線上供應商關係管理

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線上供應商關係管理(online SRM)

　　如今出現了很多基於Internet的解決方案，這些解決方案都隱藏著業務流程改進的機會以及成本削減的方法。在需要大量開銷的經濟體系中，公司的決策制定者必須能夠從這些Internet解決方案中確定哪些能夠帶來真正的可衡量的ROI。

　　製造型和分銷型的公司都非常依賴產品運輸以及履行客戶承諾的能力。儘管供應鏈是這類企業的生命線，但大多數採購部門在執行供應鏈流程優化的過程中還是存在著嚴重的問題。

　　在採購方從供應商處直接採購原料來維持足夠的庫存水平時，大部分問題都出現在採購過程中。這些問題產生原因是：採購方使用手工流程管理同供應商的關係。

　　線上供應商關係管理(online SRM)可以將這些手工流程自動化處理。這裡介紹的就是一些基於Internet的SRM的方法，以及應用這種線上技術後所獲得的可以衡量的6個收益。

一、供應商關係管理

　　SRM可以定義為採購方和供應商之間發生的所有交互作用和業務流程。為了討論的需要，被採購的商品都是指可以用在新產品開發、生產以及OEM/ 分銷等製造環境中的一些直接原料。SRM活動的例子包括基本的交易，協作以及異常管理，歷史記錄報告，分析以及多點集成等。這些活動可以通過下麵的“倒三角”來進行說明。

　　供應數據：分析的重點

　　每一個製造型的公司都有自己的供應鏈。採購方和供應商之間需要發生交易，採購方不斷向供應商採購直接原料。隨著時間的進展，這些手工操作，費時費力的交易成了日常活動的一部分。但這樣的狀況能夠最小化供應成本嗎？在沒有工具可以用來幫助分析供應數據時，這個問題還真不容易回答。

　　採購方關心交易的細節，很少有時間來分析整體狀況。採購的是什麼原料？採購的批量是多少？從哪個供應商處採購的？供應商的成本如何比較？交付期是否滿足要求？貨運的頻率如何？公司能否獲得最佳的合同條款？這些重要的信息都無從獲得。

　　但正是這些信息可以幫助採購方和產品經理確定影響財務收入的戰略。有了這些供應數據，他們就能夠對合同條款進行更好的協商，對庫存進行更有效的管理——從而在整個企業中降低成本。

二、線上供應商關係管理

　　線上供應商關係管理(online SRM)就是將採購方和供應商之間的溝通和協同流程化，將基於紙質的業務流程轉移到網路上，以電子形式進行信息的存儲和溝通。提供線上SRM服務的網站是線上SRM的主要媒介。這些線上SRM網站通常存在於採購方和供應商公司防火牆之外，各方可以通過網頁瀏覽器進行訪問。線上SRM網站同採購方和供應商的後臺系統(ERP，財務系統，採購系統等)進行集成，這樣可以消除數據的雙重輸入。

　　應用線上SRM之後，採購方和供應商之間可以通過網頁瀏覽器進行線上溝通。線上SRM網站對所有通過的信息進行存儲、連接和索引。它還能夠監控異常狀態下的信息，並及時向受影響的各方提供報告。隨著網站存儲的數據快速的增加，站點的分析和報告工具可以幫助用戶監控發展的趨勢，並更好地理解相互的交互作用。

　　一個線上SRM系統能夠提供重要的供應數據。下麵的“倒三角”圖形是說明這一點的最好方法。(圖1)

　　圖1 SRM的5個層次

　　1、交易自動化

　　這是SRM的最低層次，也是最具有策略性的活動。這裡的重點在交易上，例如詢價單(RFQs)，採購定單(POs)，預收貨通知單(ASNs)以及發票。採購方負責創建這些文檔，將這些文檔交給適當的團體，並確認他們已經收到這些文檔。

　　2、線上協作

　　第二個層次是線上協作。在某項交易發生(例如PO，RFQ，ASN)之前或之後，採購方和供應商通常需要更深層次的對話，包括詢問和談判，協作性問題的解決，變更通知和管理以及狀態更新。

　　3、異常管理

　　第三個層次是異常管理。採購方負責確保正在進行的或公開的供應交易已經按計劃完成。報價請求，採購訂單以及交付確認都落後於計劃日期的話，整個生產計劃都將延期。 企業必須對異常情況進行檢驗並早日予以解決，但如果採購方需要對每一項交易都進行仔細檢查，確保正常運作的話，也要花費很多的時間。

　　4、數據挖掘和報告

　　下一個層次是數據挖掘和報告。為了分析供應數據，採購方需要能夠從資料庫中挖掘有價值的數據，創建歷史交易記錄、供應商能力以及開支分析報告，只有這類數據才有助於最後的分析。

　　5、分析

　　最高層次是對SRM的相關活動進行分析。在這一層次，採購方和供應商應用決策支持工具對低層次收集到的數據進行分析，根據以往的經驗為未來作出選擇。

　　線上SRM系統運用倒三角中的各個部分來減少交易細節中花費的總的時間，並可以讓用戶更多地關註戰略性活動。下一節中將更為詳細地解釋這一點，並給出應用線上SRM系統所能夠獲得的6個收益。

