開卷管理

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開卷管理（open-book management）

　　開卷管理，是一種提升員工士氣的管理策略，尋求獲得某種平衡的績效管理體系。

　　就此種體系而言,它主要是對如下兩種需求進行平衡:獲取競爭力和贏利滾滾的需求,以及人性化需求.此種體系之所以被稱作"開卷管理",主要是因為它遵循的哲學是: 如果企業能夠展示它的賬簿的話---展示利潤,損失,收入和費用——那麼員工的參與度將大大增強,他們將變得更具商業頭腦,將積极參与企業運作,共同沿著正確的方向努力將上述數字體現的績效搞好。有些公司甚至走得更遠,他們基於員工提升上述數字的努力程度,與員工共用公司的利潤。這一體系要想獲得成功,極大依賴於企業如何向員工傳授業務知識.如果員工沒有獲得任何有助於理解企業財務狀況的工具,那麼員工的參與度將大受影響。

　　顯而易見,對於能夠並且願意將公司的財務信息與員工進行分享的公司而言,他們都可以採納這一績效管理體系.上市公司比較容易實施這一模式。透過公開企業的各種關鍵數據，解釋兩項重要信息：一、個人怎樣改善表現？二、為甚麼要改善表現？因為員工付出更多努力和時間，便會改善企業的業績，而最終企業與員工得相當的權力，對鼓勵工作士氣有一定幫助。

　　美國管理大師道格拉斯·麥格雷戈在其重要著作《企業的人性面》中指出,每一位管理者均有自己的一套管理哲學,其管理哲學取決於對人性行為的看法。

　　麥格雷戈將這些傳統管理哲學歸類為X理論和Y理論,其中X理論認為一般人皆生性怠惰,缺乏大志、厭惡責任、寧願受人指揮,因此員工的行動有賴於指引,管理有賴於說服、獎勵、懲罰及控制;而Y理論則認為人的發展潛力、肩負責任的能力、朝向組織目標以及引導其行為的能力,都是其本性所固有的,管理的責任,則是使員工認識其固有的特性,從而自行發展這些特性。開卷管理就是以Y理論為基礎的一種科學管理,管理的核心作用體現為:促進學習、激發靈感和洞察未來。激勵、綜合、協調一線人員的努力與貢獻,以更高的視野兼顧全局,並將一線人員的創新理念整合到企業發展的統一戰略框架之中,從而促進企業的發展。而這一切的前提即是對企業信息的公開化,使員工的主動權得到尊重。

　　開卷管理作為提升企業內部凝聚力和感召力的有效途徑,將員工的個人願望、理想、價值觀和企業的戰略思想、戰略目標、經營理念有機地結合在一起,發揮員工個人的主觀能動性和集體的智慧,為企業創造價值。其最大特點在於它主要不是依靠外力(如發號施令),而是依靠人性解放、權力平等、民主管理,從內心深處來激發每個員工的內在潛力、主動性和創造精神,使他們能真正做到心情舒暢、不遺餘力地為企業開拓優良業績,成為企業在全球激烈的市場競爭中取得競爭優勢的力量源泉。

　　要使開卷管理髮揮到效用，企業必須符合三個條件：

　　一、改變以往分配資料的形式，從此部門主管須把手上的資料公開，包括了營業額、財政目標和預算等。因為這些數據都可作企業的溫度計，量度成績起跌，而且解釋了企業某種行為和策略的動機，使員工在數據中預測到他們的表現對企業的影響。

　　二、讓員工自定工作進度，增加他們的責任，令產品和服務達到一定水準外，還需要讓他們計劃成本預算和利潤目。在開卷管理的企業內，所有員工都會學習評估、分析和衡量財政數字。

　　三、企業必須設立完善的酬金制度，包括花紅獎勵和認股權計劃。開卷管理的特點之一，是獎勵制度與部門表現掛釣，使之更易量度。在這透明度高的制度下，員工對決定企業成功的數據有一定的理解，在一般情況下，會改善他們的表現來影響數量。而且未達到目標以前，員工會預先得知應得的獎勵。

