咨詢服務採購

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目錄

咨詢服務採購概述

  咨詢服務採購指工程咨詢單位和咨詢專家的選聘。是付出智力勞動獲取回報的過程,是一種有償服務。

咨詢服務採購的方式

  咨詢服務採購方式一般可根據服務金額的多少,分為有限競爭選聘招投標選聘直接委托等多種方式。根據國內現狀,建議服務合同金額在80萬元以上的咨詢服務採用招投標方式,10萬元以下的咨詢服務採購宜採用直接委托的方式,金額在10-80萬元的咨詢服務採購宜採用有限競爭方式。

咨詢服務採購的有限競爭選聘

  工程咨詢服務的一種重要的採購方式是有限競爭選聘,有限競爭選聘方式在國際上被稱為“質量成本”方式。有限競爭要求咨詢機構在提交項目建議書時採用“雙信封”形式,即技術建議書和財務建議書分別密封提交。

  有限競爭選聘方式對適用項目的規模標準沒有特殊規定。對於使用政府資金資源的項目,有限競爭選聘方式主要分為三步。

  (一)準備、發送項目文件和接受項目建議書

  1.組建項目委員會和項目評審委員會

  (1)組建項目委員會由主管項目的政府機構和項目法人組成項目委員會。項目委員會應至少包括三名成員,由該政府機構的主要領導任主任委員。其職責是全面負責選聘工作,編製任務大綱及以下規定的其他文件,組建項目評審委員會、支持項目評審委員會工作、接受該委員會對項目建議書的評審和排名結果以及進行合同談判等。

  (2)組建項目評審委員會項目評審委員會由項目委員會負責組建。項目評審委員會由部分項目委員會成員和相關領域的外聘專家組成。項目評審委員會人數應為奇數,至少有五名成員,其中三分之二以上為外部專家。項目評審委員會中既要有技術評審專家也要有財務評審專家。

  2.選擇咨詢機構

  (1)制定資質預審條件資質預審條件由項目評審委員會制定。在專業協會或行業協會註冊的工程咨詢公司或咨詢工程師可以作為資質預審條件。

  (2)公佈項目消息及資質預審條件項目委員會負責與專業協會或行業協會聯繫併在指定的報紙、網站或其他媒介上發佈項目公告。公告中應明確說明資質預審條件及提交資質證明材料的時間和地址。資質預審條件可包括:與本項目相關的工作業績;咨詢機構的主要業務人員、設施及設備情況;咨詢機構從事同類規模項目管理能力;咨詢機構的財務狀況;咨詢機構的工作負荷情況(因負荷情況將影響該咨詢機構在人員、管理資金等方面的配置)。

  (3)確定通過資質預審的咨詢機構名單如果不把在某協會的註冊情況作為資質預審條件,項目評審委員會應根據資質預審條件評估咨詢機構的資質證明材料,並確定通過資質預審的咨詢機構名單。通過資質預審的咨詢機構將進入項目建議書的提交及評審程式。如果通過資質預審的咨詢機構的數量不足三家,項目評審委員會應修訂並公佈新的資質預審條件,重新進行資質預審,直至三家或三家以上咨詢機構通過為止。

  (4)短名單方式為促進其他地區、規模較小或財務及法律地位獨立的咨詢機構參與競爭,項目評審委員會可在資質預審的基礎上形成短名單。進入短名單的條件應包括地域(如各地區應各有幾名咨詢機構進入短名單)、規模(應有大小規模不等的咨詢機構進入短名單)及所有制形式等。

  項目評審委員會應按規定發佈項目公告並接受咨詢機構提交的意向書以及相應的資質證明材料。項目評審委員根據上述短名單條件從提交意向書的咨詢機構中選擇不多於五家的咨詢機構形成短名單,並向進入短名單的咨詢機構發送項目文件,邀請其提交項目建議書。

  3.制定任務大綱

  由項目委員會負責準備《任務大綱》,其內容包括:項目目的、目標;項目工作的範圍;項目背景(包括已經開展了哪些研究);項目的培訓要求;項目所需的服務、調查及數據等;對項目成果的要求(圖表、報告、軟體等);政府機構對完成該項目所需人力及時間的初步估計;要求咨詢機構提供技術路線、工作計劃、進度安排、以及人員安排等。

