實踐社區

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實踐社區(Community of Practice,簡稱COP)

目錄

什麼是實踐社區

  實踐社區是將對某一特定知識領域感興趣的人聯繫在一起的網路。大家自願組織起來,圍繞這一知識領域共同工作和學習,並共同分享和發展該領域的知識。

  “實踐社區”一詞是由瑞士人溫格(Etienne Wenger)首創、並被其定義為“關註某一個主題,並對這一主題都懷有熱情的一群人,他們通過持續的互相溝通和交流增加自己在此領域的知識和技能”。溫格認為,學習是一項社會化的活動,人們在群體中能最為有效地學習。這裡所謂的“實踐”,就是積極主動參與學習以及與專家和同儕的互動

  實踐社區作為非正式組織,為企業創造了大量的非正式溝通渠道,其溝通方式可能是以定期開會或僅利用午餐休息時間討論,或純粹以Email、討論區、線上交談等網路系統來相互聯繫。實踐社區中共有四種常見的溝通模式,依次是面對面溝通電話溝通網路溝通書面溝通

實踐社區的特性[1]

  • 通常由志願者組成;
  • 每個實踐社區都有專門的主題內容,涵蓋有關核心知識領域,如某項技術或某門專業;
  • 定期活動,往往有組織者;
  • 不同成員具有潛在的不同身份,如核心專家、外圍成員等,成員通過表現其知識自動取得身份;
  • 相互之間信任程度高;
  • 規模:幾人—數千人不等。實踐社區是組織背後非正式網路的一部分;
  • 實踐社區是有機的,因此是進化和動態的;
  • 實踐社區的成長依賴成員的積极參与;
  • 實踐社區需要撫育、關懷和具有合法性;
  • 過多的組織支持會失去成員,過少的支持會導致其枯竭。

實踐社區與傳統的團隊的比較[2]

  實踐社區因其特點不同而種類各異:一些社區可以存在好幾年的時間,而一些社區為特定目標而成立,一旦目標達成就會解散;一些社區很小,成員都集中在一個區域,而一些以“虛擬社區”的形式存在,成員分散在不同的地理位置,主要通過電話、電子郵件、線上討論和可視會議等聯繫和交流。

  實踐社區與傳統的團隊或工作組的概念有以下一些基本的差異:

  • 團隊和工作組是在強制性的管理機制之下形成的,而實踐社區的成員是自願參與的;
  • 團隊和工作組是針對某一具體的目標和活動成立的,而實踐社區的目標是概括性的和變化的;
  • 團隊和工作組需要產出切實的結果,而實踐社區並沒有這種要求;
  • 團隊和工作組一旦達到目標就會解散或改組,而實踐社區可以隨成員的意願一直存續下去。

實踐社區的益處[2]

  • 為發展、共用和管理專家的知識提供途徑;
  • 避免“重覆發明輪子”;
  • 打破部門的界限,繞過逐級上報的報告程式;
  • 比傳統的組織單位更為靈活;
  • 以問題為導向產生新知識;
  • 為潛在的機會和威脅提供早期提醒和預警;

  實踐社區不僅僅為組織帶來價值,同時也對社區的成員也大有脾益:

  • 成員可以得到社區專家的幫助和指導,從而開闊視野,提升專業水平。社區成員也可以在工作中通過社區獲得知識,尋求幫助;
  • 社區成員往往對個人掌握的知識更為清楚,也更為自信;
  • 社區為其成員發表個人的意見和想法提供了一個開放,自由交流的平臺;
  • 社區能夠保留更多專業的觀點,並擴大成員的專業知名度

如何創建和發展知識社區[2]

  針對如何創建和發展知識社區,目前已有很多途徑和方法。作為起點,需要考慮以下一些關鍵的方面:

  開始創建

  實踐社區是由成員自發形成的有機組織。理想狀態下,社區應該由成員自行創建,試圖“自上而下”成立社區很容易遭到失敗。然而,組織可以為知識社區“播種”。組織中有知識流動的任何領域和部門都是成立實踐社區的潛在對象,但創建一個新社區的最大推動力還是來源於組織人員具體的需求或對某個問題的認識。因此,創建社區時必須考慮到以下幾點:

  • 定義社區的知識範圍——要確定社區的知識領域。每個社區都有一個核心的知識領域,它可以是一個專業學科,也可以是某些特定的問題或主題;
  • 確定社區成員——誰將對這個社區做出重要貢獻?誰是這一社區主題的專家、可能的管理者和推動者?誰是社區的知識管理員?這些角色是大家自願擔當,還是只能由指定的人擔任?
  • 識別共同的需求和興趣——實踐中會有一些什麼事件涉及到社區的知識領域?社區成員會對它的什麼方面感興趣和有熱情?他們希望如何從社區中受益?
  • 清楚社區的目的和價值——社區要解決什麼問題,滿足什麼需求?社區要達到怎樣的目的,受到何種成果?社區應該如何,以及怎樣為組織增加價值?

