行政主管

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行政主管(Administration)

　　行政主管是企業的中流砥柱，在企業內部是一個承上啟下的核心領導，無論從哪個角度看，他都會在對企業的發展方面發揮決定性的作用。

　　行政主管是行政部門內部的最高領導，對各行政部門全面工作負有領導之責，對行政人員的工作狀態、工作水平、工作效能、工作作風起著極其重要的作用。

　　行政負責單位的直接工作，人事是分管人員安排，檔案和人力資源的有效利用.其行政主管的工作職責是：

　　1.堅決服從分管副總經理的統一指揮，認真執行其工作指令，一切管理行為向主管領導負責；

　　2.嚴格執行公司規章制度，認真履行其工作職責；

　　3.負責組織對人力資源發展、勞動用工、勞動力利用程度指標計劃的擬訂、檢查、修訂及執行；

　　4.負責制定公司人事管理制度。設計人事管理工作程式，研究、分析並提出改進工作意見和建議；

　　5.負責對本部門工作目標的擬訂、執行及控制；

　　6.負責合理配置勞動崗位控制勞動力總量。組織勞動定額編製，做好公司各部門車間及有關崗位定員定編工作，結合生產實際，合理控制勞動力總量及工資總額，及時組織定額的控制、分析、修訂、補充，確保勞動定額的合理性和準確性，杜絕勞動力的浪費；

　　7.負責人事考核、考查工作。建立人事檔案資料庫，規範人才培養、考查選拔工作程式，組織定期戒不定期的人事考證、考核、考查的選拔工作；

　　8.編製年、離、月度勞動力平衡計劃和工資計劃。抓好勞動力的合理流動和安排；

　　9.制定勞動人事統計工作制度。建立健全人事勞資統計核算標準，定期編製勞資人事等有關的統計報表；定期編寫上報年、季、月度勞資、人事綜合或專題統計報告；

　　10.負責做好公司員工勞動紀律管理工作。定期或不定期抽查公司勞動紀律執行情況，及時考核，負責辦理考勤、獎懲、差假、調動等管理工作；

　　11.嚴格遵守"勞動法"及地方政府勞動用工政策和公司勞動管理制度，負責招聘、錄用、辭退工作，組織簽訂勞動合同，依法對員工實施管理；

　　12.負責核定各崗位工資標準。做好勞動工資統計工作，負責對日常工資、加班工資的報批和審核工作，辦理考勤、獎懲、差假、調動等工作；

　　13.負責對員工勞動保護用品定額和計劃管理工作；

　　14.配合有關部門做好安全教育工作。參與職工傷亡事故的調查處理，提出處理意見；

　　15.負責編製培訓大綱，抓好員工培訓工作。在抓員工基礎普及教育的同時，逐步推行崗前培訓與技能、業務的專業知識培訓，專業技術知識與綜合管理知識相結合的交替教育提高培訓模式及體系；

　　16.認真做好公司領導交辦的其它工作任務。

　　一、科學思維

　　正確的思想來自於實踐。辦公室主任要學會運用調查研究的方法，堅持實事求是的原則才能掌握科學的思維方式。這包括以下幾個方面的具體內容。

　　⑴從實際出發思考問題。

　　這是馬克思主義最基本的觀點，也是辦公室主任科學思維的基礎。無論是參與政務，協助領導決策，還是辦理具體事務，辦公室主任都應當立足現實，從本單位、本部門的實際善出發，創造性地執行中央的路線、方針、政策和上級有關的指示精神，從而達到主觀與客觀、理論與實踐的辯證統一。

　　⑵系統思維方法，即用現代系統理論指導人們觀察問題、分析問題的思維方法。

　　現代系統理論特別強調事物的整體性，這種整體性認為世界上一切事物都是由各部分以特定結構組合的、具有特定功能的有機整體。整體與部分、部分與部分、整體與環境不可分離。整體的性質和規律，只存在於組成其各要素的相互聯繫、相互作用之中，各組成部分孤立狀態的特征和活動的綜合，並不能反映整體的特征和活動方式。這就要求辦公室主任研究問題、處理工作時要把研究和工作對象如實地作為有機整體對待，從整體出發，從全局入手，把事物的各個部分、各個方面和各種因素有機地聯繫起來，加以綜合、系統地考察，從整體和部分相互結合、相互依賴、相互制約、相互作用的關係中去揭示系統的特性和規律性。這也與辯證唯物主義者用聯繫的、發展的眼光看待事物的要求相吻合，否則難免導致顧此失彼、掛一漏萬。

