項目計劃編製

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項目計劃編製(Project Plan Development)

　　項目計劃編製是利用項目各種專項計劃(其他計劃編製過程的結果)，運用綜合平衡和集成的方法，建立一個協調一致的件，以指導項目執行和項目控制。

　　在計劃編製過程中，需要輸入的相關性文件很多，主要有以下依據：

　　1．相關的計劃，如工作分解結構；

　　2．史資料，如估算資料庫、過去項目績效的記錄；

　　3．組織政策，即與項目相關的正式的和非正式的組織政策：

　　4．制約因素，即影響項目績效的那些限制因素；

　　5．假設條件，即因項目存在著未知因素而建立的假設；

　　在計劃編製過程中，所提供的輸出文件也很多，它們都是項目執行工作的依據，其中，最主要的計劃文件有：

　　1．範圍計劃，其確定了項目所有必要的工作和活動的範圍，在明確了項目的制約因素和假設條件的基礎上，進一步明確了項目目標和主要可交付成果。項目的範圍計劃是將來項目執行的重要文件基礎。

　　2．工作計劃，其說明瞭應如何組織實施項目，研究怎樣用儘可能少的資源獲得最佳的效益。具體包括工作細則、工作檢查及相應的措施。工作計劃中最主要的工作就是項目工作分解和排序，制定出項目工作分解結構圖，同時分析各工作單元之間的相互依賴關係。

　　3．人員管理計劃，其說明瞭項目團隊成員應該承擔的各項工作任務以及各項工作之間的關係，同時制定出項目成員工作績效的考核指標和方法及人員激勵機制。人員管理計劃通常是自上而下地進行編製，然後再自下而上地進行修改，由項日經理與項目團隊成員商討並確定。

　　4．資源供應計劃，其明確了項目實施所需要的各種機器設備、能源燃料，原材料的供應及採購安排-此計劃要確定所需物資的名稱、質量技術標準和數量：確定物資的投入時間和設計、製造，驗收時間；確定項目組織需要從外部採購的設備和物資的信息，包括所需設備和物資的名稱和數量的清單，獲得的時間，設備的設計、製造和驗收時間，設備的進貨來源等。

　　5．進度報告計劃，其主要包括進度計劃和狀態報告計劃。進度計劃是表明項目中各項工作的開展順序、開始及完成時間以及相互關係的汁劃，此計劃需要在明確項目工作分解結構圖中各項工作和活動的依賴關係後，而對每項工作和活動的延時做出合理估計，並安排項目執行日程，確定項目執行進度的衡量標準和調整措施-狀態報告計劃規定了描述項目當前進展情況的狀態報告的內容、形式以及報告時間等。

　　6．成本計劃，其確定了完成項日所需要的成本和費用，並結合進度安排，獲得描述成本一時間關係的項目費用基準，並以費用基準作為度量和監控項目執行過程費用支出的主要依據和標準，從而以最低的成本達到項目目標。

　　7．質量計劃，其是為了達到客戶的期望而確定的項目質量目標、質量標準和質量方針，以及實現該目標的實施和管理過程。

　　8．變更控制計劃，其規定了當項目發生偏差時，處理項目變更的步驟、程式，確定了實施變更的具體準則-但是項目發生的偏差性質未必完全相同，在一定的程度和範圍內，是可以接受的，這時只需採取一定的糾偏措施；當超出了一定的範圍之後，就可能是計劃不當造成的，這時便需要按照變更控制計劃規定的標準，步驟、準則對計划進行變更。

　　9．文件控制計劃，是指對項日文件進行管理和維護的計劃，它保證了項目成員能夠及時、準確地獲得所需文件。

　　10．風險應對計劃，其主要是對項目中可能發生的各種不確定因素進行充分的估計，併為某些意外情況制定應急的行動方案。

　　11．支持計劃，即對項目管理的一些支持手段，包括軟體支持計劃、培訓支持計劃和行政支持計劃：軟體支持計劃是指使用自動化工具處理項目資料的計劃：培訓支持計劃是對項目團隊成員進行培訓的計劃；行政支持計劃是為項目主管和職能經理配備支持單位的計劃。

　　項目計劃作為項目管理的重要階段。在項目中起承上啟下的作用。因此在制訂過程中要按照項目總目標進行詳細計劃。計劃文件經批准後將作為項目的工作指南。因此。在項目計劃的制訂過程中需要遵循一些原則。常見的原則如下。

　　1．目的性原則

　　項目目標體系通過項目設計得以確立。而計劃工作則是通過項目各項工作．任務和活動進行人員．資源．時間安排以促使項目目標的實現。因此。計劃管理具有很強的目的性。

　　2．系統性原則

　　項目計劃本身是一個系統。由一系列子計劃組成。各個子計劃不是孤立存在的。彼此之間相互獨立，又緊密相關。使制訂出的項目計划具有系統的目的性．相關性．層次性．適應性．整體性等基本特征。從而使項目計劃形成有機協調的機制。

　　3．經濟性原則

　　計劃工作要講究效率。要考慮投入和產出的比例。計劃的效率不僅體現在成本控制上。還包括進度．質量等評價標準。

　　4．動態性原則

　　項目的動態性原則是由項目的生命周期決定的。一個項目的生命周期短則數月。長則數年。在這期間。項目環境常處於變化之中。使計劃的實施偏離項目基準計劃。因此項目計劃要隨著環境和條件的變化而不斷調整和修改。以保證完成項目目標。這就要求項目計劃要有動態性。以適應不斷變化的環境。

　　5．相關性原則

　　項目計劃是一個系統的整體。構成項目計劃的任何一個子計劃的變化都會影響到其他子計劃的制訂和執行。進而最終影響到計劃的正常實施。因此。制訂計劃要充分考慮到各個子計劃間的相關性。

