商业应用文

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　　商业应用文是从事商贸工作的企事业单位、政府机关、社会团体及个人，为处理业务、交流信息而经常采用的，具有惯用格式的文体。主要有商业行政公文、商业业务应用文等。文体种类繁多，使用范围广泛。是商品营业员传递商品信息、分析总结营销业务活动，完成经营销售任务不可缺少的手段。因此，掌握必要的商业应用文的写作方法和技巧，是商品营业员的一项基本技能。

　　商业应用文种类很多，本书仅从商品营业员的实际需要出发，介绍如下几种-——是衙业行政公文类应用文；二是商业事务类应用文，包括工作计划、规章制度、电讯、启事、声明、申请书、招聘书、应聘书、请柬、贺辞、推荐信等。此类文书内容庞杂，格式多变，属于杂体类文书；三是商业业务类应用文，包括合同、条据等；四是商业信息类应用文，包括商品介绍、商业广告、市场调查与预测报告等。商业应用文有以下特点：

　　1．内容真实、准确

　　商业重信誉，内容真实准确、高度的可靠性是商业应用文的根本要求。真实、准确就是要杜绝“假”和“吹”。商业应用文不允许有任何虚假不实的内容，要做到实事求是，事事有依有据，数字一定核实准确。在进行必要的形象描述时，也不可像文艺作品那样虚构、夸张、吹牛皮。

　　2.写作目的明确、重实效

　　任何一篇商业应用文，都是为解决某一项具体问题而写作的，具有明确的写作目的和实效要求。如某些促销的商品广告就是向特定的顾客群体介绍商品以达到增加销售的目的，而市场预测往往是为经营决策提供依据。

　　3．具有一定格式

　　商业应用文也具有一定的文体格式。其中，属于公文类的商业应用文要使用国家统——规定的公文格式，用纸、书写、编排版等都有严格规定，任何单位和个人都不能随意更改。另一类如广告，计划、总结、信函等商业用文，一般采用惯用格式，在基本结椒—致的基础上，各地、各部门可略有不同。

　　4．对象明确，时效性强

　　商业应用文具有一定的读者范围和时效性，读者范围和时效性会因公文类型不同而有所区别。广告一般通过大众传播媒体发布，读者范围较大，专用书信读者范围较小。工作计划、总结等和需要快办的文书如请柬，通知等时效性较强。应快写、快办，不可拖延。

　　5．词句简明、确切

　　商业应用文语句要力求简洁明了，表意确切，不可含糊其辞。签合同、定协议、发通知都要逐字逐句反复斟酌，防止用词含混不清或词不达意，坚决不用容易产生歧解、肄义的词句。

　　应用写作是综合性的实践活动，它是作者多方面素质和智能的综合体现。就写作智能的培养和形成而言，需要经过长期的实践训练。多写多练就是写作实践，实践要有正确的理论作指导，再加上多借鉴、多练习，最后才能达到灵活应用。概括起来其构成要素主要有以下几点。

　　1．观点

　　任何文章都具有自己的观点，但在其他文体中，作者的观点或态度可以是对人或事物的文字描述，让读者去体会和评判。而商业应用文则不同，作者必须表明自己的观点，不能含糊不清或模棱两可，当然，商业应用文在文字表达上要力求准确，生动和鲜明。

　　2．材料

　　应用文的材料是指作者用来说明观点的具体事实、数据等。材料的选择要符合有关的方针和政策；更要去粗取精，去伪存真，尽量多用第一手资料，即作者直接从现实工作中了解调查得来的事实和数据等。对第二手材料，即间接材料的引用要符合文中介绍的实际情况，而不能牵强附会。要正确地运用材料，说明自己的观点，努力提高自己政治文化水平，从而提高自己的观察认识能力及调查研究能力，以便获得详实而丰富的资料，最后用科学方法对客观事物进行分析和研究，得出正确的结论。

