非預算控製法

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　　除了預算控制方法以外，管理控制工作中還採用了許多不同種類的控手段和方法。有些方法屬於傳統的控制方法，例如親自觀察。另外一些方法例如計劃評審法，則代表了新一代的計劃和控制方法，它說明科學技術的步、社會活動規模的擴大必然伴隨著管理理論的發展和管理技術的進步。另一種分類角度來看，有些方法是適用於局部控制的，例如程式控制方法而另一些方法是用於綜合控制的，例如損益控製法。隨著組織規模的擴大分權管理的發展，對管理工作的綜合控制顯得日益重要。此外，還有一個顯著的特點，那就是許多控制方法同時也是計劃方法。這就再一次說明瞭一個客觀事實，即控制和計劃是一個問題的兩個方面，控制的任務是使計劃得以實現。因此，顯而易見的道理是，控制必須反映計劃。

　　一、視察

　　也許算得上是一種最古老、最直接的控制方法，它的基本作用就在於獲得第一手的信息。作業層（基層）的主管人員通過視察，可以判斷出產量、質量的完成情況以及設備運轉隋況和勞動紀律的執行情況等；職能部門的主管人員通過視察，可以瞭解到工藝文件是否得到了認真的貫徹，生產計劃是否按預定進度執行，勞動保護等規章制度是否被嚴格遵守，以及生產過程中存在哪些偏差和隱患等；而上層主管人員通過視察，可以瞭解到組織的方針、目標和政策是否深入人心，可以發現職能部門的情況報告是否屬實以及員工的合理化建議是否得到認真對待，還可以從與員工的交談中瞭解他們的情緒和士氣等。所有這些，都是主管人員最需要瞭解的，但卻是正式報告中見不到的第一手信息。

　　但是，視察的優點還不僅僅在於能掌握第一手信息，它還能夠使得組織的管理者保持和不斷更新自己對組織的感覺，使他們感覺到事情是否進展得順利以及組織這個系統是否運轉得正常。視察還能夠使得上層主管人員發現被埋沒的人才，並從下屬的建議中獲得不少啟發和靈感。此外，親自視察本身就有一種激勵下級的作用，它使得下屬感到上級在關心著他們。所以，堅持經常親臨現場視察，有利於創造一種良好的組織氣氛。

　　當然，主管人員也必須註意視察可能引起的消極作用。例如，也存在著這樣的可能，即下屬可能誤解上司的視察，將其看作是對他們工作的一種干涉和不信任，或者是看作不能充分授權的一種表現。這是需要引起註意的。儘管如此，親臨視察的顯著好處仍使得一些優秀的管理者始終堅持這種作法。一方面即使是擁有電腦化的現代管理信息系統，電腦提供的實時信息，作出的各種分析，仍然代替不了主管人員的親身感受、親自瞭解；另一方面，管理的對象主要是人，是要推動人們去實現組織目標，而人所需要的是通過面對面的交往所傳達的關心、理解和信任。

　　二、報告

　　報告是用來向負責實施計劃的主管人員全面地、系統地闡述計劃的進展情況、存在的問題及原因、已經採取了哪些措施、收到了什麼效果、預計可能出現的問題等情況的一種重要方式。控制報告的主要目的是提供一種如有必要，即可用作糾正措施依據的信息。

　　對控制報告的基本要求是必須做到：適時；突出重點；指出例外情況；儘量簡明扼要。通常，運用報告進行控制的效果，取決於主管人員對報告的要求。管理實踐表明，大多數主管人員對下屬應當向他報告什麼，缺乏明確的要求。隨著組織規模及其經營活動規模的日益擴大，管理也日益複雜，而主管人員的精力和時間是有限的，從而，定期的情況報告也就越發顯得重要。

　　（一）負責實施計劃的上層主管人員對掌握情況的需要，可歸納為以下四個方面。

　　1、投入程度。就是說，主管人員需要確定他本人參與的程度；他需要逐項確定他應在每項計划上花費多少時間，應介入多深。

　　2、進展情況。就是說，主管人員需要獲得哪些應由他向上級或向其他有關單位（部門）彙報的有關計划進展的情況，諸如：我們的進度如何；怎樣向我們的客戶介紹計划進展情況；在費用方面我們做得如何；如何向客戶解釋費用問題等。

