现金支出内部控制

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什么是现金支出内部控制

  现金支出内部控制是指在现金流出企业这个环节所采取的管理措施,保证不支付任何未经有关主管认可批准付款的款项。

现金支出内部控制的内容[1]

  ①根据国家规定的范围使用现金。国家规定,库存现金只能用于支付职工个人的工资奖金津贴福利费;支付各种抚恤费退休金丧葬费及国家规定对个人的其他社会保险和社会救济支出;支付向个人采购农副产品或其他物资的货款;支付出差人员差旅费;支付对城乡居民的劳动报酬;在支票规定起点下的零星支付。

  ②采购出纳、记账工作必须由专人负责,分工办理,相互牵制和制约。

  ③填制付款单据、签发支票和付款要有两人分工办理,互相监督。

  ④任何一项需要付款的业务都要有原始凭证,由经办人签字,分管主管审核同意并经会计人员复核认为应予付款后,出纳才能据以付款

  ⑤付款后,出纳应在有关凭证上盖“现金付讫”图章,并定期装订成册后由专人保管。

  ⑥存出的保证金、押金、备用金等应定期进行核对,对于不用的保证金、押金和备用金进行清理,及时收回。

做好现金支出内部控制的措施[2]

  1.现金支出

  企业的各种支出应尽可能用支票来支付,以避免有更多人接触现金。对一些必须用现金支付的开支项目应严格审定。现金支付项目主要是企业的零星开支和薪金支出。

  企业务部门的零星开支,如需预支现金,必须首先由各部门填制现金暂借款单说明预支理由,并经本部门主管审定签字。财务经理或经其授权的人,应对预支部门主管签字同意的现金暂借款单的理由进行审核,根据国家现金管理条件和本企业对现金支付的规定,决定是否同意有关人员的预支现金。出纳员得到财务经理或其授权的人签字同意的现金暂借款单,才可出借现金,记账员应根据出纳签章的暂借款单登记日记账。

  零星开支的现金报销者,必须填制现金报销单,附上所有原始凭证,交使用现金者的部门主管审核签字。财务经理或其授权的人的控制责任是审定这种签字是否有效。他们有权最终确定是否支付现金。而出纳只能根据这一决定来执行其业务活动。薪水的现金支出,一般先由企业的人事劳资部门编制薪水支付单,财务部门应根据人事劳资部门主管签字同意的薪水支付单来提取和发放现金。薪水领取签收单据应给记账员记账。

  现金支出的内部控制最好的办法是建立定额备用金制度。定额备用金制度的基本要求:

  (1)确定公司应建立哪些定额备用金,例如,确定差旅费备用金、工资备用金等等。

  (2)确定每笔备用金的金额。备用金多少应根据公司的特定情况来决定。通常情况下,除工资备用金外,其他备用金的金额不能过大。决定后,它就是一笔固定的金额。任何超过该备用金定额的现金支出,应得到特定的事先审批,并在一般现金中支付,而不在备用金中支付。

  (3)确定备用金的保管人。各备用金的保管人不能同时负责其他备用金,现金收入和支出的审批,以及该项备用金的补足和支付记录。

  (4)备用金的使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出。发票应由备用金使用者的审核人的签字。在某些情况下,备用金的支付必须得到事先批准。

  (5)内部审查人员、其他独立的职员应不定期地清点备用金。备用金的余额和已支付凭证的合计数应与备用金的固定金额相等。

  (6)当备用金余额在规定数以下时,备用金保管人可将已支付凭证交会计部门。会计部门批准后,交出纳部门按定额补足该备用金。作为补足备用金的付款凭证,应予注销,不能还到备用金保管人处。

  (7)各备用金的余额应定期与控制该备用金的总账余额相核对。

  备用金的控制也可替备用金使用人在银行开设备用金专户。采用这种形式的工作原理与上述的现金定额备用金制度基本相同。这时,企业应书面告知银行,该专户存款时只能以企业开出的补足备用金支票为依据。取款时只能由企业指定的备用金使用者才能提取。防止经常性的现金收入流入该账户和非备用金使用者提取该现金。

  2.支票支出

  支票支出的内部控制制度,应当具有下列各点:

  (1)所有支票必须预先连续编号,空白支票应存放在安全处,严格控制,妥善保存。应注意,具有权力签署支票者不能保管空白支票。

  (2)每项支票支出,都必须经过事实上的支票签署者的审批并签发。支票签署者通常需要得到董事会的投票同意,在某些情况下,可采用支票会签制度。但应当注意,采用这种制度的前提是,每个签署者必须独立审核支票及其附属凭证,否则这种会签有更大的风险。因为每个签署者可能会认为其他签署者会审核原始凭证和支票而草率签字,结果可能每个签署者均没有认真审核原始凭证和支票。具有资格签署支票者,不能同时填写支票、编制付款凭证。这种职务上分离有助于保证已签发的支票只能用于某项被批准的应付款项上和保证该签发的支票被记录在银行存款日记账上。已签署的支票应由支票签署人保管,直至支票由签署者或其授权的其他职员寄出或递交给受票人为止,绝对不可再退交给编制支票的职员保管。支票签署者应受到熟悉业务的其他职员定期的检查,以确定他们是否签署不适当的支票和他们的职责是否有不符合内部控制制度之处。

  (3)每项支票支出,都必须有经核准的发票或其他必要的凭证作为书面证据。在支票上应明确地写明受款人和金额,并应与相应的应付凭证进行核对。无受款人和金额的支票是相当危险的,应当禁止。已经作为签署支票书面证据的有关凭证,应于签署支票后,加盖“已付讫”戳记,以防它们被用来作为重复付款的凭证。

  (4)任何有文字或数字更改的支票应予作废。作废的支票必须加盖“作废”戳记,防止被再使用。应和其他支票存放在一起,按顺序号加以留存。

  (5)所有已经签发的支票,应于当日及时记入银行存款日记账中,并应定期与应付款或其他总分类账借方进行核对。

参考文献

  1. 李国有编著.审计测试.中国时代经济出版社,2006
  2. 杨成贤编著.新编企业财务管理百问百答.企业管理出版社,2002
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