非预算控制法

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非预算控制概述

  除了预算控制方法以外,管理控制工作中还采用了许多不同种类的控手段和方法。有些方法属于传统的控制方法,例如亲自观察。另外一些方法例如计划评审法,则代表了新一代的计划和控制方法,它说明科学技术的步、社会活动规模的扩大必然伴随着管理理论的发展和管理技术的进步。另一种分类角度来看,有些方法是适用于局部控制的,例如程序控制方法而另一些方法是用于综合控制的,例如损益控制法。随着组织规模的扩大分权管理的发展,对管理工作的综合控制显得日益重要。此外,还有一个显著的特点,那就是许多控制方法同时也是计划方法。这就再一次说明了一个客观事实,即控制和计划是一个问题的两个方面,控制的任务是使计划得以实现。因此,显而易见的道理是,控制必须反映计划。

传统的非预算控制方法

  一、视察

  也许算得上是一种最古老、最直接的控制方法,它的基本作用就在于获得第一手的信息。作业层(基层)的主管人员通过视察,可以判断出产量、质量的完成情况以及设备运转隋况和劳动纪律的执行情况等;职能部门的主管人员通过视察,可以了解到工艺文件是否得到了认真的贯彻,生产计划是否按预定进度执行,劳动保护等规章制度是否被严格遵守,以及生产过程中存在哪些偏差和隐患等;而上层主管人员通过视察,可以了解到组织的方针、目标和政策是否深入人心,可以发现职能部门的情况报告是否属实以及员工的合理化建议是否得到认真对待,还可以从与员工的交谈中了解他们的情绪和士气等。所有这些,都是主管人员最需要了解的,但却是正式报告中见不到的第一手信息。

  但是,视察的优点还不仅仅在于能掌握第一手信息,它还能够使得组织的管理者保持和不断更新自己对组织的感觉,使他们感觉到事情是否进展得顺利以及组织这个系统是否运转得正常。视察还能够使得上层主管人员发现被埋没的人才,并从下属的建议中获得不少启发和灵感。此外,亲自视察本身就有一种激励下级的作用,它使得下属感到上级在关心着他们。所以,坚持经常亲临现场视察,有利于创造一种良好的组织气氛。

  当然,主管人员也必须注意视察可能引起的消极作用。例如,也存在着这样的可能,即下属可能误解上司的视察,将其看作是对他们工作的一种干涉和不信任,或者是看作不能充分授权的一种表现。这是需要引起注意的。尽管如此,亲临视察的显著好处仍使得一些优秀的管理者始终坚持这种作法。一方面即使是拥有计算机化的现代管理信息系统,计算机提供的实时信息,作出的各种分析,仍然代替不了主管人员的亲身感受、亲自了解;另一方面,管理的对象主要是人,是要推动人们去实现组织目标,而人所需要的是通过面对面的交往所传达的关心、理解和信任。

  二、报告

  报告是用来向负责实施计划的主管人员全面地、系统地阐述计划的进展情况、存在的问题及原因、已经采取了哪些措施、收到了什么效果、预计可能出现的问题等情况的一种重要方式。控制报告的主要目的是提供一种如有必要,即可用作纠正措施依据的信息。

  对控制报告的基本要求是必须做到:适时;突出重点;指出例外情况;尽量简明扼要。通常,运用报告进行控制的效果,取决于主管人员对报告的要求。管理实践表明,大多数主管人员对下属应当向他报告什么,缺乏明确的要求。随着组织规模及其经营活动规模的日益扩大,管理也日益复杂,而主管人员的精力和时间是有限的,从而,定期的情况报告也就越发显得重要。

  (一)负责实施计划的上层主管人员对掌握情况的需要,可归纳为以下四个方面。

  1、投入程度。就是说,主管人员需要确定他本人参与的程度;他需要逐项确定他应在每项计划上花费多少时间,应介入多深。

  2、进展情况。就是说,主管人员需要获得哪些应由他向上级或向其他有关单位(部门)汇报的有关计划进展的情况,诸如:我们的进度如何;怎样向我们的客户介绍计划进展情况;在费用方面我们做得如何;如何向客户解释费用问题等。

