信息孤島

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信息孤島的概述

  所謂的“信息孤島”,是指相互之間在功能上不關聯互助、信息不共用互換以及信息與業務流程和應用相互脫節的電腦應用系統。應當看到,在整個信息技術產業飛速發展過程中,企業的IT應用也伴隨著技術的發展而前進。但與企業的其它變革明顯不同的是,IT應用的變化速度更快,也就是說,企業進行的每一次局部的IT應用都可能與以前的應用不配套,也可能與以後的“更高級”的應用不兼容。因此,從產業發展的角度來看,信息孤島的產生有著一定的必然性。

  從企業的自身原因分析,前期的信息化建設大多缺乏長遠與統籌規劃,不同階段只考慮各種局部需求,造成了各種不同應用系統的盲目引進,如其中有上級部門下發推廣的,也有自行開發或合作開發引進的等渠道。由於大多數應用系統之間沒有統一的技術和數據標準,數據不能自動傳遞,缺乏有效的關聯和共用,從而形成一個個彼此隔離的信息孤島。

信息孤島的弊端

  信息孤島的存在所帶來的弊端是顯而易見的。首先是導致信息的多口採集、重覆輸入以及多頭使用和維護,信息更新的同步性差,從而影響了數據的一致性和正確性,並使企業的信息資源拆亂分散和大量冗餘,信息使用和管理效率低下,且失去了統一的、準確的依據。其次是由於缺乏業務功能交互與信息共用,致使企業的物流資金流信息流的脫節,結果造成賬賬不符、賬物不符,不僅難以進行準確的財務核算,而且難以對業務過程及業務標準實施有效監控,導致不能及時發現經營管理過程中的問題,造成計劃失控、庫存過量、採購與銷售環節的暗箱操作等現象,給企業帶來無效勞動、資源浪費和效益流失等嚴重後果。再次是孤立的信息系統無法有效地提供跨部門、跨系統的綜合性信息,各類數據不能形成有價值的信息,局部的信息不能提升為管理知識,以致對企業的決策支持只能流於空談。同時由於企業信息孤島的存在,還將影響信息化的集團化、行業化應用。

信息孤島的類型

  企業在信息化過程中存在各種類型的信息孤島。大體可分為數據孤島、系統孤島、業務孤島、管控孤島四種類型。

  (一)數據孤島

  數據孤島是最普遍的形式,存在於所有需要進行數據共用和交換的系統之間。隨著企業電腦技術運用的不斷深入,不同軟體間,尤其是不同部門間的數據信息不能共用,設計、管理、生產的數據不能進行交流,數據出現脫節,即產生信息孤島,勢必給企業的運用帶來信息需要重覆多次的輸入、信息存在很大的冗餘、大量的垃圾信息、信息交流的一致性無法保證等困難。

  (二)系統孤島

  系統孤島指在一定範圍內,需要集成的系統之間相互孤立的現象。原先各自為政所實施的局部應用使得各系統之間彼此獨立,信息不能共用,成為一個個信息孤島。有條件的企業投入資金將以前的系統重新升級、設計,在一定範圍內實現了信息的共用,業務可以跨部門按照流程順序執行。經過一段時間後,又有新的系統要上,又發現這些系統所需要的數據不能從現有系統中提取,仍然要從現有系統統計列印出來再輸入到新系統中,又出現了信息孤島。

  (三)業務孤島

  業務孤島表現為企業業務不能通過網路系統完整、順利的執行和處理。在企業內部網路系統和網路環境的建設中,以企業發展為目標的信息化要求日益迫切,企業的業務需要在統一的環境下,在部門之間進行處理。企業里經常遇到的頭痛問題是“產供銷嚴重脫節”、“財務賬與實物賬不同步”,其實質就是生產流程供應流程銷售流程財務流程都是孤立運行,沒有能夠形成一個有機的整體。信息孤島的要害就是割斷了本來是密切相連的業務流程,不能滿足企業業務處理的需要。

  (四)管控孤島

  管控孤島指智能控制設備和控制系統與管理系統之間脫離的現象,影響控制系統作用的發揮。企業需要向其上級主管部門上報企業的經營情況、接收上級的各種指令和計劃,同時管理層也需要通過信息系統瞭解和掌握現有信息做出明確的決斷,然而由於信息孤島的存在不能滿足信息共用需要。信息孤島的問題已經嚴重地阻礙了企業信息化建設的整體進程,使企業在進行新一輪投入時,難於決斷。

信息孤島產生的原因

  (一)信息化發展的階段性

  企業信息化是一個逐步發展的過程,從歐美等信息化啟動比較早的國家來看,信息化的實施和應用都不是一步到位,而是通過循序漸進的過程逐步建立起來的。企業信息化有一個從初級階段到中級階段、再到高級階段的發展過程。在電腦應用的初級階段,人們容易從文字處理、報表列印開始使用電腦。進而圍繞一項項業務工作,開發或引進一個個應用系統。這些分散開發或引進的應用系統,一般不會統一考慮數據標準或信息共用問題,追求實用快上的目標而導致信息孤島不斷產生。

