商品出库

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什么是商品出库

  商品出库业务,是仓库根据业务部门或存货单位开出的商品出库凭证(提货单、调拨),按其所列商品编号、名称、规格、型号、数量等项目,组织商品出库一系列工作的总称。出库发放的主要任务是:所发放的商品必须准确、及时、保质保量地发给收货单位,包装必须完整、牢固、标记正确清楚,核对必须仔细。

商品出库的依据

  商品出库必须依据货主开出的“商品调拨通知单”进行。不论在任何情况下,仓库都不得擅自动用、变相动用或者外借货主的库存商品

  “商品调拨通知单”的格式不尽相同,不论采用何种形式,都必须是符合财务制度要求的有法律效力的凭证,要坚决杜绝凭信誉或无正式手续的发货。

商品出库的要求

  商品出库要求做到“三不三核五检查”。“三不”,即未接单据不翻账,未经审单不备货,未经复核不出库;“三核”,即在发货时,要核实凭证、核对账卡、核对实物;“五检查”,即对单据和实物要进行品名检查、规格检查、包装检查、件数检查、重量检查。具体地说,商品出库要求严格执行各项规章制度,提高服务质量,使用户满意。它包括对品种规格要求,积极与货主联系,为用户提货创造各种方便条件,杜绝差错事故。

商品出库的形式

  1)送货

  仓库根据货主单位预先送来的“商品调拨通知单”,通过发货作业,把应发商品交由运输部门送达收货单位,这种发货形式就是通常所说的送货制

  仓库实行送货,要划清交接责任。仓储部门与运输部门的交接手续,是在仓库现场办理完毕的;运输部门与收货单位的交接手续,是根据货主单位与收货单位签订的协议,一般在收货单位指定的到货地办理。

  送货具有“预先付货、接车排货、发货等车”的特点。仓库实行送货具有多方面的好处:仓库可预先安排作业,缩短发货时间;收货单位可避免因人力、车辆等不便而发生的取货困难;在运输上,可合理使用运输工具,减少运费。

  仓储部门实行送货业务,应考虑到货主单位不同的经营方式和供应地区的远近,既可向外地送货,也可向本地送货。

  2)自提

  由收货人或其代理持“商品调拨通知单”直接到库提取,仓库凭单发货,这种发货形式就是仓库通常所说的提货制。它具有“提单到库,随到随发,自提自运”的特点。为划清交接责任,仓库发货人与提货人在仓库现场,对出库商品当面交接清楚并办理签收手续。

  3)过户

  过户,是一种就地划拨的形式,商品虽未出库,但是所有权已从原存货户转移到新存货户。仓库必须根据原存货单位开出的正式过户凭证,才予办理过户手续。

  4)取样

  货主单位出于对商品质量检验、样品陈列等需要,到仓库提取货样。仓库也必须根据正式取样凭证才予发给样品,并做好账务记载。

  5)转仓

  货主单位为了业务方便或改变储存条件,需要将某批库存商品自甲库转移到乙库,这就是转仓的发货形式。仓库也必须根据货主单位开出的正式转仓单,才予办理转仓手续。

商品出库作业的程序

  不同仓库在商品出库的操作程序上会有所不同,操作人员的分工也有粗有细,但就整个发货作业的过程而言,一般都是跟随着商品在库内的流向,或出库单的流转而构成各工种的衔接。出库程序包括核单备料→复核→包装→点交→登账→现场和档案的清理过程。

  出库采用何种方式,主要决定于收货人。

  1)核单备料

  发放商品必须有正式的出库凭证,严禁无单或白条发料。保管员接到出库凭证后,应仔细核对,这就是出库业务的核单(验单)工作。首先,要审核出库凭证的合法性和真实性;其次,核对商品品名、型号、规格、单价、数量、收货单位、到站、银行账号;最后,审核出库凭证的有效期等。如属自提商品,还须检查有无财务部门准许发货的签章。

  在对“商品调拨通知单”所列项目进行核查之后,才能开始备料工作。出库商品应附有质量证明书或抄件、磅码单、装箱单等。机电设备等配件产品,其说明书及合格证应随货同到。备料时应本着“先进先出、易霉易坏先出、接近失效期先出”的原则,根据领料数量下堆备料或整堆发料。备料的计量实行“以收代发”,即利用入库检验时的一次清点数,不再重新过磅。备料后要及时变动料卡余额数量,填写实发数量和日期等。

  2)复核

  为防止差错,备料后应立即进行复核。出库的复核形式主要有专职复核、交叉复核和环环复核3种。除此之外,在发货作业的各道环节上,都贯串着复核工作。例如,理货员核对单货,守护员(门卫)凭票放行,账务员(保管会计)核对账单(票)等。这些分散的复核形式,起到分头把关的作用,都有助于提高仓库发货业务的工作质量。复核的主要内容包括品种数量是否准确,商品质量是否完好,配套是否齐全,技术证件是否齐备,外观质量和包装是否完好,等等。复核后保管员和复核员应在“商品调拨通知单”上签名。

  3)包装

  出库的货物如果没有符合运输方式所要求的包装,应进行包装。根据商品外形特点,选用适宜包装材料,其重量和尺寸,应便于装卸和搬运。出库商品包装,要求干燥、牢固。如有破损、潮湿、捆扎松散等不能保障商品在运输途中安全的,应负责加固整理,做到破包被箱不出库。此外,各类包装容器,若外包装上有水湿、油迹、污损,均不许出库。另外,在包装中严禁互相影响或性能互相抵触的商品混合包装;包装后,要写明收货单位、到站、发货号、本批总件数、发货单位等。

  4)点交

  商品经复核后,如果是本单位内部领料,则将商品和单据当面点交给提货人,办清交接手续;如系送料或将商品调出本单位办理托运的,则与送料人员或运输部门办理交接手续,当面将商品交点清楚。交清后,提货人员应在出库凭证上签章。

  5)登账

  点交后,保管员应在出库单上填写实发数、发货日期等内容,并签名。然后将出库单连同有关证件资料,及时交给货主,以使货主办理货款结算。保管员把留存的一联出库凭证交给实物明细账登记人员登记做账。

  6)现场和档案的清理

  现场清理包括清理库存商品、库房、场地、设备和工具等;档案清理是指对收发、保养、盈亏数量和垛位安排等情况进行分析。

  在整个出库业务程序过程中,复核和点交是两个最为关键的环节。复核是防止差错的重要和必不可少的措施,而点交则是划清仓库和提货方两者责任的必要手段。

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