系統管理理論

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系統管理理論(Application of System Management Theory)

　　系統管理理論，即把一般系統理論應用到組織管理之中，運用系統研究的方法，兼收並蓄各學派的優點，融為一體，建立通用的模式，以尋求普遍適用的模式和原則。是運用一般系統論和控制論的理論和方法，考察組織結構和管理職能，以系統解決管理問題的理論體系。該理論主要應用系統理論的範疇、原理，全面分析和研究企業和其他組織的管理活動和管理過程，重視對組織結構和模式的分析，並建立起系統模型以便於分析。系統管理理論向社會提出了整體優化、合理組合、規劃庫存等管理新概念和新方法，因而，系統管理理論被認為是20世紀最偉大的成就之一，是人類認識史上的一次飛躍。這一理論是卡斯特（F.E. Kast）、詹姆斯·E·羅森茨韋克(James E.Rosenzweig)和約翰遜（R.A. Johnson）等美國管理學家在一般系統論的基礎上建立起來的。

　　系統管理理論是運用系統論、資訊理論、控制論原理，把管理視為一個系統，以實現管理優化的理論。這種管理理論是20世紀70年代的產物，西方稱之為最新管理理論。最初表現為“兩因素論”，即事企業是由人——物兩因素組成的系統。創始人卡斯特和盧森威認為人是管理系統的主體。後來發展為“三因素論”，即管理系統由人、物、環境三因素構成，要進行全面系統分析，建立開放的管理系統。系統管理理論的核心是用系統方法分析管理系統。^[1]

　　系統管理理論的主要代表學者是美國管理學家卡斯特、羅森茨韋克及約翰遜等，他們在1963年發表了著作《系統理論與管理》。系統管理理論實質上是系統理論與管理學的結合，是採用系統分析的方式，研究組織行為及管理職能，以系統性、整體性的解決組織問題，提升組織效能的理論體系。系統管理理論將組織的要素分為目標與價值、社會心理、組織結構、管理分系統、管理技術與外界要素等，它們各自之間不僅互相獨立，同時又互相依賴，繼而形成一個整體。系統管理理論強調相互聯繫的各種要素共同構成組織，管理的目的是保證組織內部的各個部分互相協作，剋服管理中只見局部不見整體的不足，以實現組織的目標。^[2]

　　系統管理學說的基礎是普通系統論。系統論的主要思想是：

　　(1) 系統是由相互聯繫的要素構成的。

　　(2) 系統的整體性。

　　(3) 系統的層次性。

　　 卡斯特等人的系統學說。以普通系統理論為基礎的，包括系統哲學、系統管理和系統分析三個方面。

　　系統管理理論要點主要有：

　　（一）企業是由人、物資、機器和其他資源在一定的目標下組成的一體化系統，它的成長和發展同時受到這些組成要素的影響，在這些要素的相互關係中，人是主體，其他要素則是被動的。

　　（二）企業是一個由許多子系統組成的、開放的社會技術系統。企業是社會這個大系統中的一個子系統，它受到周圍環境（顧客、競爭者、供貨者、政府等）的影響，也同時影響環境。它只有在與環境的相互影響中才能達到動態平衡。在企業內部又包含著若幹子系統，它們是：

　　（1）召標和準則子系統，包括遵照社會的要求和準則，確定戰略目標；

　　（2）技術子系統，包括為完成任務必需的機器、工具、程式、方法和專業知識；

　　（3）社會心理子系統，包括個人行為和動機、地位和作用關係、組織成員的智力開發、領導方式，以及正式組織系統與非正式組織系統等；

　　（4）組織結構子系統，包括對組織及其任務進行合理劃分和分配、協調他們的活動，並由組織圖表、工作流程設計、職位和職責規定、章程與案例來說明，還涉及到權力類型、信息溝通方式等問題；

　　（5）外界因素子系統，包括各種市場信息、人力與物力資源的獲得，以及外界環境的反映與影響等。此外，還有一些子系統，如經營子系統、生產子系統，等等。這些子系統還可以繼續分為更小的子系統。

　　（三）運用系統觀點來考察管理的基本職能，可以提高組織的整體效率，使管理人員不致於只重視某些與自己有關的特殊職能而忽視了大目標，也不致於忽視自己在組織中的地位與作用。

　　一、組織是一個由許多子系統組成的，組織作為一個開放的社會技術系統，是由五個不同的分系統構成的整體，這五個分系統包括：目標與價值分系統；技術分系統；社會心理分系統；組織結構分系統；管理分系統。這五個分系統之間既相互獨立，又相互作用，不可分割，從而構成一個整體。這些系統還可以繼續分為更小的子系統。

　　二、企業是由人、物資、機器和其他資源在一定的目標下組成的一體化系統，它的成長和發展同時受到這些組成要素的影響，在這些要素的相互關係中，人是主體，其他要素則是被動的。管理人員需力求保持各部分之間的動態平衡、相對穩定、一定的連續性，以便適應情況的變化，達到預期目標。同時，企業還是社會這個大系統中的一個子系統，企業預定目標的實現，不僅取決於內部條件，還取決於企業外部條件，如資源、市場、社會技術水平、法律制度等，它只有在與外部條件的相互影響中才能達到動態平衡。

