物流保管服務

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目錄

什麼是物流保管服務[1]

  物流保管服務是指為調整物品的需求供給而對物品實行保存與管理的一種服務活動。具體來說,它是保證物品的品質和數量的前提下,依據一定的管理規則,在一定的期間內把物品存放在一定的場所的活動,是物流服務系統一個重要組成部分。

物流保管服務的分類[2]

  物流保管服務的分類有多種方法。

  1.按照保管內容分類

  (1)倉庫儲存保管。倉庫儲存保管指的是物品在倉庫配送中心中的儲存。倉庫所保管的物品具有一定的價值和使用價值

  (2)儲存物品的保管。儲存物品的保管是保障物品在儲存過程中使用價值不受到損壞。其實質就是在保證物品的品質和數量的前提下,依據一定的管理原則,在一定的期限內把物品存放在一定場所的活動。

  2.按照保管對象分類

  (1)生產資料保管,指的是生產企業為了保證生產的正常進行而進行的生產資料的保管。

  (2)消費資料保管,指的是生產廠家、流通企業等為了能及時滿足客戶的訂貨要求而進行的商品保管。

  3.按照附加值分類

  (1)一般保管,指商品在保管的過程中,它的價值和使用價值沒有發生變化的保管。

  (2)增值保管,指的是商品在保管過程中根據需要而進行重新包裝、分割、計量、分揀、組裝、價格貼付等簡單作業的總稱。

  4. 按照保管時間分類

  (1)長期保管,指客戶長期委托保管營業人進行物品保管。

  (2)短期保管,指客戶短期內委托保管營業人進行物品保管。

物流保管服務的作用[3]

  任何一個企業採購、製造、銷售過程中的每一個環節都不可避免地需要進行保管活動,保管對企業的直接經營活動(如營銷活動等)起重要的支援作用。保管的作用具體表現在以下幾個方面:

  第一,保管在企業的採購、製造、銷售過程中起著調整或者說是緩衝的作用。在由供應商、企業和顧客組成的物流供應鏈中,下一道環節對物品的需求與上一道環節對物品的供應在時間上往往是不同步的,這種需求和供求之間的時間差,便可以用保管來調節。

  第二,保管在從製造廠家到物流分銷中心,再從物流分銷中心到顧客的配送運輸過程中起到調整或者說是潤滑的作用。

  第三,保管作業場所是物品齊全、檢驗、分類整理、再包裝、分揀配貨發送的場所。從這個意義上來說,保管是物流服務的最前線,關係到顧客服務滿足的程度。

物流保管服務的原則[3]

  企業在進行保管作業時一般應遵循以下原則:

  (一)面向通道

  為了方便物品在倉庫內移動、存放和取出,需將物品面向通道存放保管。

  (二)先進先出原則

  先進先出原則是指先入庫的物品應先發貨送出,這是為了防止庫存物品因保管時期過長而發生變質、損耗、老化等現象。特別是對於感光材料食品等產品保質期較短的商品來說,這一原則非常重要。

  (三)分層堆放原則

  為了提高倉庫的利用效率,同時也為了保證作業的安全性、防止物品受損,需要利用貨架等保管設備進行分層堆放保管。

  (四)周轉頻率對應原則

  它是指依據物品進貨發貨的頻率來確定物品的存放位置。比如進貨發貨次數頻繁的物品應放置在靠近倉庫進出口的位置。

  (五)明確表示原則

  它是指對物品的品種、數量及保管位置(如貨架編號、層次等)清楚明晰地表示。這樣可以使作業人員容易找到物品存放的位置,從而提高物品存放、揀出等作業效率

  (六)同一性原則

  它是指相同類型的物品需存放在相同的位置,這樣便於提高物流的效率。

  (七)形狀對應原則

  它是指根據物品的形狀確定物品存放的位置和保管方法。按標準化包裝的物品應放置在貨架上保管;非標準化的物品對應於其形狀進行保管,並可通過特殊的保管機械或設備儘量使非標準化物品(特殊形狀的物品)成為標準化物品(包裝上的標準化),以便提高保管效率。

  (八)相似性原則

  它是指相類似的物品需存放在相鄰的位置,這樣便於提高物流的效率。

  (九)重量對應原則

  它是指根據物品的重量確定物品存放的位置和保管方法。具體地說從方便搬運和安全作業的角度出發,比較重的物品應放置在地上或貨架的底層,比較輕的物品應放置在貨架的上層。

物流保管服務的內容[3]

  物流保管服務作業是屬於物流倉庫管理的內容,主要包括物資的驗收入庫、保管養護、供應發放、清倉盤點等主要工作。

  (一)物資的驗收入庫

  物資的驗收入庫,是指倉庫工作人員對入庫物資,按照一定的手續和程式,進行接貨、驗收、辦理入庫等一系列工作。它既是物資進入倉庫的第一個環節,也是進行倉庫管理工作的基礎。