  3、重点情况。就是说,主管人员需要在向他汇报的材料中挑选哪些应由他本人注意和决策的问题。

  4、全面情况。就是说,主管人员需要掌握全盘情况,而不能只是了解一些特殊情况。

  (二)为了满足上级主管人员的上述四项要求,美国通用电器公司建立了一种行之有效的报告制度。报告主要包括以下八个方面的内容:

  1、客户的鉴定意见以及上次会议以来外部的新情况。这方面报告的作用在于使上级主管人员判断情况的复杂程度和严重程度,以便决定他是否要介入以及介入的程度。

  2、进度情况。这方面报告的内容是将工作的实际进度与计划进度进行比较,说明工作的进展情况。通常,拟定工作的进度计划可以采用“计划评审技术”。对于上层主管人员来说,他所关心的是处于关键线路上的关键工作的完成情况,因为关键工作若不能按时完成,那么整个工作就有可能误期。

  3、费用情况。报告的内容是说明费用开支的情况。同样,要说明费用情况,必须将其与费用开支计划进行比较,并回答实际的费用开支为什么超出了原定计划,以及按此趋势估算的总费用开支(超支)情况,以便上级主管人员采取措施。

  4、技术工作情况。技术工作情况是表明工作的质量和技术性能的完成情况和目前达到的水平。其中很重要的问题是说明设计更改情况,要说明设计更改的理由和方案,以及这是客户提出的要求还是我们自己做出的决定等。

  以上关于进度、费用和技术性能的报告,从三个方面说明了计划执行情况。下面是要报告需要上层主管人员决策和采取行动的那些项目,分为当前的关键问题和预计的关键问题两项。

  5、当前的关键问题。报告者需要检查各方面的工作情况,并从所有存在的问题中挑出三个最为关键的问题。他不仅要提出问题所在,还须说明对整个计划的影响,列出准备采取的行动,指定解决问题的负责人,以及规定解决问题的期限,并说明最需要上级领导帮助解决的问题所在。

  6、预计的关键问题。报告的内容是指出预计的关键问题。同时也需要详细地说明问题,指出其影响,准备采取的行动,指定负责人和解决问题的日期。预计的关键问题对上层主管人员来说特别重要;这不仅是为他(们)制定长期决策时提供选择,也是因为他(们)往往认为下属容易陷入日常问题而对未来漠不关心。

  7、其他情况。报告的内容是提供与计划有关的其他情况。例如,对组织及客户有特别重要意义的成就,上月份(或季、年)的工作绩效与下月份的主要任务等。

  8、组织方面的情况。报告的内容是向上层领导提交名单,名单上的人员可能会去找这位上层领导,这位领导也需要知道他们的姓名。同时还要审查整个计划的组织工作,包括内部的研制开发队伍以及其他的有关机构(部门)。

比率分析非预算控制法

  对于组织经营活动中的各种不同度量之间的比率分析,是一项非常有益的和必需的控制技术或方法。“有比较才会有鉴别”,也就是说,信息都是通过事物之间的差异传达韵。

  一般说来,仅从有关组织经营管理工作成效的绝对数量的度量中是很难得出正确的结论的。例如,仅从一个企业年创利1000万元这个数字上很难得出什么明确的概念,因为我们不知道这个企业的销售额是多少;不知道它的资金总数是多少;不知道它所处的行业的平均利润水平是多少;也不知道该企业上年和历年实现利润是多少;等等。所以,在我们作出有关一个组织的经营活动是否有显著成效的结论之前,必须首先明确比较的标准。

  企业经营活动分析中常用的比率可以分为两大类,即财务比率经营比率。前者主要用于说明企业的财务状况;后者主要用于说明企业经营活动的状况。

一、财务比率

  企业的财务状况综合地反映着企业的生产经营情况。通过财务状况的分析可以迅速地、全面地了解一个企业资金来源和资金运用的情况;了解企业资金利用的效果以及企业的支付能力和清偿债务的能力。常用的财务分析比率有以下几类。

