訂貨管理

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　　訂貨管理是為了規範訂貨作業,保證按公司原則審查訂單,適用於銷售訂貨作業。

　　一、訂單的報價方式

　　在實際操作過程中，訂單的報價方式五花八門，但不外乎以下兩種:

　　(一)直接報價法。即在客戶對產品產生購買願望並詢問產品價格後，直接告知客戶產品的價格是多少。我國大多數企業都會對自己生產的產品留有一定的庫存，而且，對這些產品的價格範圍也都做了明確的規定。在這種情況下，報價就比較容易，可以採取直接報價法。例如:“每臺電腦8000元”;“每張桌子500元”;“每10單位為1箱，每單位優待價為5000元”。出貨即由業務部門開具“出貨單”，再由倉庫單位進行商品交運。

　　(二)估價報價法。如果客戶需要的產品企業庫存里沒有，必鬚根據客戶的具體要求為客戶量身定做，那麼，只能在複雜準確的估價後才能向客戶報價，這就是估價報價法。像三峽工程專用工具等差異度比較大的產品，必須先進行估價。但是，估價不僅僅是銷售部門的責任，也不應該由銷售部門單獨說了算。銷售部門應該通過與內部生產計劃部門的產銷協調，經確認無誤後，才能進行訂單的估價，然後才能承接此訂單。訂單的估價，必須遵守企業規定;凡有關交貨應註意之事項，均必須加以嚴格確認，例如:

　　(1)品名、規劃、數量及契約金額。

　　(2)具體的付款條件:付款日期;付款地點;現金或支票;支票日期;收款方式。

　　(3)除特殊情況以外，從訂貨受理到交貨之間的期限。

　　(4)交貨地點、運送方式、距離最近的車站等交貨條件。

　　(5)安裝、轉運及修理等所需技術派遣費的協定。不管是哪一種報價方式，銷售人員在承接訂單後，必須區別所承接的客戶是老客戶還是新客戶。若是老客戶，可通過客戶資料卡，同時依據預訂的交貨日期計算，註明“未付款餘額”，以及“曾經發生過的交易意外事故”，以判別此客戶的品質。不管是新客戶還是老客戶，對於所進行估價的訂單，必須依照企業規定，言明付款方式與付款條件。

　　但是對於新老客戶可以有所不同:第一，對於忠實的老客戶，如果其訂貨金額符合信用額度，可依照慣例認可本次交易。第二，與新客戶的交易，原則上必須在交貨的同時收取現金。第三，對於過去曾發生過支票不兌現或不信守契約行為的客戶，一概不接受代理付款以外的訂貨方式。在對訂單進行仔細評估後，再將此訂貨受理之估價單，連同客戶給付的訂購單、契約書，以及相關證明此次訂貨事實的資料，一併呈送所屬主管審閱;在取得所屬主管的裁決同意後，才能報出對客戶訂單的估價。

　　二、訂單的管理流程

　　由於生產的產品不同或產品的生產方式不同，每個企業都有自己獨特的運作模式，因此，接受訂單的處理模式也就大不相同。但是，總有一些規律可循。企業的訂單管理流程大致上可以分為以下兩大類:

　　(一)“存貨生產方式”的訂單管理流程。

　　現實中，大多數企業的訂單管理流程都採用這種方法，即企業用自己庫存中的商品來滿足客戶的需求。這樣有利於企業生產的順暢運行，有利於更快地滿足客戶的需求。但是，這種方式要求企業必須具備很強、很準確的銷售預測能力，否則，在市場需求千變萬化的今天，會造成大量的庫存積壓和資金占用。

　　銷售部門必須洞悉市場走向，準確估計本企業產品在市場上的需求量和需求態勢，從而為生產部門制定出一個儘可能準確的生產計劃。生產單位根據此生產計劃來安排採購與生產工作。然而，在實際工作中，每個月的實際銷售量可能會與銷售預測有出入，有時甚至相差懸殊。比如，我國某知名奶粉生產廠家的陝西區域經理認為，某年4月份該公司在陝西的奶粉銷量會達到100噸，而實際上只銷售了15噸，結果造成了85噸的庫存積壓，給企業帶來了很大的損失。為了儘量減少這種狀況，銷售部門應對銷售資料進行分析，判斷各種類型產品暢銷或滯銷的可能性，再與生產部門召開產銷協調會來定期研討。銷售部門必須迅速、精確地把銷售分析轉為未來預估的銷售量，再交由生產單位安排生產。

　　(二)“訂貨生產方式”的訂單管理流程。

　　近些年來，國內外的許多企業紛紛提出了“零庫存”和“個性化定製”的概念。它們要麼沒有庫存，要麼有很少量的庫存，它們不是用生產出來的產品去滿足客戶的需求，而是根據客戶的需求來生產產品。這樣就避免了大量的產品積壓，大大提高了資金周轉率，取得了不俗的業績。比如，戴爾公司之所以能在短短幾年內就發展成全球性的大企業，完全取決於它採取的“零庫存”、“個性化定製”和“直銷模式”。戴爾採取的就是“訂貨生產方式”的訂單管理流程。該流程大體包括以下幾個步驟:

　　(1)銷售部在接受客戶的訂單之前，必須做好兩件事:一是必須獲得生產計劃部門的確認，以避免產銷不協調;二是必須確定客戶是否符合企業的信用管理辦法，評估其信用，再決定是否接受訂單，以避免企業蒙受損失。

　　(2)銷售部接受客戶的訂單樣品及詢價單?並將樣品交由研發部門設計打樣。

　　(3)營業部根據製作完成的產品樣品，與生產部門討論製造流程及可能需要的生產日程後，擬出樣品成本分析報告，呈報總經理核准。

　　(4)銷售部將製作完成的產品樣品及設計圖樣交予客戶，由其認可並商議產品的交貨期。

　　(5)客戶同意交貨期，並同意接受所製成的樣品，則由銷售部門與客戶商定最終的產品價格。如果客戶對樣品不滿意，那麼研發部門必須馬上依據客戶意見進行修改。如果客戶對交貨日期不滿意，則由銷售部與生產部及實際生產作業單位研究後，再與客戶洽商。交貨日期必須在全面協調客戶的需求和企業的生產能力之後確定，不能只根據一方的要求。等客戶對樣品和交貨日期都沒有任何意見後，銷售部應該根據樣品成本分析報告，再加計運費、保險費、各項費用及預期利潤，制定售價，併列表呈總經理核准。

　　(6)總經理同意並簽字後，由銷售部負責向客戶報價。

　　(7)如果客戶接受報價，會出具正式訂單。銷售部接到客戶正式訂單後，必須檢查訂單的各項條件是否齊全，訂購內容是否清楚，若有塗改應蓋章註記，然後將訂單交給生產部門。如果客戶對報價不滿意，銷售部門需與客戶展開談判。