管理檔案。主要包括各類投標供應商預審材料、技術與商業資質材料、登記的相關信息、財務狀況、信譽技術等級、供應商準入書面承諾、供應商履約情況、相關業績情況、不良記錄次數等，這些材料是對供應商進行管理與獎懲的最有力證據。

　　1．專業性強。政府採購會計檔案是各單位會計檔案、會計核算的新內容，是與經濟活動和財務收支緊密相關的。其內容直接反映各項採購業務，具有較強的專業性。

　　2．覆蓋面廣。只要採購人有公用支出、專項支出形成的採購業務，併進行獨立核算的，都會形成政府採購會計檔案。如政府採購支付資金請撥單、政府採購計劃審批表、政府採購驗收單、發票等複印件應與招標文件、中標的投標文件、中標通知書、評標報告、採購合同等一起裝訂成冊進行備案管理。

　　3．有客觀性、實證性與反腐倡廉等特點。政府採購檔案在其形成過程中，主要是對採購活動及其財務收支進行價值量的記錄和描述，以規定的指標體系記錄經濟活動，以記錄反映採購活動及其財務收支的質的變化。

　　4．政府採購檔案受國家商業秘密的保護。

　　政府採購可謂是一項龐大的系統工程，全面貫徹落實《政府採購法》，積極推行政府採購制度，需要做好政府採購的各項工作，其中做好政府採購檔案的管理，是做好政府採購系統工程中必不可少的一項重要工作。由於我國推行政府採購制度時間還不是很長，今年初才正式步入法制化管理的軌道。時至目前，其採購文檔的採編、保管尚不盡統一規範，使之在處理採購質疑、投訴時，難以拿出一份能夠完整地體現採購工作“公開、公平、公正、誠信”性原則立場的採購檔案為依據。由此可見，各級政府採購機構必須緊緊圍繞政府採購文件的形成規律，嚴格遵循“保存從寬，銷毀從嚴”、“孤本從寬，複本從嚴”和“保持文件之間的有機聯繫、區分不同價值、便於保管和利用”的原則，全方位、多層面、真實記錄和反映政府採購活動全過程，最大限度地確保政府採購檔案資料齊全完整。依照《政府採購法》規定，政府採購檔案保存期限應從每個採購項目結束之日起至少保存15年。對價值高、規模大、性能複雜的採購項目的採購檔案，還應視情況確定延長其採購文檔的保存期限。依此全面貫徹落實《政府採購法》、《檔案法》，為與WTO《政府採購協議》接軌奠定堅實的基礎。由此可見，此舉對於真正意義上的規範政府採購行為來講，不僅具有廣泛地現實意義且尚有深遠的歷史意義。

　　政府採購檔案的規範管理狀況將直接關係到政府採購工作的質量。政府採購檔案要從源頭抓起，建立專門的檔案管理組織，各級政府採購機構應選配政治覺悟高、責任心強、熱愛檔案管理工作並經相關機構培訓合格，熟悉政府採購業務的人員到檔案管理工作崗位。

　　已歸檔的檔案，應按檔案登記順序放入指定的鐵皮捲櫃中，擺放整齊，目錄清楚。採購檔案的保管應“以防為主、突出重點、立足長遠、保證當前”。所謂“防”即是要按防火、防霉、防蟲、防鼠、防塵等要求建設庫房，配備檔案裝具等。要消除各種可能損壞檔案的不利因素，最大限度地延長政府採購檔案載體壽命，維護檔案的系統性和完整性。加強採購檔案的安全管理工作，防止採購檔案採編及保管期間有遺失、塗改、調換及損壞等情況的發生。

　　為保證政府採購檔案的安全、保密、不遺失，必須認真執行《政府採購文件檔案閱讀、外借保密制度》、《政府採購文件檔案外借程式》等。按審批程式借、查閱的相關人員對採購檔案內容應有保密義務。採購文件中的供應商投標文件，因涉及供應商的商業機密，沒有得到有關方面的許可，不得對外提供。