　　⑶用發展觀點看待一切。

　　任何事物都是處在一定的發生、發展和消亡的過程中，不變的事物是沒有的。我們研究問題，要聯繫一定的歷史條件，隨著情況的發展而變化，不能固定一點，用永恆不變的模式去剪裁不斷發展、變化的現實。用發展觀點看待一切，就要求辦公室主任要立足現實，著眼未來，要弄清各項重大工作的發展變化趨勢，弄清哪些情況的出現是必然的，應該及時採取措施順應和促成其發展；哪些是應該控制和可以避免的，才能使自己的工作處於主動，立於不敗。

　　二、思想教育

　　重視對人的教育是中國傳統文化的重要特點之一。思想教育和政治工作更是中國共產黨在革命和建設事業中行之有效的方法。在新的歷史條件下，辦公室主任要善於採取靈活多樣的形式，針對辦公室工作的特點，富有成效地做好思想政治工作，激勵全體工作人員的工作熱情和獻身精神，把大家的力量凝聚到建設社會主義現代化事業上來。思想政治工作方法內容很多，基本上可以概括為以下十七個方面：

　　⑴正面教育，以理服人。它主要通過組織學習、作報告、開展各種宣傳活動，正面地向群眾進行理想紀律教育、形勢任務教育、革命傳統教育、社會主義民主與法制教育等等，從而提高群眾的政治覺悟和思想水平，鼓舞和調動他們的工作積極性。　

　　⑵重視個別工作，一把鑰匙開一把鎖。該方法的基本特點是：要在摸清對象的具體情況，掌握其個性特征的基礎上，實事求是的予以科學分析，並提出相應的解決辦法。

　　⑶思想教育與知識教育相結合。這種方法具有靈活多樣、寓教於樂、寓教於“學”等特點，實踐表明它受到比較廣泛的贊譽和歡迎。在思想政治教育中，要充分運用豐富的知識內容，去啟迪人們的心靈，使人們在接受教育過程中，同時得到知識啟示、道德熏陶、藝術感染，從而達到思想教育與知識教育雙豐收的結果。

　　⑷以誠相待，以情感人。同教育對象作知心朋友，與他們溝通，情感交流，是提高思想政治工作有效性的重要途徑。為此，辦公室主任要同工作人員打成一片，真心實意的作他們的知心朋友。要通過日常業務工作和各種活動，廣泛開展談心活動，隨時掌握每個同志的思想情緒，推心置腹、有針對性的做好思想政治教育工作。

　　⑸樹立榜樣，典型示範。榜樣的力量是無窮的。通過典型示範，根據各個不同歷史時期黨的路線、方針、政策以及思想政治教育的目的要求，尤其註意發掘員工自己身邊的先進人物和事例，使思想政治教育的目標形象化、具體化，從而形成一個群眾性的學先進、趕先進的熱潮。

　　⑹揚善為主，激勵上進。辦公室主任要善於用於表揚和批評相結合的方法，要善於發現每個同志的長處，看到他們每一個哪怕是微小的進步，肯定其成績，並善意的指出其工作上的不足，幫助他們改正缺點，糾正錯誤。特別是當有的同志在工作中出現漏洞時，要善於循循善誘的做好思想政治工作，幫助他們總結經驗教訓，切不可過多指責或求全責備，更不應諷刺挖苦，苛求他人，多做自我批評。

　　⑺關心群眾生活，解決其實際困難。辦公室主任要註意掌握和解決工作人員工作和生活上的實際困難，為他們更好的工作創造方便條件，解除其後顧之憂。要及時瞭解下屬工作人員的心理狀態和物質、精神需要，屬於合理的要求而又能夠解決的事情，應及時幫助解決；對於不合理的要求，或一時解決不了的事情，也應給予必要的解釋和說明，求得理解和支持。