  (一)资本金利润率

  对于一个企业来说,分析其资本金利用效果的出发点和归宿,是用资本金利润率这一重要指标。它是财务绩效的最佳衡量尺度,是一种高度综合的计量比讲率。

  1、资本金利润率的计算公式如下;

  资本金利润率=利润总额/资本金总额×100%

  式中,利润总额指的是税前利润,资本金总额指的是企业在工商管理部门登记的注册资金

  资本金利润率说明的是一定时期企业投入资本的获利水平,它是直接衡量企业经营成果的尺度,具有重要的现实经济意义。企业人、财、物、供、产、销等各方面工作的好与坏,都会影响这项指标。企业的固定资产利用率高,流动资产周转速度快,用同样的资本可完成更多的财务成果。资本金利润率,应高于银行存款利率或债券利率,企业才能继续经营下去。

  2、国有企业为了考察一定时期资本金的增值情况,一般应用资本金增值率指标。其计算公式如下:

  资本金增值率=(资本金年末数-资本金年初数)/资本金年初余额×100%

  (二)销售利润率营业收入利税率

  1、销售利润率,或称销售收入利润率,是反映实现的利润在销售收入(或营业收入)中所占的比重。比重越大,表明企业获利的能力越高,企业的经营效益越好。其计算公式为:

  销售利润率=利润总额/产品销售收入(或营业收入)×100%

  2、营业收入利税率,是衡量企业营业净收入获取盈利的指标。其计算公式如下:

  营业利税率=(利润总额+销售税金)/营业收入总额×100%

  (三)成本费用利润率

  成本费用利润率指利润总额与营业成本(销售成本)之间的比率。它是衡量企业营业成本、各项费用获利水平的指标,表明企业承成本降低方面取得的经济效益如何。其计算公式如下:

  成本费用利润率=利润总额/产品销售成本×100%

  销售利润率、成本费用利润率均是收益性指标,受企业机械化、自动化程度的影响,但不受生产规模大小的影响。因而可以比较本企业不同时期的经济效益。

  以上三种指标属于评价企业盈利能力的比率指标,分析这些指标的目的在于考察企业一定时期实现企业总目标的收益及获利能力,分析企业以一定的劳动占用和劳动耗费取得多少盈利。

  (四)资产负债率

  资产负债率指企业负债总额与企业全部资产的比率,即在企业全部资产中负债总额占多大比重,用以衡量企业利用债权人提供资金进行经营活动的能力,也就是反映债权人借出资金的安全程度。因此它是企业长期偿债能力的晴雨表,负债的比例越低,表明企业的偿债能力越强,债权人得到保障的程度越高。其计算公式如下:

  资产负债率=负债总额/全部资产总额×100%

  (五)流动比率

  流动比率指流动资产与流动负债的比率,它用以衡量企业流动资产在短期债务到期以前,可以变为现金用于偿还流动负债的能力。共计算公式如下:

  流动比率=流动资产合计数/流动负债合计数×100%

  企业流动资产大于流动负债,一般表明企业偿还短期债务的能力强。同时,用流动比率去衡量企业资产流动性如何。一般要求企业的流动资产在清偿流动负债以后,应基本满足日常生产经营中的资金需要,但并不意味着流动比率越大越好。从企业的角度看,过大的流动比率说明经营管理不善,因为它很可能是一种不能利用的现金、超出。周转需要的各种存货和造成过于扩张的应收帐款这种拙劣的赊销经营方式的一种信号,这也就意味着企业流动资产占用较多,会影响企业经营资金周转率和获利能力,同时,企业很可能没有充分利用它当前短期信贷的能力。当然,如果比率过低,说明企业偿债能力较差。经验表明,2:1左右的流动比率对大多数企业来说是比较适合的。但各行业生产经营方式不同、生产周期不同,对资产流动性的要求并不一致。因此,要根据不同具体情况确定标准比率,作为考核的尺度。

