商業應用文

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　　商業應用文是從事商貿工作的企事業單位、政府機關、社會團體及個人，為處理業務、交流信息而經常採用的，具有慣用格式的文體。主要有商業行政公文、商業業務應用文等。文體種類繁多，使用範圍廣泛。是商品營業員傳遞商品信息、分析總結營銷業務活動，完成經營銷售任務不可缺少的手段。因此，掌握必要的商業應用文的寫作方法和技巧，是商品營業員的一項基本技能。

　　商業應用文種類很多，本書僅從商品營業員的實際需要出發，介紹如下幾種-——是衙業行政公文類應用文；二是商業事務類應用文，包括工作計劃、規章制度、電訊、啟事、聲明、申請書、招聘書、應聘書、請柬、賀辭、推薦信等。此類文書內容龐雜，格式多變，屬於雜體類文書；三是商業業務類應用文，包括合同、條據等；四是商業信息類應用文，包括商品介紹、商業廣告、市場調查與預測報告等。商業應用文有以下特點：

　　1．內容真實、準確

　　商業重信譽，內容真實準確、高度的可靠性是商業應用文的根本要求。真實、準確就是要杜絕“假”和“吹”。商業應用文不允許有任何虛假不實的內容，要做到實事求是，事事有依有據，數字一定核實準確。在進行必要的形象描述時，也不可像文藝作品那樣虛構、誇張、吹牛皮。

　　2.寫作目的明確、重實效

　　任何一篇商業應用文，都是為解決某一項具體問題而寫作的，具有明確的寫作目的和實效要求。如某些促銷的商品廣告就是向特定的顧客群體介紹商品以達到增加銷售的目的，而市場預測往往是為經營決策提供依據。

　　3．具有一定格式

　　商業應用文也具有一定的文體格式。其中，屬於公文類的商業應用文要使用國家統——規定的公文格式，用紙、書寫、編排版等都有嚴格規定，任何單位和個人都不能隨意更改。另一類如廣告，計劃、總結、信函等商業用文，一般採用慣用格式，在基本結椒—致的基礎上，各地、各部門可略有不同。

　　4．對象明確，時效性強

　　商業應用文具有一定的讀者範圍和時效性，讀者範圍和時效性會因公文類型不同而有所區別。廣告一般通過大眾傳播媒體發佈，讀者範圍較大，專用書信讀者範圍較小。工作計劃、總結等和需要快辦的文書如請柬，通知等時效性較強。應快寫、快辦，不可拖延。

　　5．詞句簡明、確切

　　商業應用文語句要力求簡潔明瞭，表意確切，不可含糊其辭。簽合同、定協議、發通知都要逐字逐句反覆斟酌，防止用詞含混不清或詞不達意，堅決不用容易產生歧解、肄義的詞句。

　　應用寫作是綜合性的實踐活動，它是作者多方面素質和智能的綜合體現。就寫作智能的培養和形成而言，需要經過長期的實踐訓練。多寫多練就是寫作實踐，實踐要有正確的理論作指導，再加上多借鑒、多練習，最後才能達到靈活應用。概括起來其構成要素主要有以下幾點。

　　1．觀點

　　任何文章都具有自己的觀點，但在其他文體中，作者的觀點或態度可以是對人或事物的文字描述，讓讀者去體會和評判。而商業應用文則不同，作者必須表明自己的觀點，不能含糊不清或模棱兩可，當然，商業應用文在文字表達上要力求準確，生動和鮮明。

　　2．材料

　　應用文的材料是指作者用來說明觀點的具體事實、數據等。材料的選擇要符合有關的方針和政策；更要去粗取精，去偽存真，儘量多用第一手資料，即作者直接從現實工作中瞭解調查得來的事實和數據等。對第二手材料，即間接材料的引用要符合文中介紹的實際情況，而不能牽強附會。要正確地運用材料，說明自己的觀點，努力提高自己政治文化水平，從而提高自己的觀察認識能力及調查研究能力，以便獲得詳實而豐富的資料，最後用科學方法對客觀事物進行分析和研究，得出正確的結論。