三、線上SRM系統帶來的6個業務方面的改進

　　參考“倒三角”的各個活動，我們來解釋一下線上SRM系統如何削減花費在交易細節中的時間，以及如何能夠讓使用人員更多的關註戰略活動。

　　1、更迅速更精確的文檔傳輸產生於：交易自動化

　　對於傳統的採購流程來說，其與生俱來的問題就在於手工操作。為了處理同供應商之間的業務，採購方必須列印出所有的文檔，例如預測報告，RFQs，報價答覆以及PQs等，然後再將這些文檔通過傳真或郵寄傳輸給供應商，這樣既費時又費錢。

　　而線上SRM將這些流程進行自動化。採購方和供應商的文檔都以電子格式存在，這樣可以通過網路迅速有效地進行傳輸。所有的文檔都存放在用戶的防火牆之外，這樣沒有安全性問題。並且通過線上SRM發生的交易很容易同企業的後臺系統進行集成，確保信息在整個組織中的一致性和準確性。

　　2、採購方-供應商的溝通更有效、更可靠產生於：線上合作

　　很少有採購文檔寄出之後就結束的。更多情況下，採購方和供應商之間必須進行更多的溝通，以確保雙方對文檔相關的條款和期望達成一致。例如，供應商可能需要調整原料的數量、價格或交付的日期。當這種協調通過紙張或電話方式進行時，常常會遺漏一些重要的細節。

　　應用線上SRM系統之後，這些細節很容易保持。所有的交易和溝通都在基於Internet的系統上進行，歷史信息存儲在同一個地方，採購方和供應商雙方都很容易訪問。用戶可以通過簡單的電子查詢來核對每次交易的細節——這一過程只需要幾秒鐘的時間。

　　3、核查細節時花費的時間更少 產生於：SCEM(供應鏈事件管理)

　　以往對異常事件的手工監控很麻煩，它需要用戶經常創建交易及相關條件的列表，並需要經常進行核對。當列表不完整或過期時，或者參與者忘記核對時，都可能會產生錯誤。

　　而線上SRM系統能夠對數據進行分類，並且只向採購方提供他們必須立刻查看的信息。用戶可以選擇讓系統對重要事件進行警報或提醒，這些警報可以在系統中顯示，也可以通過電子郵件提醒，還可以電話提醒。此外，系統還能提供實時的文檔狀態更新，並對更改過的章節做上標誌，這樣用戶就很容易註意到這些章節了。

　　4、改善合作條款以及供應商表現產生於：報告和分析工具

　　在線上SRM系統中，與報告和分析相關的收益可以分為兩個方面。一個是時間的再分配：採購方以往使用非電子形式傳輸文檔，與供應商協作以及監控異常事件，但現在這些事情只要一半的時間就能完成，這樣他們就可以把更多的時間放在更為重要的活動上了。

　　另一個是，現在的報告和分析功能都在系統上提供。運用系統上發生的交易所收集的數據，採購方可以很快也很容易生成報告。這些報告提供可有價值的供應數據，包括採購方式(採購多少，從何處採購)以及供應商的表現(合同履行情況，交付時間以及價格)。

　　有些線上SRM系統還能夠對數據進行分析，並根據發現的結果提供建議。運用這些建議，採購方能夠就如何獲得最佳的合作條款或者如何確保庫存水平最優化等方面制定戰略決策。

　　5、優化合同條款和庫存管理 產生於：多點協作

　　對於那些同時運營多個工廠的公司，特別是那些通過合併或兼併壯大的公司來說，將各個系統的數據集成到一起很難。因此，每個工廠都傾向於自己管理自己的庫存，自己向供應商下發訂單。

　　將各個工廠的採購和庫存進行集中管理可以帶來巨大的收益，有些線上SRM系統就提供這樣的功能。這些線上SRM系統充當中央“翻譯”設備，將各個地方的採購數據合併成便於分析的語言。這樣一來，中央產品經理就可以查看各個工廠的採購信息，共用庫存，從而維持最有的庫存水平，同時還可以集中收集報價信息，將供應商進行整合——這樣又可以獲得更好的合同條款。

　　6、供應商分擔庫存的管理費用 產生於：VMI(供應商管理庫存)

　　供應商管理庫存已經成為一種能夠顯著改善供應鏈的有效方法。運用VMI，供應商可以獲得採購方的庫存、計劃以及訂單歷史數據，並根據雙方達成的標準和補充規則負責補充採購方的庫存。

　　有些線上SRM系統提供了這樣的功能——從而可以帶來很大的收益，因為大多數情況下，將VMI同ERP應用軟體進行集成既耗時又耗成本。而將 VMI同線上SRM進行集成，相對來說要簡單一些；它只是通過企業系統已有的輸入/輸入功能同VMI進行數據交換。通過線上SRM系統的主機使用VMI，用戶可以通過瀏覽器在公司的防火牆之外進行預測統計，填寫POs，發送訂單和運輸通知。通過網頁瀏覽器工作還可以減少安全性問題，因為不需要供應商進入網路獲得VMI信息。

總結

　　對於製造型企業來說，擁有一個有效的供應鏈是邁向成功所必需的一部分。運用基於網路的工具，企業能夠將供應鏈中的採購職能從成本中心轉變為強有力的業務單位。通過減少手工流程，提供有價值的分析，幫助制定戰略決策，有效的線上SRM解決方案是獲得這些結果的最有效的方法之一。