　　3、重點情況。就是說，主管人員需要在向他彙報的材料中挑選哪些應由他本人註意和決策的問題。

　　4、全面情況。就是說，主管人員需要掌握全盤情況，而不能只是瞭解一些特殊情況。

　　（二）為了滿足上級主管人員的上述四項要求，美國通用電器公司建立了一種行之有效的報告制度。報告主要包括以下八個方面的內容：

　　1、客戶的鑒定意見以及上次會議以來外部的新情況。這方面報告的作用在於使上級主管人員判斷情況的複雜程度和嚴重程度，以便決定他是否要介入以及介入的程度。

　　2、進度情況。這方面報告的內容是將工作的實際進度與計划進度進行比較，說明工作的進展情況。通常，擬定工作的進度計劃可以採用“計劃評審技術”。對於上層主管人員來說，他所關心的是處於關鍵線路上的關鍵工作的完成情況，因為關鍵工作若不能按時完成，那麼整個工作就有可能誤期。

　　3、費用情況。報告的內容是說明費用開支的情況。同樣，要說明費用情況，必須將其與費用開支計划進行比較，並回答實際的費用開支為什麼超出了原定計劃，以及按此趨勢估算的總費用開支（超支）情況，以便上級主管人員採取措施。

　　4、技術工作情況。技術工作情況是表明工作的質量和技術性能的完成情況和目前達到的水平。其中很重要的問題是說明設計更改情況，要說明設計更改的理由和方案，以及這是客戶提出的要求還是我們自己做出的決定等。

　　以上關於進度、費用和技術性能的報告，從三個方面說明瞭計劃執行情況。下麵是要報告需要上層主管人員決策和採取行動的那些項目，分為當前的關鍵問題和預計的關鍵問題兩項。

　　5、當前的關鍵問題。報告者需要檢查各方面的工作情況，並從所有存在的問題中挑出三個最為關鍵的問題。他不僅要提出問題所在，還須說明對整個計劃的影響，列出準備採取的行動，指定解決問題的負責人，以及規定解決問題的期限，並說明最需要上級領導幫助解決的問題所在。

　　6、預計的關鍵問題。報告的內容是指出預計的關鍵問題。同時也需要詳細地說明問題，指出其影響，準備採取的行動，指定負責人和解決問題的日期。預計的關鍵問題對上層主管人員來說特別重要；這不僅是為他（們）制定長期決策時提供選擇，也是因為他（們）往往認為下屬容易陷入日常問題而對未來漠不關心。

　　7、其他情況。報告的內容是提供與計劃有關的其他情況。例如，對組織及客戶有特別重要意義的成就，上月份（或季、年）的工作績效與下月份的主要任務等。

　　8、組織方面的情況。報告的內容是向上層領導提交名單，名單上的人員可能會去找這位上層領導，這位領導也需要知道他們的姓名。同時還要審查整個計劃的組織工作，包括內部的研製開發隊伍以及其他的有關機構（部門）。

　　對於組織經營活動中的各種不同度量之間的比率分析，是一項非常有益的和必需的控制技術或方法。“有比較才會有鑒別”，也就是說，信息都是通過事物之間的差異傳達韻。

　　一般說來，僅從有關組織經營管理工作成效的絕對數量的度量中是很難得出正確的結論的。例如，僅從一個企業年創利1000萬元這個數字上很難得出什麼明確的概念，因為我們不知道這個企業的銷售額是多少；不知道它的資金總數是多少；不知道它所處的行業的平均利潤水平是多少；也不知道該企業上年和歷年實現利潤是多少；等等。所以，在我們作出有關一個組織的經營活動是否有顯著成效的結論之前，必須首先明確比較的標準。

