時間分塊法
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時間分塊法（The Time-Blocking Technique）
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時間分塊法（The Time-Blocking Technique）是一種將一天分成更小的時間分塊法 的計劃方法。在每一段時間里，你專註於一項任務或一組相似的任務，過程很簡單。
不像待辦事項清單，時間分塊法不僅告訴你做什麼，還告訴你什麼時候做。當你把日曆分成時間段後，它會讓你專註於任務，並限制其他人占用你的時間。更重要的是，時間分塊法讓你每天都有一個要完成的具體任務的時間表，而不是遵循一個不斷擴大的待辦事項列表。
時間分塊法是一個非常容易理解的概念，你可以將一天劃分成幾個時間段。例如，你不必全天查看電子郵件，而是設置一個時間段，讓我們從上午8點到8點半清理收件箱並回覆郵件。一旦收件箱的計數為零，你就可以繼續做下一個任務。
時間分塊法的重點是規劃出需要完成的任務，然後劃分特定的時間段專註完成這些任務。這麼做可以防止你一天需要完成的任務不會因為同時處理多件事務或其它干擾而被打斷。如此，你可以更快地完成待辦事項中的任務，提高效率。
時間分塊法的原理[1]
時間分塊法之所以有效，是因為它要求每周回顧你的時間表，以確定任務的優先順序。一旦你確定了一周的時間，相應地調整每天的時間段。此外，每天結束時的回顧將確保你對任何未完成的項目和新任務負責。
此外，因為它是建立在單任務的前提下，不像多任務。一心多用會分散我們的註意力和專註能力。時間分塊法的單一任務性質可以通過以下方式提高生產率高達80%。你真的可以一次專註一兩個小時，做深度工作。
有了時間分塊法，你的時間表就成了你的試金石，不再需要決定你應該關註什麼。如果你感到困惑，不知道下一步該做什麼，只要看看你的日曆，找到合適的時間段，然後繼續工作。因此，你不會浪費時間或精力去決定下一步該做什麼。
但是時間分塊法並不意味著你必須放棄必要的但是耗費時間的任務，比如電子郵件和管理功能。秘訣是簡單地將這些任務分批，併在你的日曆上把它們作為一個塊來安排。
隨著時間的推移，不要在不同的任務之間跳躍，讓思想集中在一種類型的項目上，你會獲得更高水平的生產力。
時間分塊法的適用場景[1]
如果有以下困擾，可以使用時間分塊法：
- 你的工作生活如此繁忙，以至於你沒有時間關註戰略和長期方向這樣的大問題。
- 你被會議所控制，無法專註於真正重要的事情。
- 你覺得自己是收件箱的受害者，一整天都在不停地回覆郵件。
- 你很難分解和計劃更大的任務。
- 你的工作需要你兼顧許多不同的職責、任務和項目。
- 你是努力平衡工作與生活及時行樂。
- 你想嘗試一種新的工作方式來提高你的工作效率。
- 你想嗎實現更多的目標。
- 你希望做更深入的工作(長時間專註於一項任務，而不是不斷轉換任務的淺層次工作)。
時間分塊法的優勢[1]
長期使用時間分塊法，有很多好處。因為你可以完全專註於手頭的工作，所以對細節的關註會讓任務完成得更快。不要把你的精力分散在多項任務上，你可以深入到你面前的重要任務中。時間分塊法其他優勢包括:
- 幫助你平衡好緊急和重要的任務。
- 強迫專註於優先事項。
- 提升工作深度，對抗拖延症。
- 對時間的掌握更加務實，不會高估或低估完成任務所需的時間。
- 借用“帕金森定律”的說法，即“你會拖延工作，直到完成時限到了為止”。當知道完成一項任務的明確時間時，你就有可能完成它。
- 完成那些一次就可以談妥的事情，不拖延。例如，如果你必須聯繫一位自由職業者詢問工作報價，你知道你什麼時候會做這件事，而不會說“我稍後再談”。
- 你可以說“不”而不會感到自責，因為你知道什麼時候有空，什麼時候沒空。
時間分塊法的缺點[1]
你的工作要求不符合結構化的時間表，嚴格的時間安排不允許臨時會議，或者上級的直接要求。當一個問題很緊急的時候，你不能因為它不在你的時間表中就說“不”。你的日程表是由緊急事件組成的。當你計劃你的一天時，你可能會努力去做，但是當你被一個接一個的緊急任務所困擾時，你可能會看到事情分崩離析。
時間分塊法每天都需要時間和精力才能有效。這不是一個簡單的任務清單。你的時間表不一致。當你處理一系列清晰的日常任務時，時間分塊法會更容易。當你處理大量需求時，管理你的時間表可能會有問題。
時間分塊法適合人群[1]
時間分塊法不會對每個人都有效。如果你的角色(和你的時間表)是反動的，那麼時間分塊法可能比它的價值更麻煩。有些工作幾乎完全由“滅火”、支持他人或不斷優先處理當時最重要的事情組成。其他角色在為內部或外部客戶服務時是基於任務的。時間分塊法在這些情況下並不奏效。在你的時間安排表中，沒有一兩個小時可以不間斷地專註於深層工作。
例如，如果你是一名空中交通管制員或一家貨運公司的調度員，時間分塊法可能對你不太適用。你的工作需要適應手頭的情況。
然而，時間分塊法對任何一個有穩定時間表的人來說都很有效。如果你大致知道你每天或每周要做什麼，你可以利用時間分塊法來更有效地工作和完成事情。
