物資信息

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物資信息(Material Information)

　　物資信息是對物資生產、供應和使用及其屬性的客觀描述，是反映物資流通及其發展變化，被人們處理和理解了的數據，情報、消息等的統稱。但數據、情報、消息又不能簡單地等同於信息。

　　數據是以數字、符號、圖表、文字等對物資系統運行中物資的數量關係和質量屬性的客觀描述，數據只有經過處理，能夠被人們接受和理解，才能成為物資信息，也就是說數據只有經過處理才能被人們用以進行物質管理活動。因此，數據是構成信息的“原材料”，物資信息是數據經過加工後得到的產品。

　　物資情報是物資信息的一部分，物資情報是那些有一定目的性、具有很強時效性，經過特殊方式和渠道加以傳遞的最新的情況報道。

　　物資消息是物資信息的外殼、形式，物資信息是物資消息的核心內容。物資消息中所包含的信息大小各不相同，一般說來能夠消除事物不確定程度的多少就是消息中所包含的信息量的大小，物資管理中，隨機事件的消息通常要比常規事件的消息所包含的信息量大。

　　信息的概念內涵極為豐富，外延也相當廣泛，有很多的特征。

　　1.可傳輸性。信息的可傳輸性就是指信息能夠在一定時間內，通過一定的載體，以一定的方式在信息發出者和接收者之間發生空間位移。通訊是信息在空間上的傳輸，使不同地點上的信息互相交換。信息在時間上的傳輸指信息存貯，其目的是使信息隨著時間的流逝連續不斷地傳遞下去。信息在一定時間和空間上的運動，就形成了管理系統的信息流。

　　2.寄載性。信息具有一定的內容，但它必須藉助一定的物理載體，通過一定的方式才能表示、傳遞、存貯和使用。信息與載體的不可分性，就是信息的寄載性。精心選擇信息的媒體，使用恰當的手段和方法表示，傳遞和存貯信息，就能減少信息傳輸中的損耗。由於信息具有可傳輸性和寄載性，就使任何一個物資單位和部門都能從載體中提取信息。同時信息不會因為共同使用而消耗，而且只會為共同使用而提高信息的價值並加速物質運行更加有效和經濟，因此，信息是一種具有共用性的特殊資源。

　　3.時效性。信息是在一定時間和空間內流動的，也會隨著時間的流逝而失效。信息的效用有一定的期限，這種特性就是信息的時效性。比如在衛生物資管理活動中，物資信息的時效性是由物資供、管、用的周轉速股所決定的，物資運動的速度越快，物資管理活動對信息的時效性要求就越高，物資信息的處理和使用的時間間隔越短，傳輸的速度越快，使用越及時，物資信息的時效性就越短。

　　4.滯後性。信息的獲得，一般都經過收集、加工和傳輸這樣一些環節，每一個環節上都需要一定時間，所以取得信息的時間往往是落後於提出需求的時間，獲得信息的時間如果沒有滿足其及時性，就是信息的滯後性。

　　5.有用性。在社會活動中，信息的有用性主要表現在信息有著消除或減少人們對某些事件認識上的不確定性的作用，有助於提高決策的科學性和組織的有序性，幫助各級、各類管理者實施對社會活動的有效控制。物資信息的有用性最根本的一條就是能夠為管理工作服務。

　　6.信息還具有可擴充性和可壓縮性。隨著時間的推移，信息在應用過程中是不斷擴充的，而且在擴充中沒有明顯的極限。信息的可壓縮性是隨載體的壓縮和內容的綜合、精煉而表現出來。信息的不斷擴充和不斷壓縮，使人可能獲得足夠數量的高質量的信息來支持各種決策活動。

　　信息可以分為自然信息和社會信息，物資信息屬於社會信息的一部分，因此除具有信息的一般特征外，本身還具有如下幾個方面的特征：

　　1.社會性。物資信息的社會性，首先表現在它與物資活動有關的信息，是社會物資系統活動的反映，具有一定的目的柱。其次，物資信息都是在物資活動中被人們處理過的，在生產供應者和消費使用者之間進行交換的，能夠被髮出者和接收者理解的信息。再次，物資信息，不僅是由於它產生於社會活動過程，而且可以作為一種特殊的資源，被全社會加以利用。

　　2.物資信息來源的分散性。形成物資信息的來源十分分散，有來自生產、流通、分配、消費使用等這些社會物資生產部門、管理部門和物資使用單位的物資信息，也有來自與物資活動有關的影響和促進物資運動的科學技術、自然分-布、社會需求等方面的間接信息。物資信息來源的廣泛和分散，造成了信息收集的困難，同時又使人們有選擇物資信息的餘地。

　　3.物資信息運動的連續性和流動性。物質資料的生產和再生產是一個不斷發展的動態過程，只要人類社會的生產活動不停止，物資信息就會伴隨著生產活動不斷地產生和流動。經常的、不間斷的信息工作是物資管理的一項重要內容，不斷地積累和更新物資信息，是物資管理工作的一項重要任務。

　　對物資信息進行分類，可以使大量的信息具有系統性，便於存貯、查找和利用；把各類信息區別開來，有助於管理者清晰地認識各類信息的特點，確定自己所需信息的類型，建立起適合管理工作需要的管理信息系統。物資信息非常廣泛，可以從不同的角度按照不同的標準對物資信息進行多種分類。

