簡約化管理

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簡約化管理：企業質量管理的創新思考

　　所謂簡約化管理就是在系統思想的指導下，在企業成熟的質量管理秩序基礎上，利用科學的方法，將管理主要目標以外的枝節因素儘可能剔除掉，使複雜的問題簡單化，使簡單的問題條理化，使條理化的問題更簡單，從而簡化管理環境，優化工作流程，縮減文字性工作，提高工作效率，創造更高效的一種管理方法。 對質量管理的簡約化管理是企業高層次質量管理髮展需要的必然趨勢。簡約化管理並不是簡單或簡化管理，它是一種構建在現代信息技術、網路化基礎上的，使管理行為更具科學形態的簡潔化或標準化。

　　時代發展的需要

　　中國早就WTO了，然而離真正符合市場化要求的管理還有相當大的距離。中國企業急需提高有效管理水平，如何提高，是大有講究的。我們自己幾乎沒有什麼管理理論上得臺面，也沒有自己叫得響的管理學家。這種現象是不正常的。我們要搞國際化，搞市場經濟，沒有自己的管理方法不行，沒有自己的管理大師也不行。

　　組織的需要

　　企業發展過程中，除了新開張的企業，都有繁瑣的危機，只不過程度不同而已。甚至新開張的企業也有繁瑣，只是還未構成危機而已。大企業病蔓延，小企業也被傳染。管理階層簡化原則是階層愈少愈好，少到不能再少（再少就影響工作的進行了）。任何組織都應是簡潔、高效、低成本的。現實情況卻不容樂觀。不是從“哪兒”開始，而是從“誰”開始。從哪兒開始大家都是贊成的，從誰開始誰都會反對。北大的人事改革引起的波瀾可謂洶涌異常。

　　個人的需要

　　學習要搞好；工作要競爭；身體要鍛煉；家庭要和睦；交往要加強；社會要貢獻。這些方面不僅要花費金錢，也要花費時間。時間變得越來越寶貴，可供自己支的的時間越來越少。因此，簡化思維方式，簡化工作程式，簡化生活內容，就是勢在必行的了。

　　事情的需要

　　事情千頭萬緒，什麼都要乾，大家都感到有做不完的事。忙、忙、忙，幾乎成了人們的口頭禪。忙、忙、忙，瞎忙。兩個朋友見面，甲問乙：最近忙什麼？乙答：瞎忙。是不是這樣的？大家差不多都有這樣的經歷。“忙人”們忙出了效益沒有？確實沒有。應該有“苦勞不發薪”的規定。“忙”成了藉口，擋箭牌。把忙當藉口，卻忘了真正該忙的事。有時還是腐敗的藉口。繁瑣的事情每天每月每年都還在增加，擠占了人們用於生活和休閑的時間，損害了人們的健康。

　　競爭的需要

　　競爭是絕對的，沒實力是危險的。在競爭的形勢下，誰比別人走得快一點，誰就會走到別人前面，就能取得競爭的優勢。包袱是沉重的，減負是必須的。許多人都是背負著沉重的各種負擔前行的，因而速度是緩慢的。

　　效益的需要

　　無效管理也叫管理，而且是最常見的管理。一切的競爭，最終都歸結為效益的競爭，效益不好其它一切都免談。許多人在講效益的時候，都說我只重結果，不管過程。實際上，沒有合理的過程就很難出現期望的結果。註重效益，就必須關註過程，使過程簡化，而過程的簡化與否是在過程發生之前就已經決定了的。繁瑣危機是效益的大敵，必須下大力氣剋服。真正感到心情愉快地將事情辦妥的機會是不多的，總感到很彆扭，其實這大都是繁瑣惹的禍。

　　管理自身的需要

　　我們實行的洋管理居多，適用性不斷受到質疑。洋管理給中國企業帶來了“正宗”的科學管理理論和方法，但也有水土不服之憂。管理門派林立，呈現百花爭艷之勢。各有各的特點和優勢，但也有各自適用的條件。說起來很好聽，花拳秀腿占大多數。濫用“迷宗拳”，管理變成“雜燴湯”。美國的新辦法來了學美國的，日本的新辦法來了學日本的，於是變得越來越複雜、繁瑣。一旦繁瑣形成，再減下來難度卻大了。