  物資驗收入庫應達到的基本要求是:認真檢查入庫物資的品名、等級、規格、型號、產地、數量等是否與入庫憑證相符;檢查物資有無破損、變質,包括是否完好;入庫手續要簡便,入庫要迅速,入賬要及時;檢查和監督運輸部門應履行的各項責任。

  1.驗收入庫前的準備

  驗收入庫前的準備工作主要包括:經常與採購、運輸部門聯繫,及時把握入庫物資的品種、數量和時間;接到入庫通知後,要針對入庫物資的性質、特點和數量,確定物資存放地點、垛形,準備裝卸工具、檢驗工具和鋪墊材料,組織人力,對有毒物資要準備好防護用品。

  2.接貨

  接貨要做到:接貨手續清楚,準確及時,責任分明。接貨方式主要有:到庫內接貨,到供貨單位提貨,到車站碼頭提貨等。不管是哪一種提貨方式,都要當場核對物資的品名、規格、數量,查看包裝及封印是否完好,作好接貨記錄。

  3.驗收入庫

  驗收入庫的操作要求和規程是:①物資驗收要做到及時、準確,按規定程式和期限進行驗收;②核對證件;③實物驗收。

  4.記賬、立卡、建檔

  物資在驗收入庫以後,要做好記賬、立卡、建檔等工作。

  (1)記賬。除財務部門建立材料賬外,倉庫要建立保管明細賬,詳細反映物資進出結存情況。保管明細賬應列出物資的品種名稱、規格、數量、批次,庫存物資都需用貨位號和檔案編號。要經常核對明細賬,保證賬、卡、物相一致。

  (2)立卡。卡也稱標簽,它是直接掛在物資存放位置上用來表明該處物資的名稱、規格和編號的。卡片上要填寫記錄該物資的進出數量和結存數量,並要經常查對實物,做到卡物相符。

  (3)建檔。物資檔案通常是一物一檔,同規格、同批次、同廠出產者可列一檔,檔案資料主要包括:物資出廠時的各種憑證、技術資料;入庫前的運輸資料;驗收記錄、技術檢驗證明、磅碼單;物資保管期間變動情況及其他資料。

  5.驗收中發生問題的處理

  (1)凡是必備證件不全,到貨物資作待驗物資處理,臨時保管,等證件齊全後再進行驗收。

  (2)供貨單位提供的質量證明書或規定的技術標準與訂貨合同不符,供需雙方應協商解決,由供方負責。

  (3)對於品種、規格、質量不合要求或錯發的物資,可先將合格品驗收,不合格品或錯發物資單獨存放,經核實和檢驗確認後,由供需雙方交涉調換。因調換髮生的損失應由供方負責。

  (4)對於數量不符,損益在規定磅差以內的物資,倉庫可按實際驗收計量入庫;損益超過磅差時,應核對查定,做好相關記錄,由採購部門和有關單位協商解決。

  (5)核對索賠。物資在入庫前已有破損變質等情況,有普查記錄證明時,可按實際情況查對記錄證件,在證件範圍以內者應按實際驗收情況填寫記錄;在證件範圍以外或無證明時,要查明責任,核對索賠。若到貨物資的品種規格、包裝和訂貨合同規定不相符,屬供方責任;若由於裝載不妥,車船漏水等造成的受損短缺,屬運方責任;若是在裝卸過程中操作不當引起的殘損,屬裝卸部門的責任。屬於哪一方的責任,企業就要根據原始記錄、訂貨合同或其他協議,認真做好核對索賠工作。

  (二)物資的保管

  物資保管,是指對驗收入庫的物資,根據其性能、體積、包裝等不同要求,結合儲存地點的自然條件,在物資發放使用前進行科學管理和維護保養的工作。物資保管是倉庫業務管理的中心環節,也是倉庫管理進行的一項經常性業務。物資保管的基本要求是:數量準確,質量不變,擺放科學,方便發貨,確保全全,降低損耗。為此,物資保管要做好以下幾個方面的工作:

  1.方便安全、分區分類、專倉專儲、貨位編號

  分區分類,專倉專儲,是根據物資的材質、規格、性能、形狀等,結合倉庫的設計、建築物等條件,把庫房、料場分為若幹保管區,合理規劃各類物資擺放的固定區域。分類劃分的粗細程度,可依據企業的具體情況和條件來決定。實行分區分類、專倉專儲保管,有利於物資的維護保養,提高倉容利用率,保證物資安全,加速物資流轉,提高管理水平。