  如果任務大綱在技術上較為複雜,項目委員會難以獨立編製任務大綱,可外聘咨詢顧問(編製任務大綱的咨詢顧問不得參加項目競爭)編製任務大綱

  4.制定項目建議書評審標準

  (1)項目評審委員會在任務大綱的基礎上制定技術建議書的評審標準。項目評審委員會在制定技術建議書評審標準時應考慮咨詢機構的工作業績、技術路線、主要項目成員等關鍵因素對項目的影響,並確定上述因素的具體分值。

  (2)項目評審委員會制定財務建議書評審標準。評審標準中應要求不同咨詢機構報出的人員報酬 (註明時間單位該報酬應包括社會保障費用、一般管理費用及其他費用)和直接支出費用具有可比性。對於技術路線未知的項目,可以不考慮財務建議書。

  (3)項目評審委員會應確定技術建議書及財務建議書各占的權重,進行綜合排名。咨詢服務項目的技術路線比較複雜,財務建議書往往所占的權重較小,一般應在0至20%之間。

  5.準備項目文件

  項目委員會負責準備項目文件,包括:

  (1)邀請函,主要內容有:政府機構希望以合同形式採購該項咨詢服務的基本要求;項目建議書提交的時間、地點、截止日期、收件人及聯繫方式;主要項目成員不得變更的有效期限;技術建議書和財務建議書分別密封提交的要求及技術建議書和財務建議書的份數;實地考察的安排(如需實地考察);合同談判和項目啟動的日期;對項目文件進行答疑的程式;準備項目建議書的費用由咨詢機構自理的說明;收到項目文件的信息反饋及明確向政府機構表明參加項目競爭的方式。

  (2)任務大綱、選聘程式和項目建議書評審標準。

  (3)邀請函附件,其主要內容有:技術建議書格式:工作計劃、人員安排、進度安排、人員簡歷、咨詢機構資歷等;財務建議書格式;政府機構準備為該項目提供的服務、設施、設備或人員的詳細情況說明;政府出資項目選聘咨詢顧問的規定;合同樣本

  由項目工作小組負責將上述所有文件進行彙總,形成完整的項目文件。

  6.發送項目文件和接受項目建議書

  (1)發送項目文件:項目委員會負責向所有符合註冊條件、通過資質預審或進入短名單的咨詢機構發送項目文件。

  (2)項目實地考察:在必要的情況下項目工作小組應安排咨詢機構進行項目實地考察。

  (3)答疑:項目委員會負責受理並解答關於項目文件,包括任務大綱及其他文件的疑問。所有提問及答覆均應以書面形式通知所有準備提交項目建議書的咨詢機構。

  (4)準備項目建議書:咨詢機構應根據項目文件的要求準備項目建議書。咨詢機構在準備項目建議書時可參考有關咨詢機構(顧問)的註意事項。

  (5)接受項目建議書:項目委員會接受咨詢機構提交的項目建議書並保證其在開啟前的安全和保密。

  (二)項目建議書的開啟、評審和排名

  1.開啟項目建議書

  項目委員會與評審委員會先開啟技術建議書,由項目評審委員會對其進行評審,在此期間不應打開財務建議書。 (www.Examw.com)

  2.技術建議書評審

  由項目評審委員會按評審標準和權重對技術建議書進行評審。根據咨詢機構的經驗、方法、主要項目成員等關鍵因素對項目的影響來打分。雖然各個項目的咨詢特點不同,但從工程咨詢的特點來看,一般這三種因素的評分比例為:咨詢機構的相關業績占10%左右;技術路線和工作計劃約占40%;主要項目成員占50%左右。

  3.財務建議書評審

  (1)若財務建議書的權重為零,項目評審委員會只在合同談判階段開啟參加合同談判的咨詢機構的財務建議書,其餘財務建議書原封退回各咨詢機構。

  (2)如果財務建議書權重不為零,項目評審委員會將首先檢查其合理性及是否符合任務大綱的要求。

  (3)財務建議書必須符合規定格式,採用統一的分類和單位,以便進行比較。財務建議書應按報價,由低向高依次排列。

  (4)項目評審委員會預先應按照下列原則確定財務建議書的權重:技術路線未知的項目,財務建議書的權重為零;技術複雜程度較高的項目,財務建議書的權重為1-5%;技術複雜程度一般的項目,財務建議書權重為5-15%;技術複雜程度較低的項目,財務建議書權重為15-20%。財務建議書的權重最高不得超過總權重的20%。

