行政主管

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行政主管(Administration)

目录

什么是行政主管

  行政主管是企业的中流砥柱,在企业内部是一个承上启下的核心领导,无论从哪个角度看,他都会在对企业的发展方面发挥决定性的作用。

  行政主管是行政部门内部的最高领导,对各行政部门全面工作负有领导之责,对行政人员的工作状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极其重要的作用。

行政主管的工作职责

  行政负责单位的直接工作,人事是分管人员安排,档案和人力资源的有效利用.其行政主管的工作职责是:

  1.坚决服从分管副总经理的统一指挥,认真执行其工作指令,一切管理行为向主管领导负责;

  2.严格执行公司规章制度,认真履行其工作职责

  3.负责组织对人力资源发展劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行;

  4.负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序,研究、分析并提出改进工作意见和建议;

  5.负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制;

  6.负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制,做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作,结合生产实际,合理控制劳动力总量及工资总额,及时组织定额的控制、分析、修订、补充,确保劳动定额的合理性和准确性,杜绝劳动力的浪费;

  7.负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库,规范人才培养、考查选拔工作程序,组织定期戒不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作;

  8.编制年、离、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合理流动和安排;

  9.制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准,定期编制劳资人事等有关的统计报表;定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告;

  10.负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况,及时考核,负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作;

  11.严格遵守"劳动法"及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度,负责招聘、录用、辞退工作,组织签订劳动合同,依法对员工实施管理;

  12.负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作,负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作,办理考勤、奖惩、差假、调动等工作;

  13.负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作;

  14.配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理,提出处理意见;

  15.负责编制培训大纲,抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时,逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训,专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系;

  16.认真做好公司领导交办的其它工作任务。

行政主管的工作技巧

  一、科学思维

  正确的思想来自于实践。办公室主任要学会运用调查研究的方法,坚持实事求是的原则才能掌握科学的思维方式。这包括以下几个方面的具体内容。

  ⑴从实际出发思考问题。

  这是马克思主义最基本的观点,也是办公室主任科学思维的基础。无论是参与政务,协助领导决策,还是办理具体事务,办公室主任都应当立足现实,从本单位、本部门的实际善出发,创造性地执行中央的路线、方针、政策和上级有关的指示精神,从而达到主观与客观、理论与实践的辩证统一。

  ⑵系统思维方法,即用现代系统理论指导人们观察问题、分析问题的思维方法

  现代系统理论特别强调事物的整体性,这种整体性认为世界上一切事物都是由各部分以特定结构组合的、具有特定功能的有机整体。整体与部分、部分与部分、整体与环境不可分离。整体的性质和规律,只存在于组成其各要素的相互联系、相互作用之中,各组成部分孤立状态的特征和活动的综合,并不能反映整体的特征和活动方式。这就要求办公室主任研究问题、处理工作时要把研究和工作对象如实地作为有机整体对待,从整体出发,从全局入手,把事物的各个部分、各个方面和各种因素有机地联系起来,加以综合、系统地考察,从整体和部分相互结合、相互依赖、相互制约、相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性。这也与辩证唯物主义者用联系的、发展的眼光看待事物的要求相吻合,否则难免导致顾此失彼、挂一漏万。

  ⑶用发展观点看待一切。

  任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中,不变的事物是没有的。我们研究问题,要联系一定的历史条件,随着情况的发展而变化,不能固定一点,用永恒不变的模式去剪裁不断发展、变化的现实。用发展观点看待一切,就要求办公室主任要立足现实,着眼未来,要弄清各项重大工作的发展变化趋势,弄清哪些情况的出现是必然的,应该及时采取措施顺应和促成其发展;哪些是应该控制和可以避免的,才能使自己的工作处于主动,立于不败。