　　1.按是否經過加工處理可分為原始信息和經過加工的信息。原始信息是指對物資活動的數量關係和現象的最初的直接的描述和記載。這是最經常、最大量，最基本的信息資料，是信息加工的基礎，經過加工的信息是對原始信息進行處理後得到的信息，在現實的管理活動中所使用的經濟信息，都是經過加工而得到的信息，可以直接用來作為管理決策的依據，為管理決策服務。

　　2.按照信息處理程度可分為常規物資信息和偶發物資信息，常規性物資信息是按照規定的指標、傳輸和間隔期限，形式、詳細反映物資活動正常情況併發展的信息。偶發物資信息有很大的隨機性，是偶然收到的，反映物資系統活動中偶發事件的非常規性信息，是不能按常規方法進行處理的信息。對偶發信息的處理，是物資管理活動中一項不可忽視的工作。

　　3.在物資管理過程中按物資管理的傳輸渠道可分為正式信息和非正式信息。正式信息是通過正規渠道取得的信息，以文件等為主要傳遞形式的信息，非正式信息是通過正式渠道以外的渠道獲得的，以口頭語言進行傳輸的信息，非正式信息是對正式信息的補充。一般說來，通過正式渠道傳輸的信息是主要信息，但正式信息也不可能包羅無遺，特別是在正式信息密度過大或者出現傳輸故障時，通過非正式渠道獲得信息就成為信息傳輸的重要途徑。因此，作為管理者，任何時候都應重視非正式信息的管理作用。

　　4.按照物資信息的方向分為橫向傳輸的物資信息和縱向傳輸的物資信息。橫向傳輸的信息是指不同部門、不同區域和同一層次的物資管理機關之間傳輸的物資信息，縱向傳輸的物資信息是指同一部門、系統內不同級別的管理組織和管理機構向上或向下傳輸的物資信息，國家物資計劃管理的職能，是使物資信息在系統內縱向傳輸。橫向傳輸物資信息使各級各類物資企業和使用單位聯繫起來，活躍了物資流通市場。

　　5.按照物資信息更換的時間長短和變化的快慢以及在管理工作中應用情況，可分為固定信息和流動信息。固定信息又稱定額查詢信息，是在長期的物資管理活動中提煉出來，具有穩定性，可以反覆使用。如各種物資管理制度，物資質量標準和屬性等，這種信息是管理的重要基礎，也是決策和計劃的重要依據。流動信息也叫作業統計信息，是反映生產或業務過程中物資供、管、用的信息，其時效性強，往往具有一次性使用價值。流動信息為固定信息的形成提供了物質基礎，固定信息就是不斷地從流動信息中提煉出來的。

　　6.根據物資管理信息的時態可分為歷史性信息和預測性信息。歷史性信息描述已經發生現象，並且經過分析和評價並儲存起來的信息，可作為信息檔案。預測信息是根據已經發生的現象對未來發展變化趨勢的分析和推斷所得的信息，這種有關未來的信息，能夠在一定程度上消除人們對未來認識上的不確定性，是管理決策的重要依據，在物資管理中具有十分重要的地位和作用。

　　7.按照物資信息的實現職能，可以把物資信息分為計劃信息，控制信息和作業信息。計劃信息是與決策和制定計劃有關的物資信息，主要來自組織外部。控制信息可以幫助管理人員和管理部門檢查計劃執行的實際效果是否符合計劃規定的目標，它是一種來自組織內部的反饋信息。作業信息是與物資使用和消耗有關的日常信息，它產生於各個作業點和特定的部門，基層管理人員是這種信息的主要使用者。

　　8.按照信息所反映的範圍，可分為巨集觀物資信息和微觀物資信息。巨集觀信息概括和反映物資活動的範圍大、綜合性強，是從全局的高度描述物資活動併為巨集觀物資決策服務的信息。微觀物資信息是為單位具體作業服務的信息，具有數量大，時效性強的特征。

　　1.物資信息是物資決策的基礎前提。在物資管理過程中，決策是一種普遍存在的活動，是管理的首要職能，科學決策的每一個步驟都需要信息。因為準確的信息可以減小決策的不確定性，預測決策方案實施後可能產生的負效應和不良後果。因此，決策科學化的程度在很大程度上取決於信息的質量和及時性，沒有信息就沒有決策，沒有信息也無法管理。信息為決策提供依據、決策又產生管理信息，由決策產生的管理信息也是執行層次和操作層次的管理者執行決策的依據，因此，信息既是決策的原料，又是決策的產品。

　　2.物資信息是物資控制的依據和手段。控制是物資管理的一項基本職能，即通過人們有目的的活動，管理者對管理客體施加主動的影響，使物資系統正常地連續不斷地合乎目的地運行。利用物資信息實施控制，可以糾正管理過程中系統運行的實際狀態與目標狀態的偏差，隨時發現和控制負效益的產生，使系統處於穩定的運行狀態。根據反饋控制原理，利用反饋技術建立信息反饋系統，以物資反饋信息為依據，實施物資管理控制，是對物資系統控制的有效手段。

　　3.物資信息是聯繫整個物資管理組織的粘合劑。物資管理的職能最終都要通過各級組織來實施。各級管理組織的有機結合，構成了既有多級遞階結構又有橫向聯繫的物資管理組織系統。在組織內部，平行物資信息流將同級的管理組織聯繫起來，垂直信息流把不同層次的管理組織聯繫起來。並且通過信息的傳輸既可以明確各個管理組織的許可權和責任，義可以將各級管理組織的行為協調起來，形成整個物資管理組織的系統行為，起到組織效應放大的作用，同時，由於信息傳輸可以消除組織之間許可權和責任的不確定性，從而增加物資管理組織系統以至整個物資管理系統的有序性。