　　企業經營活動分析中常用的比率可以分為兩大類，即財務比率和經營比率。前者主要用於說明企業的財務狀況；後者主要用於說明企業經營活動的狀況。

　　企業的財務狀況綜合地反映著企業的生產經營情況。通過財務狀況的分析可以迅速地、全面地瞭解一個企業資金來源和資金運用的情況；瞭解企業資金利用的效果以及企業的支付能力和清償債務的能力。常用的財務分析比率有以下幾類。

　　（一）資本金利潤率。

　　對於一個企業來說，分析其資本金利用效果的出發點和歸宿，是用資本金利潤率這一重要指標。它是財務績效的最佳衡量尺度，是一種高度綜合的計量比講率。

　　1、資本金利潤率的計算公式如下；

　　資本金利潤率=利潤總額/資本金總額×100%

　　式中，利潤總額指的是稅前利潤，資本金總額指的是企業在工商管理部門登記的註冊資金。

　　資本金利潤率說明的是一定時期企業投入資本的獲利水平，它是直接衡量企業經營成果的尺度，具有重要的現實經濟意義。企業人、財、物、供、產、銷等各方面工作的好與壞，都會影響這項指標。企業的固定資產利用率高，流動資產周轉速度快，用同樣的資本可完成更多的財務成果。資本金利潤率，應高於銀行存款利率或債券利率，企業才能繼續經營下去。

　　2、國有企業為了考察一定時期資本金的增值情況，一般應用資本金增值率指標。其計算公式如下：

　　資本金增值率=(資本金年末數-資本金年初數)/資本金年初餘額×100%

　　（二）銷售利潤率、營業收入利稅率。

　　1、銷售利潤率，或稱銷售收入利潤率，是反映實現的利潤在銷售收入（或營業收入）中所占的比重。比重越大，表明企業獲利的能力越高，企業的經營效益越好。其計算公式為：

　　銷售利潤率=利潤總額/產品銷售收入（或營業收入）×100%

　　2、營業收入利稅率，是衡量企業營業凈收入獲取盈利的指標。其計算公式如下：

　　營業利稅率=(利潤總額+銷售稅金)/營業收入總額×100%

　　（三）成本費用利潤率。

　　成本費用利潤率指利潤總額與營業成本（銷售成本）之間的比率。它是衡量企業營業成本、各項費用獲利水平的指標，表明企業承成本降低方面取得的經濟效益如何。其計算公式如下：

　　成本費用利潤率=利潤總額/產品銷售成本×100%

　　銷售利潤率、成本費用利潤率均是收益性指標，受企業機械化、自動化程度的影響，但不受生產規模大小的影響。因而可以比較本企業不同時期的經濟效益。

　　以上三種指標屬於評價企業盈利能力的比率指標，分析這些指標的目的在於考察企業一定時期實現企業總目標的收益及獲利能力，分析企業以一定的勞動占用和勞動耗費取得多少盈利。

　　（四）資產負債率。

　　資產負債率指企業負債總額與企業全部資產的比率，即在企業全部資產中負債總額占多大比重，用以衡量企業利用債權人提供資金進行經營活動的能力，也就是反映債權人借出資金的安全程度。因此它是企業長期償債能力的晴雨表，負債的比例越低，表明企業的償債能力越強，債權人得到保障的程度越高。其計算公式如下：

　　資產負債率=負債總額/全部資產總額×100%

　　（五）流動比率。

　　流動比率指流動資產與流動負債的比率，它用以衡量企業流動資產在短期債務到期以前，可以變為現金用於償還流動負債的能力。共計算公式如下：

　　流動比率=流動資產合計數/流動負債合計數×100%

　　企業流動資產大於流動負債，一般表明企業償還短期債務的能力強。同時，用流動比率去衡量企業資產流動性如何。一般要求企業的流動資產在清償流動負債以後，應基本滿足日常生產經營中的資金需要，但並不意味著流動比率越大越好。從企業的角度看，過大的流動比率說明經營管理不善，因為它很可能是一種不能利用的現金、超出。周轉需要的各種存貨和造成過於擴張的應收帳款這種拙劣的賒銷經營方式的一種信號，這也就意味著企業流動資產占用較多，會影響企業經營資金周轉率和獲利能力，同時，企業很可能沒有充分利用它當前短期信貸的能力。當然，如果比率過低，說明企業償債能力較差。經驗表明，2：1左右的流動比率對大多數企業來說是比較適合的。但各行業生產經營方式不同、生產周期不同，對資產流動性的要求並不一致。因此，要根據不同具體情況確定標準比率，作為考核的尺度。