  (六)速动比率

  速动比率指企业速动资产与流动负债的比率。所谓速动资产是指流动资产减去存货等非速动资产后的差额。

  其计算公式如下:

  速动比率=速动资产/流动负债×100%

  速动比率是衡量企业短期偿债能力的指标,反映企业流动资产中可以立即用于偿付流动负债的能力。速动资产具体来讲,只包括流动资产中的现金、银行存款应收票据短期投资、应收帐款、有价证券等能变现的资产。速动比率的目的是要测试:假设存货根本没有什么价值可以留下时,在真正的危机出现的情况下,流动负债的收集能力(偿还流动负债的能力)有多大。作为企业面临困境时对偿付能力的有效的测量,这种比率是非常有用的。一般认为这个比率低于 0.6,就说明某些事情或某些地方可能很糟糕;而低于 0.4,就已经接近了破产的边缘。在美国,一般认为这个比率在 100%以上为好。但是,从经营的动态性生角度来看,速动比率应为多少合适,最好还应同时分析一下企业在未来时期的经营情况。

  以上三种比率,是用于评价企业偿债能力的指标。企业在经营中需要从银行或其他途径获得贷款或投资。作为贷款者或投资者必然有两方面的考虑,他们即乐于投资到一家经营成功的企业中,但又非常小心地判断该企业有无发生清算破产的可能性以及收不回其资金的风险。因此,在国外,贷款者或投资者通常使用上述这三种比率来估计企业的支付能力偿还债务的能力。

  (七)应收帐款周转率

  应收帐款周转率指企业赊销收入净额与平均应收帐款余额的比率。它是衡量企业收回应收帐款效率的指标,反映企业应收帐款的流动程度。其计算公式如下:

  应收帐款周转率=赊销收净额平均应收帐款余额×100%

  式中,

  赊销收入净额=销售收入 -现销收入 -(销售退回 +销售折让+销售折扣

  平均应收帐款余额=(期初应收账款+期末应收入帐款)/2

  应收帐款周转率反映的是企业一定时期内销售债权(即应收帐款的累计发生数)与期末应收帐款平均余额之比,表明销售债权的收回速度。收回速度越快,说明资产的利用效率越高。

  (八)存货周转率

  存货周转率指销货成本与平均存货的比率。它是衡量企业销售能力和管理存货效率的指标。其计算公式如下:

  存货周转率=销货成本/平均存货×100%

  式中,

  平均存货=(期初存货+期末存货)/2

  存货周转率反映企业存货在一定时期内使用和利用的程度,即利用存货的效率如何,或者存货是否过量。在一定时期内周转率越高,即周转次数越多,周转一次所需的时间越少,表明资产的利用效率越高。

  以上两个比率是用于分析企业营运能力的指标。

二、经营比率

  前面已指出,财务比率是衡量一个企业生产经营状况和财务状况的综合世指标。除此以外,还有一些更直接的比率,可以用来进一步说明企业的经营情况。这些比率称为经营比率,常用的有以下几种:

  (一)市场占有率

  市场占有率又称市场份额,指的是企业的主要产品在该种产品的市场销售总额中所占的比重。对大公司来说,这是一个最重要的经营比率,是应当为之奋斗和捍卫的目标。因为只有取得了稳定的市场占有率,企业才能在激烈的市场竞争中取胜,才能获得可观的利润。而市场占有率的下降,是一个企业开始衰败的最显著特征。值得引起注意的问题是,市场占有率的下降,可能被销售额的缓慢增长所掩盖。例如,当一定公司在一个增长率为 10%的市场中年销售额增加5%,这仍然说明它的市场占有率在下降。

  (二)相对市场占有率

  当缺乏总的市场规模的统计资料的,可以采用相对市场占有率作为衡量的指标。常用的相对市场占有率指标有两种:一种是某公司的销售量与该公司所在市场中占领先地位的最大的头三名竞争对手销售量总和的百分比;另一种是与最大的公司销售量的百分比。

