商品出庫

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什麼是商品出庫

  商品出庫業務,是倉庫根據業務部門或存貨單位開出的商品出庫憑證(提貨單、調撥),按其所列商品編號、名稱、規格、型號、數量等項目,組織商品出庫一系列工作的總稱。出庫發放的主要任務是:所發放的商品必須準確、及時、保質保量地發給收貨單位,包裝必須完整、牢固、標記正確清楚,核對必須仔細。

商品出庫的依據

  商品出庫必須依據貨主開出的“商品調撥通知單”進行。不論在任何情況下,倉庫都不得擅自動用、變相動用或者外借貨主的庫存商品

  “商品調撥通知單”的格式不盡相同,不論採用何種形式,都必須是符合財務制度要求的有法律效力的憑證,要堅決杜絕憑信譽或無正式手續的發貨。

商品出庫的要求

  商品出庫要求做到“三不三核五檢查”。“三不”,即未接單據不翻賬,未經審單不備貨,未經覆核不出庫;“三核”,即在發貨時,要核實憑證、核對賬卡、核對實物;“五檢查”,即對單據和實物要進行品名檢查、規格檢查、包裝檢查、件數檢查、重量檢查。具體地說,商品出庫要求嚴格執行各項規章制度,提高服務質量,使用戶滿意。它包括對品種規格要求,積極與貨主聯繫,為用戶提貨創造各種方便條件,杜絕差錯事故。

商品出庫的形式

  1)送貨

  倉庫根據貨主單位預先送來的“商品調撥通知單”,通過發貨作業,把應發商品交由運輸部門送達收貨單位,這種發貨形式就是通常所說的送貨制

  倉庫實行送貨,要劃清交接責任。倉儲部門與運輸部門的交接手續,是在倉庫現場辦理完畢的;運輸部門與收貨單位的交接手續,是根據貨主單位與收貨單位簽訂的協議,一般在收貨單位指定的到貨地辦理。

  送貨具有“預先付貨、接車排貨、發貨等車”的特點。倉庫實行送貨具有多方面的好處:倉庫可預先安排作業,縮短髮貨時間;收貨單位可避免因人力、車輛等不便而發生的取貨困難;在運輸上,可合理使用運輸工具,減少運費。

  倉儲部門實行送貨業務,應考慮到貨主單位不同的經營方式和供應地區的遠近,既可向外地送貨,也可向本地送貨。

  2)自提

  由收貨人或其代理持“商品調撥通知單”直接到庫提取,倉庫憑單發貨,這種發貨形式就是倉庫通常所說的提貨制。它具有“提單到庫,隨到隨發,自提自運”的特點。為劃清交接責任,倉庫發貨人與提貨人在倉庫現場,對出庫商品當面交接清楚並辦理簽收手續。

  3)過戶

  過戶,是一種就地劃撥的形式,商品雖未出庫,但是所有權已從原存貨戶轉移到新存貨戶。倉庫必鬚根據原存貨單位開出的正式過戶憑證,才予辦理過戶手續。

  4)取樣

  貨主單位出於對商品質量檢驗、樣品陳列等需要,到倉庫提取貨樣。倉庫也必鬚根據正式取樣憑證才予發給樣品,並做好賬務記載。

  5)轉倉

  貨主單位為了業務方便或改變儲存條件,需要將某批庫存商品自甲庫轉移到乙庫,這就是轉倉的發貨形式。倉庫也必鬚根據貨主單位開出的正式轉倉單,才予辦理轉倉手續。

商品出庫作業的程式

  不同倉庫在商品出庫的操作程式上會有所不同,操作人員的分工也有粗有細,但就整個發貨作業的過程而言,一般都是跟隨著商品在庫內的流向,或出庫單的流轉而構成各工種的銜接。出庫程式包括核單備料→覆核→包裝→點交→登賬→現場和檔案的清理過程。

  出庫採用何種方式,主要決定於收貨人。

  1)核單備料

  發放商品必須有正式的出庫憑證,嚴禁無單或白條發料。保管員接到出庫憑證後,應仔細核對,這就是出庫業務的核單(驗單)工作。首先,要審核出庫憑證的合法性和真實性;其次,核對商品品名、型號、規格、單價、數量、收貨單位、到站、銀行賬號;最後,審核出庫憑證的有效期等。如屬自提商品,還須檢查有無財務部門准許發貨的簽章。

  在對“商品調撥通知單”所列項目進行核查之後,才能開始備料工作。出庫商品應附有質量證明書或抄件、磅碼單、裝箱單等。機電設備等配件產品,其說明書及合格證應隨貨同到。備料時應本著“先進先出、易霉易壞先出、接近失效期先出”的原則,根據領料數量下堆備料或整堆發料。備料的計量實行“以收代發”,即利用入庫檢驗時的一次清點數,不再重新過磅。備料後要及時變動料卡餘額數量,填寫實發數量和日期等。

  2)覆核

  為防止差錯,備料後應立即進行覆核。出庫的覆核形式主要有專職覆核、交叉覆核和環環覆核3種。除此之外,在發貨作業的各道環節上,都貫串著覆核工作。例如,理貨員核對單貨,守護員(門衛)憑票放行,賬務員(保管會計)核對賬單(票)等。這些分散的覆核形式,起到分頭把關的作用,都有助於提高倉庫發貨業務的工作質量。覆核的主要內容包括品種數量是否準確,商品質量是否完好,配套是否齊全,技術證件是否齊備,外觀質量和包裝是否完好,等等。覆核後保管員和覆核員應在“商品調撥通知單”上簽名。

  3)包裝

  出庫的貨物如果沒有符合運輸方式所要求的包裝,應進行包裝。根據商品外形特點,選用適宜包裝材料,其重量和尺寸,應便於裝卸和搬運。出庫商品包裝,要求乾燥、牢固。如有破損、潮濕、捆扎鬆散等不能保障商品在運輸途中安全的,應負責加固整理,做到破包被箱不出庫。此外,各類包裝容器,若外包裝上有水濕、油跡、污損,均不許出庫。另外,在包裝中嚴禁互相影響或性能互相抵觸的商品混合包裝;包裝後,要寫明收貨單位、到站、發貨號、本批總件數、發貨單位等。

  4)點交

  商品經覆核後,如果是本單位內部領料,則將商品和單據當面點交給提貨人,辦清交接手續;如系送料或將商品調出本單位辦理托運的,則與送料人員或運輸部門辦理交接手續,當面將商品交點清楚。交清後,提貨人員應在出庫憑證上簽章。

  5)登賬

  點交後,保管員應在出庫單上填寫實發數、發貨日期等內容,並簽名。然後將出庫單連同有關證件資料,及時交給貨主,以使貨主辦理貨款結算。保管員把留存的一聯出庫憑證交給實物明細賬登記人員登記做賬。

  6)現場和檔案的清理

  現場清理包括清理庫存商品、庫房、場地、設備和工具等;檔案清理是指對收發、保養、盈虧數量和垛位安排等情況進行分析。

  在整個出庫業務程式過程中,覆核和點交是兩個最為關鍵的環節。覆核是防止差錯的重要和必不可少的措施,而點交則是劃清倉庫和提貨方兩者責任的必要手段。

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