　　（六）速動比率。

　　速動比率指企業速動資產與流動負債的比率。所謂速動資產是指流動資產減去存貨等非速動資產後的差額。

　　其計算公式如下：

　　速動比率=速動資產/流動負債×100%

　　速動比率是衡量企業短期償債能力的指標，反映企業流動資產中可以立即用於償付流動負債的能力。速動資產具體來講，只包括流動資產中的現金、銀行存款、應收票據、短期投資、應收帳款、有價證券等能變現的資產。速動比率的目的是要測試：假設存貨根本沒有什麼價值可以留下時，在真正的危機出現的情況下，流動負債的收集能力（償還流動負債的能力）有多大。作為企業面臨困境時對償付能力的有效的測量，這種比率是非常有用的。一般認為這個比率低於 0.6，就說明某些事情或某些地方可能很糟糕；而低於 0.4，就已經接近了破產的邊緣。在美國，一般認為這個比率在 100%以上為好。但是，從經營的動態性生角度來看，速動比率應為多少合適，最好還應同時分析一下企業在未來時期的經營情況。

　　以上三種比率，是用於評價企業償債能力的指標。企業在經營中需要從銀行或其他途徑獲得貸款或投資。作為貸款者或投資者必然有兩方面的考慮，他們即樂於投資到一家經營成功的企業中，但又非常小心地判斷該企業有無發生清算破產的可能性以及收不回其資金的風險。因此，在國外，貸款者或投資者通常使用上述這三種比率來估計企業的支付能力償還債務的能力。

　　（七）應收帳款周轉率。

　　應收帳款周轉率指企業賒銷收入凈額與平均應收帳款餘額的比率。它是衡量企業收回應收帳款效率的指標，反映企業應收帳款的流動程度。其計算公式如下：

　　應收帳款周轉率=賒銷收凈額平均應收帳款餘額×100%

　　式中，

　　賒銷收入凈額=銷售收入 -現銷收入 -（銷售退回 +銷售折讓+銷售折扣）

　　平均應收帳款餘額=(期初應收賬款+期末應收入帳款)/2

　　應收帳款周轉率反映的是企業一定時期內銷售債權（即應收帳款的累計發生數）與期末應收帳款平均餘額之比，表明銷售債權的收回速度。收回速度越快，說明資產的利用效率越高。

　　（八）存貨周轉率。

　　存貨周轉率指銷貨成本與平均存貨的比率。它是衡量企業銷售能力和管理存貨效率的指標。其計算公式如下：

　　存貨周轉率=銷貨成本/平均存貨×100%

　　式中，

　　平均存貨=(期初存貨+期末存貨)/2

　　存貨周轉率反映企業存貨在一定時期內使用和利用的程度，即利用存貨的效率如何，或者存貨是否過量。在一定時期內周轉率越高，即周轉次數越多，周轉一次所需的時間越少，表明資產的利用效率越高。

　　以上兩個比率是用於分析企業營運能力的指標。

　　前面已指出，財務比率是衡量一個企業生產經營狀況和財務狀況的綜合世指標。除此以外，還有一些更直接的比率，可以用來進一步說明企業的經營情況。這些比率稱為經營比率，常用的有以下幾種：

　　（一）市場占有率。

　　市場占有率又稱市場份額，指的是企業的主要產品在該種產品的市場銷售總額中所占的比重。對大公司來說，這是一個最重要的經營比率，是應當為之奮鬥和捍衛的目標。因為只有取得了穩定的市場占有率，企業才能在激烈的市場競爭中取勝，才能獲得可觀的利潤。而市場占有率的下降，是一個企業開始衰敗的最顯著特征。值得引起註意的問題是，市場占有率的下降，可能被銷售額的緩慢增長所掩蓋。例如，當一定公司在一個增長率為 10%的市場中年銷售額增加5%，這仍然說明它的市場占有率在下降。

