涉外秘書

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　　涉外秘書，主要是指去政府涉外機構、外向型企業從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。

　　在國外，涉外秘書一般是在出口企業、外國企業、私人企業或合資企業中工作，. 他們要和全球範圍內的客戶聯絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。

　　在中國，涉外秘書是指在“三資”企業，外國駐華機構，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以後產生的新型的外向型、複合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。

　　歐美秘書工作內容大體可分為三類。

　　第一，日常事務性工作。主要指秘書在沒有上司指示、授意和監督下履行的常規性工作。這些工作既瑣碎繁雜又艱巨重要，必須做到細緻周密：嚴守程式規則，不能出任何紕漏。主要任務有：收發開啟郵件；文件立捲歸檔；領取管理辦公用品；接受口述；速記記錄；安排上司的約會和預約；管理時間；安排管理上司的辦公室；準備定期的工作彙報；搜集有關的信息資料；接待來訪，接打電話等。

　　第二，指派性工作。主要指上司臨時交辦的事項。這些工作大多時間緊、要求高，無慣例可循，綜合性強，要求秘書弄清上司的意圖，搞清工作的程式要求、時限，並能很好地分清主次，統籌兼顧，合理安排，準確、高效地完成。具體任務主要有：草擬信函、文件，拍發電報；陪同客人；準備差旅用品；代表公司購買饋贈禮品；組織各種會議和社會活動；傳達溝通信息；幫助上司存款、驗證、納稅，準備技術資料；組織專家論證咨詢等。秘書要有實事求是、靈活應變的能力，善於“在於中學，在學中乾”，不斷積累經驗。

　　第三，獨創性工作。是指秘書運用創造性主動性和積極靈活的工作態度和方法來幫助上司，根據公司的各項計劃和管理工作的某些可預見性的特點，積極挖潛，搶先做好某些工作。主要的工作內容包括：調查研究，註意搜集可靠的信息，對各種統計報表和數字註意歸納，以供上司參考和決策之用。在平時積極做好各方關係的協調工作，緩和和消除各種摩擦和矛盾。通過自己創造性的工作為上司節省更多的時間，使其將更多的精力投入公司的決策和重要事務的管理，提高領導的工作效率。

　　(1)角色雙重性

　　涉外秘書既是三資企業的員工又是中國的公民。如果不能處理好角色的雙重性，涉外秘書會陷入兩難境地。現實中，涉外秘書常處於外方雇主和中方雇員的矛盾夾縫之中，搞不好會兩頭受氣，難於處理。因此，秘書在協助上司管理、經營、運轉本企業之時，既不能為取悅外方而不顧國家民族的利益，又不能不顧商業信譽，為遷就中方落後的經營管理理念而損害外方的利益。角色出現衝突時，涉外秘書要能將原則性和靈活性很好地結合起來，有理有利有節地處理。所謂的角色衝突是指當個體面臨多種角色時，個體如果服從一種角色的要求，就有可能無法服從另一種角色的要求，個體面臨的兩個或更多的角色期待就會出現相互矛盾。因此，秘書在輔助上司與中方進行合作談判時，要切實保護中外各方的利益，在公司內部處理外企雇主和中方雇員的矛盾時，要多解釋多溝通，利用處理人際關係的技巧，充分考慮文化上的差異，做好關係的彌合工作。

　　(2)文化衝突性

　　在三資企業中，中外雙方的人員因為信仰、觀念、宗教、語言、習俗、傳統等許多方面的差異，常常對一些問題的做法和看法會產生差異和矛盾。例如，對守時的鬆緊度的看法，中外觀念差異較大。中國人常常會將三五分鐘忽略不計。如果開會或赴約，會認為遲到三二分鐘不算什麼，是很守時的。下班時提前幾分鐘收拾一下自己的東西也是很正常的。上班塞車遲到幾分鐘沒什麼樣大驚小怪的。而中國人的做法在日本、德國等作風嚴謹、嚴格守時的外籍雇主來看，就是嚴重地缺乏守時意識，工作疲沓、不投入和不努力的表現。另外，中方雇員在與外國人員交往的過程中，因不瞭解對方國家的宗教信仰、風俗習慣，可能會在饋贈對方禮物：宴請待客、聊天談話之時，產生誤會和矛盾。例如，依中國文化看來，荷花代表高雅，出污泥而不染，而菊花代表冷艷，傲霜雪而不衰；但是，如果秘書代表公司去購買禮品，買來裝飾有菊花或荷花圖案的物品送給法國、義大利、日本等國的朋友，就會引起對方的不快，因為在法國、義大利等國以菊花為喪花，在日本，以荷花為喪花。總之，在與外企雇主和外商的接觸交往中，要主動地去瞭解熟悉對方的文化，以期達到和睦共事。

