績效檔案

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績效檔案(Performance Profile)

　　績效檔案是指在績效管理過程中應用的、具有參考價值的歷史記錄，包括：制度流程、考核辦法、考核工具、管理數據、獎罰記錄、原始材料等一系列可對績效管理工作提供參考依據的資料。

　　員工績效檔案是一個關於員工工作目標和標準的契約，是績效計劃的最終表現形式。員丁績效檔案的機密性比人事檔案弱。員工績效檔案除了對組織外部保密以外，人力資源部門、各相關管理者以及員工本人都可以自由查閱自己的績效檔案，以使組織和員T本人系統性地認識和瞭解員工培訓、升遷、獎勵和懲罰的依據，服務於組織的人力資源工作。

　　在制定績效計劃的時候，管理者和員工必須要對員工工作的目標和標準達成一致的契約。在員工的績效檔案中，至少應該包括以下幾方面的內容：

　　(1)員工在本次績效周期內所要達到的工作目標；

　　(2)達成目標的主要工作產出；

　　(3)主要工作產出的完成期限；

　　(4)主要工作產出的衡量標準；

　　(5)主要工作產出的評判來源；

　　(6)各項主要工作產出所占的權重；

　　(7)受約人、主管的簽字；

　　(8)績效檔案的完成時間。

　　註意本績效檔案若在實施過程中發生變更，應填寫績效檔案變更表。最終的績效評估以變更後的績效檔案為準。

　　1.員工參與與正式承諾原則。

　　在員丁績效檔案中有受約人、主管簽字的內容，這體現了績效檔案建立的過程中一直強調的員工參與與正式承諾原則。社會心理學家有一個重要發現，就足當人們親身參與了某項決策的制定過程時，他們一般會傾向於堅持立場，許且在外部力量作用下也不會輕易改變立場。而這種堅持產生的可能性主要取決於兩種因素：一是他在形成這種態度時卷入的程度，即是否參與態度形成的過程；二是他是否為此進行了公開承諾。如果員工沒有參與到績效計劃的制訂過程中，僅僅是管理者強加給他們的計劃，或者他們的計劃只是口頭確定的，沒有進行公開簽字，那麼就很難保證他們堅持這些承諾的計劃。

　　績效檔案主要包括工作目標、主要工作產出及其衡量標準、評判來源、所占的權重。員工工作目標是經過管理者和員工溝通由部門目標分解得到的，績效檔案中的其他項都與績效指標相關，本文重點研究績效指標的概念、來源和權重等問題。

　　2.確定關鍵績效指標。

　　一般來說，指標指的是從哪些方面來對工作進行衡量和評估；而標準指的是在各個指標上分別應該達到什麼樣的水平。指標解決的是我們需要評估“什麼”的問題，標準解決的是要求員工做得“怎樣”、完成“多少”的問題。

　　當我們界定了績效指標之後，設定績效的評估標準就是一件比較容易的事情了。對於數量化的績效指標，設定的評估標準通常是一個範同；對於非數量化的績效指標，在設定績效標準時往往從客戶(即接受工作產出的對象，包括組織的內部客戶和外部客戶)的角度出發，需要回答這樣的問題：“客戶期望員T做到什麼程度?”由於我們所設定的績效指標會集中在對一項工作來說是關鍵的一系列指標上，因此，又可以稱之為關鍵績效指標。關鍵績效指標是用於溝通和管理員工績效的定量化或行為化的標準體系。也就是說，關鍵績效指標是一個標準體系，它必須是定量化的，如果難以定量化，那麼也必須是行為化的。如果定量化和行為化這兩個特征都無法滿足，那麼就不是符合要求的關鍵績效指標。

　　關鍵績效指標是連接員工績效和組織目標的一個橋梁，是組織戰略目標的進一步分解和細化。根據職位的工作職責，通過在關鍵績效指標上達成的承諾，員工和管理者就可以進行工作期望、一作表現和未來發展方面的溝通。關鍵績效指標是進行績效溝通的基石，是組織中關於績效溝通的共同辭典。有了這樣一個辭典，管理者和員工在溝通中就可以擁有共同的語言。

　　通常來說，關鍵績效指標主要有四種類型：數量、質量、成本和時限。表1列出了常用的關鍵績效指標類型、一些典型的例子以及從哪裡可以獲得驗證這些指標的證據來源。

　　表1 績效指標的類型

　　由表1可見，我們需要通過各種各樣的手段對績效表現進行跟蹤。一般地，對於數量化的指標，可以直接從相關的記錄中獲得。而有些來自客戶評估的數據則無法窮盡地獲得，只能通過取樣的方式獲得部分數據。

　　績效既應該包括工作的結果，也應該包括達成結果的過程中的關鍵行為。因此，為了對所有的職位設定可衡量的關鍵績效指標，可以大體上將績效指標劃分為成就型關鍵績效指標(achievemenl—based KPI)和標準型關鍵績效指標(criterion—based KPI)。

　　成就型關鍵績效指標是通過在特定的時間點上應該達到怎樣的結果、取得怎樣的成就來表示的績效指標，適用於從事有明確可見的結果產出的工作員 ，例如業務人員、銷售人員、管理著、有特殊技能的專業人員等。例如，到6月底完成600萬元的銷售額，將年度經營成本控制在100萬元的範圍內，年底提交軟體的測試版本等。而標準型關鍵績效指標是通過在持續性和重覆性的工作中應遵循怎樣的標準來衡量的績效指標，適用於工作內容主要是重覆性、支持性的職位，例如秘書、行政事務管理者、出納、前臺等。例 如，報表的錯誤率低於1%，現金報銷在3個工作日之內完成，電話 檔鈐響3聲之內必須接聽等。

　　3.給出績效指標的權重。

　　我們可能會註意到，績效檔案中包含績 效指標權重的設定。為什麼要設定權重呢?因為每個績效指標的重 要程度是不一樣的。績效指標的權重主要是由下列一些因素決定的：(1)在這個績效管理期內組織中的重點目標，即在這段時期內最重要做的事情。組織在每個時期的戰略重點不同，員工的績效指標與組縱的戰略重點保持一致也就體現了績效管理與戰略的密切相關性。(2)員工最重要的工作職責。這就涉及人力資源管理的平臺——工作分析，每個職位的存在都有它的原因，這通常也就是這個職位最重要的工作職責。績效管理中往往要在員工最重要的工作職責上設定較高的權重。(3)哪項績效目標如果完成不了影響會比較大。這也就足要引導員工花費較多的時問和精力完成這些工作目標。

　　對於員工來說，如果在每個績效指標上所設的權重都一樣，那麼他往往都會首先去選擇容易達到的指標去做，這樣最後總體的績效評估分數會比較高。但是如果績效指標的權重不一樣，比較容易完成的任務所占的權重比較小，而較為困難的任務所占的權重比較大，那麼即使員工在那些容易完成的任務上做得再好，權重比較大的目標沒有完成好，最終績效評估結果也不會太好。