　　因此，我們有充足的理由，在政府機關、群眾團體、企事業單位引入“簡約管理”，在簡約中享受工作、享受生活。

　　簡約化管理必須用科學管理理論來指導管理,使之沿著有序高效的方向發展。因此,應遵循以下原則：

　　1.方向性原則

　　簡約化管理對於學校發展來講,只是一種管理方式。這種管理方式服從於學校發展方向和內在需求,因此,簡約化管理必須堅持正確的政治方向,必須體現學校發展的整體構想。要根據學校發展目標,對學校內的教育資源優勢、劣勢以及人員結構、狀況等要素進行細心梳理、通盤思考、統一規劃,並根據事物的發展動態和趨勢,超前進行科學合理的預測。在鞏固基礎環節、補足薄弱環節、面對現實、超前思考、把握未來等方面,把可能發生的問題處理在預測階段和萌芽狀態。在此基礎上,確定整體思路,設計總體管理目標,確定簡約化管理的操作要求,就能做有的放矢。

　　2.寬鬆性原則

　　恩格斯指出,自由是對必然的認識。同樣,也只有自由的人,才能擺脫社會的偏見、學校的重壓、家庭的責備而逼近自然,把握必然。就學校管理而言,最關鍵的管理要素是人,由於人各有志,氣質殊異,只有因勢利導,任其翱翔,才能最大限度地調動積極性,發揮主觀能動性。所以,寬鬆性成為簡約化管理的要求是很自然的事。事實上,寬鬆是人自由的基木要求,學校是教師展示自己聰明才智的場所。如果管理過於嚴謹、限制得過死,會使學校工作不知不覺中陷人某種必然性和功利性,教師就必然受制於某種“套路”,深陷其中,不能白拔,其工作也只能是僵化的“固定動作”。

　　3.發展性原則

　　人們總有一種習慣,總是希望人能夠適應一定的管理模式,在規範管理下規範地工作,這本無可厚非。現今社會發展、形勢變化之快是人們始料不及的,教育作為社會的產物,也毫不例外,簡約化管理應為教育服務,而不能制約教育的發展。因此,簡約化管理也應與時俱進,把不合時宜的捨棄。眾所周知,任何事情決定的因素是人而不是物。簡約化管理是為人服務的,而人不應受制於這種管理。如果簡約化管理只是為了便於管理,而不是立足於學校發展的真實需要的關註上,不能促進教師、學生共同發展,這個簡約化管理無論多麼好、多麼方便於管理,都是無效的。目前教育行政部門過多地干預學校的管理,形成了“千校一模”的現狀,束縛了學校本有的活力和創造性,使其在推進發展中難有大的作為。每一所學校都有自身發展的優勢,當然也會存在自己的薄弱環節。簡約化管理應當成為學校興利除弊、促進學校發展最有效的乎段。

　　4.有效性原則

　　簡約化管理的目的就是特別強調管理的有效性。唯有如此,才能體現學校管理的真正價值。

　　簡約化管理的有效性主要表現在以下幾個方面一是管理目標的有效性。目標達成度明確、可操作,總目標與子目標環環緊扣、綱舉目張。同時子目標又反作用於總目標,促進總目標的實現二是管理過程的有效性。管理過程由多個管理環節構成,每個環節就象一個小小的螺絲釘一樣,有其特有的功能,缺不得、損不得、代替不得,管理過程就是讓每一個“螺絲釘”都放射出奪目的光彩三是管理者工作的有效性。管理工作是通過管理者的管理來實現的。因此,管理者是實施簡約化管理第一要素和最關鍵的要素。通過簡約化管理的有效實施,既提高學校管理效能,又鍛煉管理隊伍,培養出一定能力的管理者。同時還要不斷根據發展的需要,不斷修正管理路徑,以促進簡約化管理的推陳出新。

　　簡約化管理主要體現在企業質量文化、組織結構、管理手段、管理文件、工作流程等方面的轉變上，簡述如下：

1. 質量管理秩序化

　　一個企業良好的質量管理秩序是由質量管理和與之相適應的企業質量文化組成的，所謂質量文化就是企業在長期的生產經營中自然形成的與質量相關的意識、規範、價 值取向、思維方式、道德水平、行為準則等“軟體”的總和。或者說是通過內在制度演化而形成的一種對待質量的自然秩序。它在企業文化中側重於提高企業相關人 員的質量意識、質量觀念和質量管理職能。它具有實踐性、可塑性、獨特性、綜合性等一些基本特征。質量文化具有自動的矯正性和適應性，有助於質量管理系統保 持穩 定高效，對質量管理起到支撐和保障作用。 這也正是構建簡約化管理的核心所在，簡約化思想就是以系統整體理念，堅持簡約化、實用性、高效率為原則，以理念灌輸、環境刷新、行為養成、簡約管理的質量文化為“軟體”基礎，從而形成一種企業內在質量管理秩序，創造一種簡約化管理需要的環境。

