會計信息孤島

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什麼是會計信息孤島[1]

  會計信息孤島是指會計部門從其本身獨特的職責出發,依據會計科目體系採集的、由傳統會計系統儲存和報告的會計信息,在一定程度上與企業業務活動信息相分離,從而難以滿足信息使用者決策需求的狀態。

會計信息孤島的成因分析[2]

  “會計信息孤島”的成因是多方面的,我們主要針對在現代信息技術迅猛發展和廣泛應用後會計信息孤島形成的根源進行剖析,以便尋求“標本兼治”的方法和途徑。

  (一)傳統的管理職能結構的劃分

  傳統的組織管理是按職能劃分成不同的業務部門進行信息處理。每個業務部門都有其獨特的職責所在。

  因此,對同一筆業務,每個部門總會從其自身的職責出發,記錄及處理業務數據的某個子集,提供信息。這就是說, 同一筆業務會在不同的職能部門形成不同的視圖(特定用戶完成其工作所需的一組特定數據及加工輸出的信息)。例如,訂貨業務會形成以下視圖:(1)生產部門需要瞭解訂單以便安排生產進度;(2)執行經理需要知道訂單以評價這筆業務對企業的影響;(3)投資者和債權人需要知道訂單以評估他們投資的獲利情況,以及投資回收的可能性;(4)財務部門需要知道訂單以便收回貨款,等等。

  一筆業務具體會形成多少種視圖,取決於人們在管理業務活動時從多少個角度去看問題。那麼在傳統的管理系統結構中,人們是如何滿足不同的視圖需要的呢?是通過為每個職能部門各自建立一套信息處理系統來解決信息需求多樣性的。每個職能子系統按照自己的分類方法,從同一業務活動中選擇、記錄該業務數據的一個子集(如圖1所示)。不同的子集有共性,也有個性。這種解決辦法帶來了一系列問題,最明顯的有兩個:一是業務數據在不同部門之間的重覆存儲,增加了企業的信息管理成本,並且很可能帶來不同部門之間數據的不一致性; 二是業務數據的分散存儲,使得管理信息需求難以滿足。有關業務活動的數據被不同的部門分割成一個個片段後, 由於職能部門之間的相對獨立性,使用者要獲得其他部門的數據會存在一定的障礙。同時,每個部門都有可能出於私利而隱瞞一些信息或延遲信息的呈報。這樣形成的一個個“信息孤島”,可能促進職能部門的官僚化 然而,許多的企業經營決策往往需要有關業務的完整信息,客觀上要求企業對多個“信息孤島”進行某種程度上的整合。在傳統的職能管理模式下,這是一個費時費力的工作。

  Image:传统管理系统中的“信息孤岛”.jpg

  在傳統的管理系統結構中,會計系統只是組織的一個職能子系統, 也只是會計部門從會計角度來看待企業業務活動時形成的一個視圖。會計並不要求採集整個業務活動的數據,它僅採集會計事項的財務度量結果,必然限制會計信息系統所能提供的信息內容和類型,並且使業務活動的資金信息與業務信息相脫離,形成會計信息孤島。

  (二)信息的內容與結構嚴重依賴於會計科目體系

  一個會計信息系統的輸出從根本上取決於系統所採集、存儲的數據內容和結構,以及信息處理和輸出的規則體系,而會計科目體系是會計信息系統數據採集、存儲、處理、輸出的規則體系的核心部分。

  會計數據處理的特點是分類記錄組織的資金運動所產生的數據,通過不斷的分類彙總和再分類、再彙總,把它加工成有助於決策的會計信息。而用來對經濟活動進行分類彙總的依據就是會計科目體系。經濟交易事項發生後,首先通過填制記賬憑證的形式,在兩個或兩個以上的會計科目中進行分類記錄和反映,而記賬憑證中的數據又被進一步分類彙總記入明細分類賬總賬,然後經過不斷的分類彙總處理,最終產生以彙總科目為依據的會計報表。到目前為止,會計的管理從某種意義上講也就是為了適應企業經營管理的需要,而不斷擴大和細化會計賬戶結構、內容的過程。因此,某個組織的會計科目體系一旦建立,也就基本上決定了這個組織中會計信息系統能輸出的會計信息的內容與結構。由於會計科目體系在傳統會計信息系統中這種無可替代的作用,在一定程度上對組織的信息處理形成了一種壓力。許多企業建立多套會計科目表以滿足財務會計、管理會計和稅務會計的不同需要。生產部門、銷售部門、企業總部和外地分支機構也各自建立滿足內部管理需要的會計科目表及輔助科目表。為了同時支持多種會計科目表,系統開發人員和用戶都需要付出昂貴的成本,以保證信息的協調一致。同時,即便我們成功地建立了滿足信息用戶當前需求的會計科目表, 由於經濟環境的變動導致用戶信息需求的不斷變化,現有的會計科目表將要不斷進行更新。在現實中,企業往往出於信息成本的考慮而保持會計科目體系的相對穩定性。顯然,這種嚴重依賴會計科目體系輸出信息的會計信息系統,使管理者在決策時難以獲得財務會計和管理會計融為一體,物流資金流信息流融為一體的信息支持。

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參考文獻

  1. 楊培坤.會計信息決策有用性弱化的治理分析[J].《財會月刊》.2003年03期
  2. 歐陽電平,楊培坤.會計信息孤島”的成因與治理[J].《中國會計電算化》.2003年01期
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