任務清單分析系統

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

任務清單分析系統(Task Inventory Analysis，TIA)

　　任務清單分析系統是一種典型的工作傾向性工作分析系統，是由“美國空軍(USAF)人力資源研究室的Raymond E.Christal及其助手開發成功的它的研究始於20世紀50年代，通過從10萬名以上雇員那裡收集試驗數據進行驗證，前後經歷20年時間才趨於成熟完善。

　　任務清單分析系統一般由兩個子系統構成：一是用於收集工作信息的一套系統的方法、技術；二是與信息收集方法相匹配的用於分析、綜合和報告工作信息的電腦應用程式軟體。

　　1、 信息可靠性較高，適合用於確定相關的工作職責、工作內容、工作關係和勞動強度等方面的信息。

　　2、 所需費用較少。

　　3、 難度較小，容易為任職者接受。

　　1、 對“任務”的定義難以把握，即難以明確什麼樣的活動或內容能被稱之為“任務”，結果導致“任務”的粗細程度不一，有些任務描述只代表一件非常簡單的活動，有的任務描述卻包含豐富的活動。

　　2、 使用範圍較小，只適用於工作迴圈周期較短，工作內容比較穩定，變化較小的工作。

　　3、 整理信息的工作量大，歸納工作比較繁瑣。

　　4、 任職者在填寫時，容易受到當時工作的影響，通常會遺漏其它時間進行而且比較重要的工作任務。

　　任務清單分析系統中信息收集工作實際上是一種高匿結構化的調查問卷，一般包括倆大部分：一是”背景信息”；二是“任務清單”。

　　1.背景信息

　　它包括兩類問題：傳記性問題與清單性問題。

　　(1)傳記性問題。指那可幫助分析者付調查對象進行分類的信息，如姓名、性別、職位序列號、職位名稱、任職部門、服務期限、教育水平、工作輪換願望、職業生涯意向，等等。

　　(2)清單性問題是為了更加廣泛深入地瞭解有關工作方面的背景信息而設計 的問題。它為 調查對象提供了一套包含問題與答案選項的清單，清單的內容可能包括：所用的工具、 設備，所要培訓的課程，對工作各方面的態度等等。

　　背景信息部分包括兩類問題:傳記性問題與清單性問題。傳記性問題，是指那些可以幫助分析者對調查對象進行分類的信息，如姓名、性別、職位序列號、職位名稱、任職部門、服務期限、教育水平、工作輪換願望、職業生涯意向等等。

　　清單性問題是為了更加廣泛深入地瞭解有關工作方面的背景信息而設計的問題。它為調查對象提供了-套包含問題與答案選項的清單,清單的內容可能包括:所用的工具、設備，所要培訓的課程，對工作各方面的態度等等。背景信息部分的問題有各種格式:“填空”“選擇能最恰當地描述你(工作)的選項”，或者“選擇所有符合你(工作)的選項”等。

　　2.任務清單

　　這部分其實就是把工作任務按照職責或其他標準以一定順序排列起來，然後由任職者根據自己工作的實際情況對這些工作任務進行選擇、評價等，最終理順並形成該工作的內容。

　　工作任務清單的調查對象一般是某一職業領域的任職者及其直接管理者。

　　工作任務清單的調查對象一般是某一職業領域的任職者及其直接管理者。任職者填寫背景信息部分，併在任務清單中選擇符合他所做工作的任務項目並給予評價(如相對時間花費、重要程度等)。任職者的管理者通常提供有關工作任務特征的信息，如任務的難度，對工作績效的影響等。然後運用一定的電腦應用程式軟體對收集來的信息進行處理、分析、綜合，並向管理者提供工作分析報告。

　　1.構建任務清單

　　任務清單的構建有多種方式，可以來自於對所研究工作的觀察或工作日誌，也可以來自於另外的任務清單，如某部門的任務清單或某工作族的任務清單。

　　2.利用任務清單收集信息

　　在列出任務清單的基礎上加上評價尺度，便成為用於收集信息的工具。在利用任務清單收集信息的過程中，需要註意以下幾方面：

　　(1)調查範圍與對象的確定。

　　第一種方案，選取兩個以上行業的多家企業的人力資源部的專職工作人員。這樣可以收集到大量數據，藉助電腦進行數據處理後，得到有關人力資源部工作任務的最為全面、綜合的信息。通過這種方式所得的結論最具有一般性的意義，而且可以對調查所用的任務清單進行較大地修正完善。

　　第二種方案，選取一個行業的多家企業的人力資源部的專職工作人員。這樣可以收集到所關註行業的企業人力資源部工作任務的大量數據，所得結論具有行業特點。

　　第三種方案，只對一家企業的人力資源部的專職工作人員進行調查。這樣既可以對該企業人力資源部的實際工作任務有全面系統地瞭解，又可以明顯發現與調查所用的任務清單的差別，在此基礎上可以作進一步的比較研究，為企業人力資源部工作任務的科學化、規範化做出貢獻。