　　（二）相對市場占有率。

　　當缺乏總的市場規模的統計資料的，可以採用相對市場占有率作為衡量的指標。常用的相對市場占有率指標有兩種：一種是某公司的銷售量與該公司所在市場中占領先地位的最大的頭三名競爭對手銷售量總和的百分比；另一種是與最大的公司銷售量的百分比。

　　（三）投入-產出比率。

　　用作控制度量的投入一產出比率是對投入利用效能的直接測量標準。其中一些比率採用的是實物計量單位。下麵是幾項常見的投入與產出之間的測量標準。

　　1、投入方面：工資及資金；實用工時；生產能力；主要原材料；能源等等。

　　2、產出方面：產品產量；銷售量；銷售收入；工業總產值等等。幾乎每項投入都能夠同產出的任何一項對應成一對比率，以衡量某一方面的經營或管理效果和效率。例如，工業總產值比工時總數（或工作日總數）為時（或日）勞動生產率；能源消耗量與工業總產值之比為產值能耗率，等等。

　　所謂盈虧分析，就是根據銷售量、成本和利潤三者之間的相互依賴關係，對企業的盈虧平衡點和盈利情況的變化進行分析的一種方法，又稱“量、本、利”分析。它是一種很有用的控制方法和計劃方法。在盈虧分析中，將企業的總成本按照性質分為固定成本和變動成本（或可變成本）。所謂固定成本是指不隨銷售量變化的那部分成本，例如折舊費、設備大修理費、辦公費、新產品研製費等。變動成本則是指隨銷售量變化而變化的那部分成本，例如原材料、工時費、燃料和動力費等。固定成本、變動成本、銷售量和利潤之間的關係可用一種稱之為“盈虧平衡圖”的坐標圖來描述見圖1。

　　圖中各條直線的數學表式和各個變數的含義如下：

　　I = C + P

　　式中，I———銷售收入，它等於總成本 C加上利潤 P或者產品單價M與銷售量 Q的乘積；

　　C_F———固定居本；

　　C'_v———單位變動成本；

　　Q₀———盈虧平衡點銷售量，它是利潤恰好為零，也就是銷售收入恰好等於總成本的那一點。由此，我們可以建立盈虧分析的兩個基本公式；

　　盈虧分析在控制工作中的應用主要有以下幾方面：

　　（1）預測實現目標利潤的銷售量。這隻要將計劃達到的目標利潤（記作 PH?）代入公式一，就可得出實現目標利潤的銷售量。

　　（2）分析各種因素變動對利潤的影響。通過公式一的全微分，然後經過整理後，得到如下的增量分析公式：

　　dp = (M − C'_v)dQ + QdM − QdC'_v − dC_F

　　寫成增量的形式為：

　　上式說明瞭銷售量、單位售價、單位變動成本以及固定成本的變動對利潤的影響，既可用來作綜合分析，又可分別進行分析。

　　（3）進行成本控制。在盈虧分析中，盈虧平衡點是一個最主要的分析的指標和控制指標。所以，分析構成固定成本和變動成本的那些成本因素的變動對盈虧平衡點的影響，可以用來進行成本控制。通過求公式 2的全微分，可以建立用於成本控制的增量公式，其形式如下：

　　寫成增量的形式為：

　　上式表明固定成本和變動成本的變化對盈虧平衡點銷售量的影響是同方向的，而銷售價格的變化對盈虧平衡點銷售量的影響是反方向的，這與理論分析的結論是一致的。

　　（4）判斷企業經營的安全率。企業的經營狀況可以用企業的經營安全率指標進行粗略的判斷。經營安全率是指企業的經營規模（一般是以銷售量來表示）超過盈虧平衡點的程度。經營安全率的計算公式如下：

　　經營安全率=

　　一般認為，經營安全率大於 30%表示安全；10%以下表示危險，應發出警告。