　　(3)管理廣泛性

　　在三資企業中，層次越高的秘書其職責範圍越廣，對上司的“補償功能”越突出、越重要。所謂“經理補償功能”(Excecutive-extender)指在企業管理活動中，任何一級管理者即使其知識淵博、經驗豐富仍難免在某些方面因知識視野的制約、精力體力的局限、理性經驗的欠缺，而造成信息的“盲區”、決策的失誤和管理的缺失，這就需要秘書見微知著、拾遺補闕。秘書應從智力、精力、心理等多方面對上司構成補償。秘書的補償作用發揮得越好，上司工作的壓力就越小。涉外秘書應用技術工作的比例占得很高。其工作內容涉及財會管理、營銷清算、稅收繳納、外匯結算等許多方面，這就要求秘書要熟悉國際商法、金融管理、企業文化，有更強的協調能力。

　　在三資企業中，無論是經理行政助理還是職能部門的秘書常常身兼多種瑣碎、具體的事務性、服務性工作，如接打電話，收發信函包裹，打字速記，接待來客，管理時間，收集信息，安排差旅，佈置會場等。這些工作看似十分平凡，甚至單調枯燥，但微小的失誤就可能給公司造成巨大的損失和很壞的影響，如影響公司貿易的成交率，打亂了公司的銷售計劃，傷害了公司的客戶關係，損害了公司的良好形象。因此，涉外秘書更要處理好工作主動性和被動性的關係、經常性和突擊性的關係。這既要發揮主動積極的精神，做好參謀助手，發揮輔助、咨詢的作用，又做到不失職、不越權，嚴格按照上司的意圖辦事；既把常規日常性的工作安排得井井有條，又能預見到一些突發偶然的事情，做到有備無患，游刃有餘，從容應對，及時應變。

　　(4)工具雙語性

　　由於涉外秘書工作的環境和服務對象的特殊性，要求其必須熟練地掌握一門以上的外語。涉外秘書工作以人際關係為核心，以人際傳播為手段，而傳播主要靠語言為媒介，語言的準確、簡潔、明晰、得體就成為涉外秘書工作提高效率的基本前提。

　　涉外秘書可按其責任的大小和能力素質的高低分為助理文書級(或稱接待員、打字員)、文書級、執行級、行政級(或稱高級行政助理、行政經理、辦公室經理)秘書等。

　　1)助理文書級秘書也常被稱為見習秘書(reception)。其主要工作內容是：打字、接待、電傳；管理辦公用品；處理電話；分送信函；預定約會等。

　　2)文書級秘書也常被稱為正式秘書(Secretary)。其主要工作內容是：起草列印文件，收發處理文書，完成上司臨時交辦的事項，筆錄口授文件，負責會議的記錄，為上司的報告文件收集組織材料，制定旅行計劃，管理檔案資料，輔助上司處理小額現金，兼做一些會計出納記賬的工作，保管保密文件等。正式秘書無論從職位的性質、技術的要求、涉及的方面和工作的責任都遠遠要高於助理文書級秘書。

　　3)執行級秘書包括業務秘書、行政秘書等。其工作內容主要是協助上司做辦公室和業務部的有關工作，包括：處理信函，聯繫電話，接待來訪，安排會議，收集資料，管理檔案，收發傳真、電話，計劃管理上司的時間，安排差旅，對外代表上司聯絡、處理事務，監督檢查上司下達的工作，做信息收集工作，協調橫向、縱向的各種關係，輔助決策。

　　4)行政級秘書包括辦公室經理、行政經理、秘書科長、經理私人助理等。其工作內容主要包括：參與決策，監督檢查，輔助管理，幫助上司協調組織內部縱向橫向的關係和組織外部的各種關係，指導帶領秘書群體協同工作，知人善任，合理授權，合理分派工作。

　　另外按照秘書自身的特長和能力分可分為參謀型、辦事型、秀才型、公關型、技術型諸種。按職務的性質劃分為行政秘書和專業秘書，按職位規定的時間長短分為專職秘書和兼職秘書。