　　當然，可選擇的方案還有很多，不可盡數。關鍵是要根據調查研究的目的，選擇適用可行的方案。

　　(2)調查方式的選擇。調查方式的選擇沒有常規可循，應靈活運用。如果是集體調查，即把被調查者集中到一起同時進行調查。集體調查方式有利也有弊。有利的方面表現在：

　　①有機會做廣泛、直接地指導，解釋調查的目的，回答有關提問；

　　②保證回收率；

　　③保證被調查者有充分的時間提供有用信息。

　　不利的方面表現在：

　　①增加了成本，如把被調查者從工作現場集中起來的往返時間、路費，聘請或培訓專門的調查人員的費用等；

　　②在一定程度上影響正常的工作流程。如果是單獨調查，即由被調查者本人選擇應答的時間和地點，那麼最好通過正式的組織渠道發放、回收問卷。如果有保密的需要，可以隨附信封，問卷填好後裝入信封，密封以後再收上來。需要強調的是，應該建立一定的控制系統以保證回收率，否則，有些被調查者就會隨手把問卷扔進廢紙簍。

　　(3)選擇適當的信息源，一般而言，有關工作執行與否的信息、花費時間的信息最好由工作執行者本人來提供；而其他一些任務評價信息，如工作的重要程度、困難程度、工作失誤的後果的嚴重程度等信息最好由本工作領域經驗豐富的管理者來提供，或至少參考他們的意見。

　　(4)填寫任務清單的一般步驟。由於任務清單格式的不同、任務評價維度的類型與數目的不同，填寫的步驟不盡相同。填寫任務清單的一般步驟為：

　　第一步，被調查者以填空或選擇的方式回答背景信息部分的所有問題。

　　第二步，被調查者閱讀任務清單上的所有描述，併在屬於其正常工作範圍內的任務描述旁邊作標記。

　　第三步，被調查者在另一張空白紙上寫出沒有被包含在任務清單中但屬於其正常工作範圍內的所有任務描述。

　　第四步，被調查者重新回到任務清單起點，逐一對其所選定的任務(屬於其正常工作範圍內的任務)進行評價。

　　這裡所謂的“正常的工作”是一個相對概念，比如，某項任務在調查期間屬於被調查者的工作，但這項工作任務是臨時的特殊的任務並且以後再也不會重覆了，那麼這項任務就可以被認為不屬於正常的工作範圍。相反，如果某項工作任務近幾個月來沒有執行過，但按照工作本身的要求，可以預期將來肯定要執行該任務，那麼應當認為該任務屬於正常工作範圍。

　　3.分析任務清單所收集的信息

　　任務清單系統收集的信息，絕大部分是量化的，可以應用電腦程式進行統計分析。至於那些不可量化的信息，或為某些特殊目的收集的附加信息，應根據工作分析的目的進行相應處理。

　　4.利用任務清單編製工作說明書

　　利用任務清單系統對工作進行分析，分析結果是典型的工作說明書，包括工作描述和工作規範兩部分。工作描述的主要內容包括：

　　(1)工作概要。一般是用一兩句簡明概括的語言說明工作的性質與主要職責。

　　(2)重要的任務維度。

　　(3)非常重要的任務。這是任務清單分析結果的直接運用。

　　(1)任務清單分析系統的一個主要的優點在於它向管理的許多應用領域都提供了有用的信息。通過對任務清單獲得的數據進行分析，其分析結果可以應用於人力資源預測、人員招募甄選、績效考核、薪資管理、培訓開發、工作分類以及工作設計等許多方面。

　　(2)任務清單分析系統可以用來描述當前或計劃要做的工作。具體的團隊性的工作描述可以對工作進行分類或用來確定任職資格要求、環境要求、工作態度要求等。團隊性的工作描述還可以為對那些由部門小組、新的員工、女性、上夜班的員工、對工作表達不滿的員工、老員工、在海外工作的員工、操作特殊設備或運用特殊工具的員工執行的工作進行管理提供最有意義的信息。

　　(3)任務清單分析系統為增加人力資源的潛能提供信息，是任務清單分析系統最主要的應用之一。

　　(4)任務清單分析系統能夠為管理者提供員工對工作內容不滿或員工態度方面的信息。管理者可以利用任務清單結果來確定能夠提高生產力的領域。

　　(5)除了上面提到的一般應用領域之外，任務清單分析系統還有以下的應用，比如工作滿意度調查、在少數群體中的運用、設計專門的培訓課程、確定任職資格要求、建立個人經驗檔案、確定工作的危險度。