　　政府採購檔案的銷毀必須有嚴格的程式，先由檔案管理人員列出政府採購檔案銷毀清冊和提出意見，報有批准許可權部門審批，同意銷毀的採購檔案必須到指定的工廠或地點實行監銷，未經批准，不得銷毀。

　　做好檔案管理既可以縮短政府採購調研工作，降低政府採購成本，節約財政支出，同時亦可提高工作效率又能從根本上促進黨風廉政建設，全面促進政府採購工作的健康發展。

　　(一)專業人員缺乏，管理質量差，層次低

　　檔案管理是一項專業知識極強工作，目前很多採購代理機構檔案員管理大多身兼數職，由於專業人員少，素質低下，檔案管理充其量僅是資料的集中堆放，捲內目錄編輯混亂，整理次序前後顛倒，甚至多人參與捲內目標編寫，標準難以統一。資料收集不全，保密性、安全性堪憂，使用功能、實證功能、原始記錄性功能未得充分體現。有的採購支付手續還沒有結束，有關合同等資料已經丟失等。有些單位已經參與了政府採購，但在會計相關憑證里沒有反映政府採購的任何手續。還有個別自行組織招標的單位或個別的採購代理機構，由於暗箱操作等原因，人為破壞、丟失政府採購活動中相關會計檔案資料，銷毀採購活動記錄。一些採購人和代理機構在辦理採購項目時，不註重採購活動記錄，不及時準確地記錄，有的只對開標等活動現場情況進行記錄，對採購項目的資金安排、使用非招標方式原因等前期活動未做記錄，對確定中標人原因、合同價格等採購後期的活動情況亦未做記錄。有的採購代理機構沒有明確專門人員負責記錄。有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監管人員兼記錄的，有的採購活動記錄出現多個筆跡，誰有空閑誰記錄。更有一些別有用心的人偽造、變造採購活動記錄。

　　(二)保存主體不明確

　　《政府採購法》規定，保存主體是採購人和採購代理機構，但實際工作中，大都由採購代理機構負責保存。

　　(三)管理設施缺乏

　　有的代理機構沒有獨立的檔案室，採購資料存放雜亂，有的雖有檔案室，但容量較小，環境不好，只有簡易的可移動的檔案櫃，未能合理設立檔案密集架，處在一種簡單的資料堆積階段。很多地方檔案管理資料未能輸入電腦，手工操作居多。檔案收集工作不嚴密，造成關鍵資料的預設，檔案文件完整性受損、管理措施的滯後制約了檔案管理手段的創新與升級。

　　(四)檔案保存範圍過小

　　會計報表、供應商資料以及採購文件資料等三者組成政府採購檔案的主體，但未能實質性地進入檔案管理範圍。很多採購機構未能真正重視檔案的管理，使得這部分寶貴資料散落在各崗位工作人員手中，給檔案整理的完整性留下了隱患。由於分工的不同，或者出於工作職責和保密觀念的考慮，個人擁有的檔案資料總偏向於自己管理，沒有存檔意識。而負責供應商庫的管理人員出於方便工作等目的，總想把資料當成私有財產，未考慮到檔案的集體使用功能。

　　(五)管理方式陳舊，借閱制度混亂

　　所謂的管理僅是開門送材料，關門堆資料，沒有借閱登記本或借閱不登記現象屢有發生，一些招標項目的關鍵性的數據與結論，在評標結束後往往是胡亂地往桌上一堆，增加了許多泄密變數，且為追查泄密者製造了麻煩與困難。

　　(六)檔案管理與使用脫節

　　檔案具有實證性功能和使用效用，供應商投標技術方案描述、技術參數，財務狀況、售後服務承諾等方面的內容對製作標書與評分辦法有很強的借鑒作用。政府採購檔案是寶貴的智力資源，供應商登記資料是最原始的資質水平證明，是對供應商履約能力、資信等級、技術水準的直接記錄，對投標名單確定、中標候選人的產生具有一定參考價值。然而一些採購代理機構為了達到所謂的保密效果，一律不得借閱檔案資料，使可用的檔案成為一堆死材料，造成了檔案資源浪費。

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