公關信息服務

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　　公關信息服務有著廣義與狹義之分。廣義的公關信息眼務包括公關信息工作的所有環節和所有內容。狹義的公關信息服務，則是指公關信息經過搜集、加工、分析、研究後，公關信息人員以服務的方式直接為公關信息的需求者提供信息或信息線索的工作。

　　公關信息服務是由組織的公關信息人員具體負責進行的，本質上是組織的公關信息人員把自己掌握的公關信息提供給它的需求者利用的過程。這裡的需求者主要包括組織的領導者、各級管理人員、公共關係部門的負責人和各種公共關係活動策劃人員，以及其他組織內外的公關信息需求者等。公關信息服務儘管對象不一，內容豐富、形式各異，但基本上可以概括為四大服務類型，即多向主動服務、多向被動服務、單向主動服務和單向被動服務。

　　1.多向主動服務

　　所謂多向主動服務，是指公關信息人員在掌握了足夠的公關信息，但在服務的目標對象不甚明確具體的情況下，主動向一定範圍內的所有服務對象而提供的公關信息服務。多向主動服務的主要方式是公關信息的宣傳報導，其報導的內容一般都具有某種綜合特性和普適意義，需求者可根據需要選擇性地接收和利用這類信息，並可由此引發更深入、更專門的需求欲望，從而轉向對其他公關信息服務的要求。這種服務類型是公關信息人員主動地進行的，而且其服務對象是廣泛的，因而，我們稱之為公關信息的多向主動服務。

　　2.多向被動服務

　　所謂多向被動服務，是指公關信息人員以一定範圍內的多數需求者所提出的要求的一般情況為基礎，而面向一定範圍內的所有服務對象所開設的公關信息服務。多向被動服務的方式很多，如向公關信息需求者提供閱覽服務和外借服務，或為公關信息需求者舉辦公關信息交流會議等，都可以說是這種類型的公關信息服務。這種公關信息服務類型的特點是可以使大量的公關信息需求者廣泛地接觸公關信息資源，從中選出自己所需要的公關信息。這種公關信息服務；從面對需求者的角度來看，其需求者不是單一的，而是眾多的，但從公關信息需求者與公關信息服務的提供者的關係來看，公關信息需求者的地位是主動的，而公關信息服務提供者的地位是被動的，因而，我們稱之為公關信息的多向被動服務。

　　3.單向主動服務

　　所謂單向主動服務，是指公關信息人員依據組織公共關係狀態的變化趨勢和組織公共關係工作的發展情況，根據推測某一公關信息需求者可能的需要，主動地向這一需求者所提供的公關信息服務。公關信息人員承擔著組織環境的監測職能和組織公共關係的預警職能，因而，為確定的服務對象，包括組織的領導者、各種專門的管理人員、公關部門的負責人和各種公關活動的策劃人員等主動地提供某些具體的公關信息，既是它們應該承擔的，也是他們可能承擔的。單向主動服務的特點是服務對象明確，提供信息及時，能為組織經營管理和公共關係工作發揮十分重要的尖兵和參謀作用，是公關信息服務的常見類型之一。

　　4.單向被動服務

　　所謂單向被動服務，是指公關信息人員根據某一公關信息需求者的特定要求，而為這一需求者提供具體的公關信息的服務類型。公關信息工作是一種服務性工作，公關信息人員有責任根據組織領導者、組織管理人員、公共關係人員提出的各種具體要求，有針對性地為他們提供公關信息服務。單向被動服務的具體方式一般是需求者提出索要要求或咨詢課題，由公關信息人員進行公關信息資料的搜集、加工、分析、研究後，將符合要求的有關公關信息資料具體提供給它的需求者。這種公關信息服務類型的特點是針對性強，無論從需求者的角度看，還是從提供者的角度看，都是如此，也就是說，需求者需求什麼是明確的，提供者提供什麼也是明確的。這種服務類型是四種服務類型中針對性最強的，它有利於解決公關信息需求者在組織經營管理和公共關係工作中的各種實際問題。

　　公關信息眼務的具體方式很多，包括公關信息報道服務、公關信息借閱服務、公關信息檢索服務、公關信息翻譯服務、公關信息咨詢服務、公關信息選編服務、公關信息定題服務等。這裡我們著重概述一下公關信息報道服務、公關信息借閱服務、公關信息翻譯服務、公關信息選編服務、公關信息咨詢服務、公關信息定題服務六種方式。