  (二)認識誤區

  長期以來,許多機構把現代化建設看作是擁有大量電腦設備即可,經費投資方向自然而然地偏向於電腦基礎設備,而忽略信息資源的建設,造成購置的信息基礎設施閑置、資源浪費、信息化建設進入重硬輕軟的認識誤區,導致信息資源的開發與利用滯後於信息基礎設施建設,出現了“有路無車,有車無貨”現象。

  (三)需求不到位

  信息資源是為了服務企業管理者的決策行為,支持普通員工的業務操作。當前企業信息化建設一方面缺乏對企業內部員工的信息需求的瞭解,另一方面企業員工還沒有形成主動的信息需求意識,缺乏將自身的潛在需求轉化為顯性需求的動力。即使提出較明確信息需求,但由於信息共用度差,信息價值低,這種需求不能得到滿足。缺乏信息需求動力是信息孤島現象出現的重要原因。

  (四)標準不統一

  信息化起步早的企業,10年前甚至20年前就開始實施面向業務操作層面的部門業務電腦應用,這些企業的部門主要從部門內部的業務出發,開發滿足部門業務操作的管理系統,每建立一個應用系統就單獨建立一個資料庫,這樣不同的應用就擁有不同的資料庫。這些資料庫可能來自不同的廠商、不同版本,各個資料庫自成體系,互相之間沒有聯繫,數據編碼和信息標準也不統一。

  (五)管理體制問題

  若從深層原因看,是管理的條條框框阻礙了信息的暢通。企業的職能部門分管了企業的各項業務,無意中也分隔了企業內的原本應該統一的信息數據。因為管理信息化需求的不同,提交者關心的重點缺乏全局觀,企業統一的業務流也未能反映到全部的信息系統上。從這個意義上說,信息孤島也是企業管理——尤其是企業管理上的“孤島”的映射。

信息孤島解決對策分析

  (一)理順企業的數據流

  信息系統的實施是建立在完善的基礎數據之上的,而信息系統的成功運行則是基於對基礎數據的科學管理。企業信息化作為一個嚴密的信息系統,數據處理的準確性、及時性和可靠性是以各業務環節數據的完整和準確為基礎的。理順企業的數據流是企業信息化建設成功的關鍵之一。信息化建設利用技術的手段將先進的企業管理思想融人企業的經營管理中,在這個過程中將最終實現對財務、物流、業務流程、成本核算客戶關係管理供應鏈管理等各個環節的科學管理。

  因此要明確部門間哪些數據需要共用,哪些數據要上報企業領導,哪些部門需要獲取外部的知識或信息,企業的哪些數據需要對外發佈和宣傳,哪些數據需要保密,子公司要與總公司交換哪些數據等等。當數據流理順後,相應的業務管理流程也就一目瞭然,管理流程也就理J頤了。

  (二)統一進行信息資源規劃

  建立信息資源建設統籌協調機構,對信息資源建設進行整體規劃及統一部署,建立各部門協調發展的可持續發展目標,改變各機構各部門自行其事現象。機構內部的各種資源的配置要從整體優化的角度考慮,資金、設備、技術、人員、信息等要素的投入要達到低投入、低消耗、高效率的可持續使用。這樣有助於解決信息資源的低水平重覆建設及開發利用效率低等問題,有助於管理者通過對系統內外界環境的分析,從全局上把握信息資源建設的方向及目標,採用有效手段配置信息資源,使信息資源在時間、空間上分佈合理,通過制定信息戰略目標、重點和策略來協調各部門、各單位的活動,使之形成合力,實現組織高效率運作及長遠目標規劃

  (三)通過集成平臺實現系統應用的集成

  集成平臺是可以適應於不同系統之間信息共用的通用工具,就是通過企業應用集成技術將企業的業務流程、公共數據、應用軟體、硬體和各種標準聯合起來,在不同企業應用系統之間實現無縫集成,使它們像一個整體一樣進行業務處理和信息共用。當在多個企業系統之間進行商務交易的時候,集成平臺也可以為不同企業之間實現系統集成。當前隨著信息系統的集成技術的發展,由系統集成觀帶動信息集成廣度和深度的不斷擴展,集成範圍由企業內部逐步擴展到企業外部。信息系統一般通過分類、歸併和彙總等操作實現信息和數據的深度集成,數據倉庫的數據深度集成技術還包括切片(slice)、鑽取(dril1)和旋轉(rotate)等,而關聯分析聚類分析、系列模式分析等都是信息深度集成的高級應用技術。信息的深度集成目的是為了得到對企業管理者和決策有價值的信息。信息集成廣度一般可以從集成的時間、地區、職能部門等多個側面進行描述。對信息適度範圍的集成可以保證信息的可靠性和權威性。

  信息孤島是一個長期存在的現象,對現存的信息孤島採用集成的方式,對個別無法集成的舊系統採用替換升級的方式實現信息共用,必要時從規劃開始對現有系統進行全面的升級和改造。通過統一的信息化規劃,保證信息標準的統一和來源的唯一性,在滿足目前信息化需求的同時為將來實施新的系統奠定良好的基礎,確保實施新系統時遵循統一標準實現系統之間的集成和信息共用,避免出現新的信息孤島。

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