　　3．结构

　　应用文的结构是指把观点和材料安排成一个有机整体的一定的组织形式。应用文的开头应直奔主题，切忌浮想联翩；段落过渡应自然衔接，保持内容的连贯性；语言表达应简明扼要、详略得当，使文章有点有面，即完整又重点突出，更具有说服力。

　　4．顺序

　　应用文的顺序是指应用文内容安排的先后顺序。观点与材料的安排顺序通常有先摆观点后列材料和先列材料后摆观点两种，材料与材料的安排顺序一是以事物的发展先后顺序，即以时间先后为序；二是按事物内部联系为序，通常人们称之为逻辑顺序。

　　1．传达政令

　　各级商业部门可以通过应用文向有关单位宣传、贯彻党和国家在商业工作方面的路线、方针、政策。制定计划、签订合同、从事经济活动分析等，都必须以党的方针和政策为依据。

　　2．调查研究

　　商业是联结生产和消费的纽带，它要对市场的供求情况作调查研究，以便于在满足消费者需要的同时，提高企业的经济效益和社会效益。而应用文则是市场调查结果不可缺少的工具，同时，商业部门各单位可以通过应用文，加强联系，互通信息，有利于互相学习和提高工作效率。

　　3．积累资料

　　应用文反映着单位或个人的工作情况，有些应用文本身就是某个时期任务或工作的真实记录，通过这些资料，可以为今后工作的开展提供参考。

　　4．提高工作的有效性

　　随着市场经济的发展和社会主义法制建设的完善，企业之间的经济活动将越来越多地体现在应用文上，以便有所依据。如经营计划、经济合同可以使企业工作有条不紊地开展，并且可以加强人们的责任心和创造性，积极地开展工作，从而提高工作效率，实现预期目标。

　　学好商业应用文，要从以下几方面入手。

　　1．认真学习写作理论知识。主要是学习各文种的基本格式、文体特点及写作要求。掌握一定的语言文字基础知识和表达方式。

　　2．阅读范文。这是提高写作能力的重要方法和唯一诀窍。平时注意收集优秀范文，认真研究、阅读，可较快提高自己的写作水平。

　　3．认真习作，反复修改。要多写，写成后要反复修改。修改是提高写作能力的必由之路。

　　4．要学习相关业务知识。商业是一个综合性行业，内部分工复杂，各分支之间知识跨度大，联系又十分紧密。如果不精通相关业务知识，是写不好商业应用文的。

　　商业应用文的种类繁多，书写格式各不相同。若要写好应用文需要作者应具备一定的观察认识能力、调查研究能力、分析综合能力、书面表达能力、信息处理能力及经办业务能力等。现主要介绍几种常见的应用文书写要求。

　　(一)计划

　　1．计划的概念及格式

　　计划是指根据党和国家的方针、政策和上级的指示要求，结合本企业的实际情况，预先为完成某项任务而写出的打算或安排的文书。我们在实际工作中所说的安排、方案、设想、规划和打算等都是计划，计划是针对今后工作而言的。常见的计划格式有条文式和表格式两种。

　　2．计划的内容

　　(1)情况分析

　　在制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

　　(2)工作任务和要求

　　根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的要求。提出的计划指标，必须是先进的，即通过努力所能达到的指标。

　　(3)工作方法和措施

　　在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定具体的工作方法和步骤，采取切实可行的措施，以保证工作任务的完成和计划的实现。

　　3．计划的写法

　　(1)计划的名称 在标题或名称里一般应包括订立计划的机关或单位名称、计划的种类、事由、文种和期限。如“某制药有限公司2006年工作计划”。也可由单位、事由和文种组成。

　　(2)正文部分 一般包括工作目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等。简单地说就是要做什么，怎样去做，做到什么程度为止。应注意的是不要写套话、空话和大话。