　　3．結構

　　應用文的結構是指把觀點和材料安排成一個有機整體的一定的組織形式。應用文的開頭應直奔主題，切忌浮想聯翩；段落過渡應自然銜接，保持內容的連貫性；語言表達應簡明扼要、詳略得當，使文章有點有面，即完整又重點突出，更具有說服力。

　　4．順序

　　應用文的順序是指應用文內容安排的先後順序。觀點與材料的安排順序通常有先擺觀點後列材料和先列材料後擺觀點兩種，材料與材料的安排順序一是以事物的發展先後順序，即以時間先後為序；二是按事物內部聯繫為序，通常人們稱之為邏輯順序。

　　1．傳達政令

　　各級商業部門可以通過應用文向有關單位宣傳、貫徹黨和國家在商業工作方面的路線、方針、政策。制定計劃、簽訂合同、從事經濟活動分析等，都必須以黨的方針和政策為依據。

　　2．調查研究

　　商業是聯結生產和消費的紐帶，它要對市場的供求情況作調查研究，以便於在滿足消費者需要的同時，提高企業的經濟效益和社會效益。而應用文則是市場調查結果不可缺少的工具，同時，商業部門各單位可以通過應用文，加強聯繫，互通信息，有利於互相學習和提高工作效率。

　　3．積累資料

　　應用文反映著單位或個人的工作情況，有些應用文本身就是某個時期任務或工作的真實記錄，通過這些資料，可以為今後工作的開展提供參考。

　　4．提高工作的有效性

　　隨著市場經濟的發展和社會主義法制建設的完善，企業之間的經濟活動將越來越多地體現在應用文上，以便有所依據。如經營計劃、經濟合同可以使企業工作有條不紊地開展，並且可以加強人們的責任心和創造性，積極地開展工作，從而提高工作效率，實現預期目標。

　　學好商業應用文，要從以下幾方面入手。

　　1．認真學習寫作理論知識。主要是學習各文種的基本格式、文體特點及寫作要求。掌握一定的語言文字基礎知識和表達方式。

　　2．閱讀範文。這是提高寫作能力的重要方法和唯一訣竅。平時註意收集優秀範文，認真研究、閱讀，可較快提高自己的寫作水平。

　　3．認真習作，反覆修改。要多寫，寫成後要反覆修改。修改是提高寫作能力的必由之路。

　　4．要學習相關業務知識。商業是一個綜合性行業，內部分工複雜，各分支之間知識跨度大，聯繫又十分緊密。如果不精通相關業務知識，是寫不好商業應用文的。

　　商業應用文的種類繁多，書寫格式各不相同。若要寫好應用文需要作者應具備一定的觀察認識能力、調查研究能力、分析綜合能力、書面表達能力、信息處理能力及經辦業務能力等。現主要介紹幾種常見的應用文書寫要求。

　　(一)計劃

　　1．計劃的概念及格式

　　計劃是指根據黨和國家的方針、政策和上級的指示要求，結合本企業的實際情況，預先為完成某項任務而寫出的打算或安排的文書。我們在實際工作中所說的安排、方案、設想、規劃和打算等都是計劃，計劃是針對今後工作而言的。常見的計劃格式有條文式和表格式兩種。

　　2．計劃的內容

　　(1)情況分析

　　在制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分瞭解下一步工作是在什麼基礎上進行的，是依據什麼來制定這個計劃的。

　　(2)工作任務和要求

　　根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的要求。提出的計劃指標，必須是先進的，即通過努力所能達到的指標。

　　(3)工作方法和措施

　　在明確了工作任務以後，還需要根據主客觀條件，確定具體的工作方法和步驟，採取切實可行的措施，以保證工作任務的完成和計劃的實現。

　　3．計劃的寫法

　　(1)計劃的名稱 在標題或名稱里一般應包括訂立計劃的機關或單位名稱、計劃的種類、事由、文種和期限。如“某製藥有限公司2006年工作計劃”。也可由單位、事由和文種組成。

　　(2)正文部分 一般包括工作目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等。簡單地說就是要做什麼，怎樣去做，做到什麼程度為止。應註意的是不要寫套話、空話和大話。