　 2. 組織結構的扁平化

　　隨著信息和網路技術的發展，區域網、共用資料庫、管理信息系統的出現客觀上使中間管理層的作用逐漸減弱，也使簡化管理層次成為可能。減層擴幅的簡約化管理將 使中層管理人員站在更高的水平線上，充分有效應用質量管理體系工具，結合科學管理方法，提高工作效率，系統地、整體協作地完成各項工作，達到單位整體目 標。也有助於形成“中層服務於基層，基層抓落實、各層次有效溝通、信息共用”的服務管理理念。

　　3. 管理手段的簡明化

　　管理手段簡潔、有效、規範，是簡約化管理的重要內容。簡約化管理模式在不同類型企業均有表現，其表現形式雖各有不同，但有一點是一致的，即：最大限度地實現規範化管理。具體講就是管理工作首先要梳理，搞出次序來，其次要排隊，分出個先後次序來，再次要檢索，刪掉那些枝葉毛刺，最後要有突出，抓住重點工作乾。

　　4. 管理文件的簡約化

　　要求企業用自己的行業術語在深入理解質量管理內在基本要素的基礎上，按照企業自身的管理過程、模式、組織結構編寫出通俗易懂的、具有可*作性和實用性的管理 體系文件；而不是套用標準術語、照搬標準結構，編寫出厚厚的、千人一面沒有自身特色的、看似深奧其實空泛的、不切合實際工作的管理體系文件，以避免與合適 的管理文件造成對企業實際管理流程的割裂，造成程式文件的難以理解和日常運行的繁瑣複雜；管理文件簡約化可使管理工作更具條理和系統化，儘可能減少繁瑣重 復的記錄填寫，摒棄各種繁瑣的、形式主義的記錄要求，從而減少非增值環節，降低體系運行成本。 管理文件簡約化還要求儘可能簡化管理文件，併在其中儘量融合企業原有的其它各種管理規範、管理制度。這樣既大大減少了體系文件數量，又使得質量管理體系與企業現有其它管理工作趨於一致，從而在根本上杜絕“兩張皮”現象。

　　5. 工作流程的科學化

　　簡約化管理認為工作流程越簡潔越好，但要有科學性，這意味著創新、簡約、精益。首先，就是要在質量管理的基本原則基礎上，認識到質量管理的整體性要求與質量管理的局部性限制之間、ISO9000標準的巨集觀質量體系把握與質量管理的微觀具體指標要求之間、環境管理體系建設與質量管理體系之間的不同與互補關係，為此，要將質量管理、ISO9000質量標準以及ISO14000環境管理體系中將相關性強的工作整合起來，納入一體化管理體系，並按照PDCA（計劃、執行、檢查、處置）管理迴圈的模式規範成一體化管理流程，理順各工作之間的介面，用一套手冊和程式文件代替多套手冊和程式文件，合多個體係為一個體 系。其次，對體系管理和技術生產工藝管理進行整合，在對工藝流程進行改進的基礎上，將工藝流程管理融合到體系管理中來，杜絕在質量體系運行過程中出現體系 標準推行工作與專業管理工作各行其事的現象。三是對工作流程進行科學分析的基礎上整合相關性強的管理工作和流程，精簡工作環節，化複雜為簡捷。

　　1.實施簡約化管理要求必須要有一位“武功高強”的“掌門人”

　　著名教育家陶行知先生曾經說過“校一長是一個學校的靈魂”,“要評論一所學校,首先要評論它的校長”。一所好學校必然有個好校長己經成為人們的共識,學校的競爭最終將表現在校長辦學理念和管理方式等方面的競爭上。從這種程度上講,學校管理是校長管理思想活的靈魂的體現,而簡約化管理需要的是大智慧,需要的是“內外兼修”的“武林高手”的統領。因此,實施簡約化管理的先決條件是,校長必須具有較深的道德修養、較高的管理水平、較扎實的教育理論功底。並能以自己高超的管理藝術和管理水平,帶領整個管理“團隊”,不斷超越自我,實現管理的高效能。

　　2.實施簡約化管理要求要與建立的現代學校制度相統一

　　隨著現代學校制度逐步推進,原來學校制度正在發生著質的變化,加之新課程改革的深人實施,加快了現代學校制度建設的步伐。在這種背景下,學校制度的變革必然引發學校管理的革命,這些都是不以人們的意志為轉移的,從這種意義上講,簡約化管理的出現應是現代學校制度推進過程中的必然產物。簡約化管理作為一種追求高效能的努力,已經被越來越多的人在白覺與不自覺地身體力行的實踐。但是要使簡約化管理更具理性、更具科學性,就必須與建立“目標明晰,權責明確,層級分明,管理科學”的現代學校制度相配套。因為現代學校制度才能保證學校管理的高效運行,現代學校制度下的簡約化管理,才有可能讓學校內每個細胞都充滿活力,卜每個教職員工都成為追求簡約化管理的積極倡導者,從而促進學校核心競爭能力的提高,實現對傳統教育管理的革新和突破。