　　三、如果運用系統觀點來考察管理的基本職能，可以把企業看成是一個投入—產出系統，投入的是物資、勞動力和各種信息，產出的是各種產品 (或服務)。運用系統觀點使管理人員不至於只重視某些與自己有關的特殊職能而忽視了大目標，也不至於忽視自己在組織中的地位與作用，可以提高組織的整體效率。

　　系統管理理論提出了有關整體和個體組構及其運營的觀念體系：

　　1. 組織是人們建立起來的相互聯繫著的並共同運營的要素（子系統）所構成的系統 ；

　　2. 任何子系統的變化均會影響其它系統的變化；

　　3. 系統具有半開特性——既有自己的特性，又有與外界溝通的特性。

　　系統管理理論用系統觀點來考察企業管暇，認為整體整個系統是主要的，其各個部分是次要的各個部分圍繞著整個系統的目標的實現而發揮作用，各個部分的性質和職能由它們在整體中的地位決定整體是一種力的系統、結構或綜合體，不論它的結構如何複雜，都作為一個單元來運行，並不斷地自我更新。系統管理理論認為，工商企業是一個由相互聯繫而共同工作的各個要素子系統所組成的系統，以便達到一些目標既有組織的目標，又有其成員的個人目標。工商企業是一個人造的系統，它同周圍環境顧客、競爭者、工會組織、供貨者、政府等之間存在著動態的相互作用並且具有內外信息反饋網路，能夠不斷地自行調節，以適應環境和本身的需要。一個企業系統包含一些必要的子系統，其中有：

　　（1）感測系統，用來度量和感測企業系統內部和周圍環境的變化

　　（2）信息處理系統，如會計和數據處理系統

　　（3）決策系統，接受輸入的信息，作出決策並傳達下去

　　（4）加工系統，利用信息、能量和物資來完成一定的任務

　　（5）控制系統，它保證加工按照原訂的計划進行，一般都有反饋控制，記憶或信息存儲系統，可採用記錄、手冊、工藝規程、電子電腦程式等形式。

　　企業的長期目標由企業的目標制訂部門來擬訂，其實施成果用銷售、利潤、就業等指標來度量。以上是就各個子系統在系統中所起的作用來說的。此外，還可以按其內容劃分：

　　（1）目標子系統，包括企業的戰略目標、各部門的策略目標和職工的個人目標。一般企業通常具有多種目標，如獲得較高的投資報酬率、新產品的研究和發展、開闢國際市場、創造商業信譽、增強在企業界的地位等。由於企業是一個系統，各個部門的策略目標是相互關聯的，必須相互支援，共同為企業的戰略目標服務，才能使企業整體得到最大的利益。同時，短期目標和長期目標之間也必須全面考慮，統一部署。

　　（2）技術子系統，包括機器、工具、程式、方法、專業科技知識。這個子系統基本上是由生產上所需的技術與知識所構成。

　　（3）工作子系統，包括企業成員從事產品生產所需進行的各種工作。這個子系統同技術子系統有著非常密切的關係，如使用機器或工具的種類與方法，能對工作的進行和結果產生很大的影響。

　　（4）結構子系統，包括各種工作單位或部門的工作組合，相互聯繫的工作組合，即工作流通程式的設計，工作上的慣例，職權系統，以及有關聯繫、協調、控制、決策的程式和實際工作。結構子系統同工作子系統、技術子系統之間有密切的聯繫。

　　（5）人際社會子系統，包括企業成員的技術與能力，領導的指導思想和領導方式，正式組織子系統、非正式組織子系統等。

　　（6）外界因素子系統，包括情報資料的搜集與獲得，如市場調查資料、人力與物力資源的獲得、外界環境的影響、外界需要的反映等。

　　系統管理理論是應用系統理論的範疇、原理，全面分析和研究企業和其他組織的管理活動和管理過程，重視對組織結構和模式的分析，並建立起系統模型以便於分析。這一理論是卡斯特(F.E.Kast)、羅森茨威克(J.E.Rosenzweig)和約翰遜(R.A.Johnson)等美國管理學家在一般系統論的基礎上建立起來的。它的理論要點有:

　　1、企業是由人、物資、機器和其它資源在一定的目標下組成的一體化系統，它的成長和發展同時受到這些組成要素的影響，在這些要素的相互關係中，人是主體，其它要素則是被動的。

　　2、企業是一個由許多子系統組成的、開放的社會技術系統。企業內部的子系統主要包括(1)目標和準則子系統(2)技術子系統(3)社會心理子系統(4)組織結構子系統(5)外界因素子系統。

　　3、運用系統觀點來考察管理的基本職能，可以提高組織的整體效率，使管理人員不至於只重視某些與自己有關的特殊職能而忽視了大目標，也不至於忽視自己在組織中的地位與作用。