時間分塊法的使用方法[1]
決定你最關心什麼
如果你對這個問題有了清晰的認識，你就為你所有的時間分塊法決策建立了基礎。
這些重要問題的答案將會告訴你什麼會出現在你的時間分塊法日曆上。以及給予計劃項目的相對權重。
創建待辦事項列表
一旦你知道你最關心的是什麼，下一步就是寫下你每天要做的事情。
一定要包括個人和工作任務。接下來，將項目分成適當的時間段，比如“會議”、“電子郵件”、“家庭時間”和任何其他高價值的項目。
首先安排強制性任務。任何高優先順序的任務都應該放在你的待辦事項列表的首位。
你也可以通過在工作日開始和結束時創建個人時間段來“預定”你的工作時間段。這可以確保你有時間履行個人義務，因為你限制了工作日的長度。
練習任務批處理
任務批處理就是你一次做一堆相似的任務。例如，您可以將任務批處理用於像將發票裝入信封這樣簡單的事情。一個標準的方法可能是單獨摺疊每張發票，然後把它放入信封並密封。然後對下一個重覆同樣的過程。
通過任務批處理，您可以將較大的任務分解，然後分別完成每個較小的任務。
下麵是一個使用任務批處理的時間分塊法示例:
你可以一次摺疊所有100張發票。然後一次性把它們都放進信封里。然後一次性封好所有的信封。甚至在較小的任務之間切換也會浪費大量的時間。最好進入完成一個重覆動作的節奏。
創建主題日
主題日是時間分塊法的一種更高級的形式。
你不僅將一些小任務組合在一起，還為你的一整天創造了一個特定的主題。這允許您關註更大的領域你的生意。
例如，如果你是一名管理人員，你可能會花一整個周一處理銷售和營銷方面的工作。然後在周二，你可能會專註於會計和財務方面的工作。
如果你正在做一個更大的項目，你可以選擇每周花一天時間來完成與項目相關的任務。把你每天的工作放到一邊，留待下一天。
使用時間框
時間框就是在你的日曆中划出一個特定的時間單位來完成未來的任務。
如果您曾經接受過會議邀請，並讓Outlook自動將其添加到您的日曆中，那麼您就完成了時間框。你可以通過給必要的任務設定更多的時間表來給你的一天增加更多的結構。
假設你在應付賬款部門工作。你可能需要在周三和周五的早上安排時間，集中精力完成對供應商的付款。你也可以在每個月底抽出時間來完成銀行對帳。
找到你的“最佳”時間
時間分塊法的一個重要好處是，它讓你在效率最高的時候集中精力。
我們的生物節律通常決定了我們在完成特定任務時的良好運作能力。我們中的一些人在清晨工作得最好，而另一些人在下午工作得更好。
有了時間分塊法，你可以調整你的日曆，讓你在最有效率的時候更專註於關鍵項目。當你不那麼敏銳的時候，你可以騰出時間來做更平凡的重覆性任務，比如電子郵件。
預見不可預見的需求
當面對緊急的需求和分心的事情時，即使是最好的時間表也會崩潰。
時間分塊法是如何解釋這些重要任務的？很簡單，只需為緊急任務創建一個每日模塊，並用它來解決不可預見的電子郵件或緊急事項。
當你以這種方式劃分時間分塊法時，你可以通過保護更重要任務所需的時間和註意力來提高效率。
使用分時段日曆
如果你正在努力創建自己的時間分段計劃，你可以試著使用專門用於時間分段的日曆或計劃器。
電腦科學教授兼作家Cal Newport專門為時間分塊法設計了一個計劃器。
這Cal Newport時間管理計劃程式提供了一種“在紛亂的世界中深入工作的日常方法”它允許你通過提供一個網格來劃分一天中的每一分鐘，從而利用時間劃分法。
如果你是時間分塊法的新手，有一些常見的錯誤需要避免:
- 低估時間
我們大多數人都犯了低估完成一項任務所需時間的錯誤。
因此，當創建一個新的塊時，有必要“填充”時間，這樣你就不會對這個過程感到沮喪。通過練習，你會對完成一個項目真正需要的時間有更好的理解，這樣你就可以相應地計劃。
- 忘記休息
這不僅是重要的，創造一個塊午餐和定期休息。你也應該在任務之間創造休息時間以獲得最大的效率。
- 總是堅持你的時間表
可能有幾天你需要離開你的時間表。
很難想象每天都專註於整體生產力。有日常作息是好的，但不能指望每天都完美堅持。
時間分塊法並不意味著是一個僵化的系統，而是一個支持你的生產力和成長的系統。關鍵的非計劃性休息對你的最佳狀態總是必要的。
- 相信你需要嚴格遵循你的時間段
你不必總是嚴格按照你的時間分塊法來工作。
雖然你需要尊重你的時間段，但總會有意想不到的事情發生。如果你需要改變你的日程安排，不要有太大的壓力。
- 時間分塊法太籠統
如果你不明確，你就不知道該做什麼。試著分解更大任務的所有步驟。然後估計每一步需要多長時間。
- 試圖在紙質日曆上設定時間
物理日曆很快變得雜亂無章。很難解釋你所有的時間都去了哪裡。
你也不能輕鬆地維護周歷或月曆。使用數字日曆應用程式更加簡單方便。
- 沒有安排所有事情
不要只是為更大的重要任務留出時間。你還想為回覆郵件等管理任務留出時間。甚至像划動社交媒體這樣的事情。
為那些通常會讓你分心的事情安排時間，可以讓你對它們加以限制。
你可以給自己一點時間瀏覽Instagram或臉書，而不會感到內疚。但是一旦時間分塊法結束，就又回到了重要的工作上。
然後你就可以專註於手頭的任務。這有助於避免腦子裡有個嘮叨的聲音告訴你檢查郵件。