  4.綜合排名

  項目評審委員會根據事先確定並已通知咨詢公司的權重,將技術建議書得分和財務建議書得分加權相知得到綜合分數,並根據綜合分數的高低對咨詢機構依次進行排名。

  5.提交排名結果

  項目評審委員會將上述排名結果提交項目委員會審議。項目委員會邀請排名第一的咨詢機構進行合同談判

咨詢服務採購的招投標方式

  選聘工程咨詢服務的另一種重要方式是招投標方式,招標可以分為公開招標邀請招標

  (一)公開招標工程咨詢服務招投標採購方式的主要程式包括:

    • 1.組建項目工作小組
    • 2.紐建評標委員會
    • 3.制訂資質預審條件
    • 4.發佈招標公告
    • 5.確定通過資質預審的咨詢機構
    • 6.制訂任務大綱
    • 7.確定技術標和財務標的評審標準
    • 8.準備招標文件(咨詢機構須知,包括招標函、任務大綱、招標函附件等)
    • 9.彙總招標文件並報監督部門備案
    • 10.發送招標文件
    • 11.項目實地考察
    • 12.答疑
    • 13.準備投標文件
    • 14.接受投標文件
    • 15.開標
    • 16.技術標評審
    • 17.財務標評審
    • 18.綜合排名
    • 19.提交排名結果
    • 20.報監督部門備案
    • 21.宣佈中標
    • 22.合同談判
    • 23.簽署合同
    • 24.合同談判失敗的後果處理

咨詢服務採購的其他方式及事項

  (一)採購工程咨詢服務的其他方式

  1.直接委托

  直接委托只適用於某些特殊情況:

  (1)項目緊急,必須馬上簽署合同並立即開始工作,以確保能在所要求的時間內完成項目。

  (2)項目金額較小(如低於人民幣十萬元),若採用其他選聘方式,成本相對過高。

  (3)計劃進行的項目是現有項目的後續項目,而且另行聘請咨詢機構與繼續委托執行現有項目的咨詢機構相比,會明顯增加時間和費用方面的支出(國際上對這種情況有嚴格規定)。

  (4)後續項目要求咨詢機構需要具備只有在執行現有項目過程中才能獲取的特定技術或成果。

  (5)項目涉及國家機密或其他保密事項。 考試用書

  直接委托咨詢服務的主要工作是合同談判。政府機構先將任務大綱發給擬直接委托的咨詢機構。合同談判的主要內容是任務大綱以及咨詢機構應完成的工作。咨詢機構應提交包括工作計劃、人員和進度安排及預算在內的技術建議書以及財務建議書。政府機構應慎重審核其財務建議書,避免非競爭條件下咨詢機構的報價過高。

  2.選聘獨立咨詢顧問

  當政府機構只需要專家為其提供建議,而不需要咨詢機構對項目成果進行管理或承擔責任時,政府機構可通過刊登廣告、通知有關協會或研究院所等方式直接選聘獨立咨詢顧問。選聘獨立咨詢顧問的基本依據是信譽、經驗和學識。選聘標準具體可包括:學術背景、相關領域的經驗、是否瞭解當地情況以及是否掌握當地語言等。

  (二)咨詢機構(顧問)的註意事項

  上述的選聘程式主要強調了對政府機構的要求,同時對咨詢機構也有一系列要求,其中包括:

  1.嚴格按照文件要求如實準備項目建議書,特別是項目成員簡歷。因為項目成員簡歷或咨詢機構資質中的任何不實數據均會對項目成員、咨詢機構以致整個選聘工作造成嚴重後果。

  2.不得試圖從項目委員會和項目評審委員會處獲取保密信息,不得試圖影響這兩個委員會的決定。

  3.實事求是地提交費用方面的情況,尤其是直接指出費用。

  4.不得擅自更改項目成員,應及早安排,按時完成服務。

  5.註意資料的保密。

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