涉外秘书

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什么是涉外秘书

  涉外秘书,主要是指去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理人力资源管理等工作,涉外工作要求对语言有较高要求。

  在国外,涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作,. 他们要和全球范围内的客户联络和提供服务,他们的工作是国际化的,也是非常重要的。

  在中国,涉外秘书是指在“三资”企业,外国驻华机构,我国涉外单位、部门供职的秘书,是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书,他们掌握一门以上外语,能操作办公自动化设备,懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能,是辅助上司实施管理的专门人才

涉外秘书的工作内容

  欧美秘书工作内容大体可分为三类。

  第一,日常事务性工作。主要指秘书在没有上司指示、授意和监督下履行的常规性工作。这些工作既琐碎繁杂又艰巨重要,必须做到细致周密:严守程序规则,不能出任何纰漏。主要任务有:收发开启邮件;文件立卷归档;领取管理办公用品;接受口述;速记记录;安排上司的约会和预约;管理时间;安排管理上司的办公室;准备定期的工作汇报;搜集有关的信息资料;接待来访,接打电话等。

  第二,指派性工作。主要指上司临时交办的事项。这些工作大多时间紧、要求高,无惯例可循,综合性强,要求秘书弄清上司的意图,搞清工作的程序要求、时限,并能很好地分清主次,统筹兼顾,合理安排,准确、高效地完成。具体任务主要有:草拟信函、文件,拍发电报;陪同客人;准备差旅用品;代表公司购买馈赠礼品;组织各种会议和社会活动;传达沟通信息;帮助上司存款、验证、纳税,准备技术资料;组织专家论证咨询等。秘书要有实事求是、灵活应变的能力,善于“在于中学,在学中干”,不断积累经验。

  第三,独创性工作。是指秘书运用创造性主动性和积极灵活的工作态度和方法来帮助上司,根据公司的各项计划和管理工作的某些可预见性的特点,积极挖潜,抢先做好某些工作。主要的工作内容包括:调查研究,注意搜集可靠的信息,对各种统计报表和数字注意归纳,以供上司参考和决策之用。在平时积极做好各方关系的协调工作,缓和和消除各种摩擦和矛盾。通过自己创造性的工作为上司节省更多的时间,使其将更多的精力投入公司的决策和重要事务的管理,提高领导的工作效率

涉外秘书的特点

  (1)角色双重性

  涉外秘书既是三资企业的员工又是中国的公民。如果不能处理好角色的双重性,涉外秘书会陷入两难境地。现实中,涉外秘书常处于外方雇主和中方雇员的矛盾夹缝之中,搞不好会两头受气,难于处理。因此,秘书在协助上司管理、经营、运转本企业之时,既不能为取悦外方而不顾国家民族的利益,又不能不顾商业信誉,为迁就中方落后的经营管理理念而损害外方的利益。角色出现冲突时,涉外秘书要能将原则性和灵活性很好地结合起来,有理有利有节地处理。所谓的角色冲突是指当个体面临多种角色时,个体如果服从一种角色的要求,就有可能无法服从另一种角色的要求,个体面临的两个或更多的角色期待就会出现相互矛盾。因此,秘书在辅助上司与中方进行合作谈判时,要切实保护中外各方的利益,在公司内部处理外企雇主和中方雇员的矛盾时,要多解释多沟通,利用处理人际关系的技巧,充分考虑文化上的差异,做好关系的弥合工作。

  (2)文化冲突性

  在三资企业中,中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、习俗、传统等许多方面的差异,常常对一些问题的做法和看法会产生差异和矛盾。例如,对守时的松紧度的看法,中外观念差异较大。中国人常常会将三五分钟忽略不计。如果开会或赴约,会认为迟到三二分钟不算什么,是很守时的。下班时提前几分钟收拾一下自己的东西也是很正常的。上班塞车迟到几分钟没什么样大惊小怪的。而中国人的做法在日本、德国等作风严谨、严格守时的外籍雇主来看,就是严重地缺乏守时意识,工作疲沓、不投入和不努力的表现。另外,中方雇员在与外国人员交往的过程中,因不了解对方国家的宗教信仰、风俗习惯,可能会在馈赠对方礼物:宴请待客、聊天谈话之时,产生误会和矛盾。例如,依中国文化看来,荷花代表高雅,出污泥而不染,而菊花代表冷艳,傲霜雪而不衰;但是,如果秘书代表公司去购买礼品,买来装饰有菊花或荷花图案的物品送给法国、意大利、日本等国的朋友,就会引起对方的不快,因为在法国、意大利等国以菊花为丧花,在日本,以荷花为丧花。总之,在与外企雇主和外商的接触交往中,要主动地去了解熟悉对方的文化,以期达到和睦共事。