  二、思想教育

  重视对人的教育是中国传统文化的重要特点之一。思想教育和政治工作更是中国共产党在革命和建设事业中行之有效的方法。在新的历史条件下,办公室主任要善于采取灵活多样的形式,针对办公室工作的特点,富有成效地做好思想政治工作激励全体工作人员的工作热情和献身精神,把大家的力量凝聚到建设社会主义现代化事业上来。思想政治工作方法内容很多,基本上可以概括为以下十七个方面:

  ⑴正面教育,以理服人。它主要通过组织学习、作报告、开展各种宣传活动,正面地向群众进行理想纪律教育、形势任务教育、革命传统教育、社会主义民主与法制教育等等,从而提高群众的政治觉悟和思想水平,鼓舞和调动他们的工作积极性。 

  ⑵重视个别工作,一把钥匙开一把锁。该方法的基本特点是:要在摸清对象的具体情况,掌握其个性特征的基础上,实事求是的予以科学分析,并提出相应的解决办法。

  ⑶思想教育与知识教育相结合。这种方法具有灵活多样、寓教于乐、寓教于“学”等特点,实践表明它受到比较广泛的赞誉和欢迎。在思想政治教育中,要充分运用丰富的知识内容,去启迪人们的心灵,使人们在接受教育过程中,同时得到知识启示、道德熏陶、艺术感染,从而达到思想教育与知识教育双丰收的结果。

  ⑷以诚相待,以情感人。同教育对象作知心朋友,与他们沟通,情感交流,是提高思想政治工作有效性的重要途径。为此,办公室主任要同工作人员打成一片,真心实意的作他们的知心朋友。要通过日常业务工作和各种活动,广泛开展谈心活动,随时掌握每个同志的思想情绪,推心置腹、有针对性的做好思想政治教育工作。

  ⑸树立榜样,典型示范。榜样的力量是无穷的。通过典型示范,根据各个不同历史时期党的路线、方针、政策以及思想政治教育的目的要求,尤其注意发掘员工自己身边的先进人物和事例,使思想政治教育的目标形象化、具体化,从而形成一个群众性的学先进、赶先进的热潮。

  ⑹扬善为主,激励上进。办公室主任要善于用于表扬和批评相结合的方法,要善于发现每个同志的长处,看到他们每一个哪怕是微小的进步,肯定其成绩,并善意的指出其工作上的不足,帮助他们改正缺点,纠正错误。特别是当有的同志在工作中出现漏洞时,要善于循循善诱的做好思想政治工作,帮助他们总结经验教训,切不可过多指责或求全责备,更不应讽刺挖苦,苛求他人,多做自我批评。

  ⑺关心群众生活,解决其实际困难。办公室主任要注意掌握和解决工作人员工作和生活上的实际困难,为他们更好的工作创造方便条件,解除其后顾之忧。要及时了解下属工作人员的心理状态和物质、精神需要,属于合理的要求而又能够解决的事情,应及时帮助解决;对于不合理的要求,或一时解决不了的事情,也应给予必要的解释和说明,求得理解和支持。

  三、领导作风和艺术

  办公室主任的领导作风,主要表现在处理事务过程中所具有的思想品德、知识素养、领导方式及经验风格。作为办公室主任应当突出注重实事求是、严于律己和民主作风。

  实事求是。这是马克思列宁主义、毛泽东思想邓小平理论的精髓,是我们党一贯倡导的优良作风。实事求是的优良的作风,在办公室主任工作中具体表现出求实、求是、求真,一切按客观实际情况办事。无论是协助领导决策,还是办理具体事务,都要面向客观现实,一切从实际出发,按客观规律办事。这就要求办公室主任要少说空话、多办实事、不图虚名、不做表面文章,说老实话,办老实事,做老实人,不弄虚作假,不文过饰非,不欺上瞒下,不投机取巧,定计划、抓工作务求落实。同时应当不唯书,不唯上,正确对待上级指示。作为办公室主任对领导机关和领导同志的指示和决定,无疑应坚决执行,这是组织纪律性的表现;但是,在执行领导的指示和决定时,一定要结合本部门、本单位的实际情况,创造性地加以执行。这就要求把求实精神和革命胆略相结合。