　　形成於本世紀中葉的系統理論將管理學的研究帶入了一個廣闊的新天地。管理中的每一個基本要素都不是孤立的，它既在自己的系統之內，又與其它系統發生各種形式的聯繫。因此為達到管理優化的目標，必須運用系統理論，對管理進行充分的系統分析。系統理論的應用，標志著管理已從小生產管理階段步入了現代化管理的層面。六十年代在世界盛行一時的系統管理論，就是系統論與管理學完善結合的範例。

　　4、系統管理理論它強調把管理對象看作是一個整體，是一個有機聯繫的系統。研究企業管理的任何個別事物，都要從系統的整體出發，既要研究此事物與系統內各組成部分之間的關係，又研究此事物同系統外部環境的相互聯繫。該理論認為，各部門工作的優化固然重要，但企業整體目標的優化更為重要。企業作為一個系統，一方麵包括了物的生產和為了進行物的生產所需要的技術手段；另一方麵包括了經營管理、服務部門、情報部門等所採用的各種管理方法。前者可以稱為“硬體”，後者可以稱為“軟體”，兩者結合構成了企業系統。具體可分為六個要素：人、物資、設備、財、任務、信息。

　　5、系統管理理論是運用系統論所提供的範疇、分析方法與一般原理，來全面分析組織管理活動的理論。這一理論從系統的整體性出發，運用“輸人一轉換一輸出”的分析模型，著眼於系統與環境的關係，來分析管理活動。這一理論的主要代表人物有卡斯特(FEKast)、羅森茨韋格(J.ERosenzweig)、約翰遜(R.A.Johnson)、彼得·聖吉(PeterM.Senge)等人。

　　系統管理理論中，三種影響比較大的管理思想分別是：

　　（一）切斯特·巴納德的管理思想，他認為任何組織都是一個系統，一個組織中，經理是關鍵人物，並且只有當其權利得到職工的接受時才是有效的，職工也需要積极參加組織活動。

　　（二）管理就是決策，強調決策的重要性。

　　（三）權變理論。要求決策者隨機制宜的進行管理。

　　二者的比較及其主要缺陷和解決：

　　將兩種理論比較而言，行為科學管理理論的著重點在於人，它關註人的興趣態度、情緒積極性等對工作及其效率的影響，從人性、心理的角度來剖析和改善參與者的主觀條件，從而帶動對客觀因素的改變，以期總體上完善管理體制提高工作效率，其中又特別強調對領導者的行為的研究。管理行為是人的行為，因此可以說，行為科學管理理論是從管理的主體角度進行的。應用到教育管理上，管理者更加重視對教職員工在工作中的主體地位，強調教育者的主觀能動性，重視激勵教師的工作熱情、事業心、成就感，改善教師的人際關係，增強組織凝聚力和群體意識。

　　而系統管理理論將學校系統看成是整個社會的有機組成部分，學校這個機構與社會是緊密聯繫在一起的，政治的、經濟的、文化的、習俗等因素都能對學校的基本秩序、正常運行產生影響。同時學校本身也是一個整體，“從整體上研究影響教育質量和秩序的各個因素之間的關係和聯繫，研究各種不同組合方式所產生的不同效果”，因此從這種角度來講，系統管理理論是將學校作為管理客體來研究的。同樣，系統管理理論也重視“經理”（即領導者）的特殊地位，不論是巴納德的理論還是卡斯特的權變理論，或是西蒙的有限理性模型，都充分強調了“經理”及其決定對管理過程的重要性。

　　兩種理論從不同的側面對教育管理提出了各自的觀點和建議，但都是從單方面進行的討論，我認為，管理行為是一個雙向互動的概念，而不是單向的線性行為。正如西方的“接受美學”一樣（“接受美學”認為一個作品只有被讀者閱讀以後才真正具有價值），管理行為只有引起了對象的一定反映才算一個完整的過程。中國也有句俗語說：“一個巴掌拍不響”，在學校系統中，管理者或是教師都只占小部分的比例，而更多的是學生，因此，僅僅強調管理者的積極性而忽略了學生的能動性的觀點是片面的，這二者應該兼顧。同時，系統管理理論在決策某些超理性因素起著重要作用的問題時也有所局限，因而，重視群體心理的作用就顯得尤為重要了，因為群體心理是任何管理行為最直接也最真實的反映。

　　群體心理是群體成員對某群體存在的物質生活條件、社會關係、共同利益和群體活動等方面的共同反映。影響群體心理的因素重要有兩方面：不穩定的成分，如情緒、氣憤、輿論等；另一個是相對穩定的成分如習慣、風氣、傳統等。群體心理的一般特征包括：群體目標、群體結構、群體規範、群體意識、群體行為、群體凝聚力六個方面，群體心理對其行為的支配作用集中體現在群體動力上。群體動力是一個群體維持和發展的心理現象的功能。具體落實到高校管理上，一所高校只有正確引導群體心理，發揮群體動力，才能充分激發群體士氣，增強群體凝聚力，減少群體內部衝突，加強與管理者配合力度與默契，有效提高管理效率。