精益信息管理

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　精益信息管理思想是信息系統計劃的一個非常重要的組成部分，它可以用來方便地確定需要改善的環節和要求，支持信息部門找出有價值的信息。

　　為了精益管理的思想能夠在信息管理中順利應用，分析和研究精益信息管理的基本原則是十分必要的。益信息管理的基本原則見表。

　　1.價值

　　價值是指能增加企業產品或服務的價值並傳遞給最終用戶的行為。從信息管理的角度來看，它能夠為用戶提供有價值的信息的系統功能，信息的最終用戶就是系統的“顧客”，它需要有價值的信息。信息管理的顧客與企業的最終客戶存在巨大差異。企業需要管理的信息有3種等級，首先是國家法規和監管要求管理的信息，其次是企業進行有效管理和運作的必要信息，再次是支持企業核心競爭力和企業生產(或服務)的具體過程的信息。每種等級的信息都有很多的明確數據、背景資料和原始資料。每種等級的信息對於企業都有不同的價值。所以，識別和定義價值需要相關利害關係方參與、詳細評估、企業信息需求審計和深入的討論，特別需要指出的是價值的概念是非常主觀的。信息審計(Buchanan & Gibb,1998)和信息需求評估(Nicholas,2000)等都是定義價值的非常有效的工具。

　　2.價值流

　　對於信息管理而言，價值流可以看作是將信息傳遞給信息需求者的一系列過程和行動。這些行動和過程包括對信息收集、整理、處理、存儲、傳遞與應用。實際上信息處理的全過程不會包含很多的流程和處理系統。為了達到減少浪費的目的，整合各環節是非常重要的，因為很多情況卜這些環節都是自動處理的。此外，理解直接或問接的價值也非常重要，直接的價值可以直接讓用戶受益，問接的價值可以讓企業的其他部門和用戶受益，但是需要一個或多個用戶履行相應的任務或程式使得價值能夠流動。在價值流理論中，有很多的工具可以用於信息處理流程，例如信息價值流圖就是識別和理解所有信息流(價值流)的基礎。

　　3.流動

　　精益思想中“流動”的概念就是創造價值的步驟必須流動起來。在信息處理活動中，單件流是非常罕見的，它只可能出現在傳統的生產製造領域。就信息而言，目的是要確保信息有效地流動和最有價值的信息(適當、準確和最新)流動，即這些信息一旦產生(或被需求)就應該在第一時問傳遞給需求者。毫無疑問，信息管理要形成“價值流”的一個關鍵因素是完善的信息管理基礎設施，只有這樣才能自動及時地進行數據交換。除此之外，所有的信息處理過程和支持過程都必須在儘可能短的時問內進行，並儘可能地以最簡單的方式來處理。另外一個非常重要的原則是儘量減少企業、部門、用戶和供應商的重覆、過時、不必要的信息和重覆的行為。實現這一目標的核心就是業務流程再造和優化整個信息流程。

　　4.拉動

　　精益思想中“拉動”的原則是製造者僅僅設計和提供顧客需求的產品或服務，並且僅在客戶需求時提供。因此，在信息及其管理信息系統中，信息和額外的功能只有在需要和最終用戶要求時執行。除此之外，為了實現用戶拉動，企業內所有信息系統的界面、方法和程式都必須全部符合拉動的原則。實現“拉動”的核心就是:獲取用戶和企業的要求，建立統一的介面設計(Galitz,2000)和高效的信息設計(Jacobson,2000)。

　　5.持續改進

　　持續過程改進，包括定期評估信息管理體系、所有相關的基礎設施和流程。定期的評估是非常重要的，如信息系統、法規、商務流程、物流流程都會隨著時問而改變，改善的機會和浪費的程度也產生變化。除了定期評估，當採用新的或變更的信息系統和流程後，快速的應用支持和培訓也是非常重要的，這可以有效地縮短從系統採用到全面實施和整合商務流程的時問。研究表明，用戶經常會覺得新的或變更的系統和流程是一種時問的浪費，特別是當這種變革不能提供直接的價值時。另外，延長實施時問帶來的浪費遠遠地大於對用戶時問的浪費，因此儘量縮短這一時問是非常重要的。