秘書

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什麼是秘書

  秘書是指:

  1、協助領導人聯繫接待,辦理文書和交辦事項的工作人員。

  2、指秘書職務。

  秘書崗位是與領導崗位相伴生的,有了領導才有秘書的存在。秘書與領導的關係是一種有別於同事關係的特殊關係。這種關係處理的好壞事關全局工作的開展和秘書工作的成敗。一般機關單位的秘書皆不是某個領導的專門秘書,是要為整個機關單位領導群體服務的,工作具有綜合性的特點。

  秘書作為一種職業,伴隨著人類管理需要社會的發展而產生與發展。從秘書職位的角度來看,秘書職位經歷了從官職向社會職業轉變的過程。當今社會的秘書,在本質上是領導人工作的助手,既不能缺位無所作為,也不能越權胡作非為。秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策,綜合協調,溝通信息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領導者、主事者的參謀和助手。

秘書的基本職責

  關於秘書的基本職責,美國《職稱辭典》是這樣描述的:

  全面處理機關、公司的行政工作,以減輕政府官員和公司負責人的較次要的行政事務及辦公室工作;

  能用速記記錄口述;

  能用翻譯機將口述或將複製的記錄信息譯成文字;

  處理上司約會及提醒其約會;

  接電話和打電話;

  處理上司私人重要郵件,主動書寫日常函件;

  對辦公室其他工作人員進行工作監督;

  整理人事檔案

  英國秘書專家約翰·哈里森在《秘書的職責》中的描述是:

  接受口述,將它列印成文,草擬函件、總結等;

  接收並整理收到的郵件,下班前處理好雇主往外寄發的郵件;

  有接待的責任,包括迎接並款待來訪者,處理打來的電話;

  為雇主寫日誌,安排他的約會和預約,協助他itS,!好一天的時間;

  安排雇主的旅行並安排好他的旅行路線;

  將雇主的私人和商業信件歸檔,做好索引;

  組織會議和參加會議,包括準備會議議程和會議記錄

  有條不紊地安排好雇主的辦公室,例如:經常更新他牆上的圖表,保管他的證件和文件夾,從各方面減輕雇主的許多例行業務工作和私人事務;

  提供信息,例如:利用電腦文本業務,熟悉刊登信息的書籍和其他資料來源,照料雇主的零用現金和銀行交易;

  遵守國家健康和安全工作條例的要求;

  建立保守秘密和確保信息安全的制度和切實可行的辦法;

  替雇主和秘書本人掌管好文具和辦公用品

  組織會議和各種社會活動。

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