  (3)管理广泛性

  在三资企业中,层次越高的秘书其职责范围越广,对上司的“补偿功能”越突出、越重要。所谓“经理补偿功能”(Excecutive-extender)指在企业管理活动中,任何一级管理者即使其知识渊博、经验丰富仍难免在某些方面因知识视野的制约、精力体力的局限、理性经验的欠缺,而造成信息的“盲区”、决策的失误和管理的缺失,这就需要秘书见微知著、拾遗补阙。秘书应从智力、精力、心理等多方面对上司构成补偿。秘书的补偿作用发挥得越好,上司工作的压力就越小。涉外秘书应用技术工作的比例占得很高。其工作内容涉及财会管理、营销清算、税收缴纳、外汇结算等许多方面,这就要求秘书要熟悉国际商法、金融管理企业文化,有更强的协调能力。

  在三资企业中,无论是经理行政助理还是职能部门的秘书常常身兼多种琐碎、具体的事务性、服务性工作,如接打电话,收发信函包裹,打字速记,接待来客,管理时间,收集信息,安排差旅,布置会场等。这些工作看似十分平凡,甚至单调枯燥,但微小的失误就可能给公司造成巨大的损失和很坏的影响,如影响公司贸易的成交率,打乱了公司的销售计划,伤害了公司的客户关系,损害了公司的良好形象。因此,涉外秘书更要处理好工作主动性和被动性的关系、经常性和突击性的关系。这既要发挥主动积极的精神,做好参谋助手,发挥辅助、咨询的作用,又做到不失职、不越权,严格按照上司的意图办事;既把常规日常性的工作安排得井井有条,又能预见到一些突发偶然的事情,做到有备无患,游刃有余,从容应对,及时应变。

  (4)工具双语性

  由于涉外秘书工作的环境和服务对象的特殊性,要求其必须熟练地掌握一门以上的外语。涉外秘书工作以人际关系为核心,以人际传播为手段,而传播主要靠语言为媒介,语言的准确、简洁、明晰、得体就成为涉外秘书工作提高效率的基本前提。

涉外秘书的类型

  涉外秘书可按其责任的大小和能力素质的高低分为助理文书级(或称接待员、打字员)、文书级、执行级、行政级(或称高级行政助理、行政经理、办公室经理)秘书等。

  1)助理文书级秘书也常被称为见习秘书(reception)。其主要工作内容是:打字、接待、电传;管理办公用品;处理电话;分送信函;预定约会等。

  2)文书级秘书也常被称为正式秘书(Secretary)。其主要工作内容是:起草打印文件,收发处理文书,完成上司临时交办的事项,笔录口授文件,负责会议的记录,为上司的报告文件收集组织材料,制定旅行计划,管理档案资料,辅助上司处理小额现金,兼做一些会计出纳记账的工作,保管保密文件等。正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉及的方面和工作的责任都远远要高于助理文书级秘书。

  3)执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作,包括:处理信函,联系电话,接待来访,安排会议,收集资料,管理档案,收发传真、电话,计划管理上司的时间,安排差旅,对外代表上司联络、处理事务,监督检查上司下达的工作,做信息收集工作,协调横向、纵向的各种关系,辅助决策。

  4)行政级秘书包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括:参与决策,监督检查,辅助管理,帮助上司协调组织内部纵向横向的关系和组织外部的各种关系,指导带领秘书群体协同工作,知人善任,合理授权,合理分派工作。

  另外按照秘书自身的特长和能力分可分为参谋型、办事型、秀才型、公关型、技术型诸种。按职务的性质划分为行政秘书和专业秘书,按职位规定的时间长短分为专职秘书和兼职秘书。

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