公文處理

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　　公文處理是指在企業中，除了處理日常往來信函外，還需對往來公文進行處理。一般來說，公文處理的程式為三個階段，一是收文處理，二是文書擬核，三是發文處理。

　　1、簽收。收發人員，收到公文時，應該加以核查點收，註明收到時間，填給送件回單，或在送文簿上蓋收件章，然後依照規定，交送總收文人員。

　　2、拆驗。總收文人員收到文件後，如果機密文件，應送指定的密件處理人員收拆。書明“親收”或“親啟”的文件，應送收件人或收件單位自行拆閱。“限時”文件應立刻處理，普通文件也要及時拆閱。公文附件如果是屬於現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並且在文內附件欄簽名蓋章。

　　3、分文。總收文人員收到來文經拆驗後，應送交分文人員辦理分文。分文人員根據來文的時間性、重要性，依組織系統與事務職責，認定承辦單位，並分別在右上角加蓋單位戳後，依照順序迅速落實分辦。對來文未區分等級而認定內容確系急需的，應加蓋戳記，以提高承辦人員的註意。

　　4、編號、登記。來文完成分文手續後，就在來文正面適當位置加蓋收文日期編號戳，依照順序編號，一文一號，任何公文進入該機關後，就以這個總編號為準。此外，並將來文機關、文號、附件及案由摘要登記在總收文登記簿上，然後分送承辦單位。急要的公文應提前編號、登記、分送。

　　5、傳遞。文件的傳送，急要的文件，隨到隨送；一般案件，以每日上下午分批遞送為原則。

　　6、收發。規模較大，公文收發數額較繁多的機關，內部各單位，通常會指定專人擔任單位收發工作，單位收發人員收到文書主管單位送來的文件，經點收並編單位收文號登記後，立即呈請主管（或副主管）批示，或者依照主管的授權，分送承辦人。

　　1、擬辦。承辦人員依照主管批交的來文、手令、口頭指示，或者因本身職責而主動擬辦的事項，擬具處理的辦法，提供上級主管審核。在擬具處理意見時，應註意各種法令規定，文字也要力求簡明具體，不可模棱兩可，含糊不清，用“呈核”或“請示”等字樣，以規避責任。

　　2、會商。凡是案件的性質或內容，與其他單位或機關的業務有關，應註意協調聯繫，溝通意見，避免矛盾。

　　3、呈核。文件經承辦人擬辦後，應該分別按照它的性質，用公文夾遞送主管人員審核。承辦人擬有兩種以上意見備選時，主管應明確擇定一種，或另行批示處理方式，不可作模棱兩可的批示。如果與其他單位有關的，並應先送會審。

　　4、擬稿。擬辦文書或簽具意見，經主管人員核定後，就依此草擬文稿。擬稿必須條理分明，措辭以切實誠懇、簡明扼要為準，所有模棱空泛的詞句、陳腐客套、方言俗語，以及跟公務無關的話，都應該避免。引用文章或法令條文，應簡明扼要。擬稿時應以一文一事，來文如果是一文數事的，可以分為數文答覆。擬辦覆文或轉發的稿件，要把來文機關的發文日期及字型大小寫上，以便查找。

　　5、核稿。文稿擬定後，按核稿系統送承辦人的直接主管逐級呈核。核稿時如有修改，不應將原來的字句塗抹掉，應該加以勾勒，在旁邊添註；必要時在修改的地方加蓋印章。核稿人員不甚明瞭時，可以隨時詢問承辦人員，不要用便條，以節省時間及手續。

　　6、會稿。會稿單位對於文書如有意見，應即提出；凡經會簽，並表示同意，應共同負責。如果稿內所敘述內容，跟核稿時並無出入，就不再送會稿，以簡化手續。

　　7、閱稿。為減少錯誤起見，文書主管單位應對擬就的文稿，詳加審閱，力求完備正確。如有不同意見，應與主管單位或承辦人員協商改定，不可擅自批改。

　　8、準行。文稿應依分層負責、逐級授權的原則，由主管準行。準行的時候，應註意文稿內容是否妥當，以及有沒有矛盾、重覆、不符實情等等。如果認為沒有必要，或者還需要考慮的話，應作“不發”或“緩發”的批示。

　　9、清稿。稿件如果改動較多或改動較大，應退回原承辦人閱後，再送謄印。

　　1、謄印。各單位承辦人所承辦的文稿一經準行，就轉送文書主管部門簽收，分別謄寫、列印。

　　2、校對。文稿在謄寫或列印完畢後，必須由校對員或原來的文稿承辦人校對，然後在文稿末端加蓋校對章。

　　3、蓋印。文書謄印完畢後，由文書主管部門送去加蓋印章。文件蓋印後，在原稿正面加蓋“已蓋印章”戳，併在公文送印送發登記表上簽章並註明時間。

　　4、編號、登記。總發文人員對待發的公文，應詳加檢查核對，並按照性質，依序在文稿發文欄內，編列發文字型大小，而且蓋上發文日期戳。如果是密件，或有時間性的文件，應分別蓋戳標明，以引起受文機關註意。公文經編號發文後，應依序登記在總發文登記表內。

　　5、封發。發文人員接到待發文件，應複檢附件是否齊全，內文與封套是否相符，然後加封，登記後投遞寄送。機密性文件應加蓋戳記，另加外封套，由指定人員或文稿承辦人封發。

　　6、送達。文件的送達或郵寄，由外收發人員統一辦理。傳送公文及附件，通常應填具送文簿或公文傳遞清單，寫明送郵時間，派專差直接送達受文機關。或以掛號郵件寄發。

　　7、歸檔。文件一經發出，由文書主管部門將原稿及附件送交檔案管理單位簽收歸檔。