現金支出內部控制

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　　現金支出內部控制是指在現金流出企業這個環節所採取的管理措施，保證不支付任何未經有關主管認可批准付款的款項。

　　①根據國家規定的範圍使用現金。國家規定，庫存現金只能用於支付職工個人的工資、獎金、津貼和福利費；支付各種撫恤費、退休金、喪葬費及國家規定對個人的其他社會保險和社會救濟支出；支付向個人採購農副產品或其他物資的貨款；支付出差人員差旅費；支付對城鄉居民的勞動報酬；在支票規定起點下的零星支付。

　　②採購、出納、記賬工作必須由專人負責，分工辦理，相互牽制和制約。

　　③填制付款單據、簽發支票和付款要有兩人分工辦理，互相監督。

　　④任何一項需要付款的業務都要有原始憑證，由經辦人簽字，分管主管審核同意並經會計人員覆核認為應予付款後，出納才能據以付款。

　　⑤付款後，出納應在有關憑證上蓋“現金付訖”圖章，並定期裝訂成冊後由專人保管。

　　⑥存出的保證金、押金、備用金等應定期進行核對，對於不用的保證金、押金和備用金進行清理，及時收回。

　　1．現金支出

　　企業的各種支出應儘可能用支票來支付，以避免有更多人接觸現金。對一些必須用現金支付的開支項目應嚴格審定。現金支付的項目主要是企業的零星開支和薪金支出。

　　企業務部門的零星開支，如需預支現金，必須首先由各部門填制現金暫借款單說明預支理由，並經本部門主管審定簽字。財務經理或經其授權的人，應對預支部門主管簽字同意的現金暫借款單的理由進行審核，根據國家現金管理條件和本企業對現金支付的規定，決定是否同意有關人員的預支現金。出納員得到財務經理或其授權的人簽字同意的現金暫借款單，才可出借現金，記賬員應根據出納簽章的暫借款單登記日記賬。

　　零星開支的現金報銷者，必須填制現金報銷單，附上所有原始憑證，交使用現金者的部門主管審核簽字。財務經理或其授權的人的控制責任是審定這種簽字是否有效。他們有權最終確定是否支付現金。而出納只能根據這一決定來執行其業務活動。薪水的現金支出，一般先由企業的人事勞資部門編製薪水支付單，財務部門應根據人事勞資部門主管簽字同意的薪水支付單來提取和發放現金。薪水領取簽收單據應給記賬員記賬。

　　現金支出的內部控制最好的辦法是建立定額備用金制度。定額備用金制度的基本要求：

　　(1)確定公司應建立哪些定額備用金，例如，確定差旅費備用金、工資備用金等等。

　　(2)確定每筆備用金的金額。備用金多少應根據公司的特定情況來決定。通常情況下，除工資備用金外，其他備用金的金額不能過大。決定後，它就是一筆固定的金額。任何超過該備用金定額的現金支出，應得到特定的事先審批，併在一般現金中支付，而不在備用金中支付。

　　(3)確定備用金的保管人。各備用金的保管人不能同時負責其他備用金，現金收入和支出的審批，以及該項備用金的補足和支付記錄。

　　(4)備用金的使用必須有發票等原始憑證來證實該筆支出。發票應由備用金使用者的審核人的簽字。在某些情況下，備用金的支付必須得到事先批准。

　　(5)內部審查人員、其他獨立的職員應不定期地清點備用金。備用金的餘額和已支付憑證的合計數應與備用金的固定金額相等。

　　(6)當備用金餘額在規定數以下時，備用金保管人可將已支付憑證交會計部門。會計部門批准後，交出納部門按定額補足該備用金。作為補足備用金的付款憑證，應予註銷，不能還到備用金保管人處。

　　(7)各備用金的餘額應定期與控制該備用金的總賬餘額相核對。

　　備用金的控制也可替備用金使用人在銀行開設備用金專戶。採用這種形式的工作原理與上述的現金定額備用金制度基本相同。這時，企業應書面告知銀行，該專戶存款時只能以企業開出的補足備用金支票為依據。取款時只能由企業指定的備用金使用者才能提取。防止經常性的現金收入流入該賬戶和非備用金使用者提取該現金。

　　2．支票支出

　　支票支出的內部控制制度，應當具有下列各點：

　　(1)所有支票必須預先連續編號，空白支票應存放在安全處，嚴格控制，妥善保存。應註意，具有權力簽署支票者不能保管空白支票。

　　(2)每項支票支出，都必須經過事實上的支票簽署者的審批並簽發。支票簽署者通常需要得到董事會的投票同意，在某些情況下，可採用支票會簽制度。但應當註意，採用這種制度的前提是，每個簽署者必須獨立審核支票及其附屬憑證，否則這種會簽有更大的風險。因為每個簽署者可能會認為其他簽署者會審核原始憑證和支票而草率簽字，結果可能每個簽署者均沒有認真審核原始憑證和支票。具有資格簽署支票者，不能同時填寫支票、編製付款憑證。這種職務上分離有助於保證已簽發的支票只能用於某項被批准的應付款項上和保證該簽發的支票被記錄在銀行存款日記賬上。已簽署的支票應由支票簽署人保管，直至支票由簽署者或其授權的其他職員寄出或遞交給受票人為止，絕對不可再退交給編製支票的職員保管。支票簽署者應受到熟悉業務的其他職員定期的檢查，以確定他們是否簽署不適當的支票和他們的職責是否有不符合內部控制制度之處。

　　(3)每項支票支出，都必須有經核准的發票或其他必要的憑證作為書面證據。在支票上應明確地寫明受款人和金額，並應與相應的應付憑證進行核對。無受款人和金額的支票是相當危險的，應當禁止。已經作為簽署支票書面證據的有關憑證，應於簽署支票後，加蓋“已付訖”戳記，以防它們被用來作為重覆付款的憑證。

　　(4)任何有文字或數字更改的支票應予作廢。作廢的支票必須加蓋“作廢”戳記，防止被再使用。應和其他支票存放在一起，按順序號加以留存。

　　(5)所有已經簽發的支票，應於當日及時記入銀行存款日記賬中，並應定期與應付款或其他總分類賬借方進行核對。