會中服務

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　　會中服務是指會議召開過程中的會務工作，主要有“會議簽到”，“會場服務”和“會議記錄”三方面。這些會務工作的質量，直接影響到會議的效率。

　　參加會議人員進入會場一般要簽到，會議簽到是為了及時、準確地統計到會人數，便於安排會議工作。有些會議只有達到一定人數才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席會議的人員到會的首要事情，也是會中任務的重要內容之一。會議簽到一般有以下幾種方法：

　　1、簿式簽到

　　與會人員在會議工作人員預先備好的簽到簿上按要求簽署自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內容一般有姓名、職務、所代表的單位等，與會人員必須逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優點是利於保存，便於查找。缺點是這種方法只適用於小型會議，一些大型會議，參加會議的人數很多，採用簿式簽到就不太方便。

　　2、證卡簽到

　　會議工作人員將印好的簽到證事先發給每位與會人員，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進入會場時，將簽證卡交給會議工作人員，表示到會。其優點

　　是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用於大中型會議。

　　3、會議工作人員代為簽到

　　會議工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單後畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規定的記號表示。例如：用“Y”表示到會，用“X”表示缺席，用“n”表示請假等。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會議工作人員必須認識絕大部分與會人員，所以這種方法只適宜於小型會議和一些常規性會議。對於一些大型會議，與會人員很多，會議工作人員不能認識大部分人，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不適宜採用這種方法。

　　4、座次表簽到方法

　　會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。印製座次表，與會人員座次安排要求有一定規律，如從x號到x號是某部門代表座位，將同一部門的與會人員集中一起，便於與會者查找自己的座次號。採用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己座位的排數和座號，起到引導的作用。

　　5、電腦簽到

　　電腦簽到快速、準確、簡便，參加會議的人員進入會場時，只要把特製的卡片放到簽到機內，簽到機就將與會人員的姓名、號碼傳到中心，與會者的簽到手續在幾秒鐘即可辦完，將簽到卡退還本人，參加會議人員到會結果由電腦準確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段，一些大型會議都是採用電腦簽到。

　　會場服務是保證會議順利進行並取得圓滿成功的重要環節，會場服務工作內容很多，一般包括以下幾點：

　　1、引導座位

　　大多數會議，與會者的座位都是事先安排的，與會者應該對號入座，或者將會場劃分為若幹部分，以部門為單位集中就座。參加會議的人員事先可能不熟悉會場，因此，會議工作人員要引導座位。這樣，既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參加會議的人數也很多，更需要引導座位。為減輕會議工作人員的負擔，可以採用印刷“座次表”，在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上註明座次號碼等方式，引導與會者順利地找到自己的座次。

　　2、分發會議文件的材料

　　會議中所需要的文件材料，會議工作人員應及時、準確地分發到每位與會者手中。分發會議文件和材料有兩種形式：會前分發文件和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料；會中分發文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。

　　3、內外聯繫、傳遞信息

　　會議進行中，不是與外界隔絕的，需要會議工作人員進行內外聯繫，傳遞信息。如有關部門的緊急情況要轉達與會者，傳遞信件、電報、接電話等。在內外聯繫、傳遞信息中，會議工作人員應該註意會議內容的保密，任何保密的會議內容均不可泄露出去。

　　4、維持會場秩序

　　如制止與會議無關的人員進入會場，保證會議地點安全。會議進行時如發生混亂，會議工作人員要及時制止和調停。特別是重要的密級較高的會議，防止在混亂中發生意外情況。

　　5、處理臨時交辦事項

　　會議進程中，可能發生一些意想不到的臨時變動，會議工作人員應及時向領導請示，並對領導的指示採取應急措施，妥善處理。

　　6、其他服務工作

　　及時準備好會議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會場光線，保持會場清潔衛生，會場攝影留念等等。時間較長的會議還要準備好茶水。

　　一般會議都應有記錄。會議記錄包括兩部分內容，第一部分是會議的組織情況：包括會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等。第二部分是會議的內容：會議議題、討論發言、形成的決議等。會議記錄真實記載會議的情況，客觀地反映會議的內容和進程，是重要的檔案材料，它不僅為會議簡報、會議紀要的撰寫提供重要的素材，而且為日後分析研究會議提供依據，還是檢查會議決定執行情況的憑證。因此認真做好會議記錄，具有十分重要的意義。

　　會議記錄一般有兩種方法：一種是摘要記錄；一種是詳細記錄。通常日常性的工作會議多採用摘要記錄。摘要記錄是抓住重點，摘錄要義，如發言要點、結論、會議通過的決議、決定等。摘要記錄對記錄人員素質要求較高，記錄人員在記錄時必須迅速做出分析概括，抓住重點，領會要義，明白取捨，既要準確地表達發言者的中心意思，又要做到簡明扼要。會議的重點一般都是高層管理人員的發言、會議的決定、決議。表1,2是某公司的會議記錄、摘要記錄，僅供參考。

　　詳細記錄要求有言必錄，不但要記錄要點，而且要按照原話的方式記錄下論述要點的材料和證據。做詳細記錄要求速度快，記錄者精力集中，思想不能分散，否則就不能全面、準確、詳細地記錄會議內容。為了快速準確和全面詳細記錄，可採用速記符號或藉助錄音機，會後再進行整理，原始記錄和錄音磁帶作原始資料保存。

　　會議記錄要求真實、準確、完整。做好會議記錄，不僅要求記錄人員有認真負責的態度，而且要求記錄人員有一定的秘書工作的專業知識和實際訓練。會議記錄人員必須熟悉會議的情況，明確會議的宗旨和基本精神，否則會影響記錄人員迅速地對會議內容做出完整準確的記錄。