電子化原始憑證

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　　在傳統的會計信息系統中，原始憑證主要表現為在經濟業務活動過程中產生的紙介質原始單據，經過經辦人員簽字、蓋章後作為正式原始會計憑證進入會計信息系統。會計人員按照會計制度的有關規定確認審核後，據此填制記賬憑證。至此，作為會計信息系統的輸入數據正式產生。經過簽字、蓋章的原始憑證可以證明業務已經發生，可以明確業務發生過程中的責任人，具有法律效力。

　　在目前的技術條件和電子商務環境下，原始憑證不再只以紙張作為記錄的載體，還可記錄在電腦系統中的磁介質或光介質上，極大地改變了原始憑證的傳遞和存在方式。所以我們有必要結合電子原始憑證的特點，對會計信息輸入系統受到的影響作一粗淺的探討。

　　電子原始憑證本質上跟傳統的紙質原始憑證沒有兩樣，都是在社會經濟活動中為證明經濟業務發生及其相關責任人承擔責任而直接形成和使用的，具有規範形式和法定效用的信息記錄。但由於載體的差異，與紙質原始憑證相比，電子原始憑證具有以下特點：

　　1.無形性。電子原始憑證實質上是電腦存儲介質中的一組電子信息，是無形物。電子原始憑證的生成，必須藉助一定的電腦設備才能完成，而不像紙質原始憑證那樣由人工直接書寫或列印完成；電子原始憑證的閱讀也必須藉助一定的電腦設備從存儲器中調閱；電子原始憑證的傳輸通過網路通信設備以信息流形式完成；電子原始憑證的保存一般也採用磁介質或光介質形式而不是書面列印形式。

　　2.內容與載體相分離性。電子原始憑證的存放載體不是固定不變的，它可以存放在磁介質的磁碟上，也可以存放在光介質的光碟上，還可以存放在電子介質的USB電子硬碟上。同時，它可以通過網路在不同電腦之間傳遞，也可以在不同介質載體之間相互複製，而信息內容不發生任何變化。

　　3.不穩定性。傳統的紙質原始憑證一旦形成，其形態和內容不再發生變化，除非遭受不可抗拒的災害事故，在會計檔案保管期限內其有形物質及其內容的穩定性是有保障的。電子原始憑證及其載體除在遭受不可抗拒的災害事故時易損壞外，幾乎還時刻面臨著電腦硬體設備故障、通信線路故障、誤操作故障以及黑客攻擊、電腦病毒感染等方面的威脅，所以具有極大的不穩定性。

　　4.易篡改性。傳統的紙質原始憑證一旦生成，具有不可改動性，若有改動，也容易留下痕跡。例如，對部分允許修改的會計資料，會計法規嚴格規定了修改的方法、要求，如採用劃線更正法，並留下修改人簽字、蓋章等。電子原始憑證是以磁介質或光介質作為信息載體的，對其進行增加、刪除、修改時不可能在磁介質或光介質上留下痕跡。

　　5.技術性。電子原始憑證的生成、確認、傳遞、存儲，以及其可靠性、安全性、完整性和可驗證性等，都是建立在一系列的高技術之上的，這些特點決定了對電子原始憑證的處理和加工與對紙質原始憑證的處理和加工具有很大差異，這給傳統的會計信息輸入系統帶來不小的衝擊。

　　電子商務的發展促進了電子數據的廣泛使用，在企業管理中，人們希望通過電子合同來保證網路交易的安全和快捷，以提高生產效率。同樣地，對於企業來說，人們希望能夠充分合理地利用電子原始憑證的易傳遞、易複製性為會計信息系統帶來高效率。從收到原始憑證到原始憑證變成會計信息進入會計信息系統，要經過“審核—編製分錄—錄入”的過程，在使用電子原始憑證的情況下，我們必須利用其特點，將會計知識與電腦技術相結合，改進傳統會計方法，同時進一步規範電子原始憑證的內容，使其標準化，這樣可以利用電腦高效、迅速地完成這些過程，以提高會計信息的收集速度，使其相關性、及時性、準確性都得到增強。