　　採取開卷式管理有以下4個步驟；

1、讓信息透明化、公開化

　　就是讓營運和財務數字說話，把所有數據包括收入、成本、利潤、現金流量、應收和應付賬款，客戶合約等都讓員工知道，讓他們知道如何把工作做得更好，更有效率。這些數字可以印出來，做成報表或圖表，或上網讓員工查詢。

2、教員工基本的財務知識

　　讓所有員工都瞭解基本的財務知識，透過訓練讓他們知道每個名詞的意義。並且能夠意識到公司目前經營的好壞。史塔克經常強調經營企業就像打球，要先懂得游戲規則。一旦懂得規則，才知道球要怎麼打。把追求目標當成上籃得分，要如何剋服困難，尋找機會，過程是相當有趣的。一旦員工瞭解數字代表的意涵，就會工作得起勁。

3、員工要對其掌控的數字負責

　　許多公司成立項目小組、混合任務小組或其它作業小組，卻沒有讓他們共用財務信息。因此最好方式是讓一起作業的人定期（每周或每月）在一起討論相關的財務數字，知道經營的成果和改進方法。每個人都要對自己掌控的數字負責，同一單位內的各個成員不但瞭解自己也瞭解別人的績效表現，彼此互相信任和合作。

4、根據員工的表現給予獎勵

　　如果你要員工像合伙人一樣思考，你也要給予相同的獎勵。傳統的企業雖然也會給予員工分紅，但員工只是被動的根據公司政策得到獎勵。推行開卷式管理的員工則清楚他們的表現和公司的營運有密切關係，做得好，他們就會得到該有的獎賞，做不好，他們也瞭解公司目前營運的困難，為何獎金或薪資縮水。

　　改革開放以來,我國中小企業迅速成長,已經成為推動國民經濟和社會發展以及構建和諧社會的重要力量。但是不少中小企業的壽命不長,原因主要是管理不善。要麼延續了工業時期過於苛刻的管理模式,要麼就是採用了家庭式父愛型管理模式,總之沒有形成一套科學系統的管理方式。我國中小型企業存在諸如企業組織結構中存在高度集權化現象、企業內部溝通機制中缺乏合作和協調意識、企業人才戰略中表現短視和浮躁等問題。因此,我國中小企業應用開卷式管理應採取自上而下進行變革的方式,並通過以下途徑將開卷管理的理論與方法運用到企業的各個方面。

　　(一)用開卷管理改造企業文化

　　企業最高層次的競爭已經不再是人、財、物的競爭,而是文化的競爭。最先進的管理思想是用文化進行管理,因此,企業經營者越來越註重企業文化的建設和價值觀的塑造,開卷式企業文化正成為企業核心競爭力的有力保障。

　　企業文化是個看不見、摸不著的東西,不少人都感覺“虛”,不知道文化建設從哪入手,重點在哪,因而,一些企業的文化建設卻總是不入門,在門外徘徊。企業文化建設的關鍵在於要讓文化經歷從理念到行動、從抽象到具體、從口頭到書面的過程,要得到員工的理解和認同,轉化為員工的日常工作行為。如讓員工參與企業開卷文化建設、高層管理人員以身作則從點滴做起、通過理念故事化和故事理念化等形式進行宣傳。

　　(二)按開卷管理要求變革企業組織結構

　　針對傳統的職能型垂直的等級化企業組織結構的缺陷,適應快速變化的市場競爭環境的需要,開卷式管理理論提出了通過減少中間管理層,壓縮職能機構,下放許可權等,以建立一種緊湊而富有彈性的新型學習型網路式組織,實現敏捷、靈活、快速和柔性化等優點。

