公文处理

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什么是公文处理

  公文处理是指在企业中,除了处理日常往来信函外,还需对往来公文进行处理。一般来说,公文处理的程序为三个阶段,一是收文处理,二是文书拟核,三是发文处理。

公文处理的流程

收文处理

  1、签收。收发人员,收到公文时,应该加以核查点收,注明收到时间,填给送件回单,或在送文簿上盖收件章,然后依照规定,交送总收文人员。

  2、拆验。总收文人员收到文件后,如果机密文件,应送指定的密件处理人员收拆。书明“亲收”或“亲启”的文件,应送收件人或收件单位自行拆阅。“限时”文件应立刻处理,普通文件也要及时拆阅。公文附件如果是属于现金有价证券、贵重或大宗物品,应先送出纳单位或承办单位点收保管,并且在文内附件栏签名盖章。

  3、分文。总收文人员收到来文经拆验后,应送交分文人员办理分文。分文人员根据来文的时间性、重要性,依组织系统与事务职责,认定承办单位,并分别在右上角加盖单位戳后,依照顺序迅速落实分办。对来文未区分等级而认定内容确系急需的,应加盖戳记,以提高承办人员的注意

  4、编号、登记。来文完成分文手续后,就在来文正面适当位置加盖收文日期编号戳,依照顺序编号,一文一号,任何公文进入该机关后,就以这个总编号为准。此外,并将来文机关、文号、附件及案由摘要登记在总收文登记簿上,然后分送承办单位。急要的公文应提前编号、登记、分送。

  5、传递。文件的传送,急要的文件,随到随送;一般案件,以每日上下午分批递送为原则。

  6、收发。规模较大,公文收发数额较繁多的机关,内部各单位,通常会指定专人担任单位收发工作,单位收发人员收到文书主管单位送来的文件,经点收并编单位收文号登记后,立即呈请主管(或副主管)批示,或者依照主管的授权,分送承办人。

文书拟核

  1、拟办。承办人员依照主管批交的来文、手令、口头指示,或者因本身职责而主动拟办的事项,拟具处理的办法,提供上级主管审核。在拟具处理意见时,应注意各种法令规定,文字也要力求简明具体,不可模棱两可,含糊不清,用“呈核”或“请示”等字样,以规避责任

  2、会商。凡是案件的性质或内容,与其他单位或机关的业务有关,应注意协调联系,沟通意见,避免矛盾。

  3、呈核。文件经承办人拟办后,应该分别按照它的性质,用公文夹递送主管人员审核。承办人拟有两种以上意见备选时,主管应明确择定一种,或另行批示处理方式,不可作模棱两可的批示。如果与其他单位有关的,并应先送会审。

  4、拟稿。拟办文书或签具意见,经主管人员核定后,就依此草拟文稿。拟稿必须条理分明,措辞以切实诚恳、简明扼要为准,所有模棱空泛的词句、陈腐客套、方言俗语,以及跟公务无关的话,都应该避免。引用文章或法令条文,应简明扼要。拟稿时应以一文一事,来文如果是一文数事的,可以分为数文答复。拟办复文或转发的稿件,要把来文机关的发文日期及字号写上,以便查找。

  5、核稿。文稿拟定后,按核稿系统送承办人的直接主管逐级呈核。核稿时如有修改,不应将原来的字句涂抹掉,应该加以勾勒,在旁边添注;必要时在修改的地方加盖印章。核稿人员不甚明了时,可以随时询问承办人员,不要用便条,以节省时间及手续。

  6、会稿。会稿单位对于文书如有意见,应即提出;凡经会签,并表示同意,应共同负责。如果稿内所叙述内容,跟核稿时并无出入,就不再送会稿,以简化手续。

  7、阅稿。为减少错误起见,文书主管单位应对拟就的文稿,详加审阅,力求完备正确。如有不同意见,应与主管单位或承办人员协商改定,不可擅自批改。

  8、准行。文稿应依分层负责、逐级授权的原则,由主管准行。准行的时候,应注意文稿内容是否妥当,以及有没有矛盾、重复、不符实情等等。如果认为没有必要,或者还需要考虑的话,应作“不发”或“缓发”的批示。

  9、清稿。稿件如果改动较多或改动较大,应退回原承办人阅后,再送誊印。

发文处理

  1、誊印。各单位承办人所承办的文稿一经准行,就转送文书主管部门签收,分别誊写、打印。

  2、校对。文稿在誊写或打印完毕后,必须由校对员或原来的文稿承办人校对,然后在文稿末端加盖校对章。

  3、盖印。文书誊印完毕后,由文书主管部门送去加盖印章。文件盖印后,在原稿正面加盖“已盖印章”戳,并在公文送印送发登记表上签章并注明时间。

  4、编号、登记。总发文人员对待发的公文,应详加检查核对,并按照性质,依序在文稿发文栏内,编列发文字号,而且盖上发文日期戳。如果是密件,或有时间性的文件,应分别盖戳标明,以引起受文机关注意。公文经编号发文后,应依序登记在总发文登记表内。

  5、封发。发文人员接到待发文件,应复检附件是否齐全,内文与封套是否相符,然后加封,登记后投递寄送。机密性文件应加盖戳记,另加外封套,由指定人员或文稿承办人封发。

  6、送达。文件的送达或邮寄,由外收发人员统一办理。传送公文及附件,通常应填具送文簿或公文传递清单,写明送邮时间,派专差直接送达受文机关。或以挂号邮件寄发。

  7、归档。文件一经发出,由文书主管部门将原稿及附件送交档案管理单位签收归档。

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