  貨位編號,就是對庫房、料場、貨架等物資存放場地,按照地點、位置排列順序統一編號,作出明顯標誌。通常採用的方法是“四號定位”,即按庫號、架號、層號、位號來編號,實行固定位置、對號入庫,並把編號和材料明細賬賬頁以上的絹號統一對口。如某企業的A零件存放在第五倉庫第二貨架第四層的第八位,則A零件的編號為5248。實行貨位編號,可提高收發貨效率,減少錯發現象,有利於物資的檢查和監督,便於保管人員之間的合作。

  2.採用科學保管方法,實行物資存儲規範化

  物資的科學保管方法除了分區分類、貨位編號外,還包括分批保管法、成套保管法、“五五擺放”、“架子化”等。①分批保管法,就是按物資的批次分別存放,便於貫徹先進先出的發放原則;②成套保管法,就是將生產使用中相互關係密切的物資配套存放,這種方法常用於機電產品的保管。其優點是便於成套供應,缺點是倉庫利用率低;③“五五擺放”,就是根據各種物資的特性和形狀,以“五”為基本計量單位,做到“五五成行,五五成方,五五成串,五五成包,五五成層”,合理擺放物資的方法。這種方法可使庫存物資堆放整齊,便於清點,便於收發,提高了工作效率;④“架子化”是根據倉庫的負荷能力,儘量向高空發展,做到既充分利用倉庫空間,又便於物資的維護保養。倉庫管理部門可根據庫房的結構、物資種類、取料方便等條件,設計出能夠充分利用空間且經濟便利的貨架。

  3.物資的維護保養

  物資在倉儲過程中,為了保證倉庫安全和防止物資變質,應根據物資性能、特點,採取不同措施,分門別類地對各種物資進行維護保養。開展物資維護保養工作,必須堅持“預防為主,防治結合”的原則,積極採取預防性措施,認真做好防鏽、防塵、防潮、防腐、防磨、防震、防水、防爆、防變質、防漏電等工作。

  (三)物資的發放

  物資的發放,是根據物資出庫憑證,向需用部門發放物資的工作。物資發放工作要達到的基本要求是:迅速、準確、安全、節約地發放物資,滿足生產經營活動的需要。物資發放的要點如下:①根據發料單進行發放。要認真審核發料憑證,檢查發料手續是否完備,防止發貨差錯;②做好發貨前的準備工作,把該分裝的、分割的、過磅的事先準備好,以保證及時迅速地發放;③提高服務質量。應做到方便生產,隨需隨發,熱情接待,送貨上門;④堅持先進先出原則。根據先進先發、易損先發、有期限的先發的原則,開展物資發放工作;⑤物資發放後,保管人員要及時進行物資盤點,做到賬、卡、物、資金“四對口”;⑥堅持退庫制度。若由於材料節約、計劃變更等原因產生餘料時,必須辦理退庫手續。

  同時,物資供應部門要會同生產車間對當月所消耗的原材料,按計劃完成程度和消耗定額進行核銷,以避免物資浪費和物資消耗情況失真。

  (四)清倉盤點

  清倉盤點,就是摸清倉庫的物資數量、質量、規格和用途,做到賬物相符、有據可查。

  清倉盤點的主要內容包括:核查物資的賬面數與實際數是否一致;核查各類物資有無超儲積壓、短缺、變質、損壞情況;核查各類物資在收發方面有無差錯;檢查倉庫設備、儲存容器、安全設施是否有損壞。

  清倉盤點分為經常盤點和定期盤點。經常的清倉盤點是倉庫保管人員通過每日物資的收發情況,及時檢查庫存物資的賬、卡、物是否相符,每月對發生變動的物資進行複查或輪番抽查。定期的清倉盤點,是由物資供應部門、財會部門組織有關管理人員、員工參加的清倉盤點小組,按制度規定的時間(如年中、年末)對倉庫所有物資進行全面清點。在清倉盤點中,如發現盤盈或盤虧,要分析產生原因,說明情況;如發現嚴重短缺和損壞,要查出原因,追究責任;對清查出來的超儲、積壓、呆滯物資,要及時處理解決,如參加物資調劑會議等。通過清倉盤點,可以幫助物資供應部門總結在物資訂購、保管、發放等方面的經驗教訓,不斷提高物資管理水平。

相關條目

參考文獻

  1. 徐鼎亞主編.物流服務營銷管理.上海交通大學出版社,2009.05.
  2. 王淑娟,吳蔚,萬立軍等編著.物流客戶關係管理與服務.清華大學出版社,2011.05.
  3. 3.0 3.1 3.2 蔣科,龍江主編.服務貿易與物流服務管理.中國物資出版社,2007.3.
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