　　為此,做到管理分權化、以虛擬實踐社團作為創新的源泉(即組建虛擬實踐社團,為企業的發展提供創新性的建議與方案)、以網路式組織取代層級組織。

　　(三)用開卷管理改進企業內部溝通激勵機制

　　隨著國內企業業務領域的不斷擴張,組織機體日益龐大。為保證組織的有效運作,國內企業雖也在不斷調整企業的組織架構和管理流程,力圖壓縮管理層次,提高企業管理效率,但不少企業還是忽略了構建高效執行力的重要一環———內部溝通機制。內部溝通機制的不暢直接導致企業反應遲鈍,嚴重影響了企業的靈活性和決策效率。開卷管理最大的特點就是信息交流透明方便,所以它設計了多種溝通方式,著力解決組織擴展過程中的信息阻塞問題。因此要強化內部培訓、增加公共交流場所、建立完整高效的網路系統等,以改善企業的軟硬體條件。

　　(四)用開卷管理理論改造企業人力資源管理

　　開卷管理的環境,是為組織培育經營者而設計的。因此人力資源管理部門在徵才、選才、育才、用才、留才等方面會受到新的挑戰:在教育訓練方面,不僅僅是培訓同仁有關於業務工作之技能,也要讓他們知道企業經營的基礎以及財務報表上數字的意義。在工作授權方面,則是針對員工經營企業及以財務為目標之工作來授權,而不只是工作上操作的目標。當然,這就需要有人負起責任去管理這改變的過程,並主動去考慮設計一個彈性的人力資源管理系統,主要體現在甄選雇用、績效評估和教育訓練等方面。

　　(五)在企業財務管理中貫徹開卷管理的原理

　　如果企業向其所有員工都開放賬目,讓他們在想看的時候就能看到,並同時教會員工更好地理解這幅巨大的財務圖畫,那麼企業將會更有效率。為此,必須加強組織聯繫,並實現變動的薪資報酬。

　　美國春田再制公司（Springfield Re Manufacturing）的前身是國際豐收公司（International Harvester）旗下一個零件再制中心，主要從事柴油引擎、水幫浦等零件的再制。1979年由於經營不善，年營收2600萬美元，卻虧損200萬美元，面臨倒閉威脅。公司決定裁員並縮減2／3的生產線以度過危機。當時工廠負責人傑克．史塔克（Jack Stack）和其它12位經理籌資了900萬美元在1982年買下公司，經過4年努力，公司轉虧為盈，1986年營收為4200萬美元，年成長率30%。

　　在這段時間，史塔克推出了員工入股計劃，讓員工占有31%的股份，史塔克仍為最大股東。其次，他召開每周一次部門主管會議，檢討公司經營成果，會後把重要的財務數據讓所有員工知道。員工和經理在下班後會聚在一起討論公司的營運狀況。此外，他建立起20幾種根據績效表現所設定的獎勵辦法，有效激勵員工提升士氣和生產力。但是在1986年底，因為最大的客戶通用汽車取消了5千個引擎的訂單，使得它次年的業績流失40%，因此史塔克積極投入新產品開發，避免裁減員工。

　　到1998年，春田和全美最大的農業和建築設備公司Deere ＆ Company合資成立再制科技公司（ReGen Technologies L.L.C.）專門生產柴油引擎。來年，春田年營收達5千萬美元，開始朝多元化經營，避免受到景氣迴圈的影響。到2000年以後，春田成長為擁有22家子公司，年營收1.5億美元，年成長率15%的企業，是否美國中小企業的典範之一。

　　春田轉敗為勝的關鍵在於史塔克倡導的“開卷管理”（open-book management）方式，即是把公司的帳簿公開，把財務數據和員工分享，這些數據包括損益平衡表、資產負債表、盈虧數字、預算、營業預估等。和傳統管理最大不同在於，過去一般員工對公司的經營狀況，尤其是財務狀況都只能用猜測的，因此員工只把自己視為受雇者，公司經營好壞、賺不賺錢和他不相干，但是開卷式管理把員工視為合伙人，一起幫助公司成長。推行開卷式管理的公司建立起一個互信和互重的組織環境，讓所有人都瞭解和關心公司目標和發展。