　　1.憑證審核方式的改變。對憑證的審核包括對憑證經濟內容和憑證生效要素的審核。無論何種介質，對憑證經濟內容的審核都是重點，並且審核方法都是相同的。而對憑證生效要素，即憑證的完整性和不可抵賴性的審核，由於介質不同，做法也完全不同。完整性審核是對憑證內容是否在傳遞過程中發生變化進行審核，以保證收到的憑證內容與發出時的憑證內容保持一致。不可抵賴性審核就是對發送方的身份進行審核，確認憑證是由發送方發出的。通過這兩項審核，可以保證憑證是發送方發出的真實意願。

　　傳統的紙質原始憑證通常為特製的發票，有水紋、密押等防偽措施。對它的完整性審核主要是看憑證是否真實，憑證上是否存在塗改痕跡，塗改的地方是否有塗改人的簽字、蓋章，大小寫金額是否相符，金額的書寫是否規範等等。對它的不可抵賴性審核主要是鑒別單位印章是否真實。由於紙質原始憑證的防偽特征很容易被模仿，假憑證、假髮票、假印章可輕易獲得，塗改添加的手段也越來越高明，這要求會計人員應具有一定的防偽能力。但會計法規無法對會計人員的防偽能力進行量化，不能說明會計人員應識別出哪些假憑證，也就無法對會計人員應承擔的責任進行具體規定，所以對紙質原始憑證的審核具有一定的風險，其審核的可靠性取決於會計人員的防偽能力、責任心甚至道德水平。

　　在使用電子原始憑證的情況下，由於電子原始憑證的內容與載體相分離和易篡改性特征，不可能像對紙質原始憑證那樣對載體進行審核，所以主要通過技術手段來保證憑證兩項生效要素的真實性，通常把這一系列技術手段稱為電子簽名。

　　電子原始憑證進行電子簽名的過程為：報文發送方用散列演算法從報文中生成一個固定長度的報文摘要，用私有密鑰對報文摘要進行加密後形成發送方數字簽名併發送。所以收到電子原始憑證的企業應首先從認證中心取得發送方的公鑰，再用它來解出報文摘要，同時對報文進行散列運算得到報文摘要，如果這兩個報文摘要相同，就可以確認這個憑證是簽名者發送的，並且憑證的內容保持了發送時的原始狀態，沒有被更改。這個審核過程可以由電腦自動完成，由於相關技術已經較為成熟，而且它採用的是第三方審核的方式，認證中心具有獨立的經濟、法律地位，所以這種審核方式比審核紙質原始憑證更為可靠和快捷。

　　2.憑證內容錄入方式的改變。審核通過的憑證就可以錄入會計信息系統，成為會計基礎數據。將憑證內容錄入會計信息系統的理想方式是，會計信息系統自動接收電子原始憑證中的內容，根據憑證內容自動加入便於深加工的標誌，形成原始憑證庫。只有自動接收和存儲，才能發揮出電子原始憑證的易複製和易傳遞性的優勢，提高會計工作效率。但在現實經濟生活中，電子原始憑證只是作為紙質原始憑證的替代品，會計人員將收到的電子原始憑證列印下來，再像處理紙質原始憑證那樣簽字、蓋章保存，再編製記賬憑證，最後錄入會計信息系統。

　　這種做法使電子原始憑證的優勢基本沒有發揮出來，也阻礙了會計工作效率的提高。這有兩個客觀原因：一是由於電子原始憑證不具有法律上的證明效力，必須以紙介質保存並簽字、蓋章；二是由於原始憑證開具的區域範圍廣泛，票據五花八門，內容格式各異，信息不標準，很難被會計信息系統自動接收，必須由會計人員加工和錄入。

