物业管理信息化

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什么是物业管理信息化

  物业管理信息化是指计算机技术网络通信技术自动化控制技术数据库技术现代管理理论物业管理中的综合运用,最大限度地开发、利用和共享物业管理信息资源的过程。从技术应用的角度看,物业管理信息化是信息技术物业管理中的推广过程;从信息使用的角度看,物业管理信息化是提高物业管理信息资源的使用程度或提高物业管理知识资源的挖掘程度的过程;从最终用户的角度看,物业管理信息化是对物业管理活动和物业管理流程再造的过程;从物业管理行业发展的角度看,物业管理信息化是促进物业管理由粗放型管理向集约型管理发展的过程;从物业管理的角度看,是物业管理业务(专项业务、社区业务、多种经营业务等)的全面信息化,是企业内部流程(物流资金流信息流服务流工作流)的全面信息化,是企业与外部组织整合的信息化

  物业管理发展的时间较短,物业管理信息化发展较其他行业晚,随着物业管理向智能化、网络化、集成化的方向发展,物业管理信息化的程度将会越来越高。

物业管理信息化的目标[1]

  物业管理信息化的总体目标是以先进的计算机通信技术为主要手段,以实现企业关键业务应用为导向,搭建一个覆盖全物业的统一业务管理平台。

  具体目标如下:

  ①实现物业管理企业业务管理的标准化;

  ②实现物业管理企业业务管理的一体化;

  ③实现资源共享、信息共享、高效协同的处理机制;

  ④为物业管理企业建立一个即时有效的工作流程控制协同管道,建立高质量、高效率的信息网络,为领导提供一个方便有效的事件跟踪、监督和辅助决策手段。

物业管理信息化的必要性[1]

  伴随着物业管理企业的增多,市场竞争越来越激烈,面对激烈的市场竞争,如何提高管理水平,降低运营成本成为当前物业管理企业普遍关注的话题。业主权益意识也在不断增强,对物业管理企业的管理水平提出了更高的要求。小区和写字楼业主都开始考虑物业管理企业的服务质量业主也有了自由选择物业管理企业的权利。服务不好的物业管理企业,其生存都成为问题。所以物业管理理念开始从当初的“管理者”转变为真正的“服务者”。谁的服务好将成为业主选择考核物业管理企业的首要条件。

  但由于物业管理服务涉及内容太多,如竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料和保管;为相关单位代收供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等有关费用;物业费的收支管理及公司自身的日常管理等。特别是走上规模化经营的物业管理企业,如何有效协调管理好各个分支机构也是个问题。

  传统的物业管理企业主要面临着以下问题。

  ①传统物业管理各物管部门诸多业务处理和操作工序繁杂,手工统计汇总工作量大、信息可靠程度差;

  ②缺乏标准化规范化的科学管理手段,导致物业管理处、物业管理部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面存在差异;

  ③各种经营决策所需的数据采集难、准确率低,所得数据具有滞后性;

  ④物管数据资源的编码和分类管理不科学,库存材料、物品的采购、人库与出库管理体系杂乱难以进行数据的统计、分析和决策;

  ⑤随着物业管理市场成熟,拥有总公司区域公司管理处三级组织机构的大型物业管理企业纷纷出现,物业管理集团化运作成为主流。物业管理企业的多个管理处所管辖的物业在地域上比较分散,管理上容易形成多个“信息孤岛”,信息和数据无法有效共享、公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真;

  ⑥企业领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管;

  ⑦对用户的计费和收费不能直观监控和催缴;

  ⑧不能严格依照物业设备的要求进行定期保养,致使设备的正常使用寿命大大缩减;

  ⑨对于外部信息,特别是互联网提供的信息开发和利用得还不够;

  ⑩难以充分利用社区设施和业主资源,开展可盈利的增值服务内容等。

  要改变这种状况,提升企业管理水平,最直接、最有效的办法就是实现管理手段的信息化,通过信息系统的辅助管理,能轻松解决手工时代无法克服的种种弊病。比如,因人员流动,物业管理企业经常出现因人员更替引起相关管理数据单不能正常交接的现象,而这些数据单通常涉及客户服务以及收费记录等,很可能由此引起纠纷。引入信息系统后,不但可以实现无纸化办公,日常管理数据也会及时记录存入数据库,并且通过系统的权限管理,数据能得到很好的保护,避免造成管理纠纷。

物业管理信息化的重要作用[1]

  物业管理信息化是一项系统工程,需要对物业管理企业的操作层、管理层、决策层等管理的各个层次进行需求分析和详细规划,改变不符合规范的操作流程和作业,重组企业组织结构人员配置,优化管理过程。物业管理信息化重要的一环是根据物业管理企业的具体情况建立物业管理信息系统。物业管理信息化对企业的具体影响如下。

  1.实现物业管理的可视性和可控性

  物业管理信息化的实施有利于建立高效、清晰的业务流程、明确各岗位职责、提高各业务环节的工作效率、最大限度地减少管理漏洞和人为因素的干预、提高企业运营和管理效率、从根本上提高企业的行业竞争性。

  2.全方位的快速查询,减少重复劳动

  物业管理中房产资料、业主资料以及文件档案的数量庞大,手工整理、统计汇总工作量大而烦琐,查询某房产或业主资料往往需要较长的时间。通过计算机辅助管理,可以随时按业主名称、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询,减少大量重复工作,大大提高工作效率。

  3.完整的工程及服务档案,提高管理水平

  物业管理除了涉及房产、业主和客户管理之外,更需要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。计算机网完整的工程档案与服务档案可以使管理人员随时了解最新的情况,更可以规范维护、服务标准,帮助管理人员合理安排工作时间

  4.各项费用自动计算,减少人工差错与负担

  物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总,然而由于费用项目较多、计算方法烦琐,手工操作差错率较高,工作负担繁重。计算机管理利用了计算机运算速度快、准确率高的特点,使得各项费用的计算、统计、汇总工作既简单、方便,又轻松自如。

  5.自动控制各项费用收缴,保证公司收益

  管理费用的收缴是管理公司能够正常运营的保证。通过客户自觉缴费和人工催费,往往效率较低,难以应付自如。计算机管理可以随时监控客户缴费和欠费情况,自动打印缴费通知书和催款通知书,提高收费效率,使收费工作应付自如,提高资金的回收速度。

  6.灵活、准确的收费,提高财务工作效率

  管理面积越大、户数越多,财务工作越繁重,大量水电费、管理费其他费用收费不但繁杂,而且容易产生差错。用计算机管理收费,灵活性、准确性大大提高,客户不但可以分项付款,还可以预付各项费用,大大降低财务收费人员的劳动和工作强度。

  7.全面的统计分析,实现决策科学化

  物业管理信息化所包含的决策支持系统能够快速、自动地进行各种数据统计和决策分析,为管理决策提供了丰富的材料和可信的依据,从而便于决策者从各种决策方案中选择最优的决策方案,采取正确的企业行动。因而管理信息化促进了物业管理企业决策的科学化。

  8.加强企业内部信息沟通,规范企业内部管理,提高工作效率

  网络化的物业管理信息系统,能够实现系统内部信息及数据资源的共享,加强企业内部的信息沟通;能够规范业务处理流程、加强过程控制。从而提高整个企业的团队协同工作能力和工作效率,构建企业扁平化的管理架构。

  9.动态、合理调配企业资源

  采用ERP软件思想设计的物业管理信息系统,能够实现企业动态资源的过程控制

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参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 韩朝,王武魁,夏春锋.物业管理企业信息系统开发与维护.清华大学出版社,2009.10
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