　　(3)落款 写明制订计划的单位(标题中已注明单位名称者可不写)和日期。

　　4．编写计划应遵循的原则

　　(1)要贯彻党的方针政策在制定计划之前，必须认真学习党的方针政策，深刻地理解和领会党的方针政策，懂得什么事情不能做，哪些事情应该去做。

　　(2)要从实际出发根据当地存在的实际情况及其发展规律来制定计划、并且应使中心工作与一般工作相结合。既要突出中心工作，又要兼顾一般工作。

　　(3)计划指标的确定计划中确定的指标应把需要与可能相结合，并且要留有余地：即经过努力，能够实现的目标，切不可贪大求功。目标太高或太低都会挫伤群众的积极性。

　　(4)制定计划应重点突出制订计划时不能面面俱到、同等侧重，文字表达必须详略得当，突出主要部分，对于经过深入调查得来的数据和指标以及保证措施等，应加以清楚说明。

　　(5)制定计划要有预见性编制计划必须是开展某项工作之前。

　　(6)正确的格式因为计划不仅仅是给计划制订者自己看的，所以计划要有正确的格式，清晰的条理，使人看了一目了然。

　　(二)总结

　　1．总结的概念和特征

　　总结是对已经完成了的工作、学习或思想进行检查、分析和评判，从一定的理论高度，概括经验和教训，以指导今后工作的j种应用文体。有时它反映的内容较简单、时间较短、范围小，人们就称之为“小结”。在实际工作生活中，当工作或学习进行到一定阶段或告一段落时，往往需要回过头来总结一下，对已经过去的事情，加以回顾和分析，肯定成绩，找出问题和差距，以便把握事物发展规律，进一步做好今后的工作。通过总结，还可以为上级机关和各级领导提供情况和经验，以便加强科学管理，更好地指导工作。总结具有客观性、理论性、指导性和不很强的时间性等特征。

　　2．总结的分类

　　(1)从时间上分包括年终总结j季度总结和月份总结。

　　(2)从范围上分包括单位总结和个人总结。

　　(3)从内容上分包括学习总结、工作总结、思想总结、生产总结和劳动总结等。

　　(4)从性质上分包括综合性总结和专题性总结。

　　3．总结的写法

　　(1)标题

　　应当按照总结目的的要求和内容来拟定，力求既醒目又能揭示主题。一般有两种情况：一种是公文标题。应写明单位、时间、事由、文种。如《某股份有限公司2006年财务工作总结》。一种是新闻式标题，可以是单标题，如《某制药有限公司通过GMP认证》；也可采用双标题，正题突出中心，副标题说明单位、事由和文种，如《责任落实，效益大增，某企业实行承包责任制的经验总结》。

　　(2)开头

　　总结的开头要简明扼要，紧扣中心而有吸引力。开头的方式有概述式、结论式、提示式、提问式和对比式。

　　(3)正文

　　正文是总结的主体部分，一般包括三个方面的内容：第一，做法、成绩与经验，这是总结的主要内容。要写清楚具体做了哪些工作，采取了哪些方法和措施；取得了哪些成绩，取得成绩的主客观原因是什么；哪些做法是成功的，有什么经验和体会等。这部分内容一般比较丰富，写作中要注意处理好主次和详略的关系。突出的经验和体会要重点阐明。第二，存在的问题与教训，要写出工作中存在的问题与不足以及它们给工作带来的影响，造成的损失、失误的主客观原因以及由此得出的教训等。第三，今后工作的设想和努力方向，这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中的实际问题，提出改进措施，今后打算，努力方向，或者说明工作发展趋势，提出新的目标。在实际写作中，也可把这部分单独抽出来，作为结尾部分。

　　(4)署名

　　倘若单位名称在标题中或标题下面已经写出，这里就不必重复。如没有写，就应把单位名称写在正文后的右下方。

　　(5)日期

　　总结既然是对过去工作和学习情况的分析和概括，体现了一定时期内工作情况，具有一定的资料性和保存价值，如果标题中没有说明，就应当在署名下面写出来，以便今后备查。