發包規劃

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發包規劃(Plan Contracting)

　　發包規劃是針對需要招標的物品或服務，製作成供應商或包商參考，以獲得他們的報價或建議書的招標文件，並產出採購文件及評估標準。發包規劃是確定採購和增購何物，以及何時與如何採購和增購所必須的過程。

　　發包規劃的依據有：

　　1．採購管理計劃

　　2．合同工作說明書

　　3．自製或外購決策

　　自製或外購決策在簽發的需外購項目和項目團隊自製項目清單中予以記錄。

　　4. 項目管理計劃

　　項目管理計劃提供了作為採購文件制定過程的組成部分的其他規劃成果文件，但需要對這些文件進行審查和修改。特別是，採購文件的制定與項目進度計劃中規劃的交付日期緊密相關，

• 風險登記冊 包含與風險相關的信息，例如，識別的風險、風險根本原因、風險負責人、風險分析結果、風險優先排序、風險分類和風險應對策略等風險管理過程。
• 與風險相關的合同協議包括用以規定各方在具體風險發生時應就其承擔的責任的保險、服務和其他協議。
• 資源要求。
• 項目進度計劃。
• 活動費用估算。
• 費用基準。

　　1．標準表格

　　標準表格包括標準合同、標準採購事項描述、保密協議、報價評標標準核對錶，或所需的招標文件的全部或者部分標準版本。大量從事採購的組織應把大多數上述文件加以標準化。進行知識產權交易的買賣雙方應在向對方提供任何具體的知識產權信息之前批准和接受保密協議。

　　2．專家判斷

　　1．採購文件

　　採購文件用於獲得潛在賣方的報價建議書。標價與報價這兩個術語通常用於選擇賣方的決策以價格作為基本考慮因素（例如，購買商業產品或標準產品時），而建議書這個術語則通常用於以技術能力或技術方法等作為主要考慮因素。但人們常常交替使用這些術語，因此必須註意不要對所用術語的含義做出缺乏根據的假設。不同類型的採購文件包括:投標邀請書（IFB）、征求建議書（RFP）、詢價書（RFQ）、招標通知、洽談邀請，以及承包商初步建議征求書。

　　買方採購文件的結構應便於潛在的賣方準確、完整地應答，以及參加投標文件的評標。此類文件應包括相關的合同工作說明書，對所期望的應答方式的描述，以及所需的合同條款（例如，一份合同範本、保密條款）。政府機構合同發包時，採購文件的部分或全部內容以及編排格式，可能要依據相關的條例與法規。

　　採購文件的複雜程度以及詳細程度應與採購項目的價值和風險水平相一致。採購文件的嚴格程度，既要足以保證做出一致和具有可比性的應答，又要具有足夠的靈活性，以便更好地滿足需求和考慮賣方的建議。可以通過以下方法實現: 邀請賣方完全按照投標邀請書提交建議書，併在另外的建議書中提供推薦的可選擇方案。

　　按照買方組織的相關政策，以正式的方式向潛在賣方發出投標邀請，包括在報紙、雜誌、網際網路或公共登記機關進行公告。

　　2．評估標準

　　評估標準用於評定賣方的建議書或為其評分。這些標準可以是客觀的（如“所推薦的項目經理必須是PMP”）；或者是主觀的（如“所推薦的項目經理必須具有記錄在案的以往管理類似項目的經驗”）。評估標準經常作為採購文件的組成部分列入其中。

　　如果所採購產品很容易從若幹個可接受的賣方取得，則評估標準可以只限於採購價格。採購價格在此既包括所採購物品的費用，也包括運輸等附加費用。如果情況並非如此，則應確定其他選擇標準並將其形成文字，以便在評估時有所依據。例如，

• 對需求的理解：賣方的建議書對合同工作說明書的響應情況如何。
• 總費用或生命期費用：所選擇的賣方能否提出最低的總費用（採購費用加運營費用）。
• 技術能力：賣方是否具備或合理預期能取得所需的技術能力與知識。
• 管理方案：賣方是否具備或合理預期能制定提出保證項目成功所需的管理過程和程式。
• 技術方案：賣方建議的技術方法、技術、解決方案和服務是否滿足採購文件的要求，或者他們能提供比預期更好的結果。
• 財務實力：賣方是否具備或合理預期能取得所需的資金來源。
• 生產能力和興趣：方是否有能力和興趣滿足潛在的未來要求。
• 業務規模和類型：賣方企業是否滿足買方定義的或政府機關規定的作為中標條件的業務類型或規模標準，如小型企業、婦女擁有的企業或弱勢小型企業。
• 業績：賣方是否可提供先前客戶的意見，以證明賣方的工作經驗以及履行合同要求方面的情況。
• 知識產權：賣方是否就其為項目使用的過程或服務，或為項目生產的產品要求知識產權。
• 專有權利：賣方是否就其為項目使用的過程或服務，或為項目生產的產品要求專有權利。

　　3．合同工作說明書（更新）

　　在發包規劃中可能會對一項或多項合同工作說明書進行修改。