  可以考慮在一次工作會議上發起創建一個實踐社區。在會議上成員們可以互相熟悉,並可以一起討論社區目標、運作方式等等。

  持續發展和維護

  當初建實踐社區階段的熱情過去以後,社區很容易被人遺忘,除非對其進行積極的維護,以保證社區持續的發展。

  • 保持社區成員的興趣和參與度——判斷一個實踐社區是否成功,要看社區成員是否能持續地對其保持興趣,並保持較高的參與度。一個好的管理者應該積極尋求各種途徑來達到以上目的。如:保證虛擬社區成員至少每年聚會一次以增強他們的關係;為社區成員安排足夠的社會交往時間;確保組織能給社區成員參與活動提供時間等資源的支持;激勵成員為社區建設作貢獻;圍繞社區主題,通過社區內部或外部的專家引入新的觀點等等。
  • 保持社區的成長——社區的成員在其存續期內會不斷更換,因此一個社區總是需要招募新人——代替已經離開的成員,或者為了補充新鮮血液。同樣,在一段時間內,社區的不同角色(以及擔任的職責)都將經常變換。所以,社區的新成員能否很快被大家接受並融入這個圈子也會影響到社區的成功與否。
  • 發展社區知識——在這個階段,社區將在相關知識的發展和建設上起到積極的作用。社區進行的典型活動有:創建知識地圖、組織建立知識庫、識別並填補知識斷層等等。因此,社區知識管理員的角色起著很為關鍵的作用。
  • 使社區為組織增加價值——社區如果能夠為組織所認可和支持,就會很快地成長起來。因此社區最好能與組織整體目標(而不是自行設定的一個獨立於組織的目標)協調發展。這樣組織才會增加對社區的支持。比如,重視並認可社區成員和管理者,為他們提供獎勵和資源支持,讓社區參與到重大管理決策和問題解決的過程中來…但要註意不能使社區過於制度化和形式化。

  結束社區

  一個社區可能會自然而然地慢慢衰敗,這並不一定是一件壞事。有時候是因為成員從事的某項實踐已告一段落,社區也隨之關閉;有時候基於不同的知識主題社區會分化成一些“子社區”。不管是由於何種原因,都應該充分認識社區所取得成績,並保留或轉移社區中沉澱的知識。

  需要註意的要點

   成功地培育一個實踐社區需要在給予指導和任其發展中求取很好的平衡。一方面,組織需要為社區提供足夠的支持和指導,以保證其對組織的價值;另一方面,組織不能過度干預社區的發展,不然社區就可能會喪失其非正式的特質,而正是這一特質大大增強了社區的作用和效果。

   一個成功的實踐社區需要同時關註兩個關鍵領域:發展實踐和發展社區;

   培育一個成功地實踐社區需要重點關註其社會結構——社區內建立的各種關係的總和。特別需要關註的角色有:

  • 社區領導(管理者)——組織中往往認為社區管理者就是此社區的發言人、組織者和社區交流和社區活動的組織者和協調者;
  • 社區推動者——推動社區的內部交流和互動。如召開面對面的會議,安排線上交流的時間表;

  用實踐的眼光看待社區的輸入和輸出——即社區使用和發展的資源。這些資源不僅包括信息和知識資源,如文檔、資料庫、網站等,同時也包括社區內部的流程和實踐,包括通過研討最佳實踐提高和擴展知識的方法,以及與外部組織交流社區發展的新知識的途徑等。很多社區都因此成為了組織的“焦點”,他們記錄最佳實踐、識別有價值的外部資源、進行案例研究、在特定的知識領域發展新的框架、技巧和工具。

相關條目

參考文獻

  1. 知識管理戰術及其案例
  2. 2.0 2.1 2.2 打開知識管理工具箱:工具和技巧的集合(連載二:實踐社區)
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