　　三、領導作風和藝術

　　辦公室主任的領導作風，主要表現在處理事務過程中所具有的思想品德、知識素養、領導方式及經驗風格。作為辦公室主任應當突出註重實事求是、嚴於律己和民主作風。

　　實事求是。這是馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論的精髓，是我們黨一貫倡導的優良作風。實事求是的優良的作風，在辦公室主任工作中具體表現出求實、求是、求真，一切按客觀實際情況辦事。無論是協助領導決策，還是辦理具體事務，都要面向客觀現實，一切從實際出發，按客觀規律辦事。這就要求辦公室主任要少說空話、多辦實事、不圖虛名、不做錶面文章，說老實話，辦老實事，做老實人，不弄虛作假，不文過飾非，不欺上瞞下，不投機取巧，定計劃、抓工作務求落實。同時應當不唯書，不唯上，正確對待上級指示。作為辦公室主任對領導機關和領導同志的指示和決定，無疑應堅決執行，這是組織紀律性的表現；但是，在執行領導的指示和決定時，一定要結合本部門、本單位的實際情況，創造性地加以執行。這就要求把求實精神和革命膽略相結合。

　　強調實事求是，不是聽天由命，在客觀情況面前無所作為；而是要勇於開闊、善於進取，把求實精神和革命膽略有機結合起來，這是現代領導者的特有品質。各級黨政機關的辦公室主任，尤其需要這些特殊品質和工作作風。只有這樣，才能在自身工作中，破除迷信，解放思想，真正堅持實事求是的原則，嚴於律己。這是一種偉人的美德，也是一種合乎中國優秀傳統文化的領導風範，即所謂的“修身齊家”。

　　辦公室主任或作為領導層的一員，或作為領導身邊的“近臣”，更應當身體力行，做嚴於律己的楷模。要模範地遵守國家的政治法律，樹立全心全意為人民服務的思想，除了制度和政策規定範圍內的個人利益和工作職權外，不謀求任何私利和特權；要自覺遵守和維護黨和國家的各項制度，識大體，顧大局，克己奉公，不做有損於全局的事；要堅持黨性，反對派性，自覺地抵制各種腐朽思想的侵襲；要加強對子女和親屬的思想政治教育，教育他們遵紀守法，維護國家政策，為群眾做出表率。在政務和事務處理過程中，分清公私，先公後私，公事公辦，私事私辦，尤其對混淆公私的所謂“公私兼顧”要力求避免，否則辦公室主任難免被人視為“辦私”。

　　民主作風。這是群眾路線在領導工作中的具體體現。辦公室主任在工作中的民主作風主要表現在：

　　⑴密切聯繫群眾，遇事同群眾商量。辦公室主任在工作中，要努力傾聽群眾的意見，切忌獨斷專行，偏聽偏信。特別是協助領導作出重大的決策，或者與群眾切身利益密切相關的事項，辦公室主任更應當廣泛聽取各方面群眾的意見，同群眾做知心朋友，儘可能取得絕大多數群眾的理解、同意和支持。領導做出決定以後，辦公室主任還要深入群眾，以便隨時瞭解群眾的各種反映，改進領導工作；同時還要採取各種適當方法向群眾做宣傳，把領導的決定化為群眾的自覺行動。

　　⑵要註意發揮群眾的積極性。民主作風的本質，就在於調動、發揮群眾的積極性。辦公室主任，要對其下屬的幹部、群眾的政治思想情況、業務能ā力、工作志趣、業餘愛好以及家庭環境等情況儘可能的瞭解和熟悉，併在不違背國家政策和法律的情況下，儘可能幫助解決其工作、生活中遇到的各種問題和困難。同時，要在自己的職權範圍內儘可能為本單位的幹部、群眾創造發揮能力和培養提高的機會。

　　⑶妥善處理好民主與集中的關係。發揚民主作風，並不是不要集中，而是要堅持民主與集中的統一。辦公室主任在處理民主與集中的關係問題上，要根據當時的形勢和變化了的情況，對不同情況有所測重。比如，在領導決策前，要充分發揚民主，協助領導廣泛收集同決策相關的各種情況和信息，然後進行充分的研究和論證，為領導提出可供選擇的多種方案。在領導決策之後，辦公室主任要通過調查研究，瞭解和掌握決策的貫徹執行情況，要強調集中統一，把領導的決定化為群眾自覺的、統一的行動。

　　辦公室主任的領導藝術主要表現在科學管理和知人善任兩個方面。作為領導進行科學管理，首先要把握全局，思維敏捷，然後善於權衡利弊輕重，還要有隨機應變和果斷決定的能力。而知人善任強調的是用人藝術。