  强调实事求是,不是听天由命,在客观情况面前无所作为;而是要勇于开阔、善于进取,把求实精神和革命胆略有机结合起来,这是现代领导者的特有品质。各级党政机关的办公室主任,尤其需要这些特殊品质和工作作风。只有这样,才能在自身工作中,破除迷信,解放思想,真正坚持实事求是的原则,严于律己。这是一种伟人的美德,也是一种合乎中国优秀传统文化的领导风范,即所谓的“修身齐家”。

  办公室主任或作为领导层的一员,或作为领导身边的“近臣”,更应当身体力行,做严于律己的楷模。要模范地遵守国家的政治法律,树立全心全意为人民服务的思想,除了制度和政策规定范围内的个人利益和工作职权外,不谋求任何私利和特权;要自觉遵守和维护党和国家的各项制度,识大体,顾大局,克己奉公,不做有损于全局的事;要坚持党性,反对派性,自觉地抵制各种腐朽思想的侵袭;要加强对子女和亲属的思想政治教育,教育他们遵纪守法,维护国家政策,为群众做出表率。在政务和事务处理过程中,分清公私,先公后私,公事公办,私事私办,尤其对混淆公私的所谓“公私兼顾”要力求避免,否则办公室主任难免被人视为“办私”。

  民主作风。这是群众路线在领导工作中的具体体现。办公室主任在工作中的民主作风主要表现在:

  ⑴密切联系群众,遇事同群众商量。办公室主任在工作中,要努力倾听群众的意见,切忌独断专行,偏听偏信。特别是协助领导作出重大的决策,或者与群众切身利益密切相关的事项,办公室主任更应当广泛听取各方面群众的意见,同群众做知心朋友,尽可能取得绝大多数群众的理解、同意和支持。领导做出决定以后,办公室主任还要深入群众,以便随时了解群众的各种反映,改进领导工作;同时还要采取各种适当方法向群众做宣传,把领导的决定化为群众的自觉行动。

  ⑵要注意发挥群众的积极性。民主作风的本质,就在于调动、发挥群众的积极性。办公室主任,要对其下属的干部、群众的政治思想情况、业务能ā力、工作志趣、业余爱好以及家庭环境等情况尽可能的了解和熟悉,并在不违背国家政策和法律的情况下,尽可能帮助解决其工作、生活中遇到的各种问题和困难。同时,要在自己的职权范围内尽可能为本单位的干部、群众创造发挥能力和培养提高的机会。

  ⑶妥善处理好民主与集中的关系。发扬民主作风,并不是不要集中,而是要坚持民主与集中的统一。办公室主任在处理民主与集中的关系问题上,要根据当时的形势和变化了的情况,对不同情况有所测重。比如,在领导决策前,要充分发扬民主,协助领导广泛收集同决策相关的各种情况和信息,然后进行充分的研究和论证,为领导提出可供选择的多种方案。在领导决策之后,办公室主任要通过调查研究,了解和掌握决策的贯彻执行情况,要强调集中统一,把领导的决定化为群众自觉的、统一的行动。

  办公室主任的领导艺术主要表现在科学管理和知人善任两个方面。作为领导进行科学管理,首先要把握全局,思维敏捷,然后善于权衡利弊轻重,还要有随机应变和果断决定的能力。而知人善任强调的是用人艺术

  所谓把握全局,是要求办公室主任在工作安排上要深谋远虑,总揽全局,抓住要害,随机决断,把握工作的主动权。切忌工作中被庞杂的事物和头绪所缠绕,甚至一叶遮目,不见泰山,抓芝麻丢西瓜。这就要求办公室主任做到:

