時間“四象限”法

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什麼是時間“四象限”法

  時間“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關係人員培訓、制訂防範措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網、閑談、郵件、寫博客等)。

  按處理順序劃分:先是既緊急又重要的,接著是重要但不緊急的,再到緊急但不重要的,最後才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關鍵在於第二和第三類的順序問題,必須非常小心區分。另外,也要註意劃分好第一和第三類事,都是緊急的,分別就在於前者能帶來價值,實現某種重要目標,而後者不能。

  以下是四個象限的具體說明:

  1、第一象限是重要又急迫的事。

  舉例:諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。

  這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻,也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了,我們很會可能變成行屍走肉。但我們也不能忘記,很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足,而變成迫在眉睫。

  該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處於“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的,這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況,就是“忙”。

  2、第二象限是重要但不緊急的事。

  案例:主要是與生活品質有關,包括學習新技能、建立人際關係、保持身體健康、長期規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。

  荒廢這個領域將使第一象限日益擴大,使我們陷入更大的壓力,在危機中疲於應付。反之,多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力,縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施,很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發揮個人領導力的領域。

  這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標誌,建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作,以使第一象限的“急”事無限變少,不再瞎“忙”。

  3、第三象限是緊急但不重要的事。

  舉例:電話、會議、突來訪客都屬於這一類。

  錶面看似第一象限,因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個裡面打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標準

  4、第四象限屬於不緊急也不重要的事。

  舉例:閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。世界經理人管家

  簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閑活動,因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路,反而是對身心的毀損,剛開始時也許有滋有味,到後來你就會發現其實是很空虛的。


  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

      圖:時間管理重要性與緊迫性示意圖

  不同類的事情要如何去安排,時間如何加以調整,加以運用,這些事情讓你去做一個什麼樣的人,有四種可以參考。

  时间管理优先矩阵(Prioritization Matrix)

  壓力人( A),認為每樣事情都很重要,很緊迫。應該做的是有條有理、有條不紊地去完成你的工作,你應該學習投資你的時間,去做一個從容不迫的人(B)。你千萬不要去做那種很緊急,但不重要的,那種叫做沒有用的人(C),你總在應付一些雜事,做不重要又不緊迫的事的人稱之為懶人(D)。註重哪一類事務,你就成為哪一類人。

如何使用時間管理優先矩陣

  1.將有待進行的行動方案列一分清單。

  例如,秘書在上班半個小時之後列了一分今天上午需要做的事情的清單:

  a.到餐館訂餐,並查看宴請環境。

  b.給A公司的小王打電話,約定今晚的活動

  c.給遠在北京的B公司副總寄一封信

  d.完成報告寫作工作,並列印成文

  e.安排老闆與客戶會面

  f.給一個同學打電話

  g.為老闆報銷出差費用

  2.繪製一張矩陣圖。根據每一個行動方案的重要性和緊迫性的不同,將所有方案填入圖形之中。

  Image:优先矩阵图.jpg

  3.根據個行動方案所在象限不同,確定將各行動方案的優先順序。

  Image:象限图.jpg

  本例:根據優先矩陣,秘書排定了今天商務待做事情的先後順序是e、c、g、d、a、b、f。

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評論(共21條)

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Ljh404 (討論 | 貢獻) 在 2011年5月14日 09:02 發表

事有輕重緩急,可很多人卻。。

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邹烨 (討論 | 貢獻) 在 2011年5月15日 13:30 發表

初中和高中甚至大學都是沒有處理好這四個象限的關係,所以搞得自己很忙,但是又沒有效率,如果能早點看到這個理論和有人跟我說就好了,謝謝大家的分享!

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Zybhothot (討論 | 貢獻) 在 2011年5月25日 10:17 發表

學習過這個理論,複習了,但是感覺到工作中為何都是第一象限的事情

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陈大爷 (討論 | 貢獻) 在 2011年11月1日 12:40 發表

這個不是很找之前 卡耐基就提出來麽

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曹峰 (討論 | 貢獻) 在 2011年11月2日 15:01 發表

這些即使沒聽過的人可能都會自己劃分的

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典琪 (討論 | 貢獻) 在 2011年11月6日 12:57 發表

作用極大哦!!!

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何文美 (討論 | 貢獻) 在 2011年11月9日 03:06 發表

1、對於不同的人群,這四個象限的範疇是不一致的,所以定位好自己的四個象限是非常重要的。 2、不過很多人很難處理好相鄰象限的工作關係,導致大家很忙碌,但是沒有效率。

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谢巧妹 (討論 | 貢獻) 在 2011年11月18日 21:45 發表

對於第二、第三象限解釋不錯,解疑答惑了

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李石磊 (討論 | 貢獻) 在 2011年11月22日 20:06 發表

理論性不錯,但怎樣更好實用呢?

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赵世美  (討論 | 貢獻) 在 2011年11月25日 16:37 發表

茅塞頓開啊,加油!

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001捭阖 (討論 | 貢獻) 在 2011年12月1日 11:39 發表

精彩之極,曾經我就陷入其中的迴圈之中,曾我也思考自己的行動 ,心理,為什麼會這樣的迴圈,似有異曲同工之妙,然而此處描述確實如此定位分析的清晰,讓人一看就明白!

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邓凯 (討論 | 貢獻) 在 2012年5月26日 22:04 發表

說的很有道理。。呵呵!

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baron (討論 | 貢獻) 在 2013年9月6日 13:14 發表

我在測試用在時間管理上

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王震 (討論 | 貢獻) 在 2013年12月17日 21:09 發表

很有道理~學習了

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夏凌风 (討論 | 貢獻) 在 2013年12月26日 12:53 發表

這個定律是讓人們真的分清事情的本質。有調理的生活和工作。但是有時候外面也需要做點重要也不緊急的事情。比如和和家人多在一起。

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苏叶 (討論 | 貢獻) 在 2013年12月31日 14:05 發表

受益了。

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秦从雯 (討論 | 貢獻) 在 2014年1月10日 11:12 發表

恩恩,很受益

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霍宝樑 (討論 | 貢獻) 在 2014年2月6日 00:44 發表

非常有啟發性。 平時忽略了第二象限, 今後要多留意

謝謝

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11淡然 (討論 | 貢獻) 在 2016年7月5日 08:07 發表

你有創新我不反對,但我還是保留個人意見,個人認為,扯淡,廢話連篇,不實事求是

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Becky083 (討論 | 貢獻) 在 2016年10月3日 12:51 發表

有用的思維邏輯,讓我重新思考事物的輕重緩急

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静姝之父 (討論 | 貢獻) 在 2017年3月30日 09:29 發表

觀點提出很久,一直沒有得到很好的運用。

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