　　3.簡約化管理要求學校的定位必須遵循科學發展觀

　　一所學校的發展與其準確、科學的定位是分不開的。簡約化管理的精髓是兩個字“簡約”,只有學校發展規劃或目標定位的準確無誤,刁一可能使簡約化管理達成一個“難”字。記得我國改革開放之初,鄧小平同志為我們國家科學、精確地定位為“我國處於社會主義初級階段”正是有了這個科學定位,我國的改革開放才打破了種種禁錮,如燎原之火在祖國大地上熊熊燃燒,經濟發展走上飛速發展之路。作為一所學校要正確地分析教育發展的形勢,通過縱向分析,橫向比較,科學、精當地給自己定位,既不能貶低自己也不能拔高自己對學校內部的教育狀況要瞭如指掌,洞察秋毫,有一個科學理性的分析、定位,能夠抓住主要矛盾,研究出切實可行的解決方案,擬定出通過努力就可以達到的目標。首先,學校根據學校發展方向、學生髮展和未來社會對人才素質的需求、國家教育方針與法令法規的要求,確定學校的辦學理念,它包括辦學宗旨、辦學方針、育人目標、辦學特色、發展目標、管理機制等部分其次,將這些辦學理念轉化為可操作的管理行為,遠期發展規劃轉化為各階段的具體目標,建立科學的目標計劃體系。全面目標計劃體系將學校近期、中期、長期發展規劃,分解轉化為學校各學年的目標任務。據此學校制定學期工作計劃,各部門根據學校工作計劃制定部門工作計劃,直到具體崗位與個人。各層面的目標具體全面,定性與定量相結合。工作計劃分層制定,分層審批,分層管理。總目標指導分目標,分目標保證總目標,構成一個全面的目標計劃體系,並圍繞目標的實現展開一系列的管理活動。並通過簡約化管理的操作,一個步驟一個步驟地完成,一個目標一個目標地實現,才能夠由點到面,以點帶面,才能夠循序漸進、穩扎穩打、步步為營,全面推進簡約化管理。

　　當然，一個企業能否實施簡約化管理模式，實施了簡約化管理模式效果如何，這在很大程度上看這些企業是否具備以下條件：

　　1. 企業質量文化

　　企業質量文化是企業成員在長期經營實踐中，共同創造、積澱下來的價值觀念、經營理念、企業精神等的總和。簡約化管理文化是該企業質量管理模式長期運作中形成 的，而一旦簡約化管理文化形成，又能對簡約化管理起著引導、凝聚和約束作用，並滲透到企業經營中的每一個環節、每一個階段。顯然，企業質量文化對簡約化管 理模式的影響是深刻而廣泛的，這種影響是其它因素無法比擬的。它是簡約化管理推行的環境條件和“軟體”基礎。

　　2. 核心競爭力

　　也稱核心能力，它往往指一個企業擁有的而其它企業不具備的學識、能力和優勢。核心競爭力往往體現在特有的技術體系（如專用技術、實用技術、先進設備等）、特有的管理模式（ 如特有的管理方法、激勵機制、客戶管理制度等）和特有的企業文化（ 如價值觀、行為方式、企業精神等）三方面。企業簡約化管理要把握得一個原則就是要促進企業核心競爭力的不斷提高，為此企業必須通過仔細分析市場環境和自己的資源優勢，制定切實可行的發展戰略方向；圍繞總體戰略目標進行簡約化管理，做到“有的放矢，精兵簡政”。這是企業保持戰略的延續性和穩定性，獲得長遠穩定 利益的關鍵。

　　3.企業管理水平

　　這主要體現在企業管理人員的管理素質及企業管理硬體條件。因為人是企業生產活動和生產管理中最活躍的因素,人的素質決定產品的質量, 企業的管理人員、技術人員等對質量體系的運行、對產品質量的優劣起著關鍵性的影響, 包括對產品質量的重視程度、責任心的強弱、研究改進和提高產品質量的積極性、技術熟練的程度以及身體條件、精神狀態的好壞等等。只有具備良好素質的管理人員才能在推行簡約化管理中發揮應有的作用。 同時，企業管理硬體建設也是簡約化管理的必要條件，質量管理的網路化、信息化將在技術上為簡約化管理提供現實可能性。

　　管理的目的是為了提高效率和實現效果，簡約化管理是圍繞質量管理本質進行的創新管理，它是質量管理模式在深層次上的回歸簡單，這是管理模式發展的規律，也是一種發展趨勢。