公文處理

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什麼是公文處理

  公文處理是指在企業中,除了處理日常往來信函外,還需對往來公文進行處理。一般來說,公文處理的程式為三個階段,一是收文處理,二是文書擬核,三是發文處理。

公文處理的流程

收文處理

  1、簽收。收發人員,收到公文時,應該加以核查點收,註明收到時間,填給送件回單,或在送文簿上蓋收件章,然後依照規定,交送總收文人員。

  2、拆驗。總收文人員收到文件後,如果機密文件,應送指定的密件處理人員收拆。書明“親收”或“親啟”的文件,應送收件人或收件單位自行拆閱。“限時”文件應立刻處理,普通文件也要及時拆閱。公文附件如果是屬於現金有價證券、貴重或大宗物品,應先送出納單位或承辦單位點收保管,並且在文內附件欄簽名蓋章。

  3、分文。總收文人員收到來文經拆驗後,應送交分文人員辦理分文。分文人員根據來文的時間性、重要性,依組織系統與事務職責,認定承辦單位,並分別在右上角加蓋單位戳後,依照順序迅速落實分辦。對來文未區分等級而認定內容確系急需的,應加蓋戳記,以提高承辦人員的註意

  4、編號、登記。來文完成分文手續後,就在來文正面適當位置加蓋收文日期編號戳,依照順序編號,一文一號,任何公文進入該機關後,就以這個總編號為準。此外,並將來文機關、文號、附件及案由摘要登記在總收文登記簿上,然後分送承辦單位。急要的公文應提前編號、登記、分送。

  5、傳遞。文件的傳送,急要的文件,隨到隨送;一般案件,以每日上下午分批遞送為原則。

  6、收發。規模較大,公文收發數額較繁多的機關,內部各單位,通常會指定專人擔任單位收發工作,單位收發人員收到文書主管單位送來的文件,經點收並編單位收文號登記後,立即呈請主管(或副主管)批示,或者依照主管的授權,分送承辦人。

文書擬核

  1、擬辦。承辦人員依照主管批交的來文、手令、口頭指示,或者因本身職責而主動擬辦的事項,擬具處理的辦法,提供上級主管審核。在擬具處理意見時,應註意各種法令規定,文字也要力求簡明具體,不可模棱兩可,含糊不清,用“呈核”或“請示”等字樣,以規避責任

  2、會商。凡是案件的性質或內容,與其他單位或機關的業務有關,應註意協調聯繫,溝通意見,避免矛盾。

  3、呈核。文件經承辦人擬辦後,應該分別按照它的性質,用公文夾遞送主管人員審核。承辦人擬有兩種以上意見備選時,主管應明確擇定一種,或另行批示處理方式,不可作模棱兩可的批示。如果與其他單位有關的,並應先送會審。

  4、擬稿。擬辦文書或簽具意見,經主管人員核定後,就依此草擬文稿。擬稿必須條理分明,措辭以切實誠懇、簡明扼要為準,所有模棱空泛的詞句、陳腐客套、方言俗語,以及跟公務無關的話,都應該避免。引用文章或法令條文,應簡明扼要。擬稿時應以一文一事,來文如果是一文數事的,可以分為數文答覆。擬辦覆文或轉發的稿件,要把來文機關的發文日期及字型大小寫上,以便查找。

  5、核稿。文稿擬定後,按核稿系統送承辦人的直接主管逐級呈核。核稿時如有修改,不應將原來的字句塗抹掉,應該加以勾勒,在旁邊添註;必要時在修改的地方加蓋印章。核稿人員不甚明瞭時,可以隨時詢問承辦人員,不要用便條,以節省時間及手續。

  6、會稿。會稿單位對於文書如有意見,應即提出;凡經會簽,並表示同意,應共同負責。如果稿內所敘述內容,跟核稿時並無出入,就不再送會稿,以簡化手續。

  7、閱稿。為減少錯誤起見,文書主管單位應對擬就的文稿,詳加審閱,力求完備正確。如有不同意見,應與主管單位或承辦人員協商改定,不可擅自批改。

  8、準行。文稿應依分層負責、逐級授權的原則,由主管準行。準行的時候,應註意文稿內容是否妥當,以及有沒有矛盾、重覆、不符實情等等。如果認為沒有必要,或者還需要考慮的話,應作“不發”或“緩發”的批示。

  9、清稿。稿件如果改動較多或改動較大,應退回原承辦人閱後,再送謄印。

發文處理

  1、謄印。各單位承辦人所承辦的文稿一經準行,就轉送文書主管部門簽收,分別謄寫、列印。

  2、校對。文稿在謄寫或列印完畢後,必須由校對員或原來的文稿承辦人校對,然後在文稿末端加蓋校對章。

  3、蓋印。文書謄印完畢後,由文書主管部門送去加蓋印章。文件蓋印後,在原稿正面加蓋“已蓋印章”戳,併在公文送印送發登記表上簽章並註明時間。

  4、編號、登記。總發文人員對待發的公文,應詳加檢查核對,並按照性質,依序在文稿發文欄內,編列發文字型大小,而且蓋上發文日期戳。如果是密件,或有時間性的文件,應分別蓋戳標明,以引起受文機關註意。公文經編號發文後,應依序登記在總發文登記表內。

  5、封發。發文人員接到待發文件,應複檢附件是否齊全,內文與封套是否相符,然後加封,登記後投遞寄送。機密性文件應加蓋戳記,另加外封套,由指定人員或文稿承辦人封發。

  6、送達。文件的送達或郵寄,由外收發人員統一辦理。傳送公文及附件,通常應填具送文簿或公文傳遞清單,寫明送郵時間,派專差直接送達受文機關。或以掛號郵件寄發。

  7、歸檔。文件一經發出,由文書主管部門將原稿及附件送交檔案管理單位簽收歸檔。

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