　　1.公關信息報道服務

　　公關信息報道服務是指公關信息人員將已經搜集攏來的公關信息資料通報給公關信息需求者的一般公關信息眼務方式。它通過對公關信息資料及其內容特征和外部特征的揭示，把公關信息報道給公關信息的需求者，以增加公關信息需求者對公關信息資料的瞭解，促進和指導公關信息需求者更加廣泛地接觸公關信息和採取一定的措施索求與利用公關信息。

　　2.公關信息借閱服務

　　公關信息借閱服務是指公關信息人員將已搜集加工整理好的公關信息資料向公關信息需求者開放，由公關信息需求者直接借閱而獲得其所需要的公關信息的一種服務方式。公關信息人員通過這種服務方式，可以使公關信息需求者根據其自身需求具體借取和查閱到有用的公關信息資料。

　　3.公關信息翻譯服務

　　公關信息翻譯服務是指公關信息人員根據公關信息需求者的要求，將公關信息資料從一種語言翻譯成另一種語言的公關信息服務方式。翻譯是一種信息資料的語言轉換工作，是排除公關信息交流中語言障礙的一種有效手段。隨著國際公共關係工作的開展和發展，我國的各種組織機構與國際公眾的接觸日益廣泛，公關信息資料的外文文本也日益增多，要充分利用這類外文的公關信息資料，一般都需要進行翻譯。翻譯可以使不懂外文的公關信息需求者瞭解外部的有關公關信息和有效地利用外部的有關公關信息，為組織的公共關係工作，特別是國際公共關係工作打下良好的基礎。

　　4.公關信息選編服務

　　公關信息選編服務是指公關信息人員根據公關信息需求者的需求情況，將所搜集攏來的公關信息資料中的重要的和關鍵的內容按要求選擇彙輯，以供公關信息需求者集中利用的專題信息服務方式。公關信息的選編服務是情報信息服務向公關領域的延伸和應用，它不僅有利於為公關信息需求者提供專題的公關信息，而且有利於公關信息的存貯和管理，因而深受公關信息人員和公關信息需求者的重視。

　　5.公關信息咨詢服務

　　公關信息咨詢服務是指公關信息人員根據公關信息需求者的提問，向公關信息需求者進行解答，以滿足公關信息需求者的特定需求的一種公關信息服務方式。咨詢，原意是問題解答，它是一種應用十分廣泛的信息交流方式。公關信息咨詢則是這種信息交流方式在公關信息服務中的具體運用。

　　6.公關信息定題服務

　　公關信息定題服務又稱為公關信息對口服務或公關信息跟蹤服務，它是指公關信息人員根據公關信息需求者的需要，確定某一專題，並圍繞這一專題從最新的公關信息資料中選擇適用的公關信息資料，定期地、主動地向公關信息需求者提供的一種公關信息服務方式。它是公關信息服務中針對性強、時效性高、反饋性好的一種比較主動的服務方式。

　　公關信息服務實際上是為組織的經營管理工作和公共關係工作服務，從組織經營管理和公共關係工作的一般要求來看，它應堅持以下幾條原則。

　　1.針對性原則

　　無論是組織的管理人員還是其他公關信息的利用者，他們對公關信息的需求都是特定的和具體的。只有當公關信息人員所提供的公關信息與特定的、具體的利用者需求相吻合時，才能充分發揮公關信息的效用。所以，在公關信息服務中，公關信息人員必須掌握利用者的特點、需求以及需求的變化規律，把最適當的公關信息提供給最適當的利用者，才能滿足利用者對公關信息的需求，真正提高公關信息服務的質量。

　　2.適時性原則

　　公關信息服務，貴在適時。提供早了，難於引起重視，甚至造成重要的公關信息的流失，起不到應有的作用，提供遲了，就可能延誤時機，影響其正常作用的發揮，甚至如雨後送傘弓般，完全失去使用的意義。日本古場常昭指出t“二個準確程度達到100％的情報，其價值還不如一個準確程度只有50％但贏得了時間的情報。+由此可見，掌握公關信息提供的時機，切中公關信息利用者的需求，適時地為公關信息利用者提供服務，具有十分重要的意義。