　　6．主導性原則

　　計劃是設計的體現。也是以後項目工作的指導。它在項目的執行．控制．收尾階段之前進行。是進行其他各項管理工作的基礎。並貫穿於計劃執行之後的管理過程。因此。項目計划具有主導性。

　　由於項目計劃關係到項目的成敗。因此。在編製項目計劃時應該按照一定的步驟進行。以保證項目計划具有可實施性。

　　1．確定項目的應交付成果

　　這裡的項目應交付成果不僅是指項目的最終產品。也包括項目的中間產品。例如。一個系統設計項目標準的項目產品可以是系統需求報告．系統設計報告．項目實施階段計劃．詳細的程式說明書．系統測試計劃．程式及程式文件．程式安裝計劃．用戶文件等。

　　2．確定任務併進行任務分解

　　確定實現項目目標需做的各項工作。並以工作分解結構圖反映。對任務進行分解是從項目目標開始。從上到下。層層分解。確定實現項目目標必須做的各項工作。並畫出完整的工作分解結構圖。

　　3．建立邏輯關係圖

　　在資源獨立的假設前提下確定各個任務之間的相互依賴關係。以確定各個任務開始和結束時間的先後順序。獲得項目各工作任務之間的動態工作流程。

　　4．為任務分配時間

　　確定每個任務所需的時間。即根據經驗或應用相關方法確定該任務需要耗費的時間。確定每個任務所需的人力資源要求。如需要什麼技術．技能．知識．經驗以及對工作的熟練程度等。

　　5．確定項目團隊成員可以支配的時間

　　可支配的時間是指具體花費在項目中的確切時間。應扣除正常可支配時間中的假期、教育培訓等。

　　6．就任務對資源進行分配並平衡資源

　　對任務持續時間．任務開始日期．任務分配進行調整。從左到右平衡計劃。保持各項任務之間的相互依賴關係。證實合理性。通過資源的平衡可以使項目團隊成員承擔合適的工作量。還可以調整資源的供需狀況。

　　7．確定管理支持性任務

　　管理支持性任務往往貫穿項目的始終。具體指項目管理．項目會議等管理支持性任務。重覆上述過程直到完成。

　　8．準備計劃彙總

　　包括個人進度計劃．產品里程碑．累計的任務彙總．累計的資源彙總和任務分配單等。

　　項目計劃編製的程式如下：

　　1．定義項目的目標併進行目標分解。

　　2．進行任務分解和排序。

　　3．完成各項任務所需時間的估算。

　　4．以網路圖的形式來描繪活動之間的次序和相互依賴關係。

　　5．進行項目各項活動的成本估算。

　　6．編製項目的進度計劃和成本基準計劃。

　　7．確定完成各項任務所需的人員、資金、設備、技術、原材料等資源計劃。

　　8．彙總以上成果並編製成計劃文檔。

　　(1)項目計劃。

　　是一份指導項目執行和控制的文件。不同規模、不同類型的項目其計劃詳略程度不同。一個幾個月就可完成的小項目可能會有幾頁紙的項目計劃，而一個需要成千上萬人花費幾年時間的項目則可能有相當複雜而詳細的項目計劃。

　　(2)詳細依據。

　　編製計劃的詳細依據應當組織起來，以便在項目執行期間使用。用於項目計劃的詳細依據包括：

　　①不包括在項目計劃中的來自其他計劃編製過程的輸出；

　　②在項目計劃編製過程產生的輔助信息和文檔(如先前不瞭解的約束條件和假定)；

　　③技術文檔，如所有要求、規範和概念設計等的歷史記錄；

　　④有關的標準；

　　⑤早期的項目開發計劃編製中的規範。

　　儘管不同的項目會面臨不同的環境，會有不同的要求，但是所有項目都是在一定的時間，一定的資源限制下執行的，制訂計劃就要建立一個有效的監督和控制系統，尤其要註意如下問題的處理：

　　1．要意識到計劃的重要性和首要性。

　　項目在實施之前必須要制訂切實可行的計劃。那些“準備一開火一瞄準”的項目肯定會返工，而且還會浪費更多的資金和時間，甚至會導致項目失敗。

　　2．項目計劃要從整體上考慮問題。

　　項目計划具有系統性，各子項目的承接、時間和資源的有機協調在計劃中部應有所體現，以便使項目每一階段都能在計劃中找到依據。

　　3．項目計劃的範圍要適中。

　　項目計劃如果只有很少的細節，那麼就不可能取得比較精確的估計；如果項目計劃包含太多的細節，就會超出項目經理所控制的範圍，使其無所適從。

　　4．項目計劃要具有動態性。

　　項目在計划過程中，還要留出適合情況變化和項目部門的各種具體要求的調整空間，每一個具體的部門在執行項目時，也會做出自己的計劃，這些計劃是否符合整個項目的要求，項目經理只有在對各部門的小計划進行歸總分析後才能明確。

　　5．項目計劃要考慮風險。

　　編製項目計劃必須考慮潛在的風險，如果在計划過程中忽視了風險，那麼在實施過程中，項目失敗的可能性比其成功的可能性要大得多。

　　6．讓具體實施工作的人員參與項目計劃的制訂。

　　具體實施工作的人員最瞭解各項具體活動，而且通過項目計劃的制訂，他們會更加嚴格地按計劃執行項目和更有效地完成工作。

　　7．項目計劃要具有可操作性。

　　如果任務在執行之前就有了較好的理解，那麼許多工作就能提前進行準備，如果任務是不可理解的，那麼在實際執行中就比較難於操作。