　　(3)落款 寫明制訂計劃的單位(標題中已註明單位名稱者可不寫)和日期。

　　4．編寫計劃應遵循的原則

　　(1)要貫徹黨的方針政策在制定計劃之前，必須認真學習黨的方針政策，深刻地理解和領會黨的方針政策，懂得什麼事情不能做，哪些事情應該去做。

　　(2)要從實際出髮根據當地存在的實際情況及其發展規律來制定計劃、並且應使中心工作與一般工作相結合。既要突出中心工作，又要兼顧一般工作。

　　(3)計劃指標的確定計劃中確定的指標應把需要與可能相結合，並且要留有餘地：即經過努力，能夠實現的目標，切不可貪大求功。目標太高或太低都會挫傷群眾的積極性。

　　(4)制定計劃應重點突出制訂計劃時不能面面俱到、同等側重，文字表達必須詳略得當，突出主要部分，對於經過深入調查得來的數據和指標以及保證措施等，應加以清楚說明。

　　(5)制定計劃要有預見性編製計劃必須是開展某項工作之前。

　　(6)正確的格式因為計劃不僅僅是給計劃制訂者自己看的，所以計劃要有正確的格式，清晰的條理，使人看了一目瞭然。

　　(二)總結

　　1．總結的概念和特征

　　總結是對已經完成了的工作、學習或思想進行檢查、分析和評判，從一定的理論高度，概括經驗和教訓，以指導今後工作的j種應用文體。有時它反映的內容較簡單、時間較短、範圍小，人們就稱之為“小結”。在實際工作生活中，當工作或學習進行到一定階段或告一段落時，往往需要回過頭來總結一下，對已經過去的事情，加以回顧和分析，肯定成績，找出問題和差距，以便把握事物發展規律，進一步做好今後的工作。通過總結，還可以為上級機關和各級領導提供情況和經驗，以便加強科學管理，更好地指導工作。總結具有客觀性、理論性、指導性和不很強的時間性等特征。

　　2．總結的分類

　　(1)從時間上分包括年終總結j季度總結和月份總結。

　　(2)從範圍上分包括單位總結和個人總結。

　　(3)從內容上分包括學習總結、工作總結、思想總結、生產總結和勞動總結等。

　　(4)從性質上分包括綜合性總結和專題性總結。

　　3．總結的寫法

　　(1)標題

　　應當按照總結目的的要求和內容來擬定，力求既醒目又能揭示主題。一般有兩種情況：一種是公文標題。應寫明單位、時間、事由、文種。如《某股份有限公司2006年財務工作總結》。一種是新聞式標題，可以是單標題，如《某製藥有限公司通過GMP認證》；也可採用雙標題，正題突出中心，副標題說明單位、事由和文種，如《責任落實，效益大增，某企業實行承包責任制的經驗總結》。

　　(2)開頭

　　總結的開頭要簡明扼要，緊扣中心而有吸引力。開頭的方式有概述式、結論式、提示式、提問式和對比式。

　　(3)正文

　　正文是總結的主體部分，一般包括三個方面的內容：第一，做法、成績與經驗，這是總結的主要內容。要寫清楚具體做了哪些工作，採取了哪些方法和措施；取得了哪些成績，取得成績的主客觀原因是什麼；哪些做法是成功的，有什麼經驗和體會等。這部分內容一般比較豐富，寫作中要註意處理好主次和詳略的關係。突出的經驗和體會要重點闡明。第二，存在的問題與教訓，要寫出工作中存在的問題與不足以及它們給工作帶來的影響，造成的損失、失誤的主客觀原因以及由此得出的教訓等。第三，今後工作的設想和努力方向，這部分是在總結經驗教訓的基礎上，針對工作中的實際問題，提出改進措施，今後打算，努力方向，或者說明工作發展趨勢，提出新的目標。在實際寫作中，也可把這部分單獨抽出來，作為結尾部分。

　　(4)署名

　　倘若單位名稱在標題中或標題下麵已經寫出，這裡就不必重覆。如沒有寫，就應把單位名稱寫在正文後的右下方。

　　(5)日期

　　總結既然是對過去工作和學習情況的分析和概括，體現了一定時期內工作情況，具有一定的資料性和保存價值，如果標題中沒有說明，就應當在署名下麵寫出來，以便今後備查。