　　3.易用性原則

　　公關信息的利用者之所以需要公關信息人員為其提供公關信息眼務，是因為這樣有助於他們節省獲取公關信息和加工處理公關信息的時間和精力，能夠將更多的時間和精力應用於公關信息的利用和各項經營管理及公共關係工作之中，以提高經營管理活動和公共關係活動的水平和效益。齊夫定律認為，人們的一切活動都要受。最小努力原則。的指導，人們總是希望用最簡單的方法去實現目標。公關信息的利用者也是如此，他們希望公關信息人員所提供的信息服務有助於他們節省時間和精力，有助於他們以最小的努力去實現最佳的收效。因此，公關信息服務應切實重視其易用性。這包括兩層含義；一是所提供的公關信息的易用性：二是所提供的公關信息服務的方式方法的易用性。如果公關信息使用不便，且服務手續繁瑣，就會事與願違，起不到應有的作用。

　　4.適量性原則

　　在下個組織中，公關信息如汗牛充棟，十分豐富，但公關信息的利用者在一定情況下，並非需要所有的公關信息，他們往往只需要其中的一部分用於滿足自己的需求，因此，公關信息的提供還必須考慮到量的問題。在通常情況下，對於公關信息的提供量的考慮，必須註意兩個問題：第一，並非提供的量越多越好。有人認為，公關信息的提供多多益善。事實上這種說法是片面的。提供多了，超過了公關信息利用者的吸收能力，不僅可能白白.根費利用者的時間和精力，影響工作，而且可能造成利用者對事物認識的不定性的增大。再說，從服務本身來講也是不經濟的。第二，並非提供的量越少越好。有時我們可能覺得公關信息的提供量越少越好。事實上這種看法也是片面的。提供少了，不僅難於充分地反映事物的本來面目，而且也難於使公關信息利用者理解和消化這些公關信息，其結果是不能或難於消除利用者對事物認識的模糊性。所以，公關信息的提供既不能過多，也不能過少，它必須針對公關信息利用者的需求情況，適量地提供。這裡的適量，一般來講就應該是最符合利用者需求又最有使用價值的公關信息的數量，人們通常稱之為公關信息提供的最佳量，而公關信息提供的適量性原則，也有人稱之為最佳量原則。

　　狹義的公關信息服務是公關信息工作的一個重要環節，在公關信息工作中具有重要的意義。

　　1.公關信息服務是公關信息工作的核心環節

　　假如我們把公關信息工作的整體看成是一個系統，那麼，公關信息服務只是這個系統的一個子系統。但是，公關信息服務卻體現著公關信息工作大系統的基本功能。公關信息工作大系統的基本功能，是以有效的方式組織公關信息交流，為組織管理者和其他公關信息利用者提供充分的公關信息保障。而這一功能只有通過公關信息服務才能體現出來。公關信息服務固然要依賴於公關信息工作的其他工作環節，但這些其他工作環節又都是圍繞著公關信息服務這一環節運作的，離開了公關信息服務，整個公關信息工作系統就失去了意義，公關信息工作大系統的基本功能就無從發揮。所以說，公關信息服務是公關信息工作的核心環節。

　　2.公關信息服務是聯繫公關信息利用者與公關信息的橋梁

　　組織的公關信息紛繁複雜，多種多樣。任何一個組織管理者或其他公關信息的利用者都不可能完全地把握這些信息，特別是組織的領導者，更沒有過多的時間去搜集、加工、分析、研究各種公關信息，再在此基礎上充分利用。他們必須藉助於公關信息系統的功能，通過公關信息人員所提供的服務，才能迅速、準確地把握有關的公關信息，並使公關信息得到有效的利用。因此，從某種意義上來說，公關信息服務的任務就是，將通過搜集攏來的、得以加工的、或者更進一步地通過分析研究的公關信息提供給組織的管理者和其他特定的公關信息利用者，使公關信息在他們那裡得到充分的利用。這樣，公關信息服務實際上也就起著一種聯繫公關信息利用者與公關信息的橋梁作用。

　　3.公關信息服務是衡量整個公關信息工作的標尺

　　公關信息工作的好壞，其衡量的標尺不在於公關信息人員搜集了多少信息，加工了多少信息，存貯了多少信息，也不在於對多少信息資料進行了分析研究，而在於通過這些工作的開展，最終為組織管理者和其他公關信息用戶提供了多少他們所需要的有用信息。這就是一個服務的問題。公關信息服務就象一面鏡子，反映著公關信息工作的整個狀態；公關信息服務就象一個晴雨表，表現著公關信息工作的成效和問題，公關信息服務就象一桿標尺.，從其滿足組織管理者和其他公關信息利用者的公關信息需求的程度，便能精確地衡量出整個公關信息工作的質量和水平。