　　我國對電子數據（包括電子原始憑證）的法律地位的規定正在緊鑼密鼓地進行中。今年6月《電子簽名法（草案）》已正式提交人民代表大會審議。該法被認為是中國首部真正意義上的信息化法律，它確立了電子文件和電子簽名的法律效力，為文件和重要信息的網路傳輸及保存提供了法律依據。其中對電子簽名、數據電文的有效性作了原則性的規定，“安全的電子簽名具有與手寫簽名或者蓋章同等的效力”，滿足特定要求的數據電文不僅可以“視為符合法律法規要求的書面形式”，還可以“視為滿足法律法規規定的原件形式要求”，也可以“視為滿足法律法規規定的文件保存要求”。電子簽名的法律效力一旦確立，那麼相應地，電子原始憑證、電子合同等電子文件的法律效力問題將會迎刃而解。

　　既然電子原始憑證的法律效力問題即將得到解決，那麼剩下來的就是電子原始憑證內容標準化的問題了。電子原始憑證具有無形性、內容與載體相分離性等特點，這決定了對電子原始憑證的規範主要是對其內容的規範，標準化的內容可以任意變換載體，可以用任意符合標準的軟體來讀取內容。

　　由於原始憑證是對經濟業務的反映和記錄，所以對憑證的內容進行規範時，首先要對經濟業務的內容要素進行分析。會計信息系統的REA建模方法認為，可將一項經濟業務中的內容要素分為三種：資源、事件和參與者。它們是會計信息系統必須記錄的資料，這三種內容要素的不同組合涵蓋了企業的全部經濟業務，這樣就能通過對這三種內容要素的存儲，來實現對經濟業務的記錄。可以據此加工出傳統的財務報告信息，還可以提供用於管理目的的非財務信息。資源是指企業擁有並能控制的資產，如企業的產品、機器、設備、不動產等。事件是指對資源變動產生影響的經濟活動，如付出資源、收到資源、資源價值變化等。參與者是指參與上述事件的人或部門，他們可以是來自企業內部的業務人員或部門，也可以是企業外部的供貨商或客戶等，這必鬚根據不同的業務類型來確定。由此推論，憑證的內容要素也應該包括這三種，如憑證類型可以指明經濟業務的事件（如付款）、憑證涉及的資源及其價值（如銀行存款及其金額）、憑證涉及的參與者（如收款人、經辦人）等。對經濟業務內容的分析，可以為原始憑證的標準化和原始憑證庫的設計提供理論依據，可以統一數據口徑，便於數據的歸類、存儲、加工和利用。

　　原始憑證的標準化為自動接收數據並加工成會計信息提供了前提。在傳統會計方式下，編製會計分錄是會計工作的一項重要技術，也是會計流程中的一個重要過程。原始憑證是會計流程的開端和基礎，後面所有的流程都要一環扣一環地與原始憑證保持一致。

　　在手工條件下，為保持這種一致性，就有了賬證核對、賬賬核對、賬表核對的會計方法，這些方法在保證會計信息質量的同時卻降低了會計效率。目前的會計電算化軟體已經可以保證從記賬憑證到會計賬簿再到會計報表的一致，但從原始憑證到記賬憑證這一環節仍是人工完成，換句話說，如何從原始憑證自動加工成會計信息，成為阻礙會計工作效率提高的一大瓶頸。原始憑證的標準化為這一問題的解決提供了契機，電腦可以直接從原始憑證讀取數據而不需人工干預，會計流程得以簡化，只要保證電腦系統的正常運行，就可以及時、準確地獲得會計信息。

　　原始憑證錄入方式的改變不僅能提高會計工作效率，還能拓展信息的使用範圍。原始憑證所包含的信息不僅有會計所關註的價值信息，還有數量信息、責任人信息等，所以原始憑證的利用並不只是在會計上，而應為企業管理的各個方面所應用。只是由於傳統紙介質載體形式下，受到建賬和記賬工作量的限制，許多有用的信息因不能進入企業管理信息系統而丟失了。電子原始憑證內容實現自動傳遞後，改變了用鍵盤輸入憑證的方式，很容易實現憑證全部內容的傳遞和集中存儲，這就可以充分利用原始憑證上的所有經濟內容，進行分類、彙總、加工，來滿足企業生產經營活動中的各種信息需求。