  (三)投入-产出比率

  用作控制度量的投入一产出比率是对投入利用效能的直接测量标准。其中一些比率采用的是实物计量单位。下面是几项常见的投入与产出之间的测量标准。

  1、投入方面:工资及资金;实用工时;生产能力;主要原材料;能源等等。

  2、产出方面:产品产量;销售量;销售收入;工业总产值等等。几乎每项投入都能够同产出的任何一项对应成一对比率,以衡量某一方面的经营或管理效果和效率。例如,工业总产值比工时总数(或工作日总数)为时(或日)劳动生产率;能源消耗量与工业总产值之比为产值能耗率,等等。

盈亏分析非预算控制法

  所谓盈亏分析,就是根据销售量、成本和利润三者之间的相互依赖关系,对企业的盈亏平衡点和盈利情况的变化进行分析的一种方法,又称“量、本、利”分析。它是一种很有用的控制方法和计划方法。在盈亏分析中,将企业的总成本按照性质分为固定成本变动成本(或可变成本)。所谓固定成本是指不随销售量变化的那部分成本,例如折旧费、设备大修理费、办公费、新产品研制费等。变动成本则是指随销售量变化而变化的那部分成本,例如原材料、工时费、燃料和动力费等。固定成本、变动成本、销售量和利润之间的关系可用一种称之为“盈亏平衡图”的坐标图来描述见图1。

  非预算控制法

  图中各条直线的数学表式和各个变量的含义如下:

  I = C + P

  C=C_F+C'_v\cdot Q

  I=M\cdot Q

  式中,I———销售收入,它等于总成本 C加上利润 P或者产品单价M与销售量 Q的乘积;

  CF———固定居本;

  C'v———单位变动成本

  Q0———盈亏平衡点销售量,它是利润恰好为零,也就是销售收入恰好等于总成本的那一点。由此,我们可以建立盈亏分析的两个基本公式;

  Q=\frac{C_F+P}{M-C'_v}

  Q0=\frac{C_F}{M-C'_v}

  盈亏分析在控制工作中的应用主要有以下几方面:

  (1)预测实现目标利润的销售量。这只要将计划达到的目标利润(记作 PH?)代入公式一,就可得出实现目标利润的销售量。

  (2)分析各种因素变动对利润的影响。通过公式一的全微分,然后经过整理后,得到如下的增量分析公式:

  dp = (MC'v)dQ + QdMQdC'vdCF

  写成增量的形式为:

  \Delta P=(M-C'_v)\Delta Q+Q\cdot QmM-Q\Delta C'_v-\Delta C_F

  上式说明了销售量、单位售价、单位变动成本以及固定成本的变动对利润的影响,既可用来作综合分析,又可分别进行分析。

  (3)进行成本控制。在盈亏分析中,盈亏平衡点是一个最主要的分析的指标和控制指标。所以,分析构成固定成本和变动成本的那些成本因素的变动对盈亏平衡点的影响,可以用来进行成本控制。通过求公式 2的全微分,可以建立用于成本控制的增量公式,其形式如下:

  dQ_0=\frac{1}{M-C'_v}dC_F+\frac{C_F}{(M-C'_V)^2}dC'_v-\frac{C_F}{(M-C'_v)^2}dM

  写成增量的形式为:

  \Delta Q_0=\frac{1}{M-C'_v}\cdot\Delta C_F+\frac{C_F}{(M-C'_v)^2}\cdot\Delta C'_v-\frac{C_F}{(M-C'_v)^2}\cdot\Delta M

  上式表明固定成本和变动成本的变化对盈亏平衡点销售量的影响是同方向的,而销售价格的变化对盈亏平衡点销售量的影响是反方向的,这与理论分析的结论是一致的。

  (4)判断企业经营的安全率。企业的经营状况可以用企业的经营安全率指标进行粗略的判断。经营安全率是指企业的经营规模(一般是以销售量来表示)超过盈亏平衡点的程度。经营安全率的计算公式如下:

  经营安全率=\frac{Q-Q0}{Q}

  一般认为,经营安全率大于 30%表示安全;10%以下表示危险,应发出警告。

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