信息流程

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什麼是信息流程

  信息流程是記錄業務流程作業事件形成的數據流,維護、更新於企業業務活動相關的資源、參與者、作業地點等實體最新數據,反應業務活動效率以及投入、產出的經濟關係,為信息使用者報告計劃組織、執行、控制和評價業務流程有用的信息

信息流程的識別原則

  信息流程的識別是進行信息流程重組的前提。信息流程是由活動組成的,但不是所有的活動都能被稱作是信息流程,判斷信息流程有以下幾大原則。

  (1)一個信息流程有特定的信息輸入與輸出。由於我們運用信息思維與信息方法進行流程重組的分析,信息的輸入與輸出就是其中最重要的特征。

  (2)流程專註於目標和結果,而不是行動和手段。它是對“什麼”的回答,而不是對“怎樣”的回答。

  (3)流程的輸入和輸出都能被組織中任何一個人輕易地理解。

  (4)所有的流程都是與顧客及其需要相關的,流程之間也是相互關聯的。在信息流程識別過程中,對戰略信息流的識別是非常重要的。每個企業都有自己的核心競爭力,但在傳統企業中,戰略能力往往分散在多個部門和職能領域之中,所以有必要將這些戰略能力集中起來,組成企業的戰略信息流,使之成為企業立足市場的根本。

信息流程的輸入與輸出

  在運用信息思維進行信息流重組時,每個流程的信息輸入與輸出內容是實施重組的重要依據。在實施實體流程重組時,每個流程也有相應的輸入與輸出。如訂單處理流程,它的輸入是顧客的訂單(或某種需求想法),其輸出是發送商品、顧客的滿意和付款單。當我們將該流程當作信息流程處理時,它的輸入就是訂單中附著的產品服務信息,如產品的名稱規格、產品的數量、訂貨價格、到貨期限、折扣付款條件、貨幣種類、發貨地點、運輸方式客戶信譽等。在這裡需要特別提示的是,我們所討論的信息流與通常所說的“三流”中的信息流是有區別的,前者在一定程度上涵蓋了所有的“三流”。而該流程的輸出則包括付款單上隱含的信息,除了有關商品對應的核實信息外,還有客戶的反饋信息,如客戶的評價等。

信息流程的重組[1]

  在識別了企業的信息流程後,就要進行信息流程的重組。在重組信息流程前,要弄清楚每個信息流程的輸入與輸出內容。在此基礎上,作出流程圖。先列出完成項目必須執行的流程,按照當前執行流程的先後順序分析在圖的水平與垂直方向將它們標出來,註意各個流程在兩個方向上的順序保持一致。如圖1所示。在水平方向上,從左向右看,若某一個流程的完成需要其他流程提供的信息,就在相應的位置上打一個“×”,如流程A、G、J向流程B提供信息。在相同流程坐標交叉的地方標上“?”。在垂直方向上從上向下看,表示某項流程能為其他流程提供信息。

  

  從圖中可以看出流程之間的信息交流關係。在以“?”組成的對角線的右上方,那些“×”雖然也表示信息交流,但由於提供信息的流程在需要信息的流程後面執行,因而信息交流就出現了一定的障礙,解決的方法是採取信息反饋,讓前面執行的流程再執行一次。如流程B需要流程G的信息,但流程G在B的後面執行,所以在執行流程B時,有必要對流程G的信息作一個預測,待流程G完成後,再將準確的信息反饋給流程B,所以流程B的重覆操作成為必要。B與G、j就相互稱做是對子流程(coupled processes)。由於對流程B進行了重覆操作,所以它的輸出信息也相應改變,這又有可能涉及流程G的改變,並帶來一系列的連鎖反應。信息流程重組的目的就是要消除不必要的信息流程,減少信息冗餘。所以如何消除對角線右上角存在的“x”是信息流程重組的關鍵一步。通過實驗發現,可以採取以下兩種方法:

  (1)並行操作。

  如圖2所示,將對角線右上角的“×’,尺量放在一個方框中,在執行流程時,將這些流程放在一起,獨立同步執行。雖然流程的重覆不可避免,但這有助於加速信息的流通與共用。如圖所示,流程E到流程I同時執行,就會加快它們之間的信息流通速度。當然,很難將所有的“X”同時放入一個方框中,如圖中的幾個“?”,這也是信息流程設計的難點。

  

  (2)重新編排流程順序。

  從上面的圖示與闡述中,我們感到,造成流程重覆的原因之一便是流程的順序紊亂。我們可以重排順序,如圖3所示。先找出最先與最後執行的流程,在理想情況下,最先執行的流程不需要任何其它流程提供的信息,因此也不會造成重覆執行。從以上兩圖可以發現流程A符合條件,而流程C僅僅需要流程A提供的信息,所以緊隨其後,可以將它們取名為序列流程。接著就選擇流程D與F,因為它們只需要流程A與C提供的信息。而且我們註意到,流程D與F相互之間沒有信息交流,所以可以並行執行,在圖中以虛線方框將它們標出。同樣,在理想狀態下,最後執行的流程不會為其他流程提供任何信息,只有流程H符合條件。當實在無法確定所剩流程的先後順序時,可以將對角線右上角的“×”儘量向對角線靠攏。在這個例子中,剩下的流程可以組成2組對子流程:B、J、G與E、I。這是一個簡單的例子,所涉及的流程不多。在複雜的流程重組中,還需要依賴電腦並設計一定的演算法才能得出結果。

  

參考文獻

  1. 李綱.信息流程重組與業務流程重組[N].中國圖書館學報,2004,03
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