  ⑴总揽全局抓大事。“不谋全局者,不足谋一域”。办公室主任要具有全局的、系统的观点,把本单位的中心工作同其他工作有机的结合起来,把办公室这一局部性工作与全局的总目标和发展趋势联系起来,把办公室当前的具体工作同全局整体发展规划联系起来。在抓办公室内各项具体工作时,也要从办公室的总体需要去考虑,防止顾此失彼,给整个工作带来被动。所以,办公室主任考虑室内一部分工作时,要顾及到另一部分;侧重抓一个方面是,要有利于、甚至少不影响另一方面的工作。这样方能达到“齐头并进,重点完成”的行政目标。

  ⑵立足当前谋长远。“不谋万世者,不足谋一时”。办公室主任工作同其他任何领导工作一样,从职能上讲具有超前性。这种超前性决定了办公室主任必须要有立足当前谋长远的预见未来的本领。发展的观点是唯物辩证法的基本观点之一。用发展的观点看待一切,就是要动态的分析问题,要立足当前谋长远。高水平的办公室主任,眼睛都不是只盯着现实,而总是像善弈者那样,注意多看几步棋。即使是富有领导经验的办公室主任,若预见未来的意识一旦减弱,其领导艺术的生命力就将开始衰退。一个办公室主任要使自己的智慧之树常青不谢,领导艺术之渠永不干涸,就应在面向未来中不断汲取“活水”。

  ⑶见微知著抓本质。办公室主任要有细致的观察力,要对周围环境的变化和新事物、新情况、新问题有敏锐的感知力,并善于从细微处发现别人发现不了的东西,要从一点点“小苗头”及时感知并把握事物的本质。

  ⑷随机应变决断。办公室主任工作必须迅速果断。对于看准了的事情,一定要争分夺秒,当机立断;对于一时还把握不了的事项,要多方面收集有关情况,权衡利弊,及时地作出处理决定,或提出可供选择的处理意见,供领导决断时参考。因此,办公室主任是否有工作的全局观念及整体把握,最终还在于能否随机决断,随机决断是驾驭全局的关键一环。

  办公室主任的领导艺术和管理水平集中表现在其用人艺术方面,这就要求他做到以下几个方面的工作。

  ⑴选贤任能,知人善任。为政之本在于择人。办公室主任工作点多、面广、线长,尤其需要选贤任能,做到知人善任。选贤任能即是要按照德才兼备、任人唯贤的原则,把那些思想品质好、业务能力强、文化水平高、身体素质适宜且具有开拓精神和求实精神的同志选拔、安排到合适的岗位上去,力求使人员和任务相匹配。知人善任即是指要细心地考察干部,确切地了解员工,精心选派,合理使用,认真培养。

  ⑵用人所长,扬长避短。任何一个人都有优点和缺点,不同类型的干部也有不同的专长和不足。对干部的考查、培养、、使用,一定要做到客观、公正、全面,要善于发挥下属的长处,调动广大干部、群众的积极性,用人所托,扬长避短,以便做到人尽其才,才尽其用。对于那些敢于直言,确有真才实学,但由于某些原因而受到人们误解而有争议的人物,办公室主任一定要力排众议,态度鲜明,给予有力的支持或举荐。

  ⑶宽以待人,团结为重。人们在共同工作的相互交往中,对事物往往会有不同的看法,彼此间难免会发生矛盾冲突。作为一名办公室主任,就一定要胸怀宽阔,善于团结不同观点的人员一道工作,甚至团结那些反对过自己并被实践证明是犯了错误的人。在选人、用人问题上,要襟怀坦白,豁达开朗,宽以待人,善于律己,这样才能做好办公室主任工作。

  ⑷合理授权,量才而行。用人之道在于授权。办公室主任要按照分工负责的原则,将重任委授于各个下属,让他们充分发挥其主动性和创造性,独立的完成各项工作任务。这样一方面可以让下属经受锻炼,增长才干;同时使自己有更多的经历和时间协助领导决策。

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