　　所謂把握全局，是要求辦公室主任在工作安排上要深謀遠慮，總攬全局，抓住要害，隨機決斷，把握工作的主動權。切忌工作中被龐雜的事物和頭緒所纏繞，甚至一葉遮目，不見泰山，抓芝麻丟西瓜。這就要求辦公室主任做到：

　　⑴總攬全局抓大事。“不謀全局者，不足謀一域”。辦公室主任要具有全局的、系統的觀點，把本單位的中心工作同其他工作有機的結合起來，把辦公室這一局部性工作與全局的總目標和發展趨勢聯繫起來，把辦公室當前的具體工作同全局整體發展規劃聯繫起來。在抓辦公室內各項具體工作時，也要從辦公室的總體需要去考慮，防止顧此失彼，給整個工作帶來被動。所以，辦公室主任考慮室內一部分工作時，要顧及到另一部分；側重抓一個方面是，要有利於、甚至少不影響另一方面的工作。這樣方能達到“齊頭併進，重點完成”的行政目標。

　　⑵立足當前謀長遠。“不謀萬世者，不足謀一時”。辦公室主任工作同其他任何領導工作一樣，從職能上講具有超前性。這種超前性決定了辦公室主任必須要有立足當前謀長遠的預見未來的本領。發展的觀點是唯物辯證法的基本觀點之一。用發展的觀點看待一切，就是要動態的分析問題，要立足當前謀長遠。高水平的辦公室主任，眼睛都不是只盯著現實，而總是像善弈者那樣，註意多看幾步棋。即使是富有領導經驗的辦公室主任，若預見未來的意識一旦減弱，其領導藝術的生命力就將開始衰退。一個辦公室主任要使自己的智慧之樹常青不謝，領導藝術之渠永不幹涸，就應在面向未來中不斷汲取“活水”。

　　⑶見微知著抓本質。辦公室主任要有細緻的觀察力，要對周圍環境的變化和新事物、新情況、新問題有敏銳的感知力，並善於從細微處發現別人發現不了的東西，要從一點點“小苗頭”及時感知並把握事物的本質。

　　⑷隨機應變決斷。辦公室主任工作必須迅速果斷。對於看準了的事情，一定要爭分奪秒，當機立斷；對於一時還把握不了的事項，要多方面收集有關情況，權衡利弊，及時地作出處理決定，或提出可供選擇的處理意見，供領導決斷時參考。因此，辦公室主任是否有工作的全局觀念及整體把握，最終還在於能否隨機決斷，隨機決斷是駕馭全局的關鍵一環。

　　辦公室主任的領導藝術和管理水平集中表現在其用人藝術方面，這就要求他做到以下幾個方面的工作。

　　⑴選賢任能，知人善任。為政之本在於擇人。辦公室主任工作點多、面廣、線長，尤其需要選賢任能，做到知人善任。選賢任能即是要按照德才兼備、任人唯賢的原則，把那些思想品質好、業務能力強、文化水平高、身體素質適宜且具有開拓精神和求實精神的同志選拔、安排到合適的崗位上去，力求使人員和任務相匹配。知人善任即是指要細心地考察幹部，確切地瞭解員工，精心選派，合理使用，認真培養。

　　⑵用人所長，揚長避短。任何一個人都有優點和缺點，不同類型的幹部也有不同的專長和不足。對幹部的考查、培養、、使用，一定要做到客觀、公正、全面，要善於發揮下屬的長處，調動廣大幹部、群眾的積極性，用人所托，揚長避短，以便做到人盡其才，才盡其用。對於那些敢於直言，確有真才實學，但由於某些原因而受到人們誤解而有爭議的人物，辦公室主任一定要力排眾議，態度鮮明，給予有力的支持或舉薦。

　　⑶寬以待人，團結為重。人們在共同工作的相互交往中，對事物往往會有不同的看法，彼此間難免會發生矛盾衝突。作為一名辦公室主任，就一定要胸懷寬闊，善於團結不同觀點的人員一道工作，甚至團結那些反對過自己並被實踐證明是犯了錯誤的人。在選人、用人問題上，要襟懷坦白，豁達開朗，寬以待人，善於律己，這樣才能做好辦公室主任工作。

　　⑷合理授權，量才而行。用人之道在於授權。辦公室主任要按照分工負責的原則，將重任委授於各個下屬，讓他們充分發揮其主動性和創造性，獨立的完成各項工作任務。這樣一方面可以讓下屬經受鍛煉，增長才幹